Wie SaaS-Anbieter den Compliance-Standards immer einen Schritt voraus sind

Wenn sich regulatorische Anforderungen ändern, geraten interne Tools schnell ins Hintertreffen. Das ist die Realität für die meisten IT-Teams, die Compliance über Systeme hinweg sicherstellen müssen, die nie für den langfristigen Einsatz konzipiert wurden. 

Unser aktueller Report „Build vs. Buy: The true cost of DIY IT solutions“ basiert auf einer Umfrage unter mehr als 2.000 IT- und Security-Fachkräften. Er bestätigt, was viele bereits wissen: Compliance erfordert kontinuierliche Aufmerksamkeit – und spezialisierte Anbieterplattformen sind zunehmend die sicherere Wahl. 

Warum Compliance einem Wettrüsten gleicht

Die Compliance-Landschaft verändert sich laufend. Von DSGVO und HIPAA bis hin zu ISO 27001 und SOC 2 werden regulatorische Rahmenwerke regelmäßig aktualisiert. Die meisten internen Tools sind nicht auf diese Anpassungsfähigkeit ausgelegt – und können mit dem Tempo kaum Schritt halten. 

IT-Führungskräfte sind sich dieser Herausforderung bewusst: 

• 31 % nennen Compliance als Hauptgrund, warum sie auf Eigenentwicklungen verzichten. 

• 71 % der CTOs sehen Anbieterplattformen inzwischen als die sicherere und besser konforme Option. 

Wenn interne Systeme nicht Schritt halten können, steigt das Risiko deutlich. Audit-Vorbereitungen werden zur Feuerwehrübung. Dokumentationen veralten. Und was sich früher nach Kontrolle angefühlt hat, wird schnell zur Angriffsfläche. 

Mit jeder regulatorischen Änderung geraten interne Tools weiter ins Hintertreffen. Diese technische Schuld wird zur Sicherheits- und Compliance-Schuld – mit möglichen Bußgeldern und Reputationsschäden als Folge. 

Die Compliance-Belastung interner Tools

Ein eigenes Tool zu entwickeln bedeutet, die volle Verantwortung zu tragen. Dazu zählen Sicherheit, Inzident Response, Audit-Bereitschaft und Patch-Management. 

Wenn Unternehmen diesen Anforderungen nicht gerecht werden, sind die Folgen spürbar. 64 % der IT-Führungskräfte berichten von Ausfällen oder Störungen infolge versäumter Patches oder von Compliance-Verstößen. 

Teams mit Eigenentwicklungen müssen regulatorische Änderungen verfolgen, interne Kontrollen dokumentieren, Updates verwalten und auf Sicherheitsvorfälle reagieren. Diese versteckten Kosten interner Tools führen langfristig zu einem erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand. 

Compliance bedeutet nicht, Kästchen abzuhaken. Sie erfordert kontinuierliche Investitionen – und genau darauf sind die meisten internen Lösungen nicht ausgelegt. 

Wie SaaS-Anbieter kontinuierliche Compliance sicherstellen

Erfolgreiche SaaS-Anbieter verstehen Compliance nicht als einmalige Phase, sondern als tägliche Aufgabe.

Statt Sicherheits- und Compliance-Funktionen nachträglich zu ergänzen, verankern sie diese von Anfang an im Fundament ihrer Plattformen. Sie beschäftigen spezialisierte Fachkräfte, die regulatorische Änderungen verfolgen, Anforderungen einordnen und in praxisnahe Schutzmaßnahmen übersetzen. Zudem durchlaufen Anbieter regelmäßig unabhängige Audits, um Sicherheitszertifizierungen aufrechtzuerhalten, und verbessern ihre Umgebungen kontinuierlich durch Patches und Optimierungen.

Diese Prozesse sind kostenintensiv und lassen sich von den meisten Unternehmen für interne Tools kaum realistisch abbilden. SaaS-Anbieter können diese Aufwände auf Tausende von Kunden verteilen – und so jeder Organisation Enterprise-taugliche Kontrollen bieten, ohne dieselben Lösungen dutzendfach selbst entwickeln zu müssen.

Geteilte Verantwortung statt geteiltes Risiko

Mit SaaS behalten Unternehmen die Kontrolle, verlagern aber den operativen Aufwand. Anbieter stellen den Betrieb nach definierten Standards sicher. IT-Teams behalten die Hoheit über Konfiguration, Zugriffsrechte und Richtliniendurchsetzung.

Für stark ausgelastete Organisationen bedeutet das: 

• Weniger Zeitaufwand für das Nachverfolgen regulatorischer Änderungen 

• Weniger Erklärungsbedarf bei Audits

• Eine stärkere Compliance-Position ohne manuellen Pflegeaufwand 

Dieses Modell der geteilten Verantwortung verschafft IT-Teams spürbar Luft. Statt auf Änderungen zu reagieren und Tools permanent anzupassen, können sie sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, die das Unternehmen voranbringen. 

Auch gegenüber Stakeholdern lässt sich Compliance leichter nachweisen. Dokumentationen, Zertifizierungen und unabhängige Prüfberichte der Anbieter reduzieren den internen Nachweisaufwand erheblich. 

Diese Verschiebung der Verantwortung erklärt, warum sich immer mehr IT-Teams von Eigenentwicklungen lösen. Das Modell ist nicht mehr tragfähig. Es zwingt interne Teams dazu, zu viel Risiko zu tragen – ohne die notwendigen Ressourcen, um dieses wirksam abzufedern.

Der Mehrwert von Anbieter-Expertise

Bestimmte Fähigkeiten lassen sich intern nur schwer abbilden. Deshalb nennen 29 % der IT-Führungskräfte spezialisierte Expertise als einen der Hauptgründe für den Kauf einer Anbieterlösung.

Spezialisierte SaaS-Anbieter entwickeln ein tiefes Verständnis für Herausforderungen, mit denen interne Teams oft nur gelegentlich konfrontiert sind. Gleichzeitig passen sie ihre Lösungen kontinuierlich an Plattform- und regulatorische Veränderungen an – und stellen so sicher, dass ihre Systeme konform, integriert und sicher bleiben. 

Durch die Entscheidung für eine Anbieterlösung können Unternehmen erwarten: 

• Schnellere Lösung von Compliance-bezogenen Problemen 

• Speziell entwickelte Funktionen für Audit-Bereitschaft und Data-Governance 

• Klare, professionelle Dokumentation für eine reibungslose Implementierung 

Bei Exclaimer unterstützen wir Unternehmen dabei, globale E-Mail-Compliance-Anforderungen zu erfüllen – unter anderem durch: 

• Intelligente Richtliniendurchsetzung 

• Ausrichtung an Anforderungen zur Datenresidenz 

• Integrierte Disclaimer und rechtliche Fußzeilen

• Vollständige Protokollierung und Audit-Trails 

Wir investieren kontinuierlich in globale Zertifizierungen, Echtzeit-Updates der Plattform und eine sichere Systemarchitektur – damit unsere Kunden es nicht tun müssen. 

Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Compliance unterstützen.

Compliance und Vertrauen mit SaaS-Lösungen stärken

Interne Tools erschweren den Nachweis von Compliance – und machen deren dauerhafte Einhaltung noch aufwendiger. Wenn jede regulatorische Änderung manuelle Anpassungen oder neue Patch-Zyklen auslöst, bleibt IT-Teams kaum Raum für Innovation. Stattdessen reagieren sie im Dauerbetrieb auf akute Probleme.

Anbieterlösungen durchbrechen diesen Kreislauf. Indem Compliance über Zertifizierungen, Audit-Trails und automatisierte Kontrollen fest im Fundament verankert ist, reduzieren Anbieter sowohl rechtliche Risiken als auch potenzielle Reputationsschäden.

Und wenn weniger Zeit für die Pflege fragmentierter Tools aufgewendet werden muss, kann sich die IT wieder auf strategische Aufgaben konzentrieren: Transformation vorantreiben, Infrastrukturen optimieren und nachhaltiges Wachstum unterstützen.