Warum jede dritte Sicherheitsverletzung mit einer E-Mail beginnt – und die fünf größten Risiken für IT-Teams

Trotz Fortschritten bei Filtertechnologien, Verschlüsselung und KI-gestützter Erkennung bleibt E-Mail der verwundbarste Kanal der geschäftlichen Kommunikation.

Laut dem Exclaimer Trendreport geschäftliche E-Mails 2025 haben 83 % der Unternehmen mindestens einen sicherheitsrelevanten Vorfall im Zusammenhang mit E-Mails erlebt. Bei fast der Hälfte war dies im letzten Jahr der Fall. Und 33 % aller Sicherheitsvorfälle nehmen ihren Ursprung in der E-Mail.

Warum? Weil in der E-Mail nach wie vor das Geschäft stattfindet. Sie ist der am häufigsten genutzte Kanal für interne Kommunikation, externe Ansprache und Kundenservice – und damit das größte Angriffsziel. Und einer der am schwersten zu schützenden Bereiche.

Hier sind die fünf aktuell größten Sicherheitsrisiken rund um E-Mails – und was IT-Teams dagegen tun können.

1. Phishing, Spoofing und Spam

Der Umgang mit externen Bedrohungen – wie Phishing, Spoofing und Spam – ist für 44 % der IT-Führungskräfte die größte Herausforderung.

Kein Wunder: Angreifer entwickeln ihre Taktiken ständig weiter. Phishing-E-Mails sind heute kaum noch von echten zu unterscheiden. Gefälschte Domains umgehen grundlegende Filter. Und Spam überflutet Postfächer und lenkt von echten Bedrohungen ab.

Menschliches Fehlverhalten bleibt ein ständiges Risiko. Ein einziger Klick auf einen gefälschten Link kann ausreichen, um Zugangsdaten preiszugeben oder Malware herunterzuladen. Die Folgen reichen von Datenschutzverletzungen über Business E-Mail Compromise bis hin zu Ransomware.

Die wirksamste Verteidigung ist ein mehrstufiger Ansatz:

• Spam- und Phishing-Filter mit Echtzeit-Updates

• Durchsetzung von DMARC, DKIM und SPF

• Regelmäßige, praxisnahe Security-Awareness-Schulungen

• Einheitliche E-Mail-Signaturen, damit gefälschte Nachrichten auffallen

Wenn Signaturen konsistent, markenkonform und zentral gesteuert sind, erkennen Mitarbeitende verdächtige Mails schneller. Wenn nicht, gehen Angreifer leichter unter.

2. Verschlüsselung und Datenschutz

42 % der IT-Führungskräfte sagen, dass Verschlüsselung und Datensicherheit zu ihren größten Herausforderungen zählen. Unterschiedliche Anforderungen in verschiedenen Regionen und Branchen machen es zusätzlich schwer.

Einige Organisationen setzen standardmäßig auf TLS. Andere lassen sensible Daten nach wie vor ungeschützt. Und für Unternehmen, die in regulierten Branchen oder international tätig sind, sind die Risiken noch größer.

Vorgaben wie DSGVO, HIPAA oder SOC2 machen klare Vorgaben, wie Daten gesendet, gespeichert und offengelegt werden dürfen. Wer hier einen Schritt auslässt, riskiert Bußgelder, Audits und Reputationsschäden. Die eigentliche Herausforderung liegt im Maßstab – Datenmanagement über Regionen hinweg mit Tausenden von Nutzern und Geräten ist selten einfach.

Ein wirksamer Ansatz umfasst:

• TLS für alle ausgehenden E-Mails durchsetzen

• DLP-Regeln (Data Loss Prevention) einführen

• Verschlüsselungsrichtlinien zentral verwalten

• Entscheidungen zur Verschlüsselung nicht den Nutzenden überlassen

Sicherheit funktioniert am besten, wenn sie automatisch, konsistent und für Endnutzer unsichtbar ist. Verschlüsselung sollte der Standard sein – nicht etwas, worüber man erst nachdenken muss.

3. Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit in Einklang bringen

40 % der IT-Führungskräfte sagen, dass der Spagat zwischen Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit zu ihren größten Herausforderungen gehört. Wird zu stark abgeschottet, finden Mitarbeitende Umgehungslösungen. Bleibt alles offen, entstehen Sicherheitslücken.

Ein Beispiel: MFA-Müdigkeit. Wenn Nutzende zu häufig zur Bestätigung aufgefordert werden, ignorieren sie Warnungen. Übereifrige Spamfilter blockieren echte Kundennachrichten. Und wenn E-Mail-Richtlinien zu starr sind, weichen Mitarbeitende auf nicht genehmigte Tools aus.

Die Lösung? Systeme, die im Hintergrund arbeiten:

• Standardmäßig aktivierte Schutzmechanismen ohne Nutzereingriff

• Intelligente Filter, die aus Mustern lernen

• Rollenbasierte Zugriffssteuerung zur Begrenzung von Datenzugriff

• Einfache Benutzeroberflächen – auch bei der Signaturverwaltung

Wenn Schutzmaßnahmen frustrieren, werden Regeln gebrochen. Besser ist es, Sicherheit in den Workflow zu integrieren – so wird sie gar nicht erst als Hürde wahrgenommen.

4. Unbefugter Zugriff und interne Risiken

Nicht immer sind es externe Angreifer, die den Schaden verursachen. 33 % der IT-Führungskräfte nennen unbefugten Zugriff als zentrales Problem, 30 % verweisen auf Datenlecks. Interne Bedrohungen – ob versehentlich oder vorsätzlich – werden oft unterschätzt.

Kompromittierte Konten, schwache Passwörter und gemeinsam genutzte Logins öffnen Angreifern Tür und Tor. Böswillige Insider können sensible Daten herunterladen und unbemerkt mitnehmen. Und selbst gutmeinende Mitarbeitende können eine Datenschutzverletzung auslösen – etwa durch das falsche Attachment an die falsche Person.

Bewährte Maßnahmen sind:

• Zero-Trust-Architektur

• Multi-Faktor-Authentifizierung für alle Konten

• Rollenbasierte Zugriffsrechte zur Begrenzung von Risiken

• Vollständige Audit-Trails, die alle Änderungen dokumentieren

Hier kann Exclaimer unterstützen: Durch zentrale Steuerung von E-Mail-Signaturen und rechtlichen Hinweisen lassen sich manuelle Updates reduzieren, unautorisierte Änderungen verhindern und alle Anpassungen lückenlos nachverfolgen.

5. Compliance und Governance

Compliance wird zunehmend komplex – 32 % der IT-Führungskräfte sorgen sich, hier den Anschluss zu verlieren. Vorgaben wie DSGVO, CCPA, HIPAA und andere ändern sich laufend. Und je internationaler Unternehmen aufgestellt sind, desto größer das Risiko.

Ohne passende Tools wird das Einhalten von rechtlichen Vorgaben schnell zur Daueraufgabe. E-Mail-Compliance manuell zu verwalten, ist nicht skalierbar. Es braucht Mechanismen zur Durchsetzung, Nachverfolgung von Signaturanpassungen und revisionssichere Dokumentation – ohne das IT-Team zusätzlich zu belasten.

Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen und rechtlichen Hinweisen bietet klare Vorteile:

• Rechtliche Hinweise automatisch je nach Nutzer, Region oder Abteilung anwenden

• Nutzereingriffe verhindern, die Risiken verursachen könnten

• Alle Änderungen protokollieren – für ein auditfähiges Setup

Sie suchen einen Einstieg? Unser Leitfaden für E-Mail-Haftungsausschlüsse zeigt bewährte Verfahren nach Region und Branche.

E-Mail-Sicherheit skalierbar lösen

Die meisten IT-Teams investieren in Tools wie Filter, Multi-Faktor-Authentifizierung und KI-gestützte Bedrohungserkennung. Trotzdem bleibt E-Mail eine der größten Sicherheitslücken. Das liegt weniger an den Angreifern – sondern an Maßstab, Komplexität und dem Druck, mit begrenzten Ressourcen mehr zu erreichen.

Manuelle Prozesse helfen hier nicht weiter. IT-Verantwortliche brauchen Lösungen, die:

• kritische Aufgaben automatisieren

• zentrale Kontrolle über Compliance- und Branding-Vorgaben bieten

• sich nahtlos in bestehende Infrastruktur integrieren

Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf Plattformen wie Exclaimer. Automatisiertes E-Mail-Signatur-Management reduziert den Verwaltungsaufwand – und unterstützt gleichzeitig Sicherheits-, Compliance- und Markenanforderungen:

• Mehr Sicherheit durch gesperrte Bearbeitungen und vollständige Audit-Logs

• Vereinfachte Governance mit zielgerichteten, konsistenten Haftungsausschlüssen

• Stärkung des Markenvertrauens durch 100 % konsistente Signaturen

Ob wachsendes Team, strengere regulatorische Anforderungen oder zu viele Systeme – Exclaimer reduziert Komplexität, ohne Kompromisse bei Qualität oder Sicherheit.

Lesen Sie den vollständigen Trendreport Geschäftliche E-Mails 2025 – mit Einblicken von 4.000 IT-Fachkräften weltweit.