Kann Exclaimer wirklich in unsere bestehende Infrastruktur integriert werden? Antworten auf die wichtigsten IT-Fragen
1 August 2025
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Zusammenfassung
- Exclaimer lässt sich in Microsoft 365, Google Workspace und Exchange integrieren – keine Änderungen an MX-Einträgen oder Unterbrechungen im E-Mail-Fluss
- Signaturen werden automatisch mit Verzeichnisdaten zugewiesen – keine manuellen Aktualisierungen erforderlich
- Integrierte SSO, MFA und vollständige Protokollierung erfüllen Sicherheits- und Compliance-Standards für Unternehmen
- IT bleibt in Kontrolle, während Marketing und Compliance Inhalte sicher mit rollenbasiertem Zugriff verwalten können
Die Einführung einer neuen Plattform in eine Unternehmensumgebung wirft oft berechtigte Fragen auf, insbesondere für IT-Teams, die für Sicherheit, Skalierbarkeit und Betriebszeit verantwortlich sind. Auch die Verwaltung von E-Mail-Signaturen bildet da keine Ausnahme.
Bei Exclaimer hören wir diese Fragen täglich von IT-Leitern, die unsere Lösung evaluieren. Dieser Leitfaden beantwortet die häufigsten technischen Fragen, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.
1. Exclaimer und Ihre bestehende Infrastruktur
| Umgebung | Implementierungstyp | Lokale Installation? | MX-Änderungen? | Verzeichnissynchronisation |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft 365 | Server- oder Client-seitig | Nein | Nein | Azure AD / Entra ID über Graph API |
| Google Workspace | SMTP-Relay oder Client (Gmail) | Nein | Nein | Google Directory über OAuth |
| Exchange On-Prem / Hybrid | Transport-Agent + Cloud | Ja (MSI auf jedem Mailbox-Server) | Nein | LDAP / Azure AD über sichere Konnektoren |
Funktioniert Exclaimer mit Microsoft 365, Google Workspace oder Exchange?
Ja. Exclaimer unterstützt:
- Microsoft 365 (server- und clientseitig)
- Google Workspace (via SMTP-Relay oder Gmail-Add-on)
- On-Premises Exchange und hybride Umgebungen (mit unserem Exchange Transport Agent)
Egal, ob vollständig cloudbasiert oder hybrid, Exclaimer integriert sich direkt in Ihre Infrastruktur.
In hybriden Umgebungen können E-Mails je nach Konfiguration entweder über Microsoft 365-Connectoren oder unseren Exchange Transport Agent geleitet werden. Dies stellt sicher, dass E-Mail-Signaturen konsistent angewendet werden, unabhängig davon, wo sich das Postfach befindet oder wie die E-Mail weitergeleitet wird.
Müssen wir lokal etwas installieren?
Nicht für Microsoft 365 oder Google Workspace.
Für On-Premises Exchange oder hybride Setups müssen Sie einen leichten MSI-basierten Transport Agent (~20 MB) auf jedem Postfachserver installieren. Der Agent unterstützt hochverfügbare Umgebungen und kann quartalsweise oder auf Anfrage per Remote-Bereitstellung aktualisiert werden.
Müssen wir MX-Einträge oder die Mailweiterleitung aktualisieren?
Nein. Ihr Mailfluss bleibt unverändert.
Exclaimer verwendet TLS-gesicherte Smart-Connectoren, die innerhalb Ihrer bestehenden Routing- und Sicherheitsstruktur arbeiten – es ist keine externe Weiterleitung des Traffics erforderlich.
Wie vergleicht sich Exclaimer mit den integrierten Exchange-Transportregeln?
Die integrierten Optionen in Exchange Online unterstützen nur Klartext-Disclaimer und bieten keine Vorlagen, mobile Kompatibilität oder Vorschauen. Außerdem fehlen dynamische Felder, umfangreiche Zielgruppenregeln und Audit-Protokollierung; sie sind auch auf mobilen Geräten oder im Web nicht benutzerfreundlich.
Exclaimer schließt all diese Lücken mit konsistentem Branding, kontextueller Logik und vollständiger Sichtbarkeit.
Kann Exclaimer mit unserem Verzeichnis (Azure AD, Google Directory, LDAP) synchronisieren?
Ja. Exclaimer synchronisiert sich automatisch mit:
- Microsoft Entra ID (Azure AD) via Graph API
- Google Directory via sichere OAuth-Verbindung
- LDAP für On-Premises- oder hybride Setups
Es werden nur die Felder abgerufen, die für die Zuweisung der E-Mail-Signatur erforderlich sind, wie Name, Position und Abteilung. Die Verzeichnissynchronisierung erfolgt alle 30 bis 60 Minuten (anpassbar) und wir unterstützen benutzerdefinierte Felder sowie erweiterte Attribute.
Ob cloudbasiert oder mitten in der Migration – Exclaimer fügt sich nahtlos in Ihre Umgebung ein, ohne den Mailfluss zu stören.
Wie verhindert Exclaimer doppelte Signaturen in hybriden Umgebungen?
Exclaimer verwendet einen Textabgleichs-Check, wenn sowohl clientseitige als auch serverseitige Signaturen angewendet werden.
Wenn eine clientseitige Signatur bereits in der E-Mail enthalten ist, überspringt das System die serverseitige Anwendung – so werden Duplikate vermieden und die Integrität der Nachricht bleibt erhalten.
2. Sicherheit und Compliance
Erfüllt Exclaimer die Sicherheitsstandards für Unternehmen?
Ja. Exclaimer ist unabhängig zertifiziert für:
- SOC 2 Typ II
- ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 27018
- Cyber Essentials
- CSA (Cloud Security Alliance)
Wir sind der einzige Anbieter in unserer Branche mit Microsoft 365-Zertifizierung, die bestätigt, dass unsere Integration die Sicherheits- und Compliance-Standards von Microsoft für die Cloud erfüllt, einschließlich Datenverarbeitung, Zugriffskontrolle und Infrastrukturstabilität.
Wir haben außerdem eine SecurityScorecard-Bewertung von 99/100 (A)—eine vertrauenswürdige Kennzahl für Beschaffungs- und Risiko-Teams.
Jährlich werden Penetrationstests durch Dritte durchgeführt, deren Zusammenfassungen über unser Trust Portal zugänglich sind.
Welche Daten verarbeitet Exclaimer und wo werden sie gespeichert?
Nur das, was für die Anwendung der Signatur benötigt wird:
- Name, Titel, Telefonnummer, E-Mail usw.
Wir verarbeiten oder speichern keine Nachrichteninhalte. Daten werden verschlüsselt und in 14 regionalen Microsoft Azure-Datenzentren gespeichert, mit Replikation über gekoppelte Zonen für hohe Verfügbarkeit und Compliance (GDPR, CCPA, ADGM, DIFC).
Können Signaturen angewendet werden, ohne dass E-Mails über die Server von Exclaimer geleitet werden?
Ja. Mit der Client-Side-Bereitstellung werden Signaturen angewendet, bevor die E-Mail gesendet wird—direkt in Outlook oder Gmail.
Keine externe Weiterleitung, keine zusätzlichen Verzögerungen, und der Absender kann seine E-Mail-Signatur sehen, bevor die E-Mail gesendet wird.
Unterstützt Exclaimer SSO und MFA?
Ja. Wir unterstützen:
- Single Sign-on über Microsoft, Google und SAML-Anbieter
- Multi-Faktor-Authentifizierung auf Portalebene
Passwörter werden nicht gespeichert, und Authentifizierungstoken sind durchgehend verschlüsselt.
3. Bereitstellung und Verwaltung
Wie lange dauert die Bereitstellung?
- Microsoft 365 oder Google Workspace: ~1 Stunde
- Exchange Hybrid: ~1–2 Stunden (einschließlich Installation des Agents)
Die Bereitstellung ist schnell, und Sie können Pilotgruppen einführen, bevor Sie die Lösung unternehmensweit ausrollen.
Können wir zuerst eine Testgruppe einrichten?
Ja. Sie können Benutzer, Gruppen oder OUs gezielt ansprechen, um die Logik zu validieren, Layouts vorzuschauen und Kampagneneinstellungen zu testen, bevor Sie die Lösung unternehmensweit einsetzen.
Wie konfiguriere ich Exclaimer in einer hybriden Mailflow-Umgebung mit zentralem Transport?
Wenn Sie den zentralen Mail-Transport nutzen, muss die Einrichtung in folgender Reihenfolge erfolgen:
- Installieren Sie den Exchange Transport Agent On-Premises
- Konfigurieren Sie den Hybrid-Sendekonnektor in Microsoft 365 mit einer Regel mit niedrigerer Priorität
- Erstellen Sie eine Ausnahme über die Nachrichtenkopfzeile (z. B. X-SentonPremise), um Schleifen zu vermeiden
Dies stellt sicher, dass die Exclaimer-Regel vor dem Transporteur ausgeführt wird, sodass E-Mail-Signaturen in allen Pfaden korrekt angewendet werden.
Funktioniert Exclaimer mit mobilen Geräten und freigegebenen Postfächern?
Ja. Serverseitige Signaturen werden zentral angewendet, sodass Benutzer ein einheitliches Branding erhalten, egal ob sie von Mobilgeräten, Desktops, Webmail oder freigegebenen Postfächern aus senden.
Können Benutzer ihre Signatur in gesendeten Elementen sehen?
Ja. Unsere optionale Sent Items Update-Funktion stellt sicher, dass gesendete Nachrichten die vollständige, endgültige Signatur anzeigen, indem Microsoft Graph API oder EWS verwendet wird. Die Einrichtung erfolgt durch Administratorfreigabe und beeinflusst die E-Mail-Zustellzeit nicht.
Können wir automatisieren, wer welche Signatur erhält?
Ja. Sie können Regeln erstellen, die auf Folgendem basieren:
- Abteilung, Jobtitel oder Standort
- Domain oder Geschäftsbereich
- Sprache oder Region
Regeln unterstützen verschachtelte Logik und Prioritätsreihenfolge. Zum Beispiel:
„Signatur A anwenden, wenn der Benutzer im Vertrieb tätig ist, in New York ansässig ist und extern sendet.“
4. Exclaimer auf großer Ebene verwalten
Können nicht-IT-Teams Signaturinhalte verwalten?
Ja. Mit rollenbasiertem Zugriff können Sie:
- Marketing-Teams Banner oder Layout-Inhalte aktualisieren lassen
- Compliance die Aufsicht über Haftungsausschlüsse geben
- IT die vollständige Kontrolle über Bereitstellung, Sicherheit und Governance behalten lassen
Jedes Team erhält, was es braucht, ohne Reibung zwischen Abteilungen.
Werden Updates in Echtzeit angewendet?
Ja. Änderungen werden sofort nach der Veröffentlichung für die gesamte Organisation oder ausgewählte Benutzer wirksam.
Können wir mehrere Marken oder Regionen unterstützen?
Ja. Weisen Sie einzigartige Vorlagen zu basierend auf:
- E-Mail-Domain
- Abteilung oder Standort
- Marke oder Geschäftseinheit
Jedes Team oder jede Marke kann ihre eigene visuelle Identität und regionale Haftungsausschlüsse haben.
Was passiert, wenn sich Benutzerrollen ändern?
Exclaimer wendet automatisch die richtige Signatur basierend auf den synchronisierten Verzeichnisattributen an. Keine manuellen Zuweisungen oder Formatierungen erforderlich.
Gibt es Protokolle für Änderungen und Veröffentlichungen?
Ja. Administratoren können sehen, wer was geändert hat, wann und wo es veröffentlicht wurde.
Protokolle umfassen Signaturänderungen, Regeländerungen, Logins, API-Aktivitäten und Veröffentlichungsvorgänge. Protokolldaten werden für 12 Monate gespeichert und können als CSV exportiert oder über API abgerufen werden.
5. Exclaimer und Marketing-Integrationen
Kann Exclaimer kampagnenorientiertes Marketing unterstützen?
Ja. Marketing-Teams können:
- Banner und CTAs hinzufügen
- Kampagnenzeitfenster planen
- Regionale oder abteilungsbezogene Werbeaktionen durchführen
Keine IT-Unterstützung erforderlich. Vorlagen können jederzeit aktualisiert werden.
Integriert sich Exclaimer mit Plattformen wie Salesforce, HubSpot oder Calendly?
Ja. Exclaimer funktioniert mit diesen Plattformen und ermöglicht das Einbetten von:
- UTM-getrackten Links
- Meeting-Planungs-Buttons
- Formularen oder Umfragen
- Gezielten Bannern
- Social-Media-Feeds
Alles kann benutzer- oder gruppenspezifisch angepasst werden.
Können wir Nachrichten für verschiedene Zielgruppen personalisieren?
Ja. Zeigen Sie je nach Zielgruppe unterschiedliche Inhalte an:
- Abteilung des Absenders (Vertrieb vs. Support)
- Empfängertyp (intern vs. extern)
- Region oder Marktsegment
Empfängerbasiertes Targeting (z. B. CTA X für US-Empfänger und CTA Y für EMEA anzeigen) ist im Servermodus verfügbar und ideal zur Lokalisierung von Kampagnen.
Sind Analysen verfügbar?
Ja. Sie erhalten Einblicke in:
- Klickraten der Banner
- Kampagnenleistung
- Zielgruppeninteraktion
6. Zuverlässigkeit, Support und Failover
Was passiert, wenn Exclaimer Ausfallzeiten hat?
Wir arbeiten mit der Active-Active-Infrastruktur von Microsoft Azure und nutzen:
- Hochverfügbarkeits-Cluster (HACs)
- Redundanz über Zonen hinweg
- Lastenausgleichs-Failover zwischen gepaarten Regionen (z. B. Ost-USA / West-USA)
Fällt ein Rechenzentrum aus, wird der Datenverkehr automatisch zur gepaarten Region umgeleitet.
Recovery Point Objective (RPO): <1 Minute
Recovery Time Objective (RTO): <5 Minuten
| Region | Primäres Rechenzentrum | Sekundäres Rechenzentrum |
|---|---|---|
| USA | Ost-USA - Virginia | West-USA - Kalifornien |
| Kanada | Kanada Zentral – Quebec | Kanada Ost - Toronto |
| Europa | Westeuropa – Niederlande | Nordeuropa - Irland |
| UK | UK Süd - London | UK West - Cardiff |
| Deutschland | Deutschland West Zentral - Frankfurt | Deutschland Nord - Berlin |
| Australien | Australien Ost - NSW | Australien Südost - Victoria |
| Naher Osten/Ostasien | VAE Nord - Dubai | VAE Nord - Dubai |
Was passiert, wenn ein Verzeichnisattribut (wie Titel oder Abteilung) fehlt?
Exclaimer verwendet Fallback-Logik, um fehlende oder inkonsistente Verzeichnisattribute zu verarbeiten. Ist ein Feld leer (z. B. Jobtitel), wird ein Standardwert oder ein Fallback-Template angewendet.
Administratoren können die Logik vor der Veröffentlichung durch Simulation testen. Dies reduziert Fehler oder unvollständige Signaturen.
Wie werden Updates verwaltet?
Alle Veröffentlichungen durchlaufen:
- Belastungs- und Stresstests
- Antivirus- und Malware-Scans
- Regionale Rollouts während Nebenzeiten
Dies minimiert potenzielle Störungen.
Können wir Änderungen testen, bevor sie live gehen?
Ja. Sie können:
- Layouts in der Vorschau anzeigen
- Logik und Regeln simulieren
- Test-E-Mails an verschiedene Geräte und Gruppen senden
Welche Art von Support ist verfügbar?
- Globaler technischer Support 24/5
- Enterprise-SLAs verfügbar
- Onboarding- und Customer-Success-Teams
- Zugriff auf unsere Wissensdatenbank mit Hunderten von Support-Artikeln
Ja, Exclaimer kann wirklich in Ihre bestehende Infrastruktur integriert werden
Egal, ob Sie cloudbasiert, hybrid oder vollständig vor Ort arbeiten – Exclaimer passt sich Ihrer bestehenden Technikinfrastruktur an. Sie behalten die Kontrolle, wir kümmern uns um den Rest.
Von über 70.000 Organisationen wie Sony, Mattel, Bank of America, der BBC und der kanadischen Regierung geschätzt, liefert Exclaimer jedes Jahr mehr als 20 Milliarden Signaturen mit integrierter Sicherheit, Compliance und Kontrolle.
Bereit, es in Aktion zu sehen?
Lassen Sie uns Ihnen zeigen, wie Exclaimer in Ihre Infrastruktur passt – mit einer individuellen Demo oder einer kostenlosen Testversion.
