Neue Funktion: Eine einfachere Möglichkeit, Haftungsausschlüsse in großem Umfang zu verwalten

Die korrekten rechtlichen Haftungsausschlüsse für jede E-Mail anzuwenden, ist eine Aufgabe, für die IT- und Compliance-Teams verantwortlich sind – die jedoch oft manuell bewältigt werden muss. Vorlagen sind verstreut, Aktualisierungen inkonsistent und kleine Fehler können regulatorische Konsequenzen nach sich ziehen.

Ein Bericht von Navex ergab, dass 83 % der Compliance-Experten die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien als wesentlichen Bestandteil der Entscheidungsfindung betrachten. Dennoch werden Haftungsausschlüsse immer noch zu oft vernachlässigt.

Die neue Haftungsausschluss-Funktion von Exclaimer vereinfacht die Verwaltung und Anwendung von Haftungsausschlüssen innerhalb einer Organisation. Sie bietet Teams einen zentralen Ort, um rechtliche Texte zu kontrollieren, zuzuweisen und zu aktualisieren – ohne manuelle Bearbeitung oder Benutzerintervention.

Warum E-Mail-Haftungsausschlüsse wichtig sind

E-Mail-Haftungsausschlüsse werden häufig genutzt, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu unterstützen. Sie kommunizieren rechtliche Verpflichtungen, Datenschutzwarnungen oder Unternehmensidentitäten in E-Mail-Kommunikationen.

In den USA verlassen sich Gesundheitswesen und Finanzdienstleister auf Haftungsausschlüsse, um Gesetze wie den Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und den Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) zu unterstützen. Diese setzen strenge Regeln für den Umgang mit sensiblen Informationen fest. Darüber hinaus verwenden 66 % der Anwälte in den USA Vertraulichkeitshinweise in E-Mails.

In der EU und im Vereinigten Königreich müssen geschäftliche E-Mails Firmendetails wie eine Registrierungsnummer und die Geschäftsadresse enthalten. Diese Anforderungen gelten für alltägliche Kommunikationen, nicht nur für juristische Mitteilungen.

Wenn dieser Prozess manuell erfolgt, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit von Inkonsistenzen oder Nichteinhaltung. Die Haftungsausschluss-Funktion von Exclaimer hilft dabei, die richtige Nachricht automatisch in jede E-Mail einzufügen.

Was ist neu an der Haftungsausschluss-Funktion?

Bislang konnten Sie in Exclaimer immer schon einen Haftungsausschluss in eine E-Mail-Signatur aufnehmen. Der Unterschied liegt jetzt in der Verwaltung.

Früher wurden Haftungsausschlüsse als statische Elemente innerhalb einzelner E-Mail-Signaturvorlagen hinzugefügt. Mit der neuen Haftungsausschluss-Funktion können Sie diese jedoch alle von einem zentralen Bildschirm aus verwalten, sie dynamisch mithilfe von Regeln zuweisen und Änderungen sofort in der gesamten Organisation umsetzen. Das bedeutet keine doppelten Vorlagen mehr oder das manuelle Bearbeiten jeder einzelnen Vorlage.

Dieses Upgrade macht E-Mail-Haftungsausschlüsse jetzt genauso flexibel und skalierbar wie den Rest Ihrer Signaturstrategie. Das spart noch mehr Zeit, reduziert Fehler und unterstützt die vollständige Compliance für jeden Benutzer.

5 Wege, wie die Haftungsausschluss-Funktion die Compliance vereinfacht

1. Verwalten Sie Haftungsausschlüsse an einem Ort

Erstellen und aktualisieren Sie alle Haftungsausschlüsse , die Ihre Organisation verwendet, von einem einzigen Bildschirm aus. Änderungen werden sofort auf alle E-Mail-Signaturen angewendet, sodass separate Vorlagen nicht mehr erforderlich sind.

Sie können Haftungsausschlüsse nach Zweck (z. B. rechtlich, HR, interne Nutzung) oder nach Region gruppieren, je nach Bedarf.

2. Zielgenaue Nachrichten senden

Legen Sie Regeln basierend auf Attributen wie Abteilung, Standort, Domain oder Active Directory-Gruppe fest. So wird automatisch der richtige Haftungsausschluss der richtigen Person angezeigt.

3. Haftungsausschlüsse in Ihr Signaturdesign einfügen

Passen Sie Schriftarten, Größen und Stile an, um rechtliche Inhalte einheitlich und lesbar zu halten.

4. Updates automatisieren und Fehler vermeiden

Mit zentralisierter Kontrolle müssen Sie keine Änderungen an Vorlagen nachverfolgen oder sich auf Benutzer verlassen, um alles richtig zu machen. Updates werden einmal vorgenommen und überall angewendet.

Rechts- und Compliance-Teams definieren die Nachricht. Die IT verwaltet die Zustellung.

5. Anpassung an lokale und teambezogene Anforderungen

Egal, ob Sie ein einzelnes Büro unterstützen oder global tätig sind, Sie können Haftungsausschluss für spezifische Vorschriften oder Sprachen innerhalb derselben Einrichtung lokalisieren.

So vermeiden Sie Duplikationen und bleiben über Ihre gesamte Organisation hinweg konsistent und konform.

Starten Sie mit der Haftungsausschluss-Funktion

Die Haftungsausschluss-Funktion ist jetzt für alle Standard- und Pro-Kunden auf der Exclaimer-Plattform verfügbar.

Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie in unserem Support-Artikel zur Haftungsausschluss-Funktion.

Wenn Sie derzeit unseren Starter-Plan oder das Legacy Signature Management Cloud-Paket nutzen, sprechen Sie mit unserem Vertriebsteam, um Ihre Upgrade-Optionen zu besprechen. 

Noch kein Exclaimer-Benutzer?

Wenn Ihr Team immer noch E-Mail-Haftungsausschlüsse manuell verwaltet, ist es Zeit, diese Aufgabe von Ihrer To-Do-Liste zu streichen. Mit Exclaimer können Sie alle Haftungsausschlüsse Ihrer Organisation zentral steuern, ohne sich auf Benutzer verlassen zu müssen.

Starten Sie Ihre kostenlose Testversion und nehmen Sie den Druck aus dem Management von E-Mail-Haftungsausschlüsse. Richten Sie Regeln einmal ein, wenden Sie sie überall an und sparen Sie Stunden an manueller IT-Arbeit.