8 Best Practices zur E-Mail-Sicherheit für IT-Teams

E-Mails bleiben der am häufigsten genutzte Kommunikationskanal im Geschäftsbereich – und einer der am stärksten angegriffenen. Von Phishing und Ransomware bis hin zu Social Engineering und Markenimitation – Angreifer setzen auf E-Mails, weil sie funktionieren. Tatsächlich beginnen über 90 Prozent aller erfolgreichen Cyberangriffe mit einer E-Mail.

In einem kürzlich durchgeführten Webinar mit Exclaimers InfoSec-Manager Alex Dennis und dem Senior Product Marketing Manager James Wayne lag der Fokus darauf, wie IT-Profis die E-Mail-Sicherheit stärken können. Sie deckten das gesamte Spektrum ab – von technischen Protokollen und Benutzerschulungen bis hin zu oft übersehenen Schwachstellen, die in etwas so Grundlegendem wie einer E-Mail-Signatur verborgen sind.

Hier sind 8 Best Practices, die Sie kennen sollten, warum sie wichtig sind und wie Sie handeln können.

1. Erkennen Sie E-Mails als das schwächste Glied in der Sicherheitskette und handeln Sie entsprechend

Trotz Investitionen in Netzwerksicherheit, Firewalls und Endpunktschutz setzen Angreifer weiterhin auf E-Mails. Sie sind kostengünstig, skalierbar und ermöglichen hochgradig personalisiertes Social Engineering. Mit einer Erfolgsquote von ca. 3-5 % weltweit sind diese Angriffe alarmierend effektiv.

Heutige Phishing-Angriffe enthalten selten die gebrochenen Texte oder verdächtigen Anhänge, die früher verwendet wurden. Stattdessen sind sie so gestaltet, dass sie wie interne Abläufe aussehen – eine Rechnung aus der Buchhaltung, eine Passwortzurücksetzung aus der IT oder eine Nachricht vom CEO mit einer dringenden Anfrage. Sie nutzen oft präzise Formatierungen, vertrautes Branding und Namen, die Ihrem Team bekannt und vertrauenswürdig erscheinen.

Diese Angriffe sind „darauf ausgelegt, den Sicht-Test zu bestehen“, insbesondere wenn Mitarbeiter schnell handeln, abgelenkt sind oder unterwegs arbeiten. Und Angreifer benötigen keinen Zugriff auf Ihre Server – sie brauchen nur Zugriff auf Ihre Mitarbeiter, wobei E-Mails der einfachste Weg sind, sie zu erreichen.

2. Schützen Sie E-Mail-Signaturen – sie sind wichtiger, als Sie denken

Wenn Teams an E-Mail-Sicherheit denken, konzentrieren sie sich oft auf die Infrastruktur. Aber auch der Inhalt und die visuelle Struktur einer E-Mail, einschließlich der Signatur, spielen eine Rolle beim Aufbau oder Verlust von Vertrauen.

Eine E-Mail-Signatur mag wie eine Nebensache erscheinen. Aber wenn sie inkonsistent, unverwaltet oder von Nutzern bearbeitbar ist, bietet sie Angreifern eine Gelegenheit.

Wenn Sie die Kontrolle darüber verlieren, wie Ihre Organisation sich präsentiert, öffnen Sie die Tür für Spoofing, Markenmanipulation und Compliance-Probleme.

Hier sind einige Probleme, die durch unverwaltete E-Mail-Signaturen entstehen können:

• Gefälschte E-Mails können leichter ausgeführt werden, wenn Angreifer Ihre Signaturformatierung replizieren können.

• Inkonsistentes Branding zwischen Abteilungen erschwert die interne Erkennung von Phishing.

• Manuelle Bearbeitung durch Benutzer erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und veralteten Informationen.

• Fehlende rechtliche Hinweise können in regulierten Branchen wie Finanzen oder Gesundheitswesen zu Verstößen führen.

• Veraltete Vorlagen, die noch in Umlauf sind, können Ihre Organisation extern falsch darstellen.

Ein Beispiel: Ein Phishing-Versuch mit einer kopierten Signatur eines echten Mitarbeiters kann unbemerkt bleiben, wenn die legitime Signatur dieses Mitarbeiters jedes Mal leicht variiert.

Diese Inkonsistenz erschwert es sowohl Empfängern als auch Ihrem eigenen Team, Anomalien zu erkennen, was letztendlich Ihre Sicherheitsstrategie schwächt.

3. Verwenden Sie Signaturkontrolle, um Compliance und Markenrichtlinien zu unterstützen

Abgesehen von der Sicherheit sind konsistente E-Mail-Signaturen aus rechtlichen und markenbezogenen Gründen unerlässlich. Viele Organisationen arbeiten unter strengen regulatorischen Standards. Inkonsistente Haftungsausschlüsse, fehlende Aussagen oder veraltete Informationen können zu Geldstrafen und rechtlichen Herausforderungen führen.

Aus Markensicht wirken schlecht formatierte oder unpassende Signaturen unprofessionell und beeinträchtigen die Glaubwürdigkeit Ihrer Organisation. Kunden, Partner und Lieferanten ziehen Rückschlüsse auf Ihr Unternehmen basierend auf jeder Kommunikation.

Zentralisiertes E-Mail-Signaturmanagement hilft Ihnen, die Kontrolle zu behalten, Updates automatisch zu verteilen und sowohl Sicherheits- als auch Compliance-Initiativen zu unterstützen.

4. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter – menschliches Verhalten bleibt das größte Risiko

Technologie kann viele Bedrohungen erkennen. Aber sie kann nicht verhindern, dass jemand auf einen Link in einer überzeugend aussehenden E-Mail klickt.

Egal wie ausgefeilt Ihre Tools sind, Ihre Mitarbeiter sind immer noch anfällig für Täuschungen, besonders wenn Bedrohungen als alltägliche Kommunikation getarnt sind. Dazu gehören gefälschte Nachrichten von vertrauenswürdigen Anbietern, nachgeahmte Kollegen oder dringende Anfragen, die Protokolle umgehen.

Um menschliche Fehler zu reduzieren, benötigen Sie eine kontinuierliche Schulung und eine Kultur der Vorsicht. Dazu gehören:

• Phishing-Simulationskampagnen, die Benutzer testen und Schulungen festigen

• Leitfäden oder Infografiken, die zeigen, wie legitime E-Mails aussehen sollten

• Förderung einer Verify-First-Kultur, in der Mitarbeiter ungewöhnliche Anfragen zuerst hinterfragen

• Hervorheben von echten Beispielen gefälschter E-Mails, insbesondere solche, die interne Kommunikation nachahmen

Wenn Benutzer wissen, wie normale E-Mails aussehen sollten, einschließlich des korrekten Formats der E-Mail-Signatur, der Sprache und des Tons, sind sie eher geneigt, Nachrichten zu hinterfragen, die davon abweichen.

5. Beachten Sie, dass Bedrohungsakteure jetzt Ihre Domain und nicht nur Ihre Geräte angreifen

Cyberangriffe konzentrierten sich früher darauf, in Ihre Infrastruktur einzudringen. Heute zielen viele Bedrohungen darauf ab, Ihre Organisation als Tarnung zu nutzen. Angreifer geben sich als Ihre Marke aus, um Kunden, Partner und sogar interne Stakeholder zu täuschen.

Diese Art der Nachahmung, oft als Business Email Compromise (BEC) bezeichnet, kann Folgendes umfassen:

• Registrierung von ähnlich aussehenden Domains, z. B. Verwendung von „rn“ statt „m“, um einen echten Namen nachzuahmen

• Fälschen von Absendernamen in Nachrichten, um Mitarbeiter dazu zu bringen, Geld zu überweisen oder Anmeldedaten weiterzugeben

• Nutzung kompromittierter Anbieterkonten, um Ihr Team in einem Lieferkettenangriff zu attackieren

In dem Moment, in dem jemand außerhalb Ihres Unternehmens eine gefälschte E-Mail erhält, die aussieht, als käme sie von Ihnen, leidet Ihr Ruf. Das bedeutet, dass es nicht mehr ausreicht, eingehende Bedrohungen zu filtern. Sie müssen auch schützen, wie Ihre Nachrichten extern empfangen und wahrgenommen werden.

6. Verwenden Sie SPF, DKIM und DMARC, um Ihre Identität zu schützen

Diese drei E-Mail-Authentifizierungsprotokolle bilden die Grundlage für E-Mail-Vertrauen. Ohne sie können Angreifer Ihre Domain fälschen und Ihre Marke imitieren.

• SPF (Sender Policy Framework) definiert, welche Mailserver berechtigt sind, Nachrichten in Ihrem Namen zu versenden.

• DKIM (DomainKeys Identified Mail) fügt Ihrer E-Mail-Header eine digitale Signatur hinzu, die bestätigt, dass der Inhalt nicht geändert wurde.

• DMARC (Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance) weist empfangende Server an, was zu tun ist, wenn eine E-Mail die SPF- oder DKIM-Prüfungen nicht besteht, und sendet Berichte an Ihr Team zurück.

Wenn diese Protokolle korrekt implementiert und überwacht werden, reduzieren sie das Risiko von Nachahmungen erheblich. Eine partielle Implementierung oder Fehlkonfiguration kann jedoch zu Lücken führen.

Ein häufiges Problem ist, wenn Organisationen SPF und DKIM einrichten, aber DMARC im Modus „none“ belassen. Das bedeutet, dass keine Maßnahmen gegen fehlgeschlagene Nachrichten ergriffen werden.

DMARC sollte auf eine „reject“-Richtlinie umgestellt werden, sobald Sie durch Berichterstattung Einblicke erhalten. Das bietet Ihnen aktiven Schutz und Einblick, wer E-Mails in Ihrem Namen sendet.

7. Seien Sie auf E-Mail-Bedrohungen vorbereitet, die Abteilungen unterschiedlich betreffen

E-Mail-basierte Bedrohungen betreffen nicht jede Abteilung auf die gleiche Weise. Rechtsabteilung, HR, Marketing und Compliance stehen jeweils vor ihren eigenen Risiken. Zum Beispiel:

• Rechtsabteilungen erhalten Phishing-E-Mails, die als Verträge, Vorladungen oder regulatorische Updates getarnt sind.

• HR-Teams werden mit bösartigen Lebensläufen oder gefälschten Onboarding-Materialien angegriffen.

• Marketing wird während Kampagnen oder Produkteinführungen mit Nachahmungsversuchen oder Link-Injection-Attacken konfrontiert.

• Compliance-Teams erhalten dringende Anfragen, die darauf abzielen, Genehmigungsworkflows zu umgehen.

Diese Angriffe sind glaubwürdig, weil sie vertraute Routinen nachahmen. Angreifer wissen, was jede Abteilung erwartet, und imitieren genau das.

Deshalb müssen E-Mail-Sicherheitsrichtlinien mehr als nur allgemeine Anweisungen enthalten. Sie müssen Sicherheits-Schulungen und Warnungen beinhalten, die speziell auf den Kontext jeder Abteilung zugeschnitten sind. HR muss wissen, wie gefälschte Lebensläufe aussehen. Die Rechtsabteilung muss erkennen, wann ein Dokument verdächtig ist. Das Marketing muss erkennen können, wenn die Domain eines Absenders um einen Buchstaben abweicht.

Obwohl IT die Führung übernimmt, stärkt das Ausrüsten jeder Abteilung mit relevantem Wissen die Sicherheit der gesamten Organisation.

8. Entwickeln Sie ein proaktives und anpassbares E-Mail-Sicherheitsprogramm

E-Mail-Bedrohungen entwickeln sich ständig weiter – Ihre Strategie sollte das auch tun. Hier sind einige praktische Maßnahmen, um diesen Risiken einen Schritt voraus zu bleiben:

• Vierteljährliche Richtlinienüberprüfungen zur Anpassung an neue Bedrohungen, geschäftliche Veränderungen und zur Abstimmung zwischen IT, Rechtsabteilung, HR und Marketing.

• Implementierung der E-Mail-Signaturverwaltung für Konsistenz, Markenbildung und rechtliche Compliance.

• Auditieren Sie E-Mail-Signaturen und Domain-Sicherheit, indem Sie die Domain-Reputation überprüfen und SPF-, DKIM- und DMARC-Konfigurationen optimieren.

• Überwachen Sie DMARC-Berichte, um Missbrauch oder Anomalien zu erkennen.

• Führen Sie Phishing-Simulationen und Benutzerschulungen durch, um aufkommende Social-Engineering-Trends zu bekämpfen.

• Überprüfen Sie E-Mail-Sicherheitsmetriken wie Bounce-Raten, Ergebnisse von Phishing-Tests und von Benutzern gemeldete Vorfälle, um Ihr Programm zu verbessern.

Je mehr Transparenz und Verantwortlichkeit Sie in Ihre Sicherheitsprozesse einbauen, desto stärker wird Ihre Verteidigung.

Jede E-Mail repräsentiert Ihre Organisation

Egal, ob es sich um eine Kaltakquise, eine interne Anfrage oder eine Antwort an einen Kunden handelt – jede Nachricht, die Sie senden, repräsentiert Ihr Unternehmen. Angreifer wissen das. Deshalb setzen sie alles daran, E-Mails als vertrauenswürdigen Kanal auszunutzen.

Den Schutz Ihrer E-Mail-Umgebung muss mehr umfassen als nur das Filtern von Bedrohungen. Sie müssen proaktiv managen, wie sich Ihre Organisation in jeder Nachricht präsentiert – von der Absenderüberprüfung bis zur E-Mail-Signatur.

Sehen Sie sich das gesamte Webinar an, um zu erfahren, wie Sie Ihre E-Mail-Sicherheitsstrategie stärken und die Kontrolle zurückgewinnen können.