Der ultimative Leitfaden für das E-Mail-Signatur-Management

1. Kontaktdaten 

Jede E-Mail-Signatur basiert auf den Kontaktdaten. Dazu gehören in der Regel Ihr vollständiger Name, Ihre Position, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und die URL der Unternehmenswebsite.

2. Branding 

Über die grundlegenden Kontaktdaten hinaus sollte Ihre E-Mail-Signatur Ihre Markenidentität widerspiegeln. Die Integration Ihres Unternehmenslogos stärkt nicht nur die Markenpräsenz, sondern dient auch als wertvolle Interaktionsmöglichkeit. Um den Effekt zu maximieren, sollte Ihr Logo mit einem direkten Link zu Ihrer Website versehen sein. So können Empfänger mit nur einem Klick mehr über Ihr Unternehmen erfahren.

3. Werbebanner 

Die mittlere Sektion Ihrer Signatur ist der ideale Platz für einen E-Mail-Banner. Dieser ermöglicht es Ihnen, neue Inhalte zu präsentieren, Sonderangebote hervorzuheben oder Kundenstimmen zu teilen. Noch besser: Jeder Klick ist kostenlos – im Gegensatz zu anderen digitalen Werbekanälen. Tatsächlich liegt die durchschnittliche Klickrate bei E-Mail-Signaturen bei 4 % – doppelt so hoch wie der Branchenstandard von 2 %. Damit sind sie ein leistungsstarkes und kosteneffizientes Marketinginstrument.

4. Social-Media-Icons 

Das Hinzufügen von Social-Media-Icons in Ihre E-Mail-Signatur ist eine einfache Möglichkeit, Ihre Reichweite in sozialen Netzwerken zu vergrößern. Dies kann Ihnen helfen, neue Follower zu gewinnen und die Sichtbarkeit Ihrer Marketingkampagnen zu erhöhen, indem mehr Menschen mit Ihren Social-Media-Inhalten interagieren.

5. Terminbuchungslink 

Die Integration eines Kalender-Links in Ihre E-Mail-Signatur-Management-Strategie optimiert die Terminplanung und verbessert die Kommunikation. Mit einem Klick können Empfänger Meetings oder Demos direkt buchen – ohne aufwendige Abstimmungen. Sie wählen einfach einen Termin aus, der für sie passt.

6. E-Mail-Haftungsausschluss 

E-Mail-Haftungsausschluss mögen altmodisch erscheinen, sind aber weiterhin unerlässlich für die rechtliche Absicherung und sichere Kommunikation. Der Inhalt eines Haftungsausschlusses hängt oft vom Standort des Empfängers und dem Zeitpunkt der E-Mail ab. 

7. Unternehmensauszeichnungen und Zertifizierungen 

Zertifizierungen und Branchenpreise können die Glaubwürdigkeit Ihrer E-Mail-Signatur erhöhen – wenn sie gezielt eingesetzt werden. Individuelle Auszeichnungen ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Expertise zu präsentieren und stärken ihr Selbstvertrauen. Gleichzeitig signalisieren Branchenpreise, dass Ihr Unternehmen für seine Leistungen anerkannt wurde.

8. Ein-Klick-Feedback-Buttons 

Ihre E-Mail-Signatur kann auch als Feedback-Kanal dienen. Durch die Integration einfacher, ein-Klick-basierter Bewertungsschaltflächen, die mit einer Umfrage verknüpft sind, lässt sich die Kundenzufriedenheit leicht messen (z. B. „ausgezeichnet“, „gut“, „durchschnittlich“, „schlecht“). Klare Symbole wie Smileys oder Sterne sorgen dafür, dass Empfänger die Bewertung schnell verstehen und abgeben können. So gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse mit minimalem Aufwand.

Erfahren Sie, wie Sie eine professionelle E-Mail-Signatur gestalten

9 Best Practices für das E-Mail-Signatur-Management

Um eine konsistente und professionelle E-Mail-Signatur in Ihrem Unternehmen sicherzustellen, ist eine zentrale Verwaltung unerlässlich. In der Regel übernimmt das IT-Team diese Aufgabe, da es oft die einzige Abteilung ist, die über die technischen Fähigkeiten verfügt, einheitliche Signaturen für alle Mitarbeitenden zu erstellen.   

Hier sind einige Best Practices für das E-Mail-Signatur-Management: 

1. Standardisierte E-Mail-Signatur-Vorlage erstellen 

Der erste Schritt zu einheitlichen Signaturen ist die Entwicklung einer standardisierten E-Mail-Signatur-Vorlage für alle Mitarbeitenden. Diese Vorlage sollte alle wesentlichen Kontaktdaten, erforderliche rechtliche Hinweise und ggf. Marketingbanner enthalten, um eine einheitliche Darstellung im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.

2. Ein einfaches und anpassungsfähiges Design wählen 

Bedenken Sie bei der Erstellung Ihrer Firmen-E-Mail-Signatur, dass sie auf verschiedenen Geräten und Plattformen angezeigt wird. Eine zu überladene oder komplexe Signatur kann schwer lesbar sein und von den wesentlichen Informationen ablenken. Setzen Sie stattdessen auf ein klares, übersichtliches Design, das die wichtigsten Inhalte hervorhebt und auf unnötige Details oder übermäßige Grafiken verzichtet.

3. Sicherheit und Compliance gewährleisten 

Die Sicherheit und Compliance von E-Mail-Signaturen schützt sensible Daten und stellt die Einhaltung von Branchenrichtlinien sicher. Nutzen Sie zentrale, sichere Systeme zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, sodass Mitarbeitenden-Daten geschützt und nicht unbefugt verändert werden können. Setzen Sie Verschlüsselung und sichere Authentifizierungsprotokolle ein, um unautorisierte Änderungen oder Sicherheitslücken zu vermeiden. 

4. Schlichte Signaturen für interne Kommunikation verwenden 

Für die interne Kommunikation sollten schlichte, minimalistische E-Mail-Signaturen ohne Bilder, Banner oder aufwendige Designelemente genutzt werden. Eine reduzierte Signatur verbessert die Ladezeiten von E-Mails und hält E-Mail-Threads übersichtlich und leichter lesbar.

5. Antworten und Weiterleitungen anpassen

Wenn bei jeder Antwort oder Weiterleitung dieselbe vollständige Signatur verwendet wird, kann dies den E-Mail-Verlauf unübersichtlich machen. Verwenden Sie für Antworten eine verkürzte Signatur mit nur Ihrem Namen, Ihrer Position und Ihren Kontaktdaten. So bleibt die Kommunikation professionell, ohne die Empfänger mit zu vielen Informationen zu überladen. 

6. Kompatibilität auf verschiedenen Geräten und Plattformen testen 

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Signaturen auf verschiedenen Geräten, Plattformen und E-Mail-Clients korrekt dargestellt werden. Da Formatierungsprobleme durch unterschiedliche Bildschirmgrößen und Auflösungen entstehen können, ist es entscheidend, Schriftarten, Logos, Bilder und Links auf allen relevanten Endgeräten zu testen.  

7. E-Mail-Signatur-Größenbeschränkungen beachten 

Die meisten E-Mail-Clients haben Größenbeschränkungen für Anhänge und eingebettete Bilder. Um die Kompatibilität sicherzustellen, sollte eine E-Mail-Signatur unter 50 KB bleiben. Komprimieren Sie Bilder und vermeiden Sie übermäßige Designelemente, um die Größenanforderungen einzuhalten.

8. Web-sichere Schriftarten verwenden 

E-Mail-Signaturen sollten web-sichere Schriftarten nutzen, um eine einheitliche Darstellung auf verschiedenen E-Mail-Clients und Plattformen zu gewährleisten. Verwenden Sie Standard-Schriftarten wie Arial, Verdana, Helvetica, Times New Roman oder Georgia und vermeiden Sie benutzerdefinierte Schriftarten, die möglicherweise nicht unterstützt werden.

9. Signatur-Vorlagen regelmäßig überprüfen und aktualisieren 

Das regelmäßige Überprüfen und Aktualisieren von E-Mail-Signatur-Vorlagen ist eine oft vernachlässigte, aber wichtige Aufgabe. Setzen Sie sich Erinnerungen, um die Vorlagen mindestens einmal pro Quartal zu überarbeiten. Besonders nach größeren Unternehmensänderungen oder Anpassungen im Branding ist eine Aktualisierung erforderlich.

Erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail-Signatur je nach Plattform erstellen

Die 10 größten Herausforderungen beim E-Mail-Signatur-Management

In den meisten Unternehmen ist die IT-Abteilung für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen verantwortlich. In der Regel nutzen IT-Teams clientseitige Skripte, um Kontaktdaten aus Benutzerverzeichnissen abzurufen, oder setzen serverseitige Mail-Transportregeln ein, um Signaturen auf mehreren Geräten anzuwenden.

Doch mit zunehmender Komplexität der Signaturdesigns und der steigenden Nutzung mobiler Endgeräte stößt die IT auf erhebliche Herausforderungen. Da die IT-Abteilung häufig die einzige Abteilung mit dem technischen Know-how und den notwendigen Zugriffsrechten ist, kann die manuelle Verwaltung von E-Mail-Signaturen schnell zu einer zeitraubenden und frustrierenden Aufgabe werden.

Hier sind 10 häufige Herausforderungen, mit denen sich IT-Teams beim E-Mail-Signatur-Management konfrontiert sehen:

1. Endbenutzer erstellen eigene Signaturen 

Wenn Endbenutzer ihre E-Mail-Signaturen selbst ändern dürfen, leidet die Konsistenz und Markenidentität. Ohne eine zentrale Verwaltungsplattform verliert die IT schnell die Kontrolle, was zu uneinheitlichen oder veralteten Signaturen in Unternehmens-E-Mails führt.

2. Manuelles Aktualisieren an jedem Arbeitsplatz 

Eine veraltete Methode ist es, jeden einzelnen Arbeitsplatz zu besuchen, um E-Mail-Signaturen manuell zu aktualisieren. Während dies in kleinen Teams möglich ist, ist es für größere oder hybride Unternehmen schlicht nicht praktikabel und führt zu erheblichen Ineffizienzen.

3. Benutzer müssen Vorlagen manuell kopieren und einfügen 

Statt manuelle Updates durchzuführen, kann die IT eine Signaturvorlage per E-Mail an alle Mitarbeitenden senden. Diese müssen die Vorlage dann selbst in ihren E-Mail-Client einfügen. Obwohl dies als schnelle Lösung erscheint, ist es nicht skalierbar. Regelmäßige Updates nach dieser Methode sorgen für mehr Arbeitsaufwand und Verwirrung – insbesondere in großen Teams. 

4. HTML-Code für Signaturdesigns programmieren 

IT-Teams können individuelle HTML-Signaturen erstellen, was mehr Kontrolle bietet, aber auch Herausforderungen mit sich bringt. In Office 365 (Microsoft 365) oder Microsoft Exchange erscheinen Disclaimer-Signaturen oft am Ende einer E-Mail-Kette, nicht direkt unter der neuesten Nachricht. In Google Workspace kann HTML über die Funktion „Footer anhängen“ eingefügt werden, allerdings muss das Design als fertige Vorlage vorliegen – nicht als reiner Code.

5. Ständige Anfragen von Marketing 

Für Marketing-Teams sind E-Mail-Signaturen ein wertvolles Mittel zur Steigerung der Markenreichweite. Sie bieten eine effektive Möglichkeit, Kampagnen zu verstärken. Doch da jede Änderung schnell umgesetzt werden muss, landet die Verantwortung oft bei der IT – was zu zusätzlicher Belastung führt.

6. Unterschiedliche Darstellung auf verschiedenen Geräten 

E-Mail-Signaturen werden je nach Gerät und E-Mail-Client unterschiedlich dargestellt. Beispielsweise entfernt iOS HTML-Formatierungen, wodurch Signaturen als reiner Text angezeigt werden. Eine Signatur, die auf dem Desktop perfekt aussieht, kann auf mobilen Geräten fehlerhaft wirken – was zu einer schlechten Nutzererfahrung führt.

7. Signaturen stapeln sich am Ende von E-Mail-Ketten 

Bei jeder Antwort oder Weiterleitung wird die Signatur erneut am Ende der Konversation hinzugefügt. Dies liegt daran, dass native E-Mail-Signaturfunktionen – wie die Disclaimer-Funktion in Office 365 – lediglich einfachen Text hinzufügen. Diese Methode eignet sich nicht für die Verwaltung von HTML-basierten Signaturen. 

8. Fehlende oder unvollständige Kontaktdaten in Signaturen 

Viele Unternehmen nutzen zentrale Verzeichnisse wie Azure Active Directory (AAD) oder Google Directory, um Kontaktdaten automatisch in Signaturen einzufügen. Doch wenn die Datenbank unvollständig ist oder veraltete Informationen enthält, erscheinen E-Mail-Signaturen mit fehlenden oder falschen Angaben. Die manuelle Korrektur solcher Fehler ist zeitaufwendig. 

9. Bilder erscheinen als Anhänge 

Bilder in E-Mail-Signaturen müssen in der Regel online gehostet werden. Viele E-Mail-Clients blockieren jedoch extern gehostete Bilder standardmäßig aus Sicherheitsgründen. Wenn Bilder per Copy-and-Paste eingefügt werden, sehen Empfänger möglicherweise nur ein leeres Feld mit einem roten „X“ – oder die Bilder werden als separate Anhänge angezeigt. 

10. Herausforderungen beim Change Management 

Organisatorische Änderungen können die Konsistenz von E-Mail-Signaturen erschweren. Beispielsweise kann eine Migration von Microsoft Exchange zu Office 365 dazu führen, dass das gesamte Signatur-Vorlagenarchiv neu aufgebaut werden muss. 

Die Vorteile eines zentralisierten E-Mail-Signatur-Managements für IT-Teams

Eine professionelle Lösung für das E-Mail-Signatur-Management nimmt der IT viele dieser Probleme ab. Manuelle Updates sind nicht mehr nötig, der Designprozess wird optimiert und die Verwaltung deutlich effizienter.  

1. Klare, zentrale Steuerung 

Mit einer automatisierten Lösung bleibt die Verwaltung der E-Mail-Signaturen in zentraler Kontrolle – Endbenutzer haben keinen direkten Zugriff mehr. IT kann Design und Implementierung über vorkonfigurierte, genehmigte Vorlagen steuern. Dies sorgt für Konsistenz und verhindert unerwünschte Änderungen durch Mitarbeitende. 

2. Automatisierte Konsistenz 

Eine spezialisierte Software für E-Mail-Signatur-Management stellt sicher, dass jedes Detail perfekt passt, bevor es unternehmensweit ausgerollt wird. IT-Administratoren können Vorschauen anzeigen und alle Signaturen vorab prüfen.

3. Höherer Komfort 

Ein zentrales System ermöglicht es, E-Mail-Signaturen mit wenigen Klicks zu aktualisieren. Die Verwaltung wird dadurch erheblich vereinfacht – ohne manuelle Anpassungen oder fehlerhafte Darstellungen. 

4. Effizienzsteigerung 

Durch die sofortige, automatisierte Aktualisierung werden viele Herausforderungen wie inkonsistente Signaturen, fehlerhafte Darstellung oder verlorene Kontaktdaten vermieden. Die IT-Abteilung kann sich dadurch auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. 

5. Flexible Bereitstellung 

Mit einer professionellen Lösung kann die IT Signaturen flexibel anpassen und maßgeschneiderte Vorlagen für verschiedene Zielgruppen erstellen. Bevor eine Signatur live geht, lassen sich Designs, Links und Verteilungstests gründlich prüfen.

6. Marketing übernimmt die Verantwortung 

Dank einer spezialisierten Lösung kann das Marketing-Team eigenständig E-Mail-Signatur-Kampagnen erstellen und verwalten – ohne die IT-Abteilung zu belasten.   

So implementieren Sie eine E-Mail-Signatur-Management-Lösung

IT-Teams sollten eine E-Mail-Signatur-Management-Lösung wählen, die den Prozess der Signaturverwaltung automatisiert und deren Erstellung vereinfacht.  

Zugänglichkeit

• Webbasierte Verwaltung: Die Verwaltung von E-Mail-Signaturen sollte einfach und online zugänglich sein. Die Plattform sollte global in mehreren Cloud-Regionen funktionieren, ohne auf lokale On-Premises-Lösungen angewiesen zu sein. 

• Zentrale Steuerung: Eine Lösung sollte eine zentrale Plattform bieten, über die alle Signaturen verwaltet werden – mit minimalem Eingriff durch Endbenutzer.

• Integration mit E-Mail-Plattformen: Die Lösung sollte sich nahtlos in führende E-Mail-Plattformen wie Microsoft 365, Google Workspace und hybride Exchange-Umgebungen integrieren lassen.

Datenverwaltung

• Automatisches Ausfüllen von Kontaktdaten: Die Lösung sollte sich mit Verzeichnisdiensten integrieren lassen, um sicherzustellen, dass alle Kontaktdaten stets aktuell sind.

• Echtzeit-Updates der Signatur: Änderungen an E-Mail-Signaturen sollten automatisch übernommen werden – ohne manuelle Anpassungen.

Flexibilität

• Gestaltungsfreiheit: Eine E-Mail-Signatur-Management-Lösung sollte volle Kontrolle über das Design ermöglichen.

• Anpassungsoptionen: IT-Teams sollten die Möglichkeit haben, individuelle Vorlagen zu erstellen, die auf verschiedene Teams oder Abteilungen zugeschnitten sind.

Bereitstellung und Integration

• Einfache Implementierung: Die gewählte Lösung sollte einfach zu installieren, zu konfigurieren und zu warten sein. 

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: IT-Administratoren sollten Berechtigungen festlegen können, z. B. als Administrator oder Editor, um eine sichere Verwaltung von E-Mail-Signaturen zu gewährleisten.

Benutzerfreundliches Design

• Intuitiver Editor: Nicht-technische Teams wie Marketing oder HR sollten einen einfachen Drag-and-Drop-Editor nutzen können.

• Zentrale Branding-Elemente: Unternehmensschriftarten, Farben und Logos sollten über ein zentrales Branding-Hub einfach zugänglich sein, um eine konsistente Signaturverwaltung zu gewährleisten.

• Team-Vorlagen: Vorlagen für spezifische Teams ermöglichen es, Signaturen für verschiedene Abteilungen anzupassen, während die Markenkonsistenz gewahrt bleibt.

Signatur-Zuweisung

• Gezielte Signatur-Zuweisung: E-Mail-Signatur-Management sollte eine präzise Zuordnung zu einzelnen Nutzern, Teams oder E-Mail-Adressen ermöglichen. Die Lösung sollte auch einen klaren Überblick darüber bieten, wer welche Signatur erhält. 

Planung und Nachverfolgung

• Signaturen zeitgesteuert ausrollen: Die Plattform sollte es ermöglichen, Signaturen für bestimmte Events oder Zeiträume zu planen – mit der Option, sie zu einem festgelegten Datum zu aktivieren oder zu entfernen.

• Einsatz von Analysen: E-Mail-Signatur-Analysen sollten möglich sein, um die Nutzung und Wirkung von Signaturen nachzuverfolgen.

Sicherheit und Ausfallsicherheit

• Sicherheit: Die gewählte Lösung muss robuste Sicherheitsvorkehrungen enthalten. Dazu gehören der sichere Zugriff auf Verzeichnisdienstdetails, die Verschlüsselung von E-Mails während der serverseitigen Signaturanwendung und die Unterstützung von rollenbasierter Zugriffskontrolle.

• Cloud-basierte Resilienz: IT-gestützte Systeme, einschließlich cloud-basierter SaaS-Lösungen, müssen eine hohe Verfügbarkeit gewährleisten. Eine zuverlässige Lösung sollte Redundanz sicherstellen und eine Betriebszeit von mindestens 99,99 % bieten.

• Datenschutz: Die Lösung muss strenge Sicherheitsstandards wie ISO-Zertifizierungen und SOC 2-Compliance einhalten. Sie sollte außerdem regulatorische Anforderungen wie die DSGVO und CCPA erfüllen. Um die Datenhoheit zu gewährleisten, sollten Kundeneinstellungen und zwischengespeicherte Daten regional gespeichert werden, um Datenschutz und Compliance sicherzustellen.

• Service-Standort: Wo ein Service Signaturen verarbeitet, ist entscheidend. Es beeinflusst direkt die Datensouveränität und stellt sicher, dass Ihre Informationen dort bleiben, wo sie hingehören. SaaS-Software zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen muss klar aufzeigen, wohin die Daten übertragen werden. 

Die Rolle der E-Mail-Signatur im Branding und Marketing

E-Mail-Signaturen sind ein zentrales Element der Unternehmenskommunikation und spielen eine wichtige Rolle in der Branding- und Marketingstrategie. Jede gesendete E-Mail bietet eine kostenlose Möglichkeit, die Markenwerte und Professionalität des Unternehmens zu vermitteln.

So können E-Mail-Signaturen einen entscheidenden Einfluss haben:

• Markenidentität stärken: Eine professionell gestaltete E-Mail-Signatur verstärkt das Markenimage in jeder Kommunikation. Wichtige Designelemente wie Logo, Farben, Typografie und Taglines tragen zur Markenwiedererkennung bei. 

• Marketing-Chancen schaffen: E-Mail-Signaturen bieten eine einzigartige Gelegenheit für Marketingteams, um die Reichweite ihrer Kampagnen zu erhöhen. Durch das Einfügen von Werbebannern, CTAs und Social-Media-Icons können Geschäftsemails in ein effektives Engagement-Tool verwandelt werden. 

• Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufbauen: Eine aufgeräumte und durchdachte E-Mail-Signatur stärkt das Vertrauen in die Marke. Dies ist besonders in rechtlichen, finanziellen und medizinischen Bereichen von entscheidender Bedeutung. 

• Konsistenz in großen Unternehmen sicherstellen: Bei hunderten oder tausenden Mitarbeitenden ist eine einheitliche Signaturgestaltung entscheidend für die Markenwahrnehmung – egal ob eine E-Mail vom CEO oder einer Fachabteilung versendet wird. 

• Measurement and analytics: Dynamische E-Mail-Signaturen mit klickbaren Elementen liefern wertvolle Daten für Analysen. Unternehmen können Klicks nachverfolgen, Kundeninteraktionen messen und Marketingstrategien gezielt optimieren.

Zukünftige Trends im E-Mail-Signatur-Management

Da E-Mail weiterhin das wichtigste Kommunikationsmittel für Unternehmen bleibt, wird die Bedeutung des E-Mail-Signatur-Managements weiter zunehmen.

Die Technologie in diesem Bereich wird sich kontinuierlich weiterentwickeln, um den steigenden Anforderungen moderner Unternehmen gerecht zu werden.

Hier sind einige zukünftige Entwicklungen, die das E-Mail-Signatur-Management prägen könnten:

1. Echtzeit-Personalisierung: Personalisierte E-Mail-Signaturen werden immer häufiger genutzt. Zukünftige Lösungen werden Echtzeit-Daten verwenden, um Signaturen automatisch an Empfänger oder Absender anzupassen.

2. Integration mit anderen Kommunikationskanälen: E-Mail-Signatur-Management wird zunehmend mit anderen Kommunikationsplattformen verknüpft, darunter CRM-Systeme und Videokonferenz-Tools. Dadurch lassen sich Signaturen gezielt für verschiedene Geschäftskontexte optimieren.

3. KI-gestützte Designvorschläge: Mit den Fortschritten in der künstlichen Intelligenz (KI) könnten zukünftige E-Mail-Signatur-Management-Lösungen automatische Designvorschläge bieten. Dies ermöglicht Nutzern, professionell aussehende Signaturen ohne Designkenntnisse zu erstellen.

4. Höherer Fokus auf Sicherheit und Compliance:

   Da Cybersecurity-Bedrohungen immer komplexer werden, wird das E-Mail-Signatur-Management verstärkt Sicherheits- und Compliance-Funktionen priorisieren. Neue Schutzmechanismen werden implementiert, um sensible Daten in Signaturen noch sicherer zu machen.

5. Erweiterte Analysefunktionen:

   Mit dem Wachstum von Big Data werden E-Mail-Signatur-Management-Lösungen zunehmend leistungsfähige Analysefunktionen bieten. Unternehmen können dann genau nachverfolgen, wie Signaturen genutzt werden, wertvolle Erkenntnisse gewinnen und ihre Marketingstrategien optimieren.  

Fazit

E-Mail bleibt das wichtigste Kommunikationsmittel für Unternehmen – und das wird sich auch in Zukunft nicht ändern. Professionelle E-Mail-Signaturen sind mehr als nur digitale Visitenkarten – sie repräsentieren Ihre Marke.  

Doch das manuelle Aktualisieren von E-Mail-Signaturen ist oft umständlich und zeitaufwendig, was die IT-Abteilung stark belastet. Von Signaturen, die am Ende langer E-Mail-Ketten auftauchen, bis hin zu nicht korrekt angezeigten Bildern – diese Herausforderungen begleiten IT-Teams seit Jahren.

Ein E-Mail-Signatur-Management vereinfacht diesen Prozess erheblich und ermöglicht eine zentrale Steuerung über alle geschäftlichen E-Mails hinweg. So ist sichergestellt, dass jede gesendete E-Mail die richtige Signatur enthält – unabhängig vom Gerät oder E-Mail-Client. 

Deshalb vertrauen so viele IT-Teams auf Exclaimer für ihr E-Mail-Signatur-Management. Speziell für Microsoft 365, Google Workspace und Exchange Online entwickelt, bietet Exclaimer eine leistungsstarke Lösung, um konsistente und professionelle E-Mail-Signaturen unternehmensweit zu verwalten.

Ob neue Markenrichtlinien, rechtliche Disclaimer oder Marketing-Banner – mit Exclaimer wird die Verwaltung von E-Mail-Signaturen einfach und effizient.