Der ultimative Leitfaden zur Erstellung einer Firmen-E-Mail-Signatur (mit Beispielen)
24 June 2024
0 min read
Eine Firmen-E-Mail-Signatur ist ein wesentlicher Bestandteil der professionellen Kommunikation. Sie enthält Ihre Kontaktdaten und hebt die Marke und Identität Ihres Unternehmens hervor. Eine gut gestaltete E-Mail-Signatur verbessert Ihr professionelles Image und baut Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei Ihren Empfängern auf.
In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie eine effektive Firmen-E-Mail-Signatur erstellen, die großartig aussieht und ihren Zweck erfüllt. Wir bieten Beispiele zur Inspiration und helfen Ihnen, die perfekte Darstellung Ihrer Marke in jeder E-Mail zu erstellen, die Sie versenden.
Was ist eine Firmen-E-Mail-Signatur?
Eine Firmen-E-Mail-Signatur, oft als E-Mail-Footer oder E-Mail-Abschied bezeichnet, ist ein Informationsblock am Ende einer E-Mail-Nachricht. Sie enthält typischerweise den Namen des Absenders, die Berufsbezeichnung, das Firmenlogo, die Kontaktdaten und manchmal einen Call-to-Action oder Links zu sozialen Medien.
Die meisten Marken erkennen die Vorteile von E-Mail-Signaturen, da die Verwendung einheitlicher gebrandeter Signaturen nachweislich die E-Mail-Engagement-Raten steigert, wobei 94 % der Marketer dieser Aussage zustimmen.
Die Praxis der Verwendung von Firmen-E-Mail-Signaturen geht auf die Anfänge der digitalen Kommunikation zurück. Als E-Mail zum primären Modus der geschäftlichen Korrespondenz wurde, benötigten Fachleute eine Möglichkeit, wichtige Kontaktdaten zu übermitteln und ihre Identität konsequent zu etablieren. Im Laufe der Zeit haben sich E-Mail-Signaturen weiterentwickelt und umfassen nun Branding-Elemente wie Firmenlogos und Links zu sozialen Medien, wodurch ihr Wert in der Geschäftskommunikation weiter gesteigert wird.
Warum ist es wichtig, eine Firmen-E-Mail-Signatur zu haben?
Eine Firmen-E-Mail-Signatur ist aus mehreren Gründen unerlässlich:
Bietet Kontaktdaten: Ihre Firmen-E-Mail-Signatur enthält Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Links zu sozialen Medien, sodass Empfänger Sie leicht kontaktieren können. Dies vereinfacht die Kommunikation und ermöglicht es den Menschen, schnell Kontakt aufzunehmen.
Verbessert die Markenidentität: Die konsequente Einbindung Ihrer Branding-Elemente und Ihres Firmenlogos in Ihre E-Mail-Signatur fördert Ihre Marke. Dies verbessert die Markenbekanntheit, etabliert ein professionelles Geschäftsbilder und stärkt Ihre Markenidentität.
Steigert die Glaubwürdigkeit: Eine gut gestaltete E-Mail-Signatur verleiht Ihrer Kommunikation Glaubwürdigkeit. Sie zeigt, dass Sie ein legitimes, etabliertes Unternehmen sind und nicht nur eine Einzelperson, die E-Mails verschickt. Dies kann erheblich beeinflussen, wie Empfänger Ihr Unternehmen wahrnehmen.
Spart Zeit: Eine automatisierte Firmen-E-Mail-Signatur erspart Ihnen das manuelle Eingeben Ihrer Informationen bei jeder gesendeten E-Mail. Diese zeitsparende Funktion steigert die Produktivität und ermöglicht es Ihnen, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
Fördert Marketingbotschaften: Verwenden Sie Ihre E-Mail-Signatur, um einen Call-to-Action einzufügen und laufende Marketingkampagnen, Veranstaltungen oder Sonderangebote zu bewerben. Diese Strategie kann den Website-Traffic ankurbeln und das Engagement mit Ihren Marketingbemühungen erhöhen.
Welche Elemente müssen in Ihrer Firmen-E-Mail-Signatur enthalten sein?
Beim Erstellen Ihrer Firmen-E-Mail-Signatur gibt es wesentliche Elemente, die für optimale Ergebnisse enthalten sein sollten:
1. Firmenlogo
Ihr Firmenlogo ist das wichtigste Element Ihrer E-Mail-Signatur. Es dient als visuelle Darstellung Ihrer Marke und schafft Markenerkennung mit jeder E-Mail, die Sie senden.
2. Vollständiger Name und Berufsbezeichnung
Die Angabe Ihres vollständigen Namens und Ihrer Berufsbezeichnung hilft den Empfängern, Sie zu identifizieren und Ihre Rolle innerhalb der Organisation zu verstehen. Dies verleiht Ihren E-Mails Glaubwürdigkeit, insbesondere bei der Kommunikation mit neuen Kontakten.
3. Kontaktinformationen
Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Signatur relevante Kontaktdaten wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls physische Adresse enthält. Dies erleichtert es den Menschen, Sie über mehrere Kanäle zu erreichen.
4. Soziale Medien Icons
Die Einbeziehung von Social Media Icons in Ihre E-Mail-Signatur ermöglicht es den Empfängern, sich auf verschiedenen Social-Media-Plattformen mit Ihnen zu verbinden. Dies kann helfen, Ihre Online-Präsenz zu erweitern und das Engagement mit Ihrer Marke zu erhöhen.
5. Werbebanner oder Call-to-Action
Erwägen Sie, ein Werbebanner oder eine Call-to-Action in Ihre E-Mail-Signatur einzufügen, um laufende Marketingmaßnahmen zu fördern. Dies kann den Website-Traffic steigern und die Konversionen erhöhen.
6. Profilfoto
Das Hinzufügen eines professionellen Profilfotos kann Ihre E-Mail-Signatur persönlicher machen und den Empfängern helfen, ein Gesicht mit dem Namen zu verbinden. Dies ist jedoch optional und möglicherweise nicht für alle Unternehmen geeignet.
7. Rechtlicher Hinweis
Die meisten Unternehmen verlangen einen rechtlichen Hinweis in allen E-Mail-Kommunikationen, stellen Sie daher sicher, dass dieser in Ihrer E-Mail-Signatur enthalten ist. Dies gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und schützt Ihr Unternehmen vor potenziellen Haftungen.
8. Call-to-Action und interaktive Elemente
Nutzen Sie das Potenzial Ihrer E-Mail-Signatur, indem Sie interaktive Elemente einbinden. Fügen Sie One-Click-Umfragen für Feedback, Terminbuchungslinks für einfache Terminplanung hinzu und heben Sie kürzliche Auszeichnungen oder Zertifizierungen hervor, um die Glaubwürdigkeit zu steigern. Dies verwandelt Ihre E-Mail-Signatur in ein dynamisches Marketinginstrument.
Was sind einige Best Practices für Firmen-E-Mail-Signaturen?
Jetzt, da Sie wissen, welche Elemente in Ihrer Firmen-E-Mail-Signatur enthalten sein sollten, finden Sie hier einige Best Practices, die Sie beim Erstellen und Verwenden berücksichtigen sollten:
1. Halten Sie es einfach und übersichtlich
Ihre E-Mail-Signatur sollte sauber, prägnant und leicht lesbar sein. Vermeiden Sie die Verwendung zu vieler Bilder oder unnötiger Informationen, die sie unübersichtlich machen können. Eine saubere E-Mail-Signatur hilft dabei, ein professionelles Erscheinungsbild zu bewahren.
2. Verwenden Sie eine web-sichere Schriftart
Um sicherzustellen, dass Ihre Firmen-E-Mail-Signatur in verschiedenen E-Mail-Clients korrekt angezeigt wird, verwenden Sie eine web-sichere Schriftart wie Arial, Verdana, Georgia oder Times New Roman. Diese Schriftarten werden weitgehend unterstützt und werden nicht durch eine andere Schriftart im E-Mail-Client des Empfängers ersetzt.
3. Verwenden Sie konsistentes Branding
Stellen Sie sicher, dass Ihre Firmen-E-Mail-Signatur mit dem visuellen Erscheinungsbild Ihrer Marke übereinstimmt. Verwenden Sie dieselben Schriftarten, Farben und Logos, die Sie auch in anderen Marketingmaterialien verwenden, um Konsistenz und Markenwiedererkennung zu stärken.
4. Fügen Sie klickbare Links ein
Stellen Sie sicher, dass alle Elemente in Ihrer E-Mail-Signatur, wie Ihr Logo, Social Media Icons und Call-to-Action, klickbare Links enthalten. Dies erleichtert es den Empfängern, Maßnahmen zu ergreifen und sich mit Ihrer Marke zu engagieren.
5. Halten Sie es mobilfreundlich
Da immer mehr Menschen ihre E-Mails auf ihren Handys checken, ist es wichtig sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Signatur für mobile Geräte optimiert ist. Verwenden Sie ein responsives Design und testen Sie es auf verschiedenen Bildschirmgrößen, um sicherzustellen, dass es sowohl auf Desktops als auch auf mobilen Geräten gut aussieht.
6. Testen Sie Ihre Signatur
Bevor Sie E-Mails mit Ihrer neuen Firmen-E-Mail-Signatur versenden, testen Sie diese auf verschiedenen Geräten und E-Mail-Clients, um sicherzustellen, dass sie gut aussieht und ordnungsgemäß funktioniert. Dieser Schritt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Signatur auf verschiedenen Plattformen funktioniert.
7. Vereinfachen Sie für Antworten und Weiterleitungen
Beim Antworten oder Weiterleiten einer E-Mail kann die ursprüngliche E-Mail-Signatur manchmal verloren gehen oder unübersichtlich erscheinen. Erwägen Sie, eine vereinfachte Version für diese Situationen zu erstellen, um ein sauberes und professionelles Erscheinungsbild zu bewahren.
8. Regelmäßig aktualisieren
Aktualisieren Sie Ihre E-Mail-Signatur regelmäßig mit Änderungen der Kontaktinformationen oder Branding-Updates. Dies stellt sicher, dass die Informationen, die Sie bereitstellen, immer genau und aktuell sind.
Wie man eine Unternehmens-E-Mail-Signatur in Outlook erstellt
Outlook ist ein weit verbreiteter E-Mail-Client für Unternehmen. Befolgen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung, um eine Unternehmens-E-Mail-Signatur in Outlook zu erstellen:
Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben links auf "Datei".
Wählen Sie "Optionen" aus dem Menü.
Klicken Sie im Fenster "Outlook-Optionen" auf der linken Seite auf "E-Mail".
Scrollen Sie zum Abschnitt "Signaturen" und klicken Sie auf "Signaturen…"
Klicken Sie auf "Neu", geben Sie einen Namen für Ihre Signatur ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Gestalten Sie Ihre E-Mail-Signatur, indem Sie Text, Bilder, Links und andere Elemente mit den Formatierungstools hinzufügen.
Klicken Sie auf "Speichern", um Ihre Signatur zu speichern.
Wählen Sie im Abschnitt "Standardsignatur auswählen" das E-Mail-Konto aus, für das Sie diese Signatur verwenden möchten, und setzen Sie sie als Standard für neue E-Mails, Antworten oder beides.
Klicken Sie auf "OK".
Wie man eine Unternehmens-E-Mail-Signatur in Gmail erstellt
Gmail ist ein weiterer beliebter E-Mail-Client für Unternehmen. So erstellen Sie eine Unternehmens-E-Mail-Signatur in Gmail:
Melden Sie sich bei Ihrem Gmail-Konto an und klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol.
Wählen Sie "Einstellungen" aus dem Dropdown-Menü.
Scrollen Sie im Tab "Allgemein" zum Abschnitt "Signatur".
Schalten Sie den Schalter ein, um Signaturen zu aktivieren, wenn er noch nicht aktiviert ist.
Gestalten Sie Ihre Signatur mit den bereitgestellten Formatierungstools oder fügen Sie eine vorgefertigte Signatur ein.
Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf "Änderungen speichern".
Wie können Sie E-Mail-Signaturen für Ihr Unternehmen entwerfen und verwalten?
Jetzt, da Sie verstehen, welche Elemente eine überzeugende Unternehmens-E-Mail-Signatur ausmachen, ist es an der Zeit, Ärmel hochzukrempeln und mit dem Entwerfen und Verwalten einer Signatur zu beginnen. Hier sind einige Optionen zur Erstellung und Verwaltung von E-Mail-Signaturen für Ihr Unternehmen:
1. Individuelle Verantwortung
Eine Möglichkeit besteht darin, dass die einzelnen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ihre eigenen E-Mail-Signaturen erstellen und verwalten. Dies mag wie eine schnelle und einfache Lösung erscheinen, kann jedoch zu Inkonsistenzen und unprofessionell aussehenden Signaturen führen.
Ohne zentrale Verwaltung ist es unmöglich, eine einheitliche Gestaltung aller E-Mail-Signaturen zu gewährleisten. Diese fehlende Standardisierung kann zu Fehlern führen, von falschem Branding bis hin zu schlecht ausgerichteten Formaten, was letztendlich das professionelle Image Ihres Unternehmens untergraben kann.
2. Verwendung eines E-Mail-Signatur-Generators
Es gibt viele Online-Tools, die bei der Erstellung und Verwaltung von E-Mail-Signaturen auf individueller Basis helfen können. Diese E-Mail-Signatur-Generatoren bieten in der Regel anpassbare Vorlagen, die Konsistenz sicherstellen und gleichzeitig eine Personalisierung für jede Person ermöglichen.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass viele dieser Tools zwar kostenlos sind, aber erhebliche Einschränkungen haben. Sie sind nicht unternehmensweit einsetzbar und können keine Unternehmens-E-Mail-Signaturen im gesamten Unternehmen durchsetzen. Freelancer oder sehr kleine Teams könnten sie als geeignet empfinden, aber größere Unternehmen werden sie als unzureichend für die Aufrechterhaltung einer einheitlichen Markenführung und professionellen Standards für alle Mitarbeiter empfinden.
3. Kopieren in einen E-Mail-Client
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine HTML-E-Mail-Signaturvorlage zu erstellen und manuell in den E-Mail-Client jedes Mitarbeiters zu kopieren. Dies ermöglicht eine vollständige Anpassung, kann jedoch zeitaufwändig sein und erfordert technisches Fachwissen. Wenn jede Person die Signatur selbst kopieren muss, besteht das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen. Verschiedene Mitarbeiter können kleine Fehler oder Änderungen vornehmen, was zu Variationen im Erscheinungsbild der Signatur führt.
Darüber hinaus wird es ohne zentrale Kontrolle schwierig, einheitliche Signaturen auf allen Geräten zu gewährleisten. Diese fehlende Uniformität kann die Markenführung und Professionalität der E-Mail-Kommunikation beeinträchtigen.
4. Zentral verwaltet durch die IT-Abteilung
Eine effizientere Option für größere Unternehmen besteht darin, die E-Mail-Signaturen aller Mitarbeiter zentral von der IT-Abteilung verwalten und kontrollieren zu lassen. Dies gewährleistet Konsistenz und vereinfacht Aktualisierungen, schränkt jedoch auch die individuelle Personalisierung ein.
Das Verwalten von E-Mail-Signaturen kann jedoch eine zeitaufwändige Aufgabe für IT-Abteilungen sein und ist anfällig für zahlreiche Fehler. Das Nachverfolgen von Aktualisierungen, das Sicherstellen der Einheitlichkeit und das Beheben von Problemen für jeden Mitarbeiter kann schnell überwältigend werden und zu Fehlern führen, die das professionelle Image des Unternehmens beeinträchtigen können.
5. Verwendung von E-Mail-Signatur-Software
Die umfassendste Lösung für die Gestaltung und Verwaltung von E-Mail-Signaturen ist die Verwendung spezieller E-Mail-Signatur-Software. Diese Tools bieten zentrale Kontrolle und ermöglichen es Ihnen, E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter an einem Ort zu erstellen und zu verwalten. Sie bieten anpassbare Vorlagen, die eine konsistente Markenführung über alle Signaturen hinweg sicherstellen und gleichzeitig eine individuelle Personalisierung ermöglichen.
Einige Softwarelösungen bieten sogar erweiterte Funktionen wie automatisierte Updates, die die Wartung erleichtern und sicherstellen, dass alle Signaturen auf dem neuesten Stand sind. Insgesamt bietet die Verwendung von E-Mail-Signatur-Software die effizienteste und effektivste Möglichkeit, E-Mail-Signaturen für Ihr Unternehmen zu verwalten.
Schlussfolgerung
Eine Unternehmens-E-Mail-Signatur ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das Ihre Marke stärken, Marketingbemühungen vorantreiben und die Produktivität verbessern kann. Durch die Einbindung wichtiger Elemente wie Ihrem Logo, Kontaktdaten, Social-Media-Links und Werbebannern können Sie eine professionelle und effektive E-Mail-Signatur erstellen, die das Branding und die Werte Ihres Unternehmens repräsentiert.
Die Verwendung bewährter Praktiken und geeigneter Werkzeuge zum Entwerfen und Verwalten von E-Mail-Signaturen sorgt für Konsistenz bei allen Mitarbeitern und erhält ein professionelles Image für Ihr Unternehmen.
Beginnen Sie mit der Erstellung beeindruckender Unternehmens-E-Mail-Signaturen mit der E-Mail-Signatur-Software von Exclaimer. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Ihr E-Mail-Signaturmanagement turbo-boosten können, und holen Sie sich eine Online-Demonstration.
