E-Mail-Signaturverwaltung: Die versteckten IT-Kosten der Verwendung manueller Methoden

Exclaimer's Bericht zum Stand der IT 2024 ergab, dass für fast zwei Drittel der IT-Führungskräfte der Support den Großteil ihrer Zeit in Anspruch nimmt. Ein weiteres Drittel konzentriert sich darauf, Zeit und Ressourcen bei sich wiederholenden Aufgaben zu reduzieren, wie z.B. dem manuellen Aktualisieren von E-Mail-Signaturen.

Dies lässt den IT-Teams wenig Zeit, sich auf strategische Projekte und das organisatorische Wachstum zu konzentrieren.

Dennoch sind E-Mail-Signaturen außerhalb der IT eine oberste Priorität. Hier sind einige Beispiele dafür, wie Nicht-IT-Teams ihre E-Mail-Signaturen nutzen:

• Marketingteams möchten Signaturen verwenden, um die Unternehmensmarke zu unterstützen und sie als personalisierten Kommunikationskanal zu nutzen.

• Legal teams möchten, dass in jeder Nachricht die richtigen E-Mail-Haftungsausschlüsse enthalten sind.

• Verkaufsteams möchten E-Mail-Signaturen als Engagement-Tool nutzen, um mit Interessenten und Kunden über Add-Ons wie Feedback-Umfragen zu interagieren.

• HR-Teams möchten professionelle E-Mail-Signaturen, um die Kontaktinformationen der Mitarbeiter und interne Supportkommunikation genau darzustellen.

Alle diese Anfragen zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen fallen automatisch auf IT-Profis zurück. Dies liegt daran, dass sie die einzigen sind, die über das technische Wissen und den Zugriff auf die kritische Recheninfrastruktur verfügen, um E-Mail-Signaturen ordnungsgemäß zu verwalten.

Methoden zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signaturen unterstützen die Marke, das Marketing und die Kommunikation eines Unternehmens, wenn Unternehmen expandieren. Neben den Kontaktdaten können Signaturen Unternehmenslogos, Links zu sozialen Medien und Marketing-Banner enthalten.

Es gibt viele Möglichkeiten, wie ein Unternehmen ohne ein E-Mail-Signatur-Verwaltungstool wählen könnte, ihre E-Mail-Signaturen zu aktualisieren. Lassen Sie uns einige dieser Methoden genauer betrachten.

Manuelle Updates an jedem Computer

In einigen Organisationen gehen IT-Mitarbeiter von Schreibtisch zu Schreibtisch und kopieren manuell eine Signaturvorlage in den E-Mail-Client jedes Mitarbeiters. Aber diese Methode ist äußerst ineffizient.

Im Durchschnitt verdienen IT-Administratoren 45,84 US-Dollar pro Stunde. Wenn es eine halbe Stunde dauert, das Signatur eines Benutzers zu aktualisieren und zu testen, würde allein eine Änderung pro Quartal für 100 Mitarbeiter einer Organisation jedes Jahr 9.168 US-Dollar kosten.

E-Mail-Signaturvorlagen für Mitarbeiter, um die Änderung vorzunehmen

Einige Organisationen ziehen es vor, eine Vorlage per E-Mail zu versenden, mit Anweisungen für Mitarbeiter, die Signatur selbst einzurichten. Das Problem bei dieser Methode ist, dass Mitarbeiter eventuell vergessen, ein Update durchzuführen oder Fehler machen. Das Ergebnis? E-Mail-Signaturen mit falschem oder veraltetem Branding, Nachrichten zu vergangenen Ereignissen oder abgelaufenen Aktionen.

Die Gestaltung der E-Mail-Signaturen durch einzelne Mitarbeiter führt auch zu inkonsistenten Layouts, Rechtschreibfehlern, defekten Links und nicht unterstützten Bildern in den E-Mail-Signaturen des Unternehmens.

Schlecht gestaltete E-Mail-Signaturen spiegeln nicht nur schlecht auf Ihre Marke wider, sondern stellen auch ein potentielles Sicherheitsrisiko für Ihre Mitarbeiter und Kunden dar.

Zentral verwaltete E-Mail-Signaturen: Der IT-Ansatz

Traditionally gibt es zwei Möglichkeiten, E-Mail-Signaturen zentral aus IT-Sicht zu verwalten. Ein IT-Profi kann:

• Verwenden Sie Client-seitige Skripts, um eine gestaltete Signatur zu den Client-Einstellungen der zugewiesenen Benutzer hinzuzufügen. Innerhalb ihres E-Mail-Clients können Benutzer die Signatur sehen, während sie eine E-Mail-Nachricht eingeben.

• Wenden Sie serverseitige E-Mail-Transportregeln an, um sicherzustellen, dass Signaturen nach dem Senden einer E-Mail, aber bevor sie das Unternehmensnetzwerk verlassen, hinzugefügt werden. Die Signatur wird auf die Nachricht "gestempelt", indem Signaturen zu E-Mails hinzugefügt werden, die von jedem Gerät gesendet werden.

Gängige IT-Herausforderungen bei der Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Obwohl ein IT-Experte eine Signaturrichtlinie mithilfe eines Skripts und benutzerdefiniertem HTML-Code durchsetzen kann, erschweren die folgenden Herausforderungen diesen Ansatz:

1. HTML-Designbeschränkungen

Marketing könnte ein großartiges E-Mail-Signatur-Design erstellen, aber das bedeutet nicht, dass es leicht in HTML repliziert werden kann. Es ist zeitaufwändig, eine E-Mail-Signaturvorlage mit HTML-Code zu erstellen, und sie muss oft außerhalb der üblichen Arbeitszeiten getestet werden.

Die Haftungsausschlussfunktion ist nicht für Organisationen konzipiert, die Microsoft Exchange oder Office 365 (Microsoft 365) verwenden, die auf hochwertiges HTML ausgelegt ist.

Für Google Workspace-Nutzer bietet die Admin-Konsole „Fußzeile anfügen“-Einstellungen im Bereich Gmail-Konformität an. Allerdings wird HTML nicht unterstützt. Der Fußzeilentext ist auf 10.000 Zeichen begrenzt und muss von einem Webserver verlinkt werden.

2. Probleme mit Client-seitigen Skripts

Clientseitige Skripte werden in der Regel auf mobilen Geräten und Nicht-Standard-Clients nicht unterstützt. Dies bedeutet, dass eine 100%ige Designübereinstimmung nicht möglich ist.

In der Zwischenzeit ist die Verwendung von Client-Side-Skripts mit Server-Transportregeln kein effektiver Weg, um E-Mail-Signaturen zu verwalten, da die beiden Methoden miteinander konkurrieren werden.

3. Signaturen werden auf verschiedenen Geräten unterschiedlich dargestellt.

Regeln müssen erstellt werden, um sicherzustellen, dass eine Signaturvorlage je nach Art des Geräts korrekt angewendet wird. Designvariationen müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Zum Beispiel sendet die iOS-E-Mail-App E-Mails im Klartextformat, sodass das, was auf einem Desktop-Computer großartig aussieht, auf einem iPhone oder iPad möglicherweise vollständig verschwindet.

4. Unterschrift stapeln

Die native E-Mail-Signaturfunktionalität in Office 365 und G Suite dient dazu, Haftungsausschlüsse zu E-Mails hinzuzufügen. Die Verwendung von serverseitigen Transportregeln bedeutet, dass Signaturen immer am Ende jeder E-Mail in einer Unterhaltung hinzugefügt werden.

5. Unvollständige oder ungenaue Kontaktdaten

Einige Kontaktinformationen können fehlen, wenn ein E-Mail-Signatur mit Details aus dem Active Directory oder dem Google-Verzeichnis ausgefüllt wird. Einige Mitarbeiter haben möglicherweise eine Mobilfunknummer, während andere dies nicht tun.

Daraus resultiert, dass Mitarbeiter leere Felder in ihren Signaturen haben können. Da Benutzer selten die Möglichkeit haben, diese Details selbst einzugeben oder zu ändern, obliegt es der IT, Fehler zu beheben.

6. Bilder erscheinen als Anhänge oder werden entfernt

Standardmäßig blockieren viele E-Mail-Clients automatisch alle extern gehosteten Bilder als Sicherheitsmaßnahme. Empfänger müssen E-Mails als von einem sicheren Absender kennzeichnen oder auf eine Schaltfläche "Bilder herunterladen" klicken, bevor sie Bilder wie soziale Medien Symbole und Logos sehen können.

7. Ständige Anfragen von nicht-IT-Teams für E-Mail-Signatur-Updates

Ob es um Marketing, HR, Recht oder Vertrieb geht, viele Nicht-IT-Teams möchten E-Mail-Signatur-Updates vornehmen, um ihren Zwecken gerecht zu werden. Zum Beispiel könnten Marketingabteilungen Werbebanner nutzen, um besondere Angebote, die Teilnahme an Messen oder neue Produktstarts hervorzuheben. Oft ist der Inhalt jedoch zeitkritisch.

Daher erhält die IT eine dringende Anfrage, die Banner so schnell wie möglich hinzuzufügen - und sobald die Marketingkampagne abgeschlossen ist, müssen die E-Mail-Signaturen erneut aktualisiert werden.

E-Mail-Signatur-Software zur Rettung

Professionelle E-Mail-Signatursoftware erleichtert es IT-Teams:

• Sorgen Sie für konsistente E-Mail-Signaturvorlagen auf jedem Gerät mit Vorschauoptionen für einfache Tests und Diagnosen

• Verwalten Sie E-Mail-Signaturen über einen Webbrowser, auch wenn Sie remote arbeiten

• Beseitigen Sie die Notwendigkeit manueller Aktualisierungen des E-Mail-Signaturdesigns

• Stärken Sie Marketingfachleute und übergeben Sie die tägliche Verantwortung

Die Magie einer E-Mail-Signaturlösung liegt in der zentralen Steuerung, die robust und unkompliziert ist. Jeder Mitarbeiter kann eine gebrandete Signatur an seine E-Mails anhängen, unabhängig vom Gerät, das er benutzt – von praktisch überall. Dies garantiert Markenkonsistenz und rechtliche Konformität.

E-Mail-Signaturaktualisierungen werden automatisch über vordefinierte und genehmigte Vorlagen durchgeführt. Das IT-Personal kann in nur wenigen Minuten Regeln festlegen, um Mitarbeiter in verschiedene Abteilungen zu gruppieren. Selbst Nicht-IT-Teams können verschiedene Vorlagen für andere Abteilungen einrichten und E-Mail-Signaturen auf spezifische Empfänger ausrichten, ohne die IT einzubeziehen.

E-Mail-Signatursoftware kann:

• Benutzerinformationen aus Benutzerverzeichnissen abrufen

• Benutzern ermöglichen, die richtigen Details für sich selbst einzugeben

• Spezifische Signaturen auf E-Mail-Antworten oder weitergeleitete Nachrichten anwenden, damit die Nachricht dem Charakter des E-Mail-Gesprächs entspricht

• Signaturen planen, sodass Änderungen außerhalb der Hauptarbeitszeiten und mit fortgeschrittenem Testen durchgeführt werden können

Die beste E-Mail-Signaturverwaltungssoftware funktioniert sowohl in der Cloud als auch in lokalen Umgebungen. Wenn Organisationen in die Cloud migrieren, migrieren auch ihre E-Mail-Signaturen. IT-Teams sollten E-Mail-Signaturverwaltungslösungen in Betracht ziehen, die einfach bereitzustellen sind und gut mit vorhandenen Systemen interagieren. Angemessene Sicherheit ist ebenfalls unerlässlich: Lösungen von Drittanbietern sollten eine Betriebszeit von 99,99 % unterstützen und den Anforderungen des Datenschutzes entsprechen.

Darüber hinaus bedeutet die Verwendung von Lösungen von Drittanbietern, dass E-Mail-Signaturen vollständig in Werbekampagnen integriert werden können, wobei die Aktualisierungsaufgaben in den Zuständigkeitsbereich des Marketingteams fallen. Während die IT weiterhin die informationstechnischen Aspekte der Verwaltung von E-Mail-Signaturen kontrolliert, erfolgt die Delegation der Signaturverwaltung an das Marketingteam. Dies ermöglicht es ihnen, personalisierte Erlebnisse in jeder gesendeten E-Mail zu schaffen - ohne die IT mit jeder inkrementellen Änderung zu belasten.

Promotionale Banner können ein spezielles Angebot für Interessenten enthalten, während ein regionales Büro eine lokale Veranstaltung bewerben kann. Das Marketing kann auch Feedback-Buttons mit einem Klick zum Signaturdesign hinzufügen, um die Kundenzufriedenheit schnell zu messen oder Designs mit saisonalen Öffnungszeiten oder Angeboten zu aktualisieren. Die besten Tools zur E-Mail-Signaturverwaltung beinhalten auch Analysen zur Verfolgung der Effektivität bei der Lösung von Problemen und des Engagements innerhalb der Signatur.

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Bereit, die Art und Weise zu verändern, wie Sie E-Mail-Signaturen verwalten? Bei Exclaimer glauben wir, dass die Verwaltung von E-Mail-Signaturen für alle Organisationen einfach sein sollte. Wenn Sie einmal zentral verwaltete E-Mail-Signaturen haben, können sie zu einem effektiven Weg werden, personalisiertes Marketing an eine Vielzahl von Zielgruppen zu liefern.

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