11 Beispiele und Vorlagen für Abwesenheitsnotizen
11 April 2022
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Laut Lifewire bevorzugen 62,86 % aller Geschäftsleute E-Mail als Kommunikationsmittel. Wenn man bedenkt, dass Büromitarbeitende durchschnittlich 40 Geschäfts-E-Mails pro Tag versenden, wird deutlich, dass E-Mails nach wie vor das wichtigste Kommunikationsmittel sind.
Mitarbeitende können jedoch nicht jede E-Mail, die in ihrem Posteingang landet, immer zeitnah beantworten. Menschen fahren in den Urlaub, werden krank oder haben andere Verpflichtungen, was dazu führt, dass ihre E-Mails unbeantwortet bleiben. Dafür gibt es Abwesenheitsnotizen!
Was ist eine Abwesenheitsnotiz?
Eine Abwesenheitsnotiz dient als automatische E-Mail-Antwort, die den Absender einer E-Mail darüber in Kenntnis setzt, dass der Empfänger momentan nicht zur Verfügung steht. Eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz informiert über die Abwesenheitsgründe, den Zeitraum für eine mögliche Antwort und nennt einen alternativen Ansprechpartner.
Elemente einer professionellen Abwesenheitsnotiz
Eine wirkungsvolle Abwesenheitsnotiz sollte folgende Informationen enthalten:
Grund der Abwesenheit: Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Arbeitsveranstaltungen oder Arbeit von einem anderen Standort sind gängige Gründe.
Erwarteter Zeitrahmen für Antworten: Geben Sie einen realistischen Zeitrahmen an, innerhalb dessen mit einer Antwort gerechnet werden kann.
Dauer der Abwesenheit und Rückkehrdatum: Sofern möglich, geben Sie spezifische Daten an.
Kontaktinformationen eines Vertreters: Für dringende Anliegen sollte immer eine alternative Kontaktperson benannt werden.
Eine Abwesenheitsnotiz sollte eine professionelle, aber freundliche Anrede enthalten. Sie können auch angeben, ob die E-Mail des Absenders weitergeleitet oder von anderen Mitarbeitern des Unternehmens gelesen wird. Sie sollten Ihre Nachricht auch Korrektur lesen lassen, da Tippfehler einen unprofessionellen Eindruck hinterlassen.
Um wirklich effektiv zu sein, sollte eine automatisierte E-Mail-Antwort immer professionell formuliert sein. Denken Sie daran, dass jeder, der Ihnen eine E-Mail schickt, Ihre Abwesenheitsnotiz sieht. Verzichten Sie daher auf Witze, übertriebenen Humor oder seltsame Kommentare.
Wir empfehlen Ihnen außerdem, Ihre Abwesenheitsnotiz mit einer E-Mail-Signatur Ihres Unternehmens zu versehen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Marke zu präsentieren, Ihre Kontaktdaten anzugeben, einen professionellen Eindruck zu hinterlassen und gegebenenfalls Marketingbotschaften zu hinterlassen.
Vorlagen für Abwesenheitsnotizen
Die folgenden Vorlagen sind für viele Situationen geeignet. Sie müssen sie nur an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen.
Vorlage für Abwesenheitsnotiz bei Urlaub
Abwesenheitsnotizen werden am häufigsten bei Urlaubsabwesenheiten verwendet. Oft ist es das Letzte, was die Mitarbeitenden vor ihrer Abreise tun. Machen Sie keine persönlichen Angaben über Ihr Reiseziel. Die wichtigste Information in der Abwesenheitsnotiz ist, dass Sie während dieser Zeit keine E-Mails beantworten werden.
Hallo,
Vielen Dank für Ihre E-Mail.
Ich befinde mich derzeit im Urlaub. Ich kehre am [DATUM] ins Büro zurück und haben bis dahin keinen Zugriff auf meine E-Mails.
Wenn Ihre Nachricht dringend ist, wenden Sie sich bitte an [NAME DES KONTAKTS] unter [E-MAIL-ADRESSE/TELEFON], die/der Ihnen weiterhelfen kann. Ansonsten werde ich Ihnen zeitnah nach meiner Rückkehr antworten.
Mit freundlichen Grüßen
[IHR NAME]
Hallo,
Ich befinde mich derzeit im Urlaub und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails. Ich werde am [DATE] wieder in das Büro zurückkehren.
Wenn Ihre E-Mail während meiner Abwesenheit sofortiger Aufmerksamkeit bedarf, wenden Sie sich bitte an [NAME] unter [E-MAIL-ADRESSE].
Mit freundlichen Grüßen
[IHR NAME]
Vorlage für Abwesenheitsnotiz bei Krankheit
Sie müssen dem Absender keine genauen Angaben machen, aber es ist wichtig, dass Sie mitteilen, dass Sie nicht erreichbar sind. Wenn es sich um eine längere Erkrankung handelt, ist es möglich, dass noch kein Datum für Ihre Rückkehr feststeht.
Konzentrieren Sie sich in diesem Fall auf die Angabe der Kontaktdaten der Person, die Sie während Ihrer Abwesenheit vertreten wird:
Hallo,
Ich bin derzeit krankheitsbedingt nicht in der Lage, meine E-Mails zu beantworten.
Ich erwarte jedoch, dass ich ab dem [VORRAUSSICHTLICHES DATUM] wieder arbeiten werden.
Kontaktieren Sie bitte [NAME] unter [E-MAIL-ADRESSE UND TELEFONNUMMER], die/der Ihnen während meiner Abwesenheit gerne behilflich sein wird.
Vielen Dank.
[IHR NAME]
Vorlage für Abwesenheitsnotiz bei längeren Antwortzeiten
Wenn Sie arbeiten und nicht immer sofort auf E-Mails antworten können, sollten Sie dies in Ihrer Abwesenheitsnotiz deutlich machen. Damit legen Sie die Erwartungen des Absenders für eine Antwort fest:
Hallo,
Vielen Dank für Ihre E-Mail.
Ich bin derzeit aufgrund von [GRUND] nicht erreichbar. Ich werde am [DATUM] ins Büro zurückkehren. Bis dahin werde ich meine E-Mails nur gelegentlich abrufen. Rechnen Sie daher bitte mit einer verzögerten Antwort.
Wenn Ihre Nachricht dringend ist, wenden Sie sich bitte an meinen [KOLLEGEN/MANAGER] [NAME DES KONTAKTES] unter [E-MAIL-ADRESSE/TELEFONNUMMER], die/der Ihnen weiterhelfen kann. Andernfalls werden ich Ihre E-Mail nach meiner Rückkehr beantworten.
Mit freundlichen Grüßen
[IHR NAME]
Sehr geehrte Damen und Herren,
Vielen Dank für Ihre E-Mail.
Ich nehme vom [DATUM] bis zum [DATUM] an [VERANSTALTUNG] in [ORT] teil. Aus diesem Grund habe ich nur begrenzt Zugriff auf meine E-Mails.
Wenn Sie mich dringend kontaktieren müssen, rufen Sie mich bitte an unter [TELEFONNUMMER].
Vielen Dank.
[IHR NAME]
Hallo,
Vielen Dank für Ihre E-Mail.
Ich bin derzeit nicht im Büro und nehme teil an [NAME DER VERANSTALTUNG] in [ORT]. Ich werde allen meinen E-Mails nachgehen, wenn ich die Möglichkeit dazu habe, aber bitte rechnen Sie mit Verzögerungen bei meinen Antworten.
Vielen Dank.
[IHR NAME]
Vorlage für Abwesenheitsnotiz an Feiertagen
Wenn Ihr Unternehmen wegen eines Feiertags geschlossen ist, beantwortet niemand Ihre E-Mails. Daher sollte eine Abwesenheitsnotiz die Absender darüber informieren, dass sie keine Antwort erwarten können, bis Ihr Unternehmen wieder geöffnet ist.
Wir empfehlen Ihnen, den Feiertag in Ihrer Antwort nicht zu sehr hervorzuheben, da nicht alle Absender diesen auch feiern werden - z.B. indem Sie allen Frohe Weihnachten wünschen etc:
Hallo,
Vielen Dank für Ihre E-Mail.
Unser Büro ist ab jetzt aufgrund von [FEIERTAG] geschlossen. Wir werden ab dem [DATUM] wieder für Sie da sein.
Ich werde Ihre E-Mail so bald wie möglich nach unserer Rückkehr beantworten.
Mit freundlichen Grüßen
[IHR NAME]
Vorlage für Abwesenheitsnotiz Englisch
Viele Angestellte haben auch internationale Kontakte. In dem Fall sollte die Abwesenheitsnotiz auch in englischer Sprache genutzt werden. In vielen Unternehmen ist es gängig zweisprachige Abwesenheitsnotizen innerhalb einer E-Mail zu nutzen.
Hallo,
Ich bin derzeit im Urlaub, bin aber ab dem [DATUM] wieder erreichbar.
Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte per E-Mail an [NAME], die/der sich in meiner Abwesenheit um meine [ARBEIT/E-MAILS/PROJEKTE] kümmert.
Wenn es sich um eine dringende Angelegenheit handelt, können Sie mir eine Nachricht schreiben an [TELEFONNUMMER].
Vielen Dank.
[IHR NAME]
Vorlage für interne Abwesenheitsnotiz
Eine interne Antwort kann etwas informeller formuliert werden, sollte aber nicht zu beiläufig sein. Denken Sie daran, dass alle Mitarbeiter, einschließlich des Managements, diese automatische Antwort sehen können, wenn sie Ihnen eine E-Mail schicken:
Hallo,
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich befinde mich ab dem [DATUM] im [MUTTERSCHAFTSURLAUB/VATERSCHAFTSURLAUB/ELTERNURLAUB]. Ich werde voraussichtlich am [DATUM] ins Büro zurückkehren.
Ich werde meine E-Mails während dieser Zeit nicht lesen.
Bitte wenden Sie sich in dieser Zeit an [NAME] unter [E-MAIL-ADRESSE/TELEFONNUMMER], der/die Ihnen weiterhelfen kann.
Mit freundlichen Grüßen
[IHR NAME]
Vorlage für Abwesenheitsnotiz Elternzeit/Mutterschutz
Mutterschutz und Elternzeit bedeuten oft eine längere Abwesenheit als der normale Jahresurlaub. Die Nachricht, die Sie in dieser automatischen Antwort verwenden, wird jedoch ähnlich sein:
Hallo,
Ich werde vom [DATUM] bis zum [DATUM] an [VERANSTALTUNG] teilnehmen. Rechnen Sie daher bitte mit Verzögerungen bei meinen Antworten.
Wenn Ihre Nachricht dringend ist, wenden Sie sich bitte an das Team der [ABTEILUNG] unter [E-MAIL-ADRESSE], das Ihnen weiterhelfen kann.
Wenn Sie unser neues [PRODUKT] ausprobieren möchten, besuchen Sie unsere Website und melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an: [LINK ZUR KOSTENLOSEN TESTVERSION].
Mit freundlichen Grüßen
[IHR NAME]
Vorlagen zur Leadgenerierung und Bewerbung von Inhalten bei Abwesenheit
Wie E-Mail-Signaturen können auch Abwesenheitsnotizen zur Lead-Generierung und zur Bewerbung neuer Inhalte verwendet werden. Sie können ganz einfach ein oder zwei Sätze mit einer spezifischen Handlungsaufforderung hinzufügen, z.B. einen Link zu einer kostenlosen Testversion oder zur Registrierung für eine Demo, oder ein neues eBook/Whitepaper bewerben:
Hallo,
Vielen Dank für Ihre E-Mail.
Ich befinde mich derzeit im Urlaub. Ich kehre am [DATUM] ins Büro zurück und haben bis dahin keinen Zugriff auf meine E-Mails.
Wenn Ihre Nachricht dringend ist, wenden Sie sich bitte an [NAME DER KONTAKTPERSON] unter [E-MAIL-ADRESSE/TELEFONNUMMER], die/der Ihnen gerne weiterhelfen wird. Ich werde alle anderen E-Mails nach meiner Rückkehr beantworten.
In the meantime, have you seen our new white paper? It provide lots of useful info on [WHAT THE WHITE PAPER IS ABOUT]. You can access it here [LINK TO WHITE PAPER URL].
Best,
[YOUR NAME]
Automatische Antwort in Outlook und Gmail einrichten
Outlook
Um eine Abwesenheitsnotiz in Outlook zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie Datei > Automatische Antworten (Abwesend).
Aktivieren Sie die Option Automatische Antwort senden.
Legen Sie den Zeitraum fest, für den die Abwesenheitsnotiz gelten soll. Sie können auch unterschiedliche Nachrichten für interne und externe Empfänger festlegen.
Nachdem Sie Ihre Nachricht verfasst und die Einstellungen angepasst haben, klicken Sie auf OK, um die Konfiguration zu speichern.
Gmail
Um eine Abwesenheitsnotiz in Gmail einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Einstellungen > Alle Einstellungen anzeigen.
Scrollen Sie auf der Registerkarte Allgemein nach unten zum Abschnitt Abwesenheitsnotiz.
Aktivieren Sie die Option Abwesenheitsnotiz aktiviert und geben Sie den Zeitraum, die Betreffzeile und den Nachrichtentext ein.
Außerdem können Sie festlegen, ob alle Empfänger oder nur Kontakte aus Ihrem Adressbuch die Abwesenheitsnotiz erhalten sollen.
Bestätigen Sie mit Änderungen speichern.
Durch die Einrichtung von Abwesenheitsnotizen in Ihrem E-Mail-Programm stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakte auch bei Ihrer Abwesenheit entsprechend informiert werden.
