13 Beispiele und Vorlagen für Abwesenheitsnotizen

Laut Lifewire bevorzugen 62,86 % aller Geschäftsleute E-Mail als Kommunikationsmittel. Wenn man bedenkt, dass Büromitarbeitende durchschnittlich 40 Geschäfts-E-Mails pro Tag versenden, wird deutlich, dass E-Mails nach wie vor das wichtigste Kommunikationsmittel sind.

Mitarbeitende können jedoch nicht jede E-Mail, die in ihrem Posteingang landet, immer zeitnah beantworten. Menschen fahren in den Urlaub, werden krank oder haben andere Verpflichtungen, was dazu führt, dass ihre E-Mails unbeantwortet bleiben. Dafür gibt es Abwesenheitsnotizen!

Was ist eine Abwesenheitsnotiz?

Eine Abwesenheitsnotiz ist eine automatische Antwort, die den Absender einer E-Mail darüber informiert, dass der Empfänger derzeit nicht erreichbar ist. Das bedeutet, dass Sie E-Mails nicht so schnell wie üblich lesen oder beantworten werden. Deshalb sollte eine Abwesenheitsnotiz folgende Punkte enthalten:

1. Der Grund, warum sind nicht erreichbar sind

Zu den häufigsten Gründen zählen dabei:

• Urlaub

• Erkrankung

• Externe Schulung

• Arbeitsveranstaltungen wie Messen oder Konferenzen

• Arbeit von einem anderen Standort

2. Wann der Absender eine Antwort erwarten kann

Die Geben Sie einen realistischen Zeitrahmen für eine Antwort an, damit der Absender weiß, woran er ist. Wenn Sie Ihre E-Mails zwei Wochen lang nicht lesen werden, ist es wichtig, dies auch so zu sagen Falls Sie hingegen Ihre E-Mails gelegentlich abrufen werden, können Sie den Absender informieren, dass es etwas länger dauern kann als üblich.

3. Abwesenheitsdauer und Datum, an dem Sie zurück sind

Nennen Sie hier wann immer möglich ein Datum. Wenn Sie krank sind, geht das nicht immer. Nennen Sie möglichst auch immer das Datum, ab dem Sie weg sind.

4. Ansprechpartner während Ihrer Abwesenheit

Manchmal ist eine E-Mail-Anfrage besonders dringend. Daher sollten Sie immer die Kontaktinformationen Ihrer Kollegen angeben, die Sie vertreten. Informieren Sie diese Person natürlich im Voraus darüber.

Weitere Punkte, die Sie beachten sollten

Eine Abwesenheitsnotiz sollte eine professionelle, aber freundliche Begrüßung enthalten. Sie können auch erwähnen, ob die E-Mail des Absenders weitergeleitet oder von anderen Mitarbeitern des Unternehmens gelesen wird. Sie sollten Ihre Nachricht zudem Korrektur lesen lassen, da Tippfehler einen unprofessionellen Eindruck erwecken.

Um wirklich effektiv zu sein, sollte eine automatisierte E-Mail-Antwort immer professionell formuliert sein. Denken Sie daran, dass jeder, der Ihnen eine E-Mail schickt, Ihre Abwesenheitsnotiz sehen wird. Verzichten Sie daher lieber auf Witze, überspitzten Humor oder merkwürdige Kommentare.

Wir empfehlen außerdem, dass Sie eine E-Mail-Signatur des Unternehmens zu Ihrer Abwesenheitsnotiz hinzufügen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Marke zu präsentieren, Ihre Kontaktinformationen anzugeben, einen professionellen Eindruck zu machen und bei Bedarf Marketingbotschaften zu hinterlassen.

Vorlagen für Abwesenheitsnotizen

Die nachstehenden Vorlagen eignen sich für zahlreiche Situationen. Sie müssen sie nur noch an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen.

Vorlage für eine Urlaubs-Abwesenheitsnotiz

Abwesenheitsnotizen werden am häufigsten während Urlaubsabwesenheiten verwendet. Häufig ist es das Letzte, was Mitarbeitende noch tun, bevor sie abreisen. Machen Sie keine persönlichen Angaben, wie wohin sie fahren. Die wichtigste Informationen in dieser Nachricht ist, dass Sie während dieser Zeit keine E-Mails beantworten werden. Also:

Vorlage für eine krankheitsbedingte Abwesenheit

Sie müssen dem Absender keine genauen Informationen machen, aber es ist wichtig, mitzuteilen, dass Sie nicht erreichbar sein werden. Wenn es sich um eine Langzeiterkrankung handelt, steht möglicherweise noch kein Datum für Ihre Rückkehr fest.

Konzentrieren Sie sich in diesem Fall auf die Angabe konkreter Kontaktinformationen der Person, die Sie während Ihrer Abwesenheit vertreten wird:

Vorlagen für längere Antwortzeiten

Wenn Sie arbeiten, aber nicht immer sofort auf E-Mails antworten können, sollten Sie dies in Ihrer Abwesenheitsnotiz deutlich machen. So setzen Sie die Erwartungen des Absenders für eine Antwort:

Vorlage für Abwesenheitsnachrichten bei gesetzlichen Feiertagen

Wenn Ihr Unternehmen wegen eines gesetzlichen Feiertags geschlossen ist, antwortet auch niemand auf E-Mails. Daher sollte eine Abwesenheitsnotiz die Absender darauf hinweisen, dass sie keine Antwort erwarten können, bis Ihr Unternehmen wieder geöffnet ist.

Wir empfehlen, den Feiertag in Ihrer Antwort nicht zu sehr hervorzuheben, da nicht alle Absender diesen ebenfalls begehen werden – z. B. indem Sie allen Frohe Weihnachten usw. wünschen:

Vorlage für interne Abwesenheitsnachrichten

Eine interne Antwort kann sprachlich etwas formloser gestaltet werden, sollte aber dennoch nicht zu lässig formuliert sein. Denken Sie daran, dass alle Mitarbeiter, einschließlich der Geschäftsleitung, diese automatische Antwort sehen können, wenn diese Ihnen eine E-Mail senden:

Vorlage für Abwesenheit bei Mutterschaftsurlaub

Mutterschaftsurlaub und Elternzeit bedeuten oft eine längere Abwesenheit als der normale Jahresurlaub. Die Botschaft, die Sie in dieser automatischen Antwort verwenden, wird jedoch ähnlich sein:

Vorlagen für die Leadgenerierung und die Bewerbung von Inhalten bei Abwesenheit

Genau wie E-Mail-Signaturen können auch Abwesenheitsnotizen für die Leadgenerierung und die Bewerbung neuer Inhalte verwendet werden. Sie können ganz einfach ein oder zwei Sätze mit einer spezifischen Handlungsaufforderung hinzufügen, z. B. mit einem Link zu einer kostenfreien Testversion oder zu einer Registrierung für eine Demo, oder mit der Bewerbung eines neuen eBooks/Whitepaper:

Einrichten einer automatischen Antwort in Outlook und Gmail

Outlook

1. Wählen Sie Datei > Automatische Antworten (Außer Haus).

   
   

2. Klicken Sie auf Automatische Antworten senden.

   
   

3. Wählen Sie aus, an welchen Tagen Sie Ihre Abwesenheitsnachricht versenden möchten und ob Sie verschiedene Versionen für Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Unternehmen verwenden möchten.

   
   

4. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern.

Gmail

1. Wählen Sie Einstellungen > Alle Einstellungen aufrufen.

   
   

2. Scrollen Sie auf der Registerkarte Allgemein nach unten zu Abwesenheitsnotiz.

   
   

3. Wählen Sie Abwesenheitsnotiz aktiviert aus.

   
   

4. Nachdem Sie Ihre Nachricht verfasst haben, können Sie entscheiden, an welchen Tagen sie veröffentlicht und an wen der Inhalt gesendet werden soll.

   
   

5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.