E-Mail-Signaturen im Einklang mit dem Verzeichnis
Jede E-Mail-Signatur übernimmt die aktuellen Mitarbeiterdaten direkt aus dem internen Verzeichnis. So tragen E-Mails keine veralteten Positionen, Telefonnummern oder Bürostandorte.
Mitarbeitende können Felder wie Pronomen oder private Nummern selbst aktualisieren, während das interne Team den Rest steuert. Welche Felder bearbeitbar sind und welche gesperrt bleiben, wird zentral festgelegt. So bleiben Signaturen korrekt und konform, bei geringerem Verwaltungsaufwand.
So funktioniert die Verzeichnissynchronisierung
Verzeichniszugriff autorisieren
Exclaimer lässt sich mit wenigen Klicks mit Entra ID oder Google Workspace verbinden. Alternativ erfolgt die Synchronisierung der Nutzerdaten über Okta oder die bevorzugte HRIS-Lösung, gemeinsam mit unserem Team.
Mit dem Verzeichnis synchronisieren
Die vorhandenen Nutzerdaten werden in regelmäßigen Abständen automatisch in Exclaimer übernommen, damit Aktualisierungen von selbst erfolgen.
Bearbeitbare Felder festlegen
Es wird bestimmt, welche Angaben Mitarbeitende ändern dürfen, während die IT oder ein gewählter Admin die Kontrolle über alle übrigen Signaturdetails behält.
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Weltweit vertrauen 10 Millionen E-Mail-Konten Exclaimer
Häufig gestellte Fragen
Bei Microsoft 365 und Google Workspace läuft Directory Sync automatisch zweimal täglich. Eine Synchronisierung kann außerdem jederzeit manuell über die Absenderverwaltung gestartet werden. Nach Abschluss werden Datum und Uhrzeit der letzten Synchronisierung angezeigt. Der Vorgang kann bis zu drei Stunden dauern.
Die IT (oder ein gewähltes Team) legt genau fest, welche Felder Mitarbeitende bearbeiten dürfen, etwa Pronomen oder private Nummern, während alle anderen Felder gesperrt bleiben. In Kombination mit Cloud Deployment ist sichergestellt, dass jede E-Mail mit dem richtigen Signaturformat versendet wird, genau wie vorgesehen.
Mitarbeitende melden sich im Exclaimer Benutzerdaten-Editor an, um ihre Angaben zu aktualisieren. Dort können sie die von der IT freigegebenen Felder bearbeiten, ihre vCard anpassen und sogar ihren markenkonformen Video-Hintergrund für Microsoft Teams oder Google Meet herunterladen.
Exclaimer liest nur die Nutzerattribute, die zum Erstellen von Signaturen benötigt werden, über sichere Verbindungen zu Entra ID, Google Workspace oder Okta. Alle Daten werden gemäß ISO 27001, DSGVO und weiteren führenden Compliance-Standards verarbeitet.
Exclaimer ist seit 25 Jahren die führende Lösung für E-Mail-Signatur-Management. Wir sind die einzige Lösung mit einer Security Scorecard von 100/100. Unsere moderne Technologie spart dem Team Zeit und dem Unternehmen Kosten und macht es einfach, Disclaimer und Markenvorgaben in Signaturen umzusetzen.
E-Mail-Signaturen in nur 10 Minuten automatisieren
Jede Signatur bleibt ohne manuelle Updates korrekt und konsistent. Reduzieren Sie IT-Aufwand und lassen Sie Ihr Verzeichnis die Arbeit übernehmen.