DSGVO-Compliance bei Exclaimer

Exclaimer erfüllt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die britische UK GDPR. Wir verarbeiten Verzeichnisdaten für mehr als 80,000 Organisationen weltweit, mit über 20 Jahren Erfahrung im E-Mail-Signatur-Management hinter jeder Maßnahme, die wir anwenden.

Diese Seite gibt einen Überblick über unseren Umgang mit der DSGVO. Die formale Compliance-Erklärung ist in unserer Erklärung zur Einhaltung des Datenschutzes zu finden.

Zertifikate, Auditberichte und weitere Unterlagen stehen im Exclaimer Trust Center bereit.

Wie geht Exclaimer gemäß DSGVO mit meinen Daten um?

Im Sinne der DSGVO ist Exclaimer Auftragsverarbeiter. Unser Kunde ist der Verantwortliche. Wir verarbeiten Verzeichnisdaten, die aus Microsoft 365 oder Google Workspace synchronisiert werden: Namen, E-Mail-Adressen, geschäftliche Kontaktdaten und alle benutzerdefinierten Attribute, die der Kunde seinem Signaturdesign hinzufügt.

Was wir nicht speichern:

• Inhalt von E-Mail-Nachrichten: Nachrichten durchlaufen unsere Cloud-Lösung, die Signatur wird im Arbeitsspeicher angewendet, und die Nachricht wird an den E-Mail-Fluss des Kunden zurückgegeben

• Signaturblöcke: Werden unmittelbar nach der Anwendung gelöscht

• E-Mail-Inhalte im Support: Die einzige Ausnahme besteht, wenn ein Kunde Exclaimer ausdrücklich erlaubt, zur Klärung einer Anfrage auf E-Mail-Inhalte zuzugreifen

Clientseitige Bereitstellungen: Die Signatur wird vor dem Versand auf dem Gerät der Nutzenden angewendet. Die E-Mail durchläuft nie die Infrastruktur von Exclaimer.

Wo werden Exclaimer-Daten gespeichert?

Für Kunden, deren Daten unter die DSGVO oder die UK GDPR fallen, hostet Exclaimer die Daten in der jeweils zuständigen Region. Daten von Kunden im EWR werden in der EU verarbeitet und gespeichert. Kunden aus Deutschland werden in unserer eigenen Region Deutschland gehostet. Daten von Kunden aus dem Vereinigten Königreich werden im Vereinigten Königreich gehostet.

Jeder Kunde wird bei Vertragsabschluss einer Region zugewiesen. Danach bleiben die Daten dort. Personenbezogene Daten aus dem EWR verlassen den EWR im Regelbetrieb nicht, und Übermittlungen zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich sind durch den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für das Vereinigte Königreich abgedeckt (gültig bis 27. Dezember 2031).

Die einzige Ausnahme ist der technische Support. Erfolgt der Support durch ein Exclaimer-Team außerhalb des EWR, sind die Übermittlungen durch EU-Standardvertragsklauseln abgedeckt.

Die vollständige Zuordnung von Regionen zu Rechenzentren finden Sie auf unserer Seite zu den Cloud-Endpunkten.

Welche Unterauftragsverarbeiter setzt Exclaimer ein?

Exclaimer setzt für die Bereitstellung des Dienstes eine kleine Zahl von Unterauftragsverarbeitern ein, die Cloud-Infrastruktur, CRM, Zahlungsabwicklung, technischen Support und Backup abdecken. Jeder von ihnen ist vertraglich an dieselben Datenschutzpflichten gebunden, die Exclaimer als Auftragsverarbeiter übernimmt. EU-Standardvertragsklauseln decken jeden Unterauftragsverarbeiter ab, der außerhalb des EWR oder des Vereinigten Königreichs ansässig ist.

Kategorien von Unterauftragsverarbeitern:

• Cloud-Infrastruktur (Hosting und Rechenleistung)

• CRM- und Kundensupport-Plattformen

• Zahlungsabwicklung

• Technische Support-Dienste

• Backup und Disaster Recovery

Wir informieren Kunden mindestens 10 Tage vor jeder Änderung unserer Liste der Unterauftragsverarbeiter und räumen ein Widerspruchsrecht ein, bevor ein neuer Unterauftragsverarbeiter hinzugezogen wird. Die aktuelle namentliche Liste ist in Anhang III unseres Auftragsverarbeitungsvertrags aufgeführt.

Wie übe ich meine Betroffenenrechte gegenüber Exclaimer aus?

Die DSGVO gewährt Einzelpersonen Rechte an ihren personenbezogenen Daten. Die Rolle von Exclaimer hängt davon ab, um wessen Daten es geht.

Als Exclaimer-Kunde wenden Sie sich an [email protected], um Ihre Rechte an den Daten wahrzunehmen, die wir zu Ihrem Konto speichern. Wir prüfen vor jeder Maßnahme die Identität und antworten innerhalb von 30 Tagen kostenfrei.

Werden Ihre Daten von einem Exclaimer-Kunden gehalten (in der Regel, weil Ihr Arbeitgeber unseren Dienst nutzt), wenden Sie sich an diese Organisation. Als Verantwortliche bearbeitet sie Ihre Anfrage, und wir unterstützen sie bei Bedarf.

So stellen Sie ein Auskunftsersuchen betroffener Personen (DSAR)

1. E-Mail an [email protected] mit Ihrer Anfrage

2. Nachweis Ihrer Identität, wie von unserem Datenschutzbeauftragten angefordert

3. Antwort innerhalb von 30 Tagen, kostenfrei

Wie geht Exclaimer mit einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten um?

Betrifft eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Daten, die wir im Auftrag eines Kunden verarbeiten, benachrichtigen wir diesen Kunden unverzüglich. Exclaimer-Kunden können einen Verdachtsfall melden, indem sie sich an [email protected] wenden.

Der Datenschutzbeauftragte von Exclaimer

Exclaimer hat Karl Bagci, Director of IT and Information Security, zum Datenschutzbeauftragten ernannt. Der Datenschutzbeauftragte ist Ansprechpartner für betroffene Personen, Kunden und Aufsichtsbehörden in Fragen der DSGVO.

Zur Kontaktaufnahme genügt eine E-Mail an [email protected]. Förmliche Postanschriften sind im jeweils geltenden Auftragsverarbeitungsvertrag aufgeführt.

Hat Exclaimer einen DSGVO-Auftragsverarbeitungsvertrag?

Unser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) enthält die formalen vertraglichen Zusagen hinter den auf dieser Seite beschriebenen Praktiken, darunter die technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen von Exclaimer und die Auditrechte der Kunden.

Der AVV ist Bestandteil der Endbenutzer-Lizenzvereinbarung (EULA) von Exclaimer. Kunden, die die EULA seit Mai 2018 akzeptiert haben, sind automatisch abgedeckt. Für Altverträge oder individuell verhandelte Bedingungen sind separate AVV erhältlich. Zur Anforderung wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson bei Exclaimer.

Der aktuelle AVV ist unter exclaimer.com/legal/dpa verfügbar.

Wo finde ich die DSGVO-Dokumentation von Exclaimer?

Nachweise aus Audits, Zertifikate und weitere Unterlagen stehen im Exclaimer Trust Center bereit. Dort sind vorab ausgefüllte Antworten auf über 350 Sicherheits- und Compliance-Fragen zu finden, dazu der aktuelle AVV, Auditberichte und Richtliniendokumente, die unter NDA verfügbar sind.

Benötigt Ihre Anbieterprüfung Unterlagen, die nicht im Trust Center enthalten sind, wenden Sie sich an unser Sicherheitsteam.