Utilisation de ChatGPT pour des inspirations de signatures d’e-mails [7 idées + messages]

ChatGPT est un sujet qui fait couler beaucoup d’encre à l’heure actuelle, avec des opinions qui divergent quant à son intégrité. Mais il est indéniable que l’IA est un enjeu majeur. Elle est appelée à bouleverser presque tout, y compris le monde des e-mails. Les entreprises qui n'adoptent pas l’IA resteront à la traîne.

Et qu’en est-il d’utiliser ChatGPT pour les signatures d’e-mails ?  La question n’est pas encore tranchée à ce stade. Mais une chose est sûre, les professionnels ont recours à l’IA pour accélérer leurs tâches et stimuler leur créativité. Ainsi, que vous fassiez preuve d’un certain cynisme face à l’IA ou que vous soyez un(e) adepte de ChatGPT, vous devrez adopter la technologie de l’IA pour optimiser votre fonction.

Mais ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider. Pour ce faire, nous avons exploré les meilleures façons d’utiliser ChatGPT pour que vos signatures d’e-mails prennent une toute autre dimension.

Comment commencer à utiliser ChatGPT pour les signatures d’e-mails

Avant de commencer, voici quelques points à prendre en compte pour tirer le meilleur parti de ChatGPT pour les signatures d’e-mails.

Comprendre la finalité de votre signature d’e-mail

Avant de procéder à toute modification, déterminez l’objectif de votre signature d’e-mail. Pensez aux équipes de votre entreprise et aux parties prenantes auxquelles elles envoient des e-mails. Cela vous aidera à créer une carte de segmentation et à réfléchir à des messages pour chacune d’entre elles.

Réfléchir aux détails

Quels sont les éléments que vous souhaitez inclure dans votre signature ?  Vos nom, prénom, votre fonction et votre numéro de téléphone seront-ils suffisants ? Souhaitez-vous inclure d’autres informations dans votre signature d’e-mail, par exemple des pronoms préférés relatifs au genre ? N’oubliez pas la clause d’exclusion de responsabilité dans les e-mails et ce que vous devez inclure pour être conforme sur le plan légal. Ces éléments peuvent varier d’un pays à l’autre.

À la recherche d’inspiration

Recherchez des exemples de signatures d’e-mails de qualité pour vous inspirer. Vous pouvez rechercher des idées de signatures d’email en utilisant Google Images, Canva ou Pinterest.

À mesure que vous réfléchirez à votre signature, vous trouverez naturellement des moyens pour que ChatGPT en améliore chaque élément.  Mais pour vous aider à démarrer, nous vous proposons sept idées « prêtes à l’emploi », ainsi que des messages, que vous pouvez coller directement dans ChatGPT.

7 idées pour créer une signature d’e-mail ChatGPT magique

1. Proposer des messages à ajouter à une bannière de signature d’e-mail pour promouvoir quelque chose.

L’avantage du recours à ChatGPT pour les signatures d’e-mails est qu’il peut analyser du texte. Ainsi, si vous craignez que votre signature ne paraisse générique ou que les informations ne soient glanées à partir d’autres sources, vous pouvez utiliser votre propre contenu comme base.  Il vous suffit de coller le texte ou d’inclure le lien que vous souhaitez qu’il utilise.

Dans cet exemple, nous avons utilisé un texte que nous avons créé pour un contenu ou un événement, et nous avons demandé à ChatGPT de le réutiliser pour la signature de l’e-mail :

Demande : Créer un texte pour une signature d’e-mail afin de promouvoir ce [blog/événement/livre blanc], en y incluant un bouton CTA (appel à l’action). Le texte ne doit pas dépasser 10 mots et l’appel à l’action ne doit pas excéder 2 mots. Voici un lien vers de plus amples informations sur le [blog/événement/livre blanc] : [Insérer le lien]

2. Créer un message à ajouter à une bannière dans le cadre d’une autre campagne

Comme pour la première suggestion, nous utilisons un texte que nous avons déjà créé pour une campagne promotionnelle et nous demandons à ChatGPT de le réutiliser pour notre signature d’email :

Demande : Créer un texte pour une signature d’e-mail afin de promouvoir [insérer le nom de la promotion] de [nom de l’entreprise] avec un bouton CTA (appel à l’action).  Le texte ne doit pas dépasser 10 mots et le CTA (appel à l’action) ne doit pas excéder 2 mots. Voici un lien pour obtenir de plus amples informations à propos de la promotion. [Insérer le lien]

3. Modifier le message de la bannière pour l’utiliser comme test A/B

Un autre avantage de ChatGPT est qu’il s’agit d’un chatbot. Cela signifie que vous pouvez lui demander de modifier ou de développer les réponses qu’il vous a données précédemment, comme vous le feriez dans le cadre d’une conversation avec un être humain. 

Ainsi, par exemple, vous pourriez lui demander d’adapter la formulation qu’il a créée pour attirer un public spécifique. Supposons que vous lui ayez demandé de créer pour vous un texte pour une bannière de signature d’e-mail.

Dans cet exemple, nous lui avons demandé de créer une autre version de ce texte pour une bannière de signature d’e-mail pour l’utiliser dans le cadre d’un test A/B :

Demande : Écrire une autre version de ce message de bannière que je pourrai utiliser dans le cadre d’un test A/B : [Insérer le texte original et le CTA]

4. Vous aider à rédiger un e-mail à l’intention de vos collègues pour les convaincre d’ajouter leurs pronoms relatifs au genre.

Vous pouvez également utiliser ChatGPT pour améliorer les signatures d’e-mails internes et celles des RH. Vous trouverez ici d’autres conseils sur l’utilisation de vos signatures pour célébrer la diversité au sein de votre entreprise, mais Exclaimer permet aux membres du personnel d’ajouter leurs pronoms préférés en toute simplicité. 

Toutefois, il ne sert à rien de s’enthousiasmer pour cette fonctionnalité si votre personnel ne l’utilise pas. C’est là que ChatGPT intervient. Vous pouvez lui demander de vous aider à rédiger un e-mail pour leur demander d’ajouter des pronoms relatifs au genre à leur signature d’e-mail :

Demande : Créer un e-mail que je peux envoyer aux collègues de mon secteur d’activité [insérer le secteur] pour les persuader d’ajouter leurs pronoms relatifs au genre à leurs signatures d’e-mails.

5. Utiliser ChatGPT pour identifier de bons articles ou livres à partager en interne sur les signatures internes afin d’inspirer votre personnel.

N’importe quel service peut utiliser cette idée, quel que soit le sujet.  Les RH pourraient partager des livres sur le bien-être et la santé mentale.  D’autres services pourraient partager des ressources pour aider à développer leur personnel.  Voici ce que nous mettrions dans ChatGPT pour susciter des idées :

Demande : Pouvez-vous me recommander des livres que je pourrais partager auprès de mes collègues sur le thème de [la santé mentale au travail / insérer un autre sujet] ?

6. Utiliser ChatGPT pour tester le code HTML de votre signature d’e-mail ou pour éliminer les bugs

ChatGPT est résolument très utile pour tester le code.  Dans ce cas, nous utilisons ChatGPT pour vérifier notre HTML avant de tester l’email pour nous-mêmes.  Par ailleurs, si vous avez remarqué un problème dans l’affichage de vos signatures, vous pouvez demander à ChatGPT ce qui ne va pas. Voici un message que vous pouvez copier et coller :

Demande : Pouvez-vous vérifier s’il existe des problèmes avec le code HTML de cette signature d’e-mail ? [Coller le code HTML]

7. Vous aider à sélectionner les lois pertinentes que vous devez couvrir dans vos clauses d’exclusion de responsabilité dans les e-mails au sein de votre région

L’ajout de clauses d’exclusion de responsabilité dans les signatures des e-mails d’entreprise est extrêmement important et ne doit pas être laissé au hasard. Selon les secteurs d’activité et les pays, certaines clauses légales d’exclision de responsabilité doivent être incluses dans toutes les signatures d’emails. ChatGPT peut vous aider à rédiger votre clause d’exclusion de responsabilité si vous lui indiquez votre secteur d’activité et votre pays. Ceci est utile lorsque vous cherchez à conquérir de nouveaux marchés où vous n’avez pas de connaissances locales. 

Veuillez noter que ChatGPT ne remplace pas un conseil juridique et que vous devriez toujours demander l’aide d’un(e) avocat(e) spécialisé(e) en cas de doute :

Demande : Quelles mentions légales et clauses d’exclusion de responsabilité dois-je inclure dans ma signature d’e-mail d’entreprise, en fonction du secteur d’activité [insérer le secteur], dans [insérer la région] ?

En prime, essayez de coller votre clause d’exclusion de responsabilité dans ChatGPT et demandez-lui d’évaluer si vous avez couvert de manière adéquate toutes les lois pertinentes.

Réflexions finales

Vous disposez désormais de sept messages que vous pouvez copier et à coller dans ChatGPT pour dynamiser vos signatures d’e-mails, ainsi que d’un processus logique pour la segmentation de vos signatures d’e-mails. Cela vous donnera des idées pour le recours à ChatGPT pour les signatures d’e-mails à l’avenir.

Et si vous aimez l’idée de segmenter et de gérer plusieurs bannières de signatures d’e-mails pour différentes campagnes, il est temps de découvrir Exclaimer.

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