13 modèles et exemples de messages e-mail d’absence

out of office templates

Selon Lifewire, 62,86 % des professionnels préfèrent utiliser les e-mails pour communiquer à des fins professionnelles. Si l’on ajoute à cela le fait qu’un cadre envoie en moyenne 40 e-mails professionnels par jour, il apparaît clairement que l’e-mail reste la principale méthode de communication utilisée dans tous les types d’entreprises.

Toutefois, il n’est pas toujours possible pour les salariés de répondre rapidement à tous les e-mails qu’ils reçoivent. Ils partent en congés, peuvent tomber malades ou ont d’autres engagements qui les empêchent de répondre à leurs e-mails. Si vous n’êtes pas en mesure de répondre aux e-mails, il est important de mettre en place un « message d’absence du bureau » (OOO, Out of Office).

En quoi consiste un message d’absence ?

Un message d’absence est une réponse automatisée qui indique à l’expéditeur que vous n’êtes pas à votre poste de travail. Cela signifie que vous ne lirez pas ou ne répondrez pas aux e-mails aussi rapidement que d’habitude. Il est utilisé pour informer l’expéditeur des faits importants suivants :

1. Le motif pour lequel vous n’êtes pas disponible

Les motifs les plus courants sont les suivants :

  • Congés annuels/vacances

  • Maladie

  • Formation hors site

  • Événements professionnels (p. ex. salons ou conférences)

  • Vous travaillez depuis un autre endroit

2. À quel moment l’expéditeur peut espérer une réponse

Fournir un délai de réponse réaliste est essentiel pour établir les attentes de l’expéditeur. Si vous ne consultez pas vos e-mails pendant deux semaines, il est important de le préciser. En revanche, si vous consultez vos e-mails ponctuellement, indiquez aux expéditeurs que votre réponse prendra plus de temps que d’habitude.

3. La durée de votre absence et votre date de retour

En règle générale, il s’agit d’une date précise. Toutefois, ce n’est pas toujours possible, en particulier si vous êtes en arrêt maladie. Si possible, indiquez la date de début de votre absence.

4. Qui contacter en votre absence

Il arrive qu’une demande de renseignements par e-mail soit urgente, c’est la raison pour laquelle vous devez toujours indiquer les coordonnées d’un(e) collègue susceptible d’apporter son aide pendant votre absence. Veillez toutefois à ce que votre collègue en soit informé(e) à l’avance.

Points supplémentaires à retenir

Un message d’absence doit être professionnel, mais cordial. Il peut également indiquer si l’e-mail sera transféré ou consulté par d’autres collègues. Il est également judicieux de relire le texte de votre message, car les fautes de frappe s’apparentent à un manque de professionnalisme.

En revanche, pour être réellement efficace, une réponse automatisée par e-mail doit toujours utiliser un langage professionnel. Il est important de se rappeler que tous ceux qui vous envoient un e-mail le verront. Les blagues, l’humour déplacé ou les commentaires étranges n’ont pas lieu d’être.

Nous vous recommandons également d’inclure une signature d’e-mail d’entreprise dans votre message d’absence. Cela permettra de présenter votre marque, d’indiquer vos coordonnées, vous donnera une apparence plus professionnelle et mettra éventuellement en valeur un contenu marketing.

Modèles de messages d’absence

Les modèles ci-après peuvent être utilisés pour diverses circonstances. Il vous suffit de les adapter à vos besoins spécifiques.

Modèles de messages d’absence pour congés/vacances

Il s’agit de l’exemple le plus courant de message d’absence du bureau et il s’agit souvent la dernière chose que l’on fait avant de partir en vacances. Il n’est pas nécessaire d’inclure des détails tels que l’endroit où vous allez et si vous vous vous rendez à l’étranger. Le point le plus important est que vous ne répondrez pas aux e-mails au cours de cette période :

Bonjour,

Je vous remercie pour votre message.

Je suis actuellement absent(e) pour congés. Je serai de retour le [DATE] et je n’aurai pas accès à mes e-mails pendant mon absence.

Si votre message est urgent, veuillez contacter [NOM DU CONTACT] à l’adresse ou au numéro de téléphone suivant(e) : [ADRESSE E-MAIL/NUMÉRO DE TÉLÉPHONE] qui sera en mesure de vous aider. Dans le cas contraire, je vous répondrai dans les meilleurs délais dès mon retour.

Cordialement,

[VOTRE NOM]

Bonjour,

Je suis actuellement en congés et je n’ai pas accès à mes e-mails. Je serai de retour au bureau le [DATE].

En mon absence, veuillez contacter [NOM] à l’adresse suivante : [ADRESSE E-MAIL] si votre e-mail nécessite d’être traité immédiatement.

Cordialement,

[VOTRE NOM]

Modèle de message d’absence pour arrêt maladie

Il n’est pas nécessaire de donner trop de détails à l’expéditeur, mais il est important de préciser que vous ne serez pas disponible. S’il s’agit d'une maladie de longue durée, il est possible que vous ne puissiez pas préciser de date de retour.

Dans ce cas, veillez à fournir les coordonnées précises de la personne qui prend le relais en votre absence :

Bonjour,

Je suis actuellement en arrêt maladie et je ne serai pas en mesure de répondre aux e-mails.

Mon retour au bureau est prévu le [DATE ESTIMÉE].

Veuillez contacter [NOM] à l’adresse et au numéro de téléphone suivants [ADRESSE E-MAIL ET NUMÉRO DE TÉLÉPHONE] qui se fera un plaisir de vous aider en mon absence.

Merci.

[VOTRE NOM]

Modèles de réponse en retard

Si vous ne pouvez pas répondre facilement aux e-mails lorsque vous travaillez, indiquez-le clairement dans votre message d’absence. Cela contribuera à définir les attentes de l’expéditeur en matière de réponse :

Bonjour,

Je vous remercie pour votre message.

Je suis actuellement absent(e) pour cause de [MOTIF]. Je serai de retour au bureau le [DATE]. Je consulterai mes e-mails de temps à autre, mais je ne pourrai probablement pas vous répondre immédiatement.

Si votre message est urgent, veuillez contacter mon/ma [COLLÈGE/RESPONSABLE], [NOM DU CONTACT] à l’adresse ou au numéro de téléphone suivant(e) : [ADRESSE E-MAIL/NUMÉRO DE TÉLÉPHONE], qui sera en mesure de vous aider. Dans le cas contraire, je répondrai à votre e-mail à mon retour.

Cordialement,

[VOTRE NOM]

Madame, Monsieur,

Je vous remercie pour votre e-mail.

Je participe actuellement à un salon [ÉVÉNEMENT] à [LIEU], du [DATE] au [DATE]. J’aurai un accès limité à mes e-mails, ce qui signifie que je ne pourrai pas vous répondre avant un certain temps.

Si vous avez besoin de me contacter d’urgence, veuillez m’appeler au numéro de téléphone suivant : [NUMÉRO DE TÉLÉPHONE].

Merci.

[VOTRE NOM]

Bonjour,

Je vous remercie pour votre e-mail.

Je suis actuellement en déplacement pour participer à/au [NOM DE L’ÉVÉNEMENT] à [LIEU]. Je répondrai aux e-mails dès que j’en aurai la possibilité, mais il est probable que ma réponse prenne un peu de temps.

Si vous vous rendez à/au [NOM DE L’ÉVÉNEMENT], n’hésitez pas à vous arrêter sur notre stand n° [NUMÉRO DU STAND] et nous pourrons en discuter directement.

Cordialement,

[VOTRE NOM]

Modèle de message d’absence pour jours fériés

Si votre entreprise est fermée en raison d’un jour férié, la plupart de vos collègues, voire tous, ne travailleront pas. Par conséquent, un message d’absence du bureau doit indiquer aux expéditeurs qu’ils ne doivent pas attendre de réponse avant la réouverture de votre entreprise.

Nous vous recommandons de ne pas trop insister sur le jour férié dans votre réponse, car tous les expéditeurs ne le célèbrent pas, comme le fait de souhaiter un joyeux Noël ou de joyeuses Pâques :

Bonjour,

Je vous remercie pour votre e-mail.

Nos bureaux sont actuellement fermés en raison de [JOUR FÉRIÉ]. Nous serons de retour le [DATE].

Je vous répondrai dans les meilleurs délais dès mon retour.

Cordialement,

[VOTRE NOM]

Modèle de réponse interne en cas d’absence

Une réponse interne peut utiliser un langage un peu plus informel, mais ne doit pas être trop décontractée. N’oubliez pas que tous les employés, y compris les membres de la direction, pourront voir cette réponse automatique s’ils vous envoient un e-mail :

Bonjour,

Je suis actuellement en [CONGÉS/VACANCES/CONGÉS ANNUELS], mais je serai de retour le [DATE].

Si vous avez besoin d’aide, veuillez adresser directement vos e-mails à [NOM], qui s’occupe de ma/mon/mes [CHARGE DE TRAVAIL/BOÎTE DE RÉCEPTION/PROJETS] pendant mon absence.

En cas d’urgence, vous pouvez m’envoyer un message au numéro de téléphone suivant : [TÉLÉPHONE].

Merci.

[VOTRE NOM]

Modèle de message d’absence en cas de congé maternité

La prise d’un congé maternité, et de tout congé parental par ailleurs, implique souvent une absence plus longue que les congés annuels habituels. Toutefois, les messages que vous utiliserez dans cette réponse automatique seront similaires :

Bonjour,

Je vous remercie pour votre e-mail. Je suis absent(e) du bureau pour congé [MATERNITÉ/PATERNITÉ/PARENTAL] à compter du [DATE]. Mon retour au bureau est prévu le [DATE].

Je ne consulterai pas mes e-mails au cours de cette période.

En mon absence, veuillez contacter [NOM] à l’adresse ou au numéro de téléphone suivant(e) : [ADRESSE E-MAIL/NUMÉRO DE TÉLÉPHONE] qui sera en mesure de vous aider.

Cordialement,

[VOTRE NOM]

Modèles de messages d’absence pour la génération de prospects et la promotion de contenu

Tout comme les signatures d’e-mail, les messages d’absence peuvent être utilisés à des fins de génération de prospects et de promotion de nouveaux contenus. Vous pouvez facilement ajouter une phrase ou deux avec un appel à l’action spécifique, par exemple un lien vers un essai gratuit, une invitation pour s’inscrire à une démonstration ou la promotion d’un nouveau livre électronique ou d’un livre blanc :

Bonjour,

Je participerai à/au [ÉVÉNEMENT] du [DATE] au [DATE]. Par conséquent, je ne pourrai pas vous répondre dans l’immédiat.

Si votre message est urgent, veuillez contacter notre équipe [DÉPARTEMENT/SERVICE] à l’adresse suivante : [ADRESSE E-MAIL] qui sera en mesure de vous aider.

Si vous souhaitez essayer notre nouveau/nouvelle [PRODUIT], rendez-vous sur notre site Web et inscrivez-vous pour un essai gratuit [LIEN VERS L’URL DE L’ESSAI GRATUIT].

Cordialement,

[VOTRE NOM]

Bonjour,

Je vous remercie pour votre message.

Je suis actuellement absent(e) pour congés. Je serai de retour le [DATE] et je n’aurai pas accès à mes e-mails pendant mon absence.

Si votre message est urgent, veuillez contacter [NOM DU CONTACT] à l’adresse ou au numéro de téléphone suivant(e) : [ADRESSE E-MAIL/NUMÉRO DE TÉLÉPHONE] qui se fera un plaisir de vous aider. Je répondrai à tous mes autres e-mails à mon retour.

Toutefois, avez-vous consulté notre livre blanc ? Il propose de nombreuses informations utiles sur [INDIQUER LE(S) THÈME(S) DU LIVRE BLANC]. Vous pouvez y accéder ici : [LIEN VERS L’URL DU LIVRE BLANC].

Cordialement,

[VOTRE NOM]

Comment configurer une réponse automatique dans Outlook et Gmail?

Outlook

1. Sélectionnez Fichier > Réponses automatiques (absence, Out of Office).

2. Cliquez sur Envoyer des réponses automatiques.

2. Cliquez sur Envoyer des réponses automatiques.

3. Choisissez la plage de dates au cours de laquelle vous souhaitez que votre message d’absence soit envoyé et indiquez si vous souhaitez envoyer des versions différentes pour vos collègues en interne et les personnes extérieures à votre entreprise.

4. Cliquez sur OK pour enregistrer les réglages.

Gmail

1. Sélectionnez Paramètres > Voir tous les paramètres.

2. Sur l’onglet Général, faites défiler jusqu’à Réponse automatique.

3. Sélectionnez Réponse automatique activée.

4. Une fois votre message rédigé, vous pouvez décider des dates auxquelles vous souhaitez le diffuser et des personnes auxquelles vous souhaitez l’envoyer.

5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

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