Réimaginer les signatures d’e-mails

Malgré toutes les nouvelles possibilités en matière de communication numérique (applications de messagerie, chats vidéo, SMS, etc.), le monde de l’entreprise fonctionne toujours grâce aux e-mails. Les e-mails personnels et non automatisés constituent l’un des moyens les plus efficaces d’interagir avec les clients, les partenaires et les autres contacts professionnels. En fait, les études montrent que le retour sur investissement (ROI) de l’e-mail marketing peut être jusqu’à 44 fois supérieur à l’investissement.

Mais qu’est-ce que cela signifie pour les services informatiques ?

La cohérence des signatures d’e-mails d’entreprise est le cadet de leurs soucis. Dans le rapport « 2022 State of IT » (État de l’informatique en 2022) de Spiceworks Ziff Davis, 72 % des professionnels de la technologie déclarent que le passage au travail à distance a créé un surcroît de travail pour les services informatiques, beaucoup devant désormais fournir une assistance aux salariés présents dans les bureaux et à ceux qui télétravaillent.

Pourtant, en dehors des services informatiques, les signatures d’e-mails sont une priorité absolue. Les équipes marketing réclament des signatures d’e-mails qui non seulement soutiennent la marque de l’entreprise, mais qui peuvent par ailleurs être utilisées comme canal de communication.

Les équipes juridiques veulent que les signatures incluent les clauses d’exclusion de responsabilité appropriées ; les équipes commerciales veulent qu’elles impliquent les prospects et les clients par le biais de modules complémentaires tels que les enquêtes de satisfaction et la prise de rendez-vous ; et les équipes RH veulent que les signatures soutiennent les communications en interne.

Il incombe aux professionnels de l’informatique, qui sont les seuls à disposer des connaissances techniques et de l’accès à l’infrastructure informatique afin de déployer correctement les signatures d’e-mails, de traiter toutes ces demandes.

Ce livre blanc explique comment Exclaimer peut libérer la puissance des signatures d’e-mails, sans pour autant alourdir la tâche des équipes informatiques déjà surchargées. Nous examinerons également les défis liés à la gestion des signatures d’e-mails et la valeur d’Exclaimer pour les professionnels informatiques débordés.

Méthodes informatiques traditionnelles de mises à jour des signatures d’e-mails

Le déploiement de signatures d’e-mails professionnelles au sein d’une entreprise peut prendre beaucoup de temps à une équipe informatique.

Dans un petit bureau, le personnel informatique peut aller de bureau en bureau et copier-coller manuellement une signature sur le compte e-mail de chaque employé(e).

Mais cette méthode est extrêmement inefficace. En moyenne, les administrateurs informatiques sont payés 40 dollars de l’heure.

Si une demi-heure est nécessaire pour mettre à jour et tester la signature d’un utilisateur, un seul changement de signature par trimestre pour 100 employés pourrait finir par coûter 8 000 dollars à une entreprise en temps perdu.

L’envoi d’un modèle par e-mail est également problématique, car c’est aux employés eux-mêmes que revient la tâche de déployer le modèle, et non d’y apporter leurs propres modifications. Les employés peuvent être absents du bureau, négliger les instructions ou simplement oublier de faire une mise à jour.

Gestion centralisée des signatures d’emails : l’approche informatique

Traditionnellement, il existe deux façons de gérer les signatures d’e-mails de manière centralisée d’un point de vue informatique.

Approche 1

Appliquer des règles de transport d’e-mails côté serveur afin de veiller à ce que les signatures soient ajoutées après l’envoi d’un e-mail, mais avant qu’il ne quitte le réseau de l’entreprise. La signature est essentiellement « apposée » sur le message, ce qui permet de disposer de signatures sur les e-mails envoyés à partir de n’importe quel appareil.

Approche 2

Utiliser des scripts côté client pour ajouter une signature aux paramètres client des utilisateurs assignés. À partir de leur compte de messagerie, les utilisateurs peuvent voir la signature lorsqu’ils écrivent un e-mail.

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