Spielen E-Mail-Haftungsausschlüsse noch eine Rolle?

Die steigende Anzahl von E-Mail-Gesetzen hat einen erheblichen Einfluss darauf, wie E-Mails in der Geschäftswelt verwendet werden. Von der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU 2016/679 bis zum California Consumer Privacy Act (CCPA) wird die Nutzung von E-Mails immer stärker reguliert, da Phishing, Spam und Cyberangriffe immer häufiger vorkommen.

Was ist mit E-Mail-Haftungsausschlüssen?

Mit neuen Vorschriften in Kraft und Verschiebungen in den E-Mail-Trends, sind E-Mail-Disclaimers immer noch wichtig?

Lassen Sie uns diese Frage mit einer anderen Frage beantworten. Wie viele E-Mails versenden Ihre Mitarbeiter pro Jahr? Wahrscheinlich sind es Tausende, wenn nicht mehr. Das ist eine Menge Gelegenheiten, bei denen nur eine E-Mail Ihren Unternehmensruf beschädigen könnte, sei es versehentlich oder böswillig, durch diffamierende Kommentare, Weitergabe vertraulicher Daten, Urheberrechtsverletzungen oder die Verbreitung von Viren.

Selbst heute ist es für Unternehmen jeder Größe sinnvoll, E-Mail-Disclaimers zu verwenden, um ihren Markenruf und ihre Haftung zu schützen.

Warum verwenden wir sie überhaupt?

Sie sehen also nicht toll aus. E-Mail-Haftungsausschlüsse wurden ursprünglich erstellt, um Vertraulichkeitsverletzungen abzudecken, E-Mail-Vorschriften einzuhalten und Unternehmen vor Haftung für fahrlässige Ratschläge zu schützen.

Einige Parteien behaupten, dass E-Mail-Haftungsausschlüsse keine Autorität haben, jedoch ist die Formulierung darauf ausgelegt, Sie zu schützen und rechtliche Schritte gegen Sie zu verhindern. Ein E-Mail-Haftungsausschluss kann Sie in den folgenden Bereichen abdecken, wenn er korrekt verfasst ist:

• Verletzung der Vertraulichkeit

• Haftung des Arbeitgebers

• Haftung für die unbeabsichtigte Übertragung von Computerviren

• Unbeabsichtigte Verletzung der Vertraulichkeit

• Unbeabsichtigtes Eingehen von Verträgen

• Fahrlässige Falschaussage

• Regionale rechtliche oder behördliche Anforderungen

E-Mail-Disclaimers in der Praxis

In fortgeschrittenen Märkten wie der Europäischen Union und Nordamerika gibt es Vorschriften, die Unternehmen dazu verpflichten, Haftungsausschlüsse zu E-Mails hinzuzufügen, und dies wird sich voraussichtlich in absehbarer Zeit nicht ändern.

US-E-Mail-Haftungsausschlussgesetze

Nehmen wir beispielsweise die Vereinigten Staaten. Es hat das vollständigste Set von E-Mail-Haftungsausschlussgesetzen der Welt. Das Bundesgesetz über das Management der Informationssicherheit (FISMA) besagt, dass für die gesetzliche Einhaltung ein angemessener Haftungsausschluss in allen E-Mail-Kommunikationen enthalten sein muss. Dies fließt dann in verschiedene Branchen ein, in denen unterschiedliche Anforderungen gelten.

Schauen wir uns das Gesetz über die Portabilität und Rechenschaftspflicht im Gesundheitswesen (HIPAA) an. Dieses Gesetz empfiehlt nachdrücklich, dass Gesundheitsorganisationen E-Mail-Haftungsausschlüsse verwenden, um die Patientenvertraulichkeit in allen Kommunikationen hervorzuheben.

Ein Haftungsausschluss macht ein Unternehmen nicht vollständig konform mit dem HIPAA-Gesetz. Dennoch stellt er sicher, dass die Patienten Folgendes wissen:

• Der erhaltene E-Mail ist nicht zu 100% sicher.

• Der Inhalt der Nachricht ist vertraulich.

• Die Nachricht sollte an die geeignete Person weitergeleitet werden, wenn sie nicht der richtige Empfänger sind.

Ein Beispiel für einen HIPAA-E-Mail-Disclaimer könnte sein:

Die in dieser Übertragung enthaltenen Informationen können vertrauliche und geschützte Informationen enthalten, einschließlich Patienteninformationen, die durch bundesstaatliche und staatliche Datenschutzgesetze geschützt sind. Sie ist nur für die Verwendung durch die oben genannte Person(en) bestimmt. Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfänger sind, werden Sie hiermit darüber informiert, dass jede Überprüfung, Verbreitung, Verteilung oder Vervielfältigung dieser Kommunikation strengstens verboten ist. Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfänger sind, kontaktieren Sie bitte den Absender per Antwort-E-Mail und zerstören Sie alle Kopien der Originalnachricht.

E-Mail-Haftungsausschlussgesetze in Kanada

In anderen Ländern sind jedoch E-Mail-Haftungsausschlüsse in allen Nachrichten obligatorisch. Das kanadische Anti-Spam-Gesetz (CASL) schreibt vor, dass alle Unternehmen eine gewisse Zustimmung einholen müssen, bevor sie E-Mail-Nachrichten an Empfänger senden. Das bedeutet, dass alle E-Mail-Signaturen den entsprechenden rechtlichen Text mit Abmelde-Links enthalten müssen.

Dies gibt Verbrauchern im Wesentlichen die vollständige Kontrolle über ihre E-Mail-Nachrichten. Dieses Gesetz gilt für alle eingehenden und ausgehenden E-Mail-Nachrichten, und bei Verstoß gegen dieses Gesetz kann Ihre Organisation bis zu 10 Millionen US-Dollar kosten.

Schützen Sie Ihr Unternehmen mit einem E-Mail-Haftungsausschluss

Als Teil einer professionellen E-Mail-Signatur ist es nach wie vor sehr ratsam, einen geeigneten rechtlichen Haftungsausschluss in Ihren E-Mails zu verwenden.

Es lohnt sich einfach nicht, Ihr Geschäft ungeschützt zu lassen. Es ist wahr, dass E-Mail-Haftungsausschlüsse Ihnen niemals einen 100%igen Schutz vor rechtlichen Schritten bieten werden, aber es macht Sinn, Haftungsausschlüsse einzubeziehen, um eine zusätzliche Schutzschicht zu bieten.

Denken Sie auch daran, dass sich Gesetze ändern, daher müssen Sie sicherstellen, dass Sie auf dem neuesten Stand bleiben. Außerdem kann der Text in Ihrem E-Mail-Haftungsausschluss für eine Region funktionieren, aber nicht für eine andere.

Was ist bewährte Praxis für E-Mail-Haftungsausschlüsse?

Es gibt einige bewährte Verfahren, die zu beachten sind, wenn Sie einen E-Mail-Haftungsausschluss für Ihr Unternehmen erstellen:

Halten Sie es knapp: Lange E-Mail-Haftungsausschlüsse können abschreckend wirken. Streben Sie nach Kürze, während Sie die erforderlichen Punkte abdecken.

Machen Sie es lesbar: Verwenden Sie einfache Sprache, damit die Empfänger den Haftungsausschluss verstehen.

Regelmäßige Aktualisierung: Überprüfen und aktualisieren Sie den Haftungsausschluss in regelmäßigen Abständen, um sicherzustellen, dass er relevant bleibt und mit neuen rechtlichen Anforderungen konform ist.

Sichtbarkeit: Platzieren Sie den Haftungsausschluss am Ende der E-Mail, stellen Sie jedoch sicher, dass er immer noch gut sichtbar und lesbar ist.

Konsistenz: Stellen Sie sicher, dass Ihre Haftungsausschlüsse in Ihrer gesamten Organisation konsistent sind, indem Sie einen E-Mail-Signatur-Manager verwenden.

Die Verwendung von Exclaimer zur Durchsetzung von E-Mail-Disclaimern in allen Nachrichten

Die Verwendung der E-Mail-Signaturverwaltungslösung von Exclaimer ist eine clevere Möglichkeit, alle Haftungsausschlussinhalte zentral an einem Ort zu steuern.

Mit Exclaimer können Sie sicherstellen, dass alle E-Mails der Benutzer immer die erforderlichen rechtlichen Haftungsausschlüsse enthalten, die an ihre Region angepasst sind. Also, verabschieden Sie sich von der Sorge, ob Ihre E-Mails konform sind, und vertrauen Sie darauf, dass Exclaimer Sie absichert.

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