Wie unterschiedliche Generationen E-Mail bei der Arbeit nutzen

Kurze Antwort —

• Millennials sind die aktivsten Nutzer formeller E-Mail (52 % für Beschwerden, 43 % für Bewerbungen).

• Babyboomer sind am skeptischsten gegenüber der Echtheit von Nachrichten (51 % zweifeln, ob E-Mails echt sind).

• Die Gen Z liegt bei der KI-Nutzung vorn: 83 % setzen beim Verfassen oder Verwalten von E-Mails in irgendeiner Form KI ein.

• Zwei Drittel der Babyboomer (67 %) nutzen für E-Mail überhaupt keine KI.

• Gen X liegt bei fast jedem Wert im Mittelfeld.

Quelle: Generationenstudie von Exclaimer zur E-Mail-Nutzung. Umfrage unter 2.000 Befragten aus vier Generationenkohorten, durchgeführt im Juni 2026.

Wer sind die vier Generationen?

Vier Generationen teilen sich heute denselben Posteingang. Babyboomer, Gen X, Millennials und Gen Z nutzen alle E-Mail. Doch wie sie sie nutzen, wie sehr sie ihr vertrauen und welches Verhältnis sie zu ihr haben, unterscheidet sich erheblich. Eine neue Studie von Exclaimer bildet diese Unterschiede im Detail ab, von der Art, wie Menschen mit Bewerbungen umgehen, bis dazu, was sie davon halten, wenn KI ihre Nachrichten entwirft.

Bevor wir ins Detail gehen, hier die Übersicht, von wem die Rede ist:

• Babyboomer (geboren 1946–1964): aufgewachsen, bevor es E-Mail gab; sie haben sie als berufliches Werkzeug übernommen und behandeln sie bis heute so.

• Gen X (geboren 1965–1980): erwachsen geworden, als E-Mail aufkam; erfahrene Nutzer mit über Jahrzehnte gewachsenen Gewohnheiten.

• Millennials (geboren 1981–1996): frühe Anwender, die sich schnell angepasst haben; sie stellen heute den größten Teil der Erwerbstätigen.

• Gen Z (geboren ab 1997): die erste Generation, die mit Smartphones aufgewachsen ist; sie ist zu E-Mail auf ihren eigenen Bedingungen gekommen.

Die Generationenklischees, etwa dass Babyboomer E-Mails schreiben wie 1999 und die Gen Z alles außer E-Mail bevorzugt, halten den Daten nicht stand. Das Bild ist interessanter.

Wie nutzen die Generationen E-Mail für formelle Kommunikation?

E-Mail bleibt der bevorzugte Kanal für Kommunikation mit hohem Einsatz, und die Generationendaten machen das deutlich.

Bei Bewerbungen liegen die Millennials vorn: 43 % nennen E-Mail als ihren wichtigsten Kanal, um sich auf Stellen zu bewerben. Die Gen Z folgt mit 36 %. Beide Werte zeigen, dass E-Mail trotz des Aufstiegs von LinkedIn-Bewerbungen und Bewerbermanagementsystemen (ATS) eine bedeutende Rolle bei der Jobsuche behält.

Millennials setzen E-Mail auch am stärksten für formelle Beschwerden (52 %) und für Updates ihres Arbeitgebers (53 %) ein. In beiden Fällen kommt es darauf an, einen Nachweis zu haben. Menschen wollen eine Aufzeichnung, und die formelle Tonlage der E-Mail passt dazu. Dieser Instinkt scheint bei den Millennials stärker ausgeprägt zu sein als bei jeder anderen Generation.

Die Werte der Gen Z liegen bei diesen Anwendungsfällen niedriger, aber sie sind nicht bei null. Die Vorstellung, dass die Gen Z E-Mail für ernste Kommunikation meidet, hält nicht stand. Sie nutzt E-Mail, greift nur seltener zuerst danach.

Welche Generation verliert am ehesten wichtige E-Mails?

Der schärfste Generationenunterschied in der Studie betrifft das, was Menschen mit Nachrichten tun, nachdem sie gesendet oder empfangen wurden.

Babyboomer bewahren Nachrichten am ehesten auf: 57 % sagen, dass sie E-Mails aktiv für ihre Unterlagen behalten. Das passt zu einem umfassenderen Muster, E-Mail als Dokumentation zu behandeln, als etwas, das man aufbewahren sollte, weil es später wichtig werden könnte.

Die Gen Z steht am anderen Ende. Sie ist die Generation, die Nachrichten am ehesten verliert: 29 % berichten, wichtige Nachrichten verloren zu haben. Ob das daran liegt, dass sie mehr Kanäle gleichzeitig verwalten, dass ihre Postfächer weniger geordnet sind oder schlicht daran, dass sie E-Mail seltener als Archiv begreifen, sagt die Studie nicht abschließend. Doch der Abstand zwischen einer Aufbewahrungsquote von 57 % bei den Babyboomern und einer Verlustquote von 29 % bei der Gen Z erzählt eine aussagekräftige Geschichte darüber, wie unterschiedlich diese beiden Generationen E-Mail als Aufzeichnung sehen.

Vertrauen Babyboomer E-Mail mehr oder weniger als jüngere Generationen?

Eine der bemerkenswerteren Erkenntnisse betrifft, wie misstrauisch Menschen sind, ob Nachrichten wirklich von dem stammen, als der sich der Absender ausgibt.

Babyboomer sind die skeptischste Generation: 51 % geben an, Bedenken hinsichtlich der Echtheit der Nachrichten zu haben, die sie erhalten. Das ist eine Mehrheit der Babyboomer, die aktiv hinterfragt, ob E-Mails echt sind.

Das ist für Unternehmen relevant. Wenn Sie mit einer Belegschaft oder Kundschaft aus Babyboomern kommunizieren, müssen Ihre E-Mails glaubwürdig wirken. Uneinheitliches Branding, fehlende Kontaktdaten oder keine erkennbaren E-Mail-Signaturen untergraben das Vertrauen bei einem Publikum, das ohnehin zur Vorsicht neigt. Einheitliche, professionelle E-Mail-Signaturen sind nicht bloß Kosmetik. Für eine derart skeptische Generation sind sie Teil dessen, was eine Nachricht glaubwürdig macht.

Bei jüngeren Generationen ist die Sorge um die Echtheit geringer, verschwindet aber nicht. Die Gen Z, die mit dem Bewusstsein für Phishing als selbstverständlichem Teil des digitalen Lebens aufgewachsen ist, zeigt eine andere, aber nicht unbedingt geringere Sorge. Sie verwirft verdächtige Nachrichten oft schneller ganz.

Wie nutzt die Gen X E-Mail im Vergleich zu anderen Generationen?

In den Daten erscheint die Gen X als die konstanteste Generation über alle gemessenen Verhaltensweisen hinweg. Bei keinem einzelnen Wert liegt sie ganz oben oder ganz unten. Sie liegt zuverlässig in der Mitte.

Das spiegelt eine Generation wider, die sich an E-Mail angepasst hat, während sich diese entwickelte, ihre Konventionen vollständig verinnerlicht hat und sie nun beständig anwendet. Erwerbstätige der Gen X sind meist kompetente, nüchterne E-Mail-Nutzer, die den Kanal weder romantisieren noch nach Alternativen suchen. Sie erledigen es einfach.

Für Unternehmen, die Kommunikationsrichtlinien oder Governance-Programme aufbauen, ist das Verhalten der Gen X faktisch die Ausgangsbasis. Sie zeigt, wie „normale“ E-Mail-Nutzung aussieht, wenn jemand das Werkzeug verinnerlicht hat, ohne starke Meinungen dazu zu haben.

Wie verändert KI die E-Mail-Nutzung der verschiedenen Generationen?

Die auffälligste Kluft im Datensatz betrifft KI. Hier sind die Generationenunterschiede am größten, und hier reichen die Folgen für Unternehmen am tiefsten.

Die Gen Z ist die KI-aktivste Generation: 83 % geben an, beim Verfassen oder Verwalten von E-Mails in irgendeiner Form KI zu nutzen. Für die Gen Z ist KI-Unterstützung bereits ein normaler Teil davon, wie E-Mail erledigt wird, ob beim Entwerfen, Zusammenfassen oder Vorschlagen von Antworten.

Babyboomer stehen am anderen Ende. 67 % der Babyboomer sagen, dass sie für E-Mail nie KI nutzen. Zwei Drittel einer Generation steigen also vollständig aus.

Diese Kluft hat praktische Folgen. Unternehmen, die annehmen, dass Mitarbeitende aller Altersgruppen KI-gestützte Kommunikationswerkzeuge im gleichen Tempo übernehmen, werden sich irren. Babyboomer sind nicht einfach im Rückstand, viele haben sich bewusst entschieden. Und die Nutzungsquote von 83 % bei der Gen Z bedeutet, dass jedes Governance- oder Compliance-Rahmenwerk für E-Mail KI-generierte Inhalte als Normalfall einplanen muss, nicht als Ausnahme.

Wenn ein großer Teil der Belegschaft KI zum Verfassen von Nachrichten nutzt, wird die Frage schwerer zu beantworten, was in einer E-Mail steht, wer sie geschrieben hat und wie einheitlich sie ist. Die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen, gesteuert von der IT statt abhängig vom Einsatz Einzelner, ist eine Governance-Ebene, die unabhängig davon Bestand hat, wie die Nachricht über der Signatur verfasst wurde.

Was sagt uns das generationenübergreifende Bild?

Zusammen gelesen, beschreiben die Daten vier wirklich unterschiedliche Verhältnisse zur E-Mail:

Diese Unterschiede summieren sich zu einem Kommunikationsumfeld, in dem dieselbe Nachricht je nach Leser unterschiedlich ankommt. Governance-Annahmen, die auf dem Verhalten einer einzelnen Generation aufbauen, werden immer Lücken haben.

Warum sind E-Mail-Signaturen für alle Generationen wichtig?

Ein durchgängiger roter Faden über alle vier Generationen hinweg: Professionelle, erkennbare E-Mail-Signaturen sind wichtig. Babyboomer verlassen sich auf sie als Echtheitssignale. Millennials nutzen E-Mail für Kommunikation mit hohem Einsatz, bei der Glaubwürdigkeit zählt. Die Gen Z registriert eine fehlende E-Mail-Signatur vielleicht nicht bewusst, bemerkt unprofessionelle Kommunikation aber auf ihre eigene Weise.

Die Herausforderung für IT- und Kommunikationsteams: Einheitliche E-Mail-Signaturen sind im großen Maßstab wirklich schwer aufrechtzuerhalten, wenn Mitarbeitende ihre Signaturen selbst verwalten, oder gar nicht. Es wird noch schwieriger, da KI-Werkzeuge es einfacher machen, höhere E-Mail-Volumen schneller zu versenden. Mehr E-Mails, mehr Abweichungen, mehr Markendrift.

Exclaimer löst das, indem es die Abhängigkeit vom Verhalten Einzelner beseitigt. Es spielt keine Rolle, ob ein Mitarbeiter ein Babyboomer ist, der seine E-Mail sorgfältig formatiert, oder ein Gen-Z-Teammitglied, das die gesamte Nachricht mit KI entworfen hat: Die E-Mail-Signatur ist so oder so korrekt, einheitlich und markenkonform.

Weiterführende Informationen

Dieser Artikel stützt sich auf die Generationenstudie von Exclaimer zur E-Mail-Nutzung. Den vollständigen Datensatz und die Methodik enthält der Bericht Wenn es darauf ankommt: Wie Menschen wirklich kommunizieren.