Warum 55 % der IT-Teams sagen, dass die Verwaltung von E-Mail-Signaturen ihre Zeit raubt – und wie sich das ändern lässt

Die Verwaltung von E-Mail-Signaturen ist keine einfache Admin-Aufgabe – sie ist ein zentrales IT-Thema.

Laut dem Trendreport geschäftliche E-Mails 2025 geben 55 % der IT-Führungskräfte an, dass ihre Abteilung weiterhin dafür verantwortlich ist.

E-Mail-Signaturen betreffen jede Mitarbeiterin, jeden Kunden und jede externe Kontaktperson – und sie sind wichtig. 92 % der IT-Leader stimmen zu: Gut verwaltete E-Mail-Signaturen stärken Vertrauen und Professionalität. Jede E-Mail ist ein digitaler Händedruck – und jede Signatur ein Spiegelbild des Unternehmens dahinter.

Trotzdem setzen viele Unternehmen immer noch auf veraltete Prozesse, die Frust verursachen, Risiken einführen und den Betrieb verlangsamen. Das Ergebnis: ständige Änderungswünsche, inkonsistente Markenauftritte und ein hoher Zeitaufwand für die IT. Signaturen sind wichtig – aber die IT hat Wichtigeres zu tun, als sie permanent hinterherzujagen.

Sehen wir uns an, wo es hakt – und wie sich Signaturen endlich stressfrei managen lassen.

Warum die Signaturverwaltung in der Verantwortung der IT liegt

Zwar haben viele Abteilungen ein Interesse an E-Mail-Signaturen – doch das Chaos landet meist bei der IT. Laut dem Trendreport geschäftliche E-Mails 2025 sehen sich 55 % der IT-Leader für Signaturen verantwortlich. Zum Vergleich: Bei HR sind es nur 16 %, im Marketing lediglich 14 %.

Das überrascht kaum – schließlich bringt die IT das technische Know-how mit: Serverregeln konfigurieren, Berechtigungen verwalten, HTML-Code anpassen. Genau diese Fähigkeiten sind gefragt, wenn Signaturen mit Bordmitteln in Microsoft 365 oder Google Workspace erstellt und gepflegt werden sollen.

Doch genau hier liegt das Problem: E-Mail-Signaturen sind ein wertvoller Kanal – für Branding, Kundenansprache, rechtliche Hinweise und interne Kommunikation. Marketing, Legal und HR sind alle beteiligt – aber die IT trägt die Last.

Dieses Modell ist nicht skalierbar. Die IT braucht Kontrolle – aber auch Tools, um Verantwortung zu delegieren, ohne Governance aus der Hand zu geben. Mit der richtigen Struktur können Fachabteilungen mitwirken, ohne dass Inkonsistenzen oder Ausfälle entstehen.

So geht die IT heute mit E-Mail-Signaturen um

Die Verwaltung von E-Mail-Signaturen ist eine zentrale Aufgabe. Unternehmen wollen Konsistenz, Compliance und einheitliches Branding sicherstellen.

Aktuell liegt diese Verantwortung fast vollständig bei der IT – wie der Trendreport geschäftliche E-Mails 2025 zeigt:

• 80 % der IT-Teams verwalten Signaturen noch mit Eigenlösungen.

• 23 % erstellen Signaturen manuell und passen sie bei Bedarf einzeln an – ein enormer Zeitaufwand.

• 34 % nutzen eigene Skripte, die jedoch häufig an E-Mail-Clients und Gerätetypen scheitern – und bei jedem Software-Update neu angepasst werden müssen.

• 23 % überlassen die Signaturpflege den Mitarbeitenden – was zwangsläufig zu inkonsistenten oder fehlenden Signaturen führt.

• Nur 20 % setzen auf eine professionelle Lösung wie Exclaimer.

Solche Flickwerklösungen mögen in kleinen Unternehmen eine Zeit lang funktionieren – sie sind aber nicht skalierbar. E-Mail-Signaturen betreffen jede Mitarbeiterin, jedes Gerät und jede externe Interaktion. Manuelle Verwaltung führt zu Inkonsistenzen und Compliance-Lücken. Und sie hält die IT von wichtigeren Aufgaben ab.

Warum Signaturanpassungen ständig nötig sind

Signaturen sind nichts Statisches – sie verändern sich mit dem Unternehmen. Laut IT-Fachkräften gehören zu den häufigsten Auslösern für Updates:

• Unternehmenswachstum (38 %)

• Audits (38 %)

• Umstrukturierungen (36 %)

• Fusionen und Übernahmen (31 %)

• Inkonsistente Darstellung (30 %)

• Rebrandings (27 %)

Und das sind nur die großen Themen. Auch kleinere Änderungen machen regelmäßige Anpassungen nötig – etwa bei:

• Neuen Mitarbeitenden oder Rollenwechseln

• Geänderten rechtlichen Hinweisen

• Marketing-Kampagnen und Bannern

• Saisonalen Aktionen und Angeboten

Ohne automatisierte Signaturverwaltung wird jede Änderung zum Mini-Projekt. Die IT muss kurzfristig reagieren, mit mehreren Abteilungen abstimmen, Signaturen manuell anpassen und hinter fehlenden Informationen herlaufen. Das ist ineffizient, fehleranfällig – und schlicht kein sinnvoller Einsatz von IT-Kompetenz.

Typische Herausforderungen bei E-Mail-Signaturen aus Sicht der IT

Die Exclaimer-Studie zeigt, warum die Verwaltung von E-Mail-Signaturen oft schwieriger ist, als es scheint:

• 33 % der IT-Leader sagen, dass Mitarbeitende die Signaturrichtlinien nicht einhalten

• 32 % berichten von uneinheitlicher Formatierung auf verschiedenen Geräten und Clients

• 31 % fehlt eine zentrale Verwaltungsoption

• 31 % können Signaturen nicht für Marketing oder Engagement nutzen

• 28 % bemängeln fehlende Markensteuerung

• 24 % haben keine aussagekräftigen Performance-Daten

Das sind keine Einzelfälle – es sind systemische Probleme. Es geht nicht um ein paar schlechte Vorlagen oder einzelne Ausreißer. Es fehlt an Übersicht, Konsistenz und Kontrolle. Und ohne die passende Plattform ist Signaturmanagement in großem Maßstab kaum zu stemmen.

Manuelle Prozesse und Standardfunktionen in E-Mail-Plattformen bieten einfach nicht den Überblick, den die IT braucht.

Wie sich E-Mail-Signaturen in einen strategischen Vorteil verwandeln lassen

Trotz aller Herausforderungen sind sich 92 % der IT-Führungskräfte einig: E-Mail-Signaturen stärken Vertrauen und Professionalität. Das ist kein Schönheitswert, sondern ein klares Signal – E-Mail bleibt der wichtigste Kommunikationskanal im Business, und Signaturen sind ein sichtbarer Bestandteil davon.

Sie gehören zu den wenigen Markenelementen, die wirklich jede Kundin, jeder Partner und jeder Kontakt sieht. Und im Gegensatz zu Social Media oder Display-Anzeigen landen sie garantiert im Posteingang.

Mit der richtigen Lösung zur Signaturverwaltung kann die IT:

• Konsistente Signaturen für alle Nutzerinnen und Nutzer automatisiert ausrollen – auf jedem Gerät

• Rechtliche Hinweise und Pflichtangaben absichern

• Banner-Updates an das Marketing delegieren – ohne Support-Tickets

• Nutzung und Performance messen

• Änderungen bei Audits oder Rebrandings sofort umsetzen

Kurz gesagt: Signaturen werden nicht länger zur Belastung – sondern zu einem smarten Kanal für Kommunikation, Compliance und Kampagnen.

Zum Schluss

Aktuell trägt die IT die Hauptlast bei der Verwaltung von E-Mail-Signaturen. Doch die Zahlen zeigen: Es braucht einen besseren Weg.

Mit zentralen, automatisierten Lösungen kann die IT Governance sicherstellen – und gleichzeitig Mehrwert für Marke, Compliance und Engagement schaffen. Ganz ohne manuelle Belastung.

Es ist Zeit, E-Mail-Signaturen nicht länger als Nebensache zu behandeln. Sie sind Teil Ihrer Infrastruktur. Teil Ihrer Marke. Und Teil Ihrer Compliance-Strategie.

Lesen Sie den vollständigen Trendreport geschäftliche E-Mails 2025 , um zu erfahren, wie die IT Risiken senken, Kontrolle gewinnen und Kapazitäten zurückgewinnen kann.