Pronomen in E-Mail-Signaturen: So lassen sich inklusive Signaturen im Team fördern
4 March 2026
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Kurz zusammengefasst
Pronomen zeigen, wie eine Person angesprochen werden möchte: Geschlechtspronomen (z. B. he/him, she/her oder they/them) geben an, wie jemand bezeichnet werden möchte
Sie helfen, falsche Annahmen zu vermeiden: E-Mail-Kommunikation verbindet oft Personen, die sich nicht kennen, wodurch es leicht zu Fehlansprachen kommen kann
Die Angabe von Pronomen fördert respektvolle Kommunikation: Die Verwendung korrekter Pronomen erkennt die Identität einer Person an und stärkt professionelle Beziehungen
Eine unternehmensweite Nutzung signalisiert Inklusion: Wenn Mitarbeitende ermutigt werden, Pronomen zu teilen, zeigt das ein klares Bekenntnis zu Vielfalt und Inklusion
Die Nutzung sollte immer freiwillig bleiben: Unternehmen können die Verwendung von Pronomen in Signaturen fördern, die Entscheidung liegt jedoch bei den Mitarbeitenden
E-Mail-Signaturen erleichtern die Umsetzung: Mit zentralem E-Mail-Signatur-Management lassen sich Pronomen konsistent im gesamten Unternehmen integrieren und verwalten
Nicht alle Menschen identifizieren sich mit den Pronomen, die ihnen bei der Geburt zugewiesen wurden. Es ist nicht mehr zeitgemäß, das Geschlecht einer Person automatisch als männlich oder weiblich anzunehmen. Das kann insbesondere im Austausch mit neuen Kontakten zu Unsicherheiten bei der Ansprache führen. Deshalb ist es wichtig, Pronomen in E-Mail-Signaturen kenntlich zu machen.
Es ist hilfreich, die bevorzugten Pronomen anderer zu kennen, um respektvolle Beziehungen aufzubauen – insbesondere mit Kolleginnen und Kollegen sowie mit Kundinnen und Kunden. Die verwendete Sprache spielt dabei eine entscheidende Rolle. Wer die richtigen Pronomen nutzt, zeigt Respekt und erkennt die Identität der jeweiligen Person an. Gleichzeitig trägt dies zu einem vielfältigeren und inklusiveren Arbeitsumfeld bei.
Eine einfache Möglichkeit, dies umzusetzen, ist die Ergänzung von Pronomen in E-Mail-Signaturen. Teams können dazu ermutigt werden, ihre bevorzugten Pronomen in die professionelle E-Mail-Signatur aufzunehmen. Es ist eine kleine Maßnahme mit großer Wirkung.
Doch was bedeutet es konkret, Pronomen in E-Mail-Signaturen zu integrieren? Im Folgenden wird erläutert, warum die Angabe von Pronomen wichtig ist, wie sich das Thema im Team einführen lässt und wie individuelle E-Mail-Signaturen im gesamten Unternehmen effizient umgesetzt werden können.
Was sind Geschlechtspronomen?
Ein Geschlechtspronomen ist ein Wort, das anstelle eines Nomens verwendet wird, um sich auf eine Person oder mehrere Personen zu beziehen. Bevorzugte Geschlechtspronomen geben an, wie jemand in der dritten Person angesprochen werden möchte.
Zum Beispiel bevorzugen Personen, die sich als männlich identifizieren, häufig „he“ und „him“. Personen, die sich als weiblich identifizieren, nutzen oft „she“ und „her“. Menschen, die sich keinem dieser Geschlechter zuordnen, bevorzugen häufig „they“ und „them“.
Grundsätzlich gilt es als respektvoll, nach den Pronomen einer Person zu fragen, bevor man sie anspricht. Pronomen in E-Mail-Signaturen helfen dabei, von Anfang an klare und angenehme Rahmenbedingungen für die Kommunikation zu schaffen.
Warum sollten Pronomen in E-Mail-Signaturen angegeben werden?
Im E-Mail-Austausch kommuniziert man häufig mit Personen, die man noch nie persönlich getroffen hat. Dabei entstehen schnell Annahmen über das Geschlecht. So kann es vorkommen, dass in E-Mail-Konversationen Pronomen verwendet werden, die nicht den tatsächlichen Präferenzen entsprechen. Das ist selten beabsichtigt, kann für die betroffene Person jedoch unangenehm sein.
Eine Möglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, Mitarbeitende zu ermutigen, ihre korrekten Pronomen in der E-Mail-Signatur anzugeben. So wird klar kommuniziert, wie sie angesprochen werden möchten.
Das ist jedoch nicht nur für Personen relevant, die bereits falsch angesprochen wurden. Eine unternehmensweite Nutzung von Pronomen in E-Mail-Signaturen zeigt, dass ein Unternehmen Vielfalt unterstützt und ein inklusives Arbeitsumfeld fördert.
Zudem ist dies nur eine von vielen Möglichkeiten, E-Mail-Signaturen zu nutzen, um beispielsweise Pride sichtbar zu machen und Inklusion aktiv zu unterstützen.
Examples of commonly preferred gender pronouns
Subjektform | Objektform | Possessivform | Reflexivform |
He | Him | His | Himself |
She | Her | Hers | Herself |
They | Them | Theirs | Themself |
Ze | Zir / Hir | Zirs / Hirs | Zirself / Hirself |
Hu | Hum | Hus / Hus | Humself |
Diese Liste ist jedoch nicht vollständig. Personen im Team können unterschiedliche Geschlechtsidentitäten und Ausdrucksformen haben. Daher ist es wichtig, Mitarbeitende einzubeziehen und ihre Präferenzen zu berücksichtigen, bevor individuelle E-Mail-Signaturen eingeführt werden.
Beispiele für gängige Begriffe im Zusammenhang mit Geschlechtspronomen
Für ein besseres Verständnis von Geschlechtspronomen helfen die folgenden Definitionen:
Bevorzugte Pronomen
Dies sind Pronomen, mit denen eine Person angesprochen werden möchte. Sie werden auch als persönliche Pronomen oder „PGPs“ (Personal Gender Pronouns) bezeichnet. Das Teilen dieser Pronomen hilft dabei, Annahmen über Geschlecht oder Ansprache zu vermeiden.
Cisgender (cis)
Eine Person, deren Geschlechtsidentität mit dem bei der Geburt zugewiesenen Geschlecht übereinstimmt. Ein Beispiel wäre eine Person, die biologisch als männlich geboren wurde und sich auch als männlich identifiziert.
Transgender (trans)
Eine Person, deren Geschlechtsidentität von dem bei der Geburt zugewiesenen Geschlecht abweicht. Eine Transfrau ist beispielsweise eine Person, die bei der Geburt als männlich eingeordnet wurde, sich jedoch als weiblich identifiziert. Viele trans Personen verwenden zudem unterschiedliche Selbstbezeichnungen.
Nicht-binär
Eine Person, die sich nicht ausschließlich als männlich oder weiblich beschreibt. Auch als genderqueer bezeichnet, verstehen nicht-binäre Personen ihr Geschlecht außerhalb der klassischen binären Einteilung.
Agender
Eine Person, die sich keinem bestimmten Geschlecht zuordnet. Sie kann sich als geschlechtsneutral oder geschlechtslos bezeichnen.
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Das Gespräch beginnen
Einige Mitarbeitende im Team nutzen möglicherweise bereits ihre bevorzugten Pronomen in der E-Mail-Signatur. Wird das Thema jedoch im gesamten Team angesprochen, fördert das eine breitere Akzeptanz und Nutzung.
Auch Personen, die selbst keine falsche Ansprache erlebt haben, können Unterstützung zeigen, indem sie ihre Pronomen in der E-Mail-Signatur ergänzen. Das signalisiert Solidarität und trägt dazu bei, das Bewusstsein dafür zu stärken, dass Annahmen über die Geschlechtsidentität andere verletzen können.
Bei Einsatz einer Lösung für das E-Mail-Signatur-Management kann es sinnvoll sein, eine Umfrage im Team durchzuführen. So können Mitarbeitende ihre bevorzugten Pronomen angeben und entscheiden, ob sie diese in ihrer E-Mail-Signatur verwenden möchten.
Können Arbeitgeber die Angabe von Pronomen in E-Mail-Signaturen verpflichtend machen?
Kurz gesagt: nein. Niemand im Team kann dazu verpflichtet werden, Pronomen in der E-Mail-Signatur zu verwenden. Auch wenn die Angabe von Pronomen zur Förderung von Inklusion beitragen kann, sollte sie stets freiwillig bleiben.
Stattdessen empfiehlt es sich, klar zu kommunizieren, dass die Nutzung optional ist, gleichzeitig aber als positives Zeichen der Unterstützung und des Zusammenhalts im Team gesehen werden kann. Wenn Mitarbeitende sich dafür entscheiden, sollte das Unternehmen den Prozess so einfach wie möglich gestalten.
Pronomen in E-Mail-Signaturen verwenden
Die Integration von bevorzugten Pronomen in E-Mail-Signaturen ist unkompliziert. In der Regel werden sie zusammen mit den üblichen Kontaktdaten wie Name und Position angegeben.
Üblicherweise werden bevorzugte Pronomen – etwa „he/him“ oder „she/her/hers“ – direkt neben oder unter dem Namen platziert.
Ein Beispiel könnte so aussehen:
John Doe (he/him)
Managing Director
Exclaimer
+44 (0)1234 567890
Jane Doe (they/them/theirs)
CEO
Exclaimer
+44 (0)1234 567890
Best Practices für die Angabe von Pronomen in E-Mail-Signaturen
Damit Pronomen klar und leicht verständlich sind, sollte Folgendes beachtet werden:
Pronomen korrekt schreiben
In der bevorzugten Reihenfolge angeben
Kleinbuchstaben verwenden (z. B. „i/me“)
Pronomen durch Kommas trennen (z. B. „i/me, he/him“)
Wenn eine Person mehr als zwei Geschlechtsidentitäten angibt, kann statt einer vollständigen Auflistung „oder“ verwendet werden. Zum Beispiel: „I’m he/she or they.“
So lassen sich Pronomen in E-Mail-Signaturen integrieren
Doch was bringt die Angabe von Pronomen, wenn nicht sichergestellt ist, dass sie bei allen Nutzern korrekt umgesetzt werden? Die E-Mail-Signatur-Lösungen von Exclaimer vereinfachen die Integration von Pronomen in unternehmensweiten Signaturen.
E-Mail-Signaturen lassen sich zentral in Office 365 (Microsoft 365), Google Workspace und Microsoft Exchange verwalten und bei Bedarf um bevorzugte Pronomen ergänzen.
Es empfiehlt sich, eine standardisierte Liste von Pronomen-Sets zu erstellen und optional individuelle Angaben zu ermöglichen. Durch die Integration dieser Felder in bestehende Signaturvorlagen können Pronomen je nach persönlicher Präferenz ein- oder ausgeblendet werden.
Mit den E-Mail-Signatur-Management-Lösungen von Exclaimer lassen sich Signaturvorlagen einfach gestalten und bearbeiten. So können bevorzugte Pronomen problemlos neben dem Namen innerhalb der Kontaktdaten ergänzt werden.
Inklusion im Unternehmen stärken
Mit zunehmendem Bewusstsein für Geschlechtsidentität und -ausdruck wird es immer wichtiger, aktiv zu einem inklusiven Umfeld beizutragen. Inklusion bedeutet nicht nur, Menschen unterschiedlicher Hintergründe willkommen zu heißen, sondern auch ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich alle wohlfühlen, ihre Pronomen zu teilen.
Die Ergänzung von Pronomen in E-Mail-Signaturen kann dazu beitragen. Mit der E-Mail-Signatur-Software von Exclaimer lässt sich dieser Prozess einfach und effizient umsetzen.
