E-Mail-Signaturen neu gedacht

Trotz aller neuen Möglichkeiten für die digitale Kommunikation – Messaging-Apps, Video-Chats, SMS und mehr – sind in der Geschäftswelt immer noch E-Mails das Maß aller Dinge. Persönliche und nicht automatisierte E-Mails sind eine der effektivsten Möglichkeiten, mit Kunden, Partnern und anderen Geschäftskontakten zu interagieren. Untersuchungen haben gezeigt, dass der ROI (Return on Investment) für E-Mail-Marketing bis zum 44-fachen der Investition betragen kann.

Aber was bedeutet das für die IT?

Die Konsistenz der E-Mail-Signaturen von Unternehmen hat dabei nur geringe Priorität. Im Bericht 2022 State of IT von Spiceworks Ziff Davis gaben 72 % der Technologieexperten an, dass die Umstellung auf Remote-Arbeit zusätzliche Arbeit für IT-Abteilungen mit sich brachte, von denen viele jetzt Mitarbeiter sowohl zu Hause als auch im Büro unterstützen müssen.

Aber außerhalb der IT haben E-Mail-Signaturen oberste Priorität. Marketingteams fordern E-MailSignaturen, die nicht nur die Marke des Unternehmens unterstützen, sondern auch als Nachrichtenkanal genutzt werden können.

Die Rechtsabteilung möchte, dass die Signaturen die richtigen Haftungsausschlüsse enthalten; die Vertriebsteams möchten über Add-ons wie Feedback-Umfragen und Terminbuchungen mit Interessenten und Kunden in Kontakt treten; und HR-Teams wünschen sich Signaturen für die interne Kommunikation.

Alle diese Anforderungen richten sich an IT-Experten, die die einzigen sind, die über das technische Wissen und den Zugang zu wichtiger Computerinfrastruktur verfügen, um E-Mail-Signaturen ordnungsgemäß bereitzustellen.

In diesem Whitepaper erläutern wir, wie Unternehmen mit Exclaimer das Potenzial von E-Mail-Signaturen nutzen können, ohne dass vielbeschäftigte IT-Teams mehr Arbeit bekommen. Wir werden uns auch mit den Problemen bei der Verwaltung von E-Mail-Signaturen und dem Wert von Exclaimer für vielbeschäftigte IT-Experten befassen.

Herkömmliche IT-Methoden zur Aktualisierung von E-Mail-Signaturen

Die Bereitstellung professioneller E-Mail-Signaturen in einem Unternehmen kann viel Zeit für ein IT-Team in Anspruch nehmen.

In einem kleinen Büro können IT-Mitarbeiter von Schreibtisch zu Schreibtisch gehen und manuell eine Signatur in den E-Mail-Client jedes Mitarbeiters kopieren und einfügen.

Diese Methode ist jedoch äußerst ineffizient. Im Durchschnitt erhalten IT-Administratoren 40 US-Dollar pro Stunde.

Wenn es eine halbe Stunde dauert, die Signatur eines Benutzers zu aktualisieren und zu testen, könnte eine Änderung der Signatur pro Quartal für 100 Mitarbeiter ein Unternehmen 8.000 US-Dollar an verlorener Zeit kosten.

Das Versenden einer Vorlage per E-Mail ist ebenfalls problematisch, da es Sache der Mitarbeiter ist, für das Design zu sorgen – und nicht ihre eigenen Änderungen vorzunehmen. Mitarbeiter sind möglicherweise nicht im Büro, übersehen die Anweisungen oder vergessen einfach, eine Aktualisierung vorzunehmen

Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen: Der IT-Ansatz

Traditionell gibt es zwei Möglichkeiten, E-MailSignaturen aus IT-Sicht zentral zu verwalten.

Ansatz 1: Anwendung von serverseitigen Regeln für den E-Mail-Transport, um sicherzustellen, dass Signaturen hinzugefügt werden, nachdem eine E-Mail gesendet wurde, aber bevor sie das Unternehmensnetzwerk verlässt. Die Signatur wird im Wesentlichen auf die Nachricht “gestempelt”, sodass Signaturen in E-Mails von jedem Gerät gesendet werden können.

Ansatz 2: Verwendung von clientseitigen Skripts, um den Client-Einstellungen der zugewiesenen Benutzer eine entworfene Signatur hinzuzufügen. In ihrem E-Mail-Client können Benutzer die Signatur sehen, während sie eine E-Mail-Nachricht eingeben.

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