Leitfaden für den Kauf von E-Mail-Signaturlösungen

Jedes Unternehmen durchläuft dieselben Probleme beim Wachstum - anfangs verwendet jeder seine eigene E-Mail-Signaturvorlage. Irgendwann beschließt ein Führungskräfte, dass alle eine einheitliche Signatur haben sollen. Die IT erstellt dann eine Anleitung zur Einrichtung der Standard-Signatur der Organisation. Diese Art von einmaliger, manuell erstellter Signatur erfüllt trotz einer ziemlich einheitlichen Vorlage im gesamten Unternehmen nicht die Anforderungen von Organisationen mit weit komplexeren Signaturanforderungen.

Sie lesen diesen Käuferleitfaden, weil Sie bereits wissen, dass Sie mehrere Abteilungen mit spezifischen Signaturanforderungen haben. Marketing hat wahrscheinlich einige Branding-Richtlinien, und es ist nicht mehr machbar oder zuverlässig, es dem einzelnen Mitarbeiter zu überlassen.

Also brauchen Sie eine E-Mail-Signaturlösung - eine, die nicht nur den Prozess der Bereitstellung von Signaturen automatisiert, sondern auch die Erstellung vereinfacht. Fortgeschrittenere Lösungen gehen sogar so weit, E-Mail-Signaturen tatsächlich zu einer Funktion zu machen, die die Kundenbeziehungen verbessert, das Engagement von Interessenten erhöht und die Unternehmenskommunikation verbessert.

Die Frage lautet dann, wie wählen Sie die richtige Lösung aus, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht? In diesem Käuferleitfaden werde ich die kritischen (und weniger kritischen) E-Mail-Funktionen, die in den heutigen E-Mail-Signatur-Lösungen zu finden sind, abdecken und Arbeitsblätter bereitstellen, die Ihnen helfen werden festzustellen, welche der Lösungen auf Ihrer Auswahlliste für Ihre Organisation geeignet sind.

So verwenden Sie diesen Einkaufsleitfaden

Die Conversational Geek Buyer's Guides helfen Ihnen bei der Bewertung und Auswahl der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen.

Zu diesem Zweck gliedern wir den Leitfaden in zwei Teile.

Einkaufskriterien

Wir geben Ihnen zuerst eine Reihe wichtiger Kaufkriterien in diesem PDF zur Überlegung. Jeder Kriterienabschnitt konzentriert sich auf eine bestimmte Reihe von Funktionen und Fähigkeiten, die heute von Lösungen angeboten werden. Diese Fähigkeiten werden dann in zwei unterschiedliche Kategorien unterteilt:

• Erforderlich: Die in dieser Kriterienkategorie aufgeführten Fähigkeiten sind grundlegend für die Kaufüberlegung. Jede Lösung, die Sie in die engere Auswahl ziehen, sollte über die aufgeführten Fähigkeiten verfügen, mindestens.

• Optional: Die in dieser Kriterienkategorie aufgeführten Fähigkeiten sind Merkmale, die die Nutzung der Lösung verbessern werden, aber nicht zu den Kernfähigkeiten gehören. Eine optionale Fähigkeit könnte als innovativ angesehen werden oder einfach von Wert sein, jedoch nur für Organisationen mit spezifischen Anforderungen.

Evaluierungsarbeitsblätter

Anschließend stellen wir Ihnen eine URL zur Verfügung, die auf ein Online-Evaluierungsarbeitsblatt verweist, das es Ihnen ermöglicht, jede Lösung, die Sie in Betracht ziehen, zu bewerten - und einen Gewinner zu bestimmen.

E-Mail-Signaturinhalt

Der Wert einer jeden E-Mail-Signaturlösung wird zunächst daran gemessen, welche Inhalte problemlos zur Signatur hinzugefügt werden können.

Dieser Kriterienabschnitt konzentriert sich sowohl darauf, wie Signaturen erstellt werden können, als auch darauf, welche Arten von Details hinzugefügt werden können und woher die Details stammen.

Erforderliche Funktionen

• Unterstützung gängiger Signatur-Elemente: Die Möglichkeit, Adressfelder, eingebettete oder verlinkte Bilder, Texte, Tabellen und Hyperlinks in Signaturen zu verwenden, und zwar in den gewünschten Schriftarten, Größen und Farben, ist notwendig, um ein konsistentes Branding zu gewährleisten und gleichzeitig eine individuelle Gestaltung der Signatur zu ermöglichen.

• Maßgeschneiderte Unterstützung von Social Media: Jedes Unternehmen sollte auf ihre Präsenz in den sozialen Medien hinweisen. Signaturen sollten einfach die gewünschten Symbole oder Links zu sozialen Medien enthalten können.

• Rechtliche Hinweise: Aufgrund seiner Bedeutung für die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorschriften wird dieses Signatur- Element ausdrücklich als Anforderung genannt. Mehrere Haftungsausschlüsse sollten möglich sein, um regionalen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

• Verzeichnisbasiertes Ausfüllen von Details: Allgemeine Felder, wie Vor-/Nachname, Titel, E-Mail und Telefon sollten durch einen

  Verzeichnisdienst wie Active Directory, Azure AD oder Google Directory gefüllt werden. Dies stellt die Konsistenz und Aktualität der Details innerhalb der Signaturen sicher.

Optionale Funktionen

• Benutzerdefinierte Schriftarten: Die Möglichkeit, andere Schriftarten als die Standardschriftarten hochzuladen, ermöglicht die Anpassung des Signaturtextes an die Unternehmensmarke.

• Anpassung der Farben von Social-Media-Symbolen an die Marken: Symbole können in benutzerdefinierten Farben präsentiert werden, die mit der Unternehmensmarke übereinstimmen.

• Signatur Integrationen: Signaturinhalte können Funktionen nutzen, die entweder integriert sind oder durch Integrationen mit Drittanbieterlösungen angeboten werden. So können in Signaturen beispielsweise One-Click-Umfragen oder die Planung von Besprechungen genutzt werden, um Signaturen interaktiv zu machen.

• Verzeichnisbasiertes Ausfüllen sekundärer Detailinformationen: Hierzu gehören weitere benutzerdefinierte Attribute in einem Verzeichnis, wie z.B. Pronomen und Profilbild. Benutzer können diese Details möglicherweise sogar von innerhalb der Lösung aus bearbeiten, um sie im Verzeichnisdienst des Unternehmens zu speichern.

• Unterstützung für mehrere Banner und Links: Banner können sowohl innerhalb einer Signatur als auch über dem E-Mail- Inhalt für bestimmte Zeiträume eingeplant und angezeigt werden. Banner mit mehreren Handlungsaufforderungen innerhalb eines einzigen Banners können ebenfalls unterstützt werden.

• Headline Content: Inhalte können am Anfang einer E-Mail über dem Text platziert werden, um die Markenwahrnehmung und das Interesse von Lesern mit priorisierten Inhalten zu fördern.

Lesen Sie den Rest unseres Käuferleitfadens, verfasst von Microsoft MVP Nick Cavalancia, indem Sie auf den Link gegenüber klicken.

Über Nick Cavalancia

Nick Cavalancia hat über 25 Jahre Erfahrung in der IT-Branche, ist ein erfahrener Berater, Redner, Trainer, Autor und Kolumnist und hat Branchenzertifizierungen wie MCSE, MCT, Master CNE und Master CNI erworben.

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