Les 10 erreurs principales que les équipes IT font avec les signatures d'email (et comment les corriger)

Les signatures d'email sont essentielles pour promouvoir votre marque, garantir la conformité et renforcer la sécurité des emails. Elles laissent une impression durable, soutiennent les exigences légales et protègent les informations sensibles. Les équipes IT sont souvent chargées de gérer et de standardiser les signatures d'email dans toute l'organisation, une responsabilité qui peut être difficile sans la bonne approche.

Des erreurs fréquentes, comme un branding incohérent, le non-respect des lois ou des failles de sécurité, peuvent avoir des conséquences durables sur la réputation et l'efficacité de votre organisation. Dans cet article, nous explorons les 10 erreurs principales que les équipes IT font avec les signatures d'email, leur impact potentiel sur votre organisation, et comment les résoudre. En éliminant ces problèmes, vous pouvez garantir un branding cohérent, améliorer la conformité et renforcer la sécurité des emails au sein de votre entreprise.

10 erreurs que les équipes IT font en matière de gestion des signatures d’email

1. Ne pas standardiser les signatures d'email dans l'organisation

La plus courante des erreurs en matière de signature d’email ? Ne pas mettre en place un modèle standardisé pour toute l’entreprise. Sans directives claires, les utilisateurs finaux créent leurs propres signatures, ce qui conduit à des formats incohérents, des informations manquantes et des mentions légales incorrectes.

Beaucoup d’utilisateurs finaux ne réalisent pas que leur signature d’email représente l’entreprise au même titre qu’un papier à en-tête ou une carte de visite. Laisser les utilisateurs concevoir leurs propres signatures crée une mauvaise impression auprès des destinataires externes. Et lorsqu’il y a des plaintes, c’est l’équipe IT qui en porte la responsabilité.

2. Demander aux utilisateurs de copier-coller des modèles

Beaucoup d’équipes IT envoient des modèles de signatures à copier-coller dans les clients email. En théorie, cela devrait faire gagner du temps et réduire les risques de designs non autorisés. Mais comment l’équipe IT peut-elle s’assurer que tout le monde le fait correctement ? La plupart du temps, cette méthode engendre plusieurs versions différentes du modèle, avec des niveaux de précision variables.

Quelle est la solution ? L’équipe IT pourrait demander aux employés d’envoyer leurs signatures pour vérification une fois mises en place, mais imaginez combien de signatures devraient être vérifiées. S’il y a une erreur, il faudrait envoyer des corrections, attendre les mises à jour, et tout vérifier à nouveau.

Sinon, l’équipe IT pourrait se rendre au poste de chaque utilisateur (à condition qu’ils soient tous au même endroit). Mais même dans un petit bureau de 20 employés, cela gaspille énormément de temps. Chaque mise à jour nécessiterait de répéter le processus pour chaque utilisateur, une option impossible pour les travailleurs à distance ou hybrides. Résultat ? Perte de productivité, casse-têtes organisationnels et pression inutile sur l’équipe IT.

3. Ignorer les exigences légales et réglementaires

Les mentions légales dans les emails sont essentielles pour protéger les organisations des risques juridiques, financiers et réputationnels. Dans certains secteurs et pays, comme les États-Unis, elles sont même légalement obligatoires. Sans mentions légales appropriées dans les signatures d’email, les entreprises risquent des poursuites, des litiges et des dommages à leur réputation. Même si vous évitez les problèmes juridiques, des mentions manquantes ou incorrectes peuvent donner une image non professionnelle. Cela peut nuire à la confiance des clients, partenaires et collaborateurs en montrant un manque de conformité.

Cependant, les équipes IT peuvent parfois négliger ces exigences importantes lorsqu'elles gèrent les signatures d'email. Cela peut être dû à un manque de compréhension, une formation insuffisante ou simplement à l'oubli d'inclure les détails juridiques nécessaires. Malheureusement, ces oublis peuvent entraîner des conséquences graves.

4. Ne pas maintenir les signatures à jour

Une autre erreur fréquente est de considérer les mises à jour des signatures comme une tâche ponctuelle. En réalité, les signatures d’email nécessitent des changements réguliers pour rester précises et pertinentes. Les modifications, comme un nouveau poste, des coordonnées ou un rebranding de l’entreprise, doivent être reflétées immédiatement.

Cependant, les équipes IT ont souvent du mal à gérer ces mises à jour efficacement. Avec de nombreuses responsabilités et des priorités concurrentes, s’assurer que chaque signature reste à jour peut devenir écrasant. Sans processus optimisé, des signatures obsolètes peuvent facilement passer inaperçues.

5. Ignorer les vulnérabilités de sécurité

Des signatures d'e-mail mal conçues ou mal gérées peuvent représenter un risque de sécurité surprenant pour votre organisation. Des vulnérabilités comme des liens malveillants ou des éléments mal codés dans les signatures ouvrent la porte aux attaques de phishing ou aux malwares. Pourtant, de nombreuses équipes informatiques négligent ces risques et ne donnent pas la priorité à une gestion appropriée des signatures d'e-mail.

En plus des problèmes de sécurité, des signatures trop complexes ou contenant trop d'images peuvent déclencher les filtres anti-spam. Cela peut entraîner l'envoi d'e-mails importants dans les dossiers de courrier indésirable ou leur non-livraison. Sachant que 45 % à 85 % des e-mails sont classés comme spam, des signatures encombrées peuvent aggraver le problème de manière involontaire. Pour les organisations, cela affecte l'efficacité des communications et risque de réduire la confiance des destinataires.

6. Ne pas prendre en compte la compatibilité mobile

Plus de la moitié des e-mails sont ouverts sur des appareils mobiles, il est donc essentiel que vos signatures d'e-mail s'affichent correctement sur tous les écrans. Cependant, cela peut être compliqué, car le HTML dans les signatures d'e-mail fonctionne différemment des pages web. Il existe bien plus de clients de messagerie que de navigateurs web, et chacun interprète le HTML différemment.

De plus, chaque fois qu'un e-mail est répondu, le logiciel de messagerie du destinataire restructure tout le message en HTML, ce qui perturbe souvent la conception de la signature, en particulier sur les appareils mobiles. Les appareils iOS ajoutent une couche de complexité supplémentaire. L'application de messagerie par défaut sur iPhone et iPad supprime souvent le HTML des signatures, ce qui entraîne l'envoi d'e-mails en texte brut. Cela signifie qu'une signature parfaite sur un ordinateur peut ne pas s'afficher du tout sur un iPhone. Corriger ces problèmes nécessite souvent de multiples ajustements HTML, entraînant un travail supplémentaire et une frustration inutile.

En conséquence, les équipes informatiques évitent souvent d'optimiser les signatures pour les appareils mobiles, estimant que l'effort n'en vaut pas la peine. Mais ignorer la compatibilité mobile signifie que plus de la moitié de vos destinataires ne verront jamais la signature telle que vous l'avez prévue.

7. Compter sur des processus manuels

Même lorsqu'elles trouvent le temps, les équipes IT trouvent que la mise à jour manuelle des signatures est une tâche longue et fastidieuse. Si le modèle utilise du HTML, des e-mails tests doivent être envoyés pour vérifier que le design s'affiche correctement. Cela ne peut être fait que pendant les périodes de faible trafic mail, souvent en dehors des heures de travail classiques.

Pour les entreprises utilisant Microsoft 365 (Office 365) ou Exchange Online, les signatures s'empilent automatiquement en bas des fils de discussion. Sur Google Workspace, le code HTML ne peut pas être collé directement dans l'éditeur, et doit contenir moins de 10 000 caractères, ce qui est un défi pour les designs complexes.

Il y a aussi le risque d'informations de contact incomplètes ou incorrectes. Certains utilisateurs peuvent avoir des numéros de mobile professionnel ou des lignes directes, tandis que d'autres n'en ont pas. Cela peut entraîner l'apparition de champs vides dans les signatures. Bien que des correctifs manuels existent, ils ne résolvent pas toujours complètement ce problème.

Les images dans les signatures d'e-mail posent également des problèmes. Elles peuvent être supprimées ou apparaître comme pièces jointes. Intégrer les images augmente la taille des e-mails et entraîne souvent l'ajout de l'image en tant que pièce jointe. Héberger les images en ligne peut aider, mais les clients de messagerie peuvent les bloquer, obligeant les destinataires à marquer l'e-mail comme sûr et à télécharger manuellement les images.

Cela ne prend pas non plus en compte le besoin de créer des règles spécifiques de flux d'e-mail pour garantir qu'une signature s'applique correctement. Ces règles peuvent devenir extrêmement complexes pour les grandes entreprises avec des centaines d'employés.

8. Ignorer les demandes de l'équipe marketing

Les mises à jour de signature ne sont souvent pas initiées par les équipes IT, mais plutôt par les équipes marketing. Les signatures d'e-mail représentent un espace précieux pour le branding, les promotions et l'alignement de la communication.

Les équipes marketing considèrent les signatures comme une opportunité pour renforcer la cohérence de la marque, promouvoir des campagnes et stimuler l'engagement grâce à des bannières promotionnelles, des CTA et des images. Cependant, ajouter ces éléments nécessite que l'équipe IT mette à jour les signatures de chaque utilisateur, souvent sous des délais serrés pour des promotions sensibles au temps.

Mais comme les équipes IT sont déjà surchargées, ces demandes peuvent rapidement devenir un casse-tête. En conséquence, les mises à jour de signatures peuvent être retardées ou ignorées, compliquant l'intégration des campagnes marketing. Le défi réside dans le fait que la gestion des signatures d'e-mail est sous la responsabilité des équipes IT, laissant peu de contrôle aux équipes marketing.

9. Ne pas exploiter les analyses pour les signatures d’email

La plupart des entreprises utilisent des outils d’analyse pour suivre les performances de leur site web. Cependant, peu réalisent qu’ils peuvent également les utiliser pour les signatures d’email. Les analyses peuvent révéler combien de clics votre signature reçoit et quels éléments sont les plus engageants. Ces informations sont essentielles pour optimiser les designs et mesurer l’impact des campagnes marketing.

Cependant, les équipes informatiques négligent souvent ce potentiel, car configurer manuellement des liens de suivi et surveiller les résultats demande du temps et des ressources. Sans ces données, il est difficile d’évaluer l’efficacité des modèles de signature d’email et de prendre des décisions éclairées pour les futures mises à jour.

10. Ne pas utiliser de logiciel tiers pour les signatures d’email

La dernière erreur fréquente liée aux signatures d’email est de ne pas utiliser une solution tierce. Gérer les signatures d’email manuellement ou utiliser des méthodes développées par les équipes informatiques peut sembler économique, mais cela engendre souvent plus de problèmes qu’autre chose. Ce processus peut rapidement devenir complexe, chronophage et sujet aux erreurs.

Étonnamment, de nombreux professionnels de l’informatique ignorent l’existence des solutions de gestion de signatures d’email. Certains n’en ont jamais entendu parler, tandis que d’autres n’en perçoivent pas encore la valeur. Mais si la mise à jour des signatures d’email est si frustrante et consomme autant de temps, pourquoi ne pas investir dans une solution qui simplifie tout cela ? Les entreprises utilisent déjà des outils tiers pour automatiser et rationaliser d’autres tâches, il est donc logique de faire de même pour les signatures d’email.

Évitez les erreurs courantes avec Exclaimer

Le logiciel de signature d’email d’Exclaimer permet aux équipes informatiques de gérer facilement les signatures d’email. Plutôt que de dépendre de processus souvent sujets à des erreurs, tout est centralisé sur une plateforme conviviale.

• Contrôle centralisé : Gérez les signatures d’email de vos employés sur n’importe quel appareil, où que vous soyez. Maintenez une image de marque cohérente et restez conforme aux réglementations sans difficulté.

• Mises à jour automatiques : Concevez des modèles préapprouvés et laissez la plateforme gérer les mises à jour automatiquement. Assurez-vous que chaque utilisateur dispose des coordonnées exactes sur chaque email.

• Personnalisation pour les équipes : Vous avez différents départements ? Groupez facilement les employés et personnalisez les signatures pour des équipes ou des destinataires spécifiques.

• Messagerie adaptée : Configurez des signatures uniques pour les réponses, les transferts ou certaines conversations afin de maintenir une communication ciblée.

• Programmation simplifiée : Planifiez les mises à jour des signatures à l’avance et appliquez-les en dehors des heures de travail pour un processus fluide et sans interruption.

• Suivi analytique : Obtenez des données sur les performances, l’engagement et les taux de clics des signatures pour améliorer l’efficacité des campagnes futures.

• Transférez la gestion aux équipes marketing : Donnez aux équipes marketing la possibilité de gérer et de mettre à jour les signatures, libérant ainsi les équipes informatiques pour des tâches plus importantes et stratégiques.

Faites des signatures d’email un atout simple et efficace pour votre équipe

La mise à jour des signatures d’email demande énormément de temps aux équipes informatiques. De plus, leur gestion peut être imprévisible. Des problèmes comme l’empilement des signatures en bas des chaînes d’email, des coordonnées manquantes ou des images qui ne s’affichent pas correctement sont des défis récurrents depuis des années. C’est pourquoi tant d’erreurs courantes liées aux signatures d’email se produisent.

Avec Exclaimer, la gestion des signatures d’email devient un processus rationalisé qui fait gagner du temps et réduit les problèmes pour les équipes informatiques. Grâce à un contrôle centralisé, l’informatique peut garantir une image de marque cohérente et une conformité sur tous les emails professionnels. Cela signifie que chaque employé aura automatiquement la bonne signature ajoutée à ses emails, quel que soit l’appareil utilisé ou l’endroit où il se trouve.

Ne laissez plus les erreurs de signature d’email perturber votre efficacité. Testez gratuitement ou réservez une démo en ligne avec Exclaimer dès aujourd’hui.