Comment automatiser et rationaliser les signatures d'e-mail d'intégration pour les nouveaux employés
10 September 2024
Attirer et acquérir les meilleurs talents est difficile dans un marché du travail compétitif. Les organisations doivent également tirer le meilleur parti de leurs recrutements, les aider à développer de nouvelles compétences et les fidéliser à long terme.
En conséquence, beaucoup d'attention est désormais portée sur le processus d'intégration des employés, une partie essentielle de toute stratégie de gestion des ressources humaines et des talents. Dans cet article, nous explorerons le rôle de l'informatique dans l'intégration des employés et comment le logiciel de signature d'e-mail peut soutenir ce processus.
Pourquoi l'intégration de nouveaux employés peut être un défi pour l'informatique
Même si les processus d'intégration des employés sont hautement répétitifs et prévisibles, ils ajoutent une charge de travail significative aux départements informatiques déjà surchargés.
En fin de compte, les professionnels de l'informatique ont besoin que l'intégration des employés soit aussi automatisée que possible pour atténuer cette pression.
La règle des 80/20 des opérations informatiques vs. innovations informatiques
Un bon cadre pour l'impact de l'intégration des employés sur les départements informatiques est une variation du principe de Pareto (ou règle des '80/20'). La plupart des départements informatiques consomment 75-80 % de leurs ressources sur des tâches opérationnelles qui garantissent que les utilisateurs sont soutenus et que les systèmes informatiques fonctionnent comme prévu. Cela laisse moins de 20-25 % à être consacré à débloquer de nouvelles innovations informatiques pour améliorer l'efficacité de l'entreprise et automatiser les flux de travail manuels.
Pourquoi les signatures d'e-mail sont importantes pour le processus d'intégration
Une partie clé du processus d'intégration des employés est lorsque les nouveaux arrivants reçoivent une identité d'employé. Le département informatique joue un rôle de premier plan pour que cela se produise, en créant un nouveau compte e-mail à utiliser comme identifiant pour accéder aux applications et services, et pour communiquer à la fois en interne et en externe avec les parties prenantes.
Les signatures d'e-mail d'intégration des employés sont importantes car elles étendent cette identité au-delà du domaine et de l'adresse IP de l'individu.
À un niveau de base, les signatures d'e-mail communiquent des informations personnelles précises sous la forme de :
Nom complet
Titre du poste et équipe
Informations de contact, par ex. numéro de téléphone, adresse e-mail
Mais ce sont les bases. Les signatures d'e-mail peuvent aller bien au-delà des informations personnelles pour inclure :
Image de marque, couleurs et logos de l'entreprise
Avertissement légal par e-mail
Bannières marketing et appels à l'action
Icônes de réseaux sociaux et de feedback
Liens de planification de rendez-vous
Attribuer des signatures d'e-mail à chaque nouveau membre est un processus technique important que l'informatique doit entreprendre dans le cadre d'un processus d'intégration standard.
Gestion des signatures d'e-mail d'intégration des nouveaux employés
Les informations personnelles sont uniques à chaque employé, et lorsqu'elles sont mises sur une signature d'e-mail, elles façonnent la perception de cette personne. Bien faire cela dans le processus d'intégration est important, mais il est tout aussi essentiel de garantir la cohérence de l'apparence des employés par e-mail. Des signatures d'e-mail chaotiques et incohérentes peuvent refléter une organisation de cette manière.
Et omettre certains éléments signifie des opportunités manquées de partager des informations, d'engager des audiences, de renforcer la marque et de promouvoir des messages marketing.
Voici six points à considérer lors de la gestion des signatures d'e-mail pour les nouveaux employés :
1. Précision des données
Les signatures d'e-mail doivent contenir des informations précises. Les coordonnées doivent correspondre exactement aux enregistrements dans les systèmes RH et les annuaires d'utilisateurs tels que Active Directory et Google Directory.
2. Format et design
Il existe plusieurs façons de concevoir des signatures d'e-mail. Vous pouvez choisir un modèle de texte simple ou opter pour un design plus avancé utilisant des images HTML. N'oubliez pas d'inclure également un avertissement légal approprié.
3. Propriété
Les signatures d'e-mail sont généralement gérées par l'équipe informatique lors de l'intégration. Cependant, le département marketing doit également être impliqué puisque les signatures d'e-mail améliorent l'expérience de la marque et peuvent inclure des messages marketing clés. Il est essentiel de planifier cela à l'avance, en particulier si des mises à jour des signatures d'e-mail sont nécessaires.
4. Divers modèles
Utiliser un modèle unique pour tous les employés limite les options de signature d'email. Introduire divers modèles de signature d'email dans l'organisation peut créer de nouvelles opportunités pour différents départements.
5. Implication des utilisateurs
Laisser les utilisateurs gérer leurs signatures d'email est risqué, surtout pour les nouveaux employés peu familiers avec la marque de l'entreprise. Il est important de garantir l'utilisation des données de contact correctes et leur mise à jour selon les besoins.
Certaines entreprises fournissent aux employés un modèle de signature et des instructions. Mais que se passe-t-il s'ils oublient d'inclure une clause de non-responsabilité légale cruciale ou s'ils gâchent le design, le rendant incohérent et non professionnel ?
6. Temps et effort
Plus vous vous engagez dans la gestion des signatures d'email, plus cela sollicite les ressources informatiques. Le personnel informatique pourrait devoir configurer manuellement les signatures d'email sur chaque appareil d'employé. Ils pourraient écrire du code HTML pour mettre à jour toutes les signatures à la fois, mais gérer de nombreux changements est un défi.
Ces points sont tous importants lors de la configuration des signatures d'email pour tout employé, mais particulièrement pour les nouveaux embauchés. Cela est dû au fait que l'intégration doit se faire dans une période définie, exerçant une pression sur le service informatique pour accomplir le travail rapidement et avec précision.
Il est donc logique de faire de la gestion des signatures d'email un processus facilement répétable qui fonctionne dans le cadre de l'intégration des nouveaux employés.
Utiliser un logiciel de signature d'email pour automatiser une partie du processus d'intégration
Gérer les signatures d'email dans le cadre de l'intégration des nouveaux employés peut être frustrant et chronophage. Élargissez cela à des dizaines ou centaines de nouveaux arrivants par an, et c’est une recette pour le stress au travail des informaticiens, l'inefficacité et une mauvaise utilisation des ressources.
La solution de gestion des signatures d'email d'Exclaimer simplifie l'intégration numérique, la rendant plus rapide et plus efficace. Voici comment elle aide :
Déploiement automatisé : Lancez facilement les signatures d'email à tous les employés avec une gestion centralisée. Plus de configurations manuelles ou de codage.
Image de marque cohérente : Assurez-vous que toutes les signatures d'email suivent les directives de marque de votre entreprise, y compris les logos, les couleurs et les messages marketing.
Informations utilisateur précises : Les détails de la signature d'email sont extraits directement des systèmes RH et des annuaires utilisateurs pour garantir leur exactitude.
Modèles personnalisables : Choisissez parmi une variété de modèles pour différents départements pour répondre à leurs besoins uniques.
Mise en œuvre conviviale : Les employés peuvent facilement appliquer eux-mêmes les modèles de signature d'email, réduisant ainsi la charge sur les ressources informatiques.
Processus rationalisé : Simplifiez et répétez le processus de gestion des signatures d'email avec facilité lors de chaque période d'intégration de nouveaux employés.
Conception simplifiée : Faites glisser et déposez les couleurs, les images et les éléments de données avec redimensionnement et prévisualisation instantanés.
Cohérence sur tous les appareils : Assurez-vous que tous les messages, même ceux provenant de dispositifs mobiles, ont des signatures uniformes.
Regroupement intelligent : Regroupez automatiquement les employés par département et remplissez les détails de contact à l'aide de votre annuaire utilisateur.
Le dernier mot
Le service informatique est toujours impliqué lorsqu'il s'agit de l'intégration des employés. Cela est principalement dû au fait que chaque nouvel employé devient un nouvel utilisateur informatique avec ses propres besoins en logiciels et matériels. Et une partie essentielle de ce processus est de leur attribuer une signature d'email de l'entreprise.
Cependant, la gestion des signatures d'email est généralement chronophage et sujette aux erreurs. Avec le logiciel de signature d'email d'Exclaimer, cette tâche peut être automatisée et gérée de manière beaucoup plus fluide. Cela réduit la pression sur les équipes informatiques, accélérant le processus d'intégration sécurisée des nouveaux employés.
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