Comment augmenter la taille de la boîte aux lettres dans Office 365: Un guide étape par étape

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Gérer efficacement la taille de votre boîte aux lettres Office 365 est essentiel pour garantir des opérations e-mail fluides et éviter toute interruption de communication.

Ce guide vous guidera à travers les étapes pour augmenter la taille de votre boîte aux lettres dans Office 365 et vous proposera quelques bonnes pratiques pour maintenir une boîte aux lettres saine.

Comprendre la limite de stockage de la boîte aux lettres Office 365

Les boîtes aux lettres Office 365 sont livrées avec des limites de stockage prédéfinies, qui varient en fonction de votre plan d'abonnement. En général, les boîtes aux lettres Office 365 standard ont une limite de 50 Go pour les plans Business Basic et Standard, tandis que les plans Premium et Entreprise offrent 100 Go.

Dépasser votre quota de boîte aux lettres peut entraîner le rejet des e-mails, une performance réduite et d'autres problèmes opérationnels. Il est donc essentiel de surveiller et de gérer la taille de votre boîte aux lettres de manière proactive.. 

Problèmes courants avec le stockage de boîte aux lettres Office 365

Les entreprises atteignent souvent rapidement leur limite de stockage de boîte aux lettres Office 365 en raison du volume élevé d'échanges d'e-mails quotidiens.

Les principaux défis liés au stockage de la boîte aux lettres Office 365 comprennent les restrictions de capacité, les difficultés de gestion et les préoccupations de performance.

Voici les principaux problèmes auxquels les utilisateurs et les administrateurs sont confrontés:

1. Limites de quota de boîte aux lettres et dépassements

Les plans Office 365 sont fournis avec des limites de stockage spécifiques pour les boîtes aux lettres. Les utilisateurs rencontrent souvent des problèmes lorsqu'ils dépassent ces limites. Lorsqu'une boîte aux lettres approche de sa limite de stockage, des notifications d'avertissement sont envoyées, mais elles sont parfois manquées, entraînant un blocage de l'envoi/réception des e-mails.

Les boîtes aux lettres partagées et les boîtes aux lettres d'archive ont également leurs propres limites de stockage, et les dépasser peut entraîner des interruptions de service.

2. Politiques de rétention et gestion du stockage

Des politiques de conservation mal configurées ou excessivement agressives peuvent entraîner la suppression automatique d'e-mails ou d'éléments plus anciens, entraînant une perte de données. Les boîtes aux lettres d'archivage sont destinées à stocker les e-mails plus anciens, mais certains utilisateurs rencontrent des problèmes avec l'archivage automatique qui ne fonctionne pas correctement, entraînant le remplissage des boîtes aux lettres principales.

Des dossiers spécifiques tels que "Éléments envoyés" et "Éléments supprimés" peuvent devenir volumineux avec le temps s'ils ne sont pas correctement gérés, occupant ainsi un espace de stockage important.

3. Dégradation des performances

A mesure que les boîtes aux lettres deviennent plus grandes, les utilisateurs peuvent rencontrer des retards ou des performances médiocres lors de l'accès aux e-mails, en particulier avec les e-mails plus anciens.

Lorsque les boîtes aux lettres sont proches de leur capacité ou mal indexées, les performances de recherche peuvent se dégrader, entraînant des résultats de recherche lents ou incomplets.

4. Problèmes de synchronisation avec le stockage local (fichiers OST)

Outlook utilise un fichier de table de stockage hors connexion (OST) pour mettre en cache les données de la boîte aux lettres localement. Si la taille de la boîte aux lettres dépasse la capacité pratique de l'OST, des problèmes de synchronisation peuvent survenir, affectant la distribution et l'accès aux e-mails.

Les fichiers OST volumineux ou corrompus peuvent entraîner des problèmes de synchronisation, où les éléments de messagerie ne s'affichent pas dans Outlook, même s'ils existent dans la version web d'Office 365.

5. Gestion du stockage de boîtes aux lettres partagées et déléguées

Les boîtes aux lettres partagées ont souvent plusieurs utilisateurs, ce qui rend difficile la gestion efficace du stockage. Si une boîte aux lettres partagée dépasse sa limite, cela peut empêcher tous les utilisateurs d'envoyer/recevoir des e-mails.

Des problèmes peuvent survenir lorsqu'un utilisateur ayant un accès délégué ajoute plusieurs boîtes aux lettres à son profil Outlook, ce qui entraîne une taille de fichier OST accrue et des problèmes de performance.

6. Stockage de la conformité et de la conservation légale

Les boîtes aux lettres en attente de litige ou de découverte électronique peuvent accumuler de grandes quantités de données car rien n'est supprimé, consommant rapidement l'espace de stockage.

Si l'archive sur site n'est pas correctement utilisée, cela peut entraîner le remplissage de la boîte aux lettres principale, entraînant des problèmes de quota.

7. Archives auto-expansibles ne fonctionnent pas

Office 365 offre des archives à extension automatique aux utilisateurs dépassant 100 Go, mais parfois cette fonctionnalité ne se déclenche pas comme prévu, entraînant des problèmes de stockage.

8. Règles de flux de messagerie mal configurées ou négligées

Parfois, les règles de flux de messagerie sont configurées de manière incorrecte, entraînant une accumulation inattendue d'e-mails dans certaines boîtes aux lettres, entraînant des dépassements de stockage.

9. Mauvaise gestion par l'utilisateur

Les utilisateurs stockent souvent de gros fichiers dans leur boîte aux lettres au lieu d'utiliser OneDrive ou SharePoint, ce qui entraîne un gonflement inutile de la boîte aux lettres. Certains utilisateurs oublient de vider leur dossier "Éléments supprimés", ce qui continue d'utiliser l'espace de stockage de la boîte aux lettres.

Ways to increase mailbox size in Office 365 

Il existe plusieurs méthodes pour gérer et augmenter la taille de votre boîte aux lettres Office 365. Voici quelques stratégies efficaces:

1. Archivage du contenu de la boîte aux lettres

Archiver les anciens e-mails est un excellent moyen de libérer de l'espace dans votre boîte de réception. Voici les étapes pour activer l'archivage automatique:

• Ouvrez Outlook et allez dans Fichier > Options.

  
  

• Sélectionnez Avancé et cliquez sur Paramètres d'archivage automatique.

  
  

• Choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez exécuter l'archivage automatique.

  
  

• Sélectionnez les éléments à archiver et spécifiez leur âge.

  
  

• Choisissez l'emplacement où vous souhaitez stocker les éléments archivés.

  
  

• Cliquez sur OK pour enregistrer vos paramètres.

  
  

Voici un guide complet sur la manière de supprimer automatiquement les anciens e-mails d'Exchange et d'Outlook.

2. Demande d'augmentation de la limite de taille de la boîte aux lettres

Les administrateurs peuvent demander une augmentation de la limite de taille de la boîte aux lettres Office 365 dans des scénarios spécifiques, tels que pour les cadres supérieurs ou les utilisateurs intensifs d'e-mails. Voici les étapes à suivre pour demander une augmentation de taille :

• Connectez-vous au Centre d'administration Microsoft 365.

  
  

• Accédez aux centres d'administration > Exchange.

  
  

• Sélectionnez l'utilisateur dont vous souhaitez augmenter la taille de la boîte aux lettres.

  
  

• Cliquez sur Fonctionnalités de la boîte aux lettres.

  
  

• Sous Stockage de la boîte aux lettres, cliquez sur Activer pour l'option Archive.

  
  

Enregistrez les paramètres, et la taille de la boîte aux lettres augmentera automatiquement.

3. Utilisation de boîtes aux lettres partagées

Les boîtes aux lettres partagées sont un moyen efficace d'étendre les fonctionnalités de votre boîte aux lettres Office 365 sans coûts de licence supplémentaires. Voici les étapes pour configurer une boîte aux lettres partagée:

• Connectez-vous au Centre d'administration Microsoft 365.

  
  

• Accédez à Groupes > Boîtes aux lettres partagées.

  
  

• Cliquez sur Ajouter une boîte aux lettres et saisissez les détails requis.

  
  

• Attribuez des membres qui auront accès à cette boîte aux lettres partagée.

  
  

• Cliquez sur Enregistrer et configurez la boîte aux lettres selon vos besoins.

  
  

Meilleures pratiques de gestion de la boîte aux lettres

Comme on dit, mieux vaut prévenir que guérir. Ainsi, pour maintenir de manière proactive une taille de boîte de réception saine, envisagez ces meilleures pratiques :

- Passer régulièrement en revue les éléments envoyés et supprimés: Nettoyez périodiquement les e-mails inutiles.

- Utiliser des dossiers et des étiquettes: Organisez vos e-mails dans des dossiers pour en faciliter la gestion.

- Optimiser les pièces jointes: Utilisez le stockage cloud pour les gros fichiers au lieu de les joindre aux e-mails.

- Mettre en place des règles pour le tri et la suppression automatiques: Créez des règles pour trier et supprimer automatiquement les e-mails selon vos préférences.

Terminez vos soucis de boîte aux lettres Office 365

La gestion de la taille de votre boîte aux lettres Office 365 est essentielle pour garantir une communication par e-mail fluide au sein de votre organisation.

En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pouvez augmenter efficacement la taille de votre boîte aux lettres et maintenir le bon fonctionnement de vos opérations.