Comment créer des règles dans Gmail : Un guide complet

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Gérer efficacement votre boîte de réception est crucial pour la productivité. Créer des règles dans Gmail peut être un véritable atout pour l'organisation des e-mails. Ces règles trient et organisent automatiquement les e-mails entrants dans des dossiers spécifiques, vous aidant à suivre les messages importants et à réduire le désordre dans votre boîte de réception.

Dans ce guide complet, nous vous montrerons comment créer des règles dans Gmail. Apprenez à catégoriser les e-mails de certains expéditeurs, à marquer automatiquement les messages importants et à maintenir une boîte de réception organisée. Suivez ces conseils pour améliorer la gestion de vos e-mails et simplifier votre flux de travail.

Qu'est-ce que les règles Gmail ?

Les règles Gmail, également connues sous le nom de filtres Gmail, sont des outils puissants pour gérer votre boîte de réception. Ces conditions personnalisables automatisent les actions sur les e-mails entrants, rendant la gestion de la boîte de réception plus efficace.

Avec les filtres Gmail, vous pouvez étiqueter, archiver, transférer ou supprimer des e-mails en fonction de critères spécifiques. Par exemple, vous pouvez créer un filtre pour marquer tous les e-mails de votre patron comme "Urgent" ou transférer automatiquement les messages contenant certains mots-clés à une autre adresse e-mail. Cette fonctionnalité garde votre boîte de réception organisée et vous aide à accéder facilement aux e-mails importants.

Pourquoi utiliser les règles Gmail ?

L'utilisation des règles Gmail présente plusieurs avantages, notamment :

• Gain de temps : Avec des règles en place, vous n'avez plus à effectuer manuellement des actions répétitives sur vos e-mails, vous faisant gagner du temps et des efforts.

• Organisation améliorée : Les règles peuvent automatiquement étiqueter, archiver ou supprimer des e-mails, facilitant la recherche et la gestion de votre boîte de réception.

• Personnalisation : Vous avez un contrôle total sur les règles que vous créez, vous permettant de les adapter à vos besoins spécifiques en matière de courrier électronique.

• Productivité accrue : En automatisant les tâches, les règles Gmail peuvent vous aider à rester concentré sur les e-mails importants et à réduire les distractions.

Quels types de règles Gmail sont disponibles ?

Gmail propose une variété de règles pour vous aider à gérer votre boîte de réception efficacement. Voici quelques-uns des types les plus courants :

• Ignorer la boîte de réception : Vous pouvez utiliser des règles pour ignorer automatiquement la boîte de réception et archiver certains e-mails. Cela est utile pour gérer les notifications automatiques ou les newsletters dont vous n'avez pas besoin dans votre boîte de réception principale.

• Supprimer ou marquer comme spam : Les règles peuvent être configurées pour supprimer ou marquer les e-mails indésirables ou spam comme tels, vous aidant à garder votre boîte de réception propre.

• Appliquer une étiquette : Comme mentionné précédemment, les règles peuvent appliquer des étiquettes aux e-mails entrants en fonction de critères spécifiques. Les étiquettes sont un excellent moyen d'organiser et de catégoriser vos e-mails.

• Transférer : Si vous avez besoin que certains e-mails soient transférés à une autre adresse e-mail, les règles peuvent le faire automatiquement pour vous. Cela est utile pour déléguer des tâches ou tenir d'autres personnes informées.

• Marquer comme lu ou étoilé : Les règles peuvent également marquer les e-mails comme lus ou étoiler les e-mails importants, garantissant que vous ne manquez aucun message crucial.

• Marquer comme important ou jamais marquer comme important : Les règles peuvent être configurées pour marquer automatiquement les e-mails comme importants ou ne jamais les marquer comme tels, ce qui aide à prioriser votre boîte de réception et à éviter les distractions.

• Catégoriser comme : Les règles peuvent également être utilisées pour catégoriser les e-mails comme "Promotions", "Forums" ou "Social" en fonction de critères spécifiques, facilitant la gestion et le filtrage des différents types d'e-mails.

Comment créer des règles dans Gmail

Créer des règles dans Gmail est un processus simple qui ne prend que quelques minutes. Suivez ces étapes pour commencer :

Créer des règles dans Gmail à l'aide du menu des paramètres Gmail :

1. Ouvrez Gmail et cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit.

   
   

2. Sélectionnez Voir tous les paramètres dans le menu déroulant.

   
   

3. Allez à l'onglet Filtres et adresses bloquées.

   
   

4. Cliquez sur Créer un filtre.

   
   

5. Remplissez les critères de votre filtre, tels que l'adresse de l'expéditeur ou des mots-clés spécifiques.

   
   

6. Cliquez sur Créer un filtre pour ouvrir les options d'action.

   
   

7. Choisissez les actions que vous souhaitez que Gmail effectue (par ex., appliquer une étiquette, marquer comme lu).

   
   

8. Cliquez à nouveau sur Créer un filtre pour enregistrer votre règle.

Créer des règles dans Gmail à l'aide de la barre de recherche :

1. Ouvrez Gmail et cliquez sur la barre de recherche en haut.

   
   

2. Cliquez sur Afficher les options de recherche.

   
   

3. Tapez vos critères de filtre :

   
   

   • De: Trouver des emails d'expéditeurs spécifiques

     
     

   • À: Trouver des emails envoyés à des destinataires spécifiques

     
     

   • Objet: Rechercher des emails contenant certains mots dans l'objet

     
     

   • Contient les mots: Trouver des emails contenant des mots spécifiques

     
     

   • Ne contient pas: Trouver des emails qui ne contiennent pas certains mots

     
     

   • Taille: Rechercher des emails plus grands ou plus petits qu'une certaine taille

     
     

   • Date dans: Trouver des emails envoyés dans une certaine période

     
     

   • Rechercher: Rechercher des emails dans un dossier ou une zone spécifique de votre compte

     
     

   • Avec pièce jointe: Inclure uniquement des emails avec des pièces jointes

     
     

   • Ne pas inclure les chats: Exclure les conversations de chat de la recherche

     
     

4. Cliquez sur Rechercher.

   
   

5. Cliquez sur Créer un filtre en bas de la boîte de recherche.

   
   

6. Choisissez les actions que vous souhaitez que Gmail effectue (par ex., appliquer une étiquette, marquer comme lu).

   
   

7. Cliquez à nouveau sur Créer un filtre pour enregistrer votre règle Gmail.

Créer des règles dans Gmail à partir d'un email existant :

1. Ouvrez l'email pour lequel vous souhaitez créer une règle.

   
   

2. Cliquez sur l'icône Plus (trois points verticaux) dans le coin supérieur droit.

   
   

3. Sélectionnez Filtrer les messages comme ceux-ci dans le menu déroulant.

   
   

4. Remplissez les critères si nécessaire, puis cliquez sur Créer un filtre.

   
   

5. Choisissez les actions que vous souhaitez que Gmail effectue (par ex., appliquer une étiquette, marquer comme lu).

   
   

6. Cliquez à nouveau sur Créer un filtre pour enregistrer votre règle.

Créer une règle dans Gmail en utilisant l'application mobile Gmail :

1. Ouvrez l'application Gmail sur votre appareil mobile.

   
   

2. Appuyez sur l'icône de menu (trois lignes horizontales) dans le coin supérieur gauche.

   
   

3. Faites défiler vers le bas et sélectionnez Paramètres.

   
   

4. Choisissez le compte email pour lequel vous souhaitez créer une règle.

   
   

5. Appuyez sur Filtres et adresses bloquées.

   
   

6. Appuyez sur Créer un nouveau filtre.

   
   

7. Entrez les critères de votre filtre et appuyez sur Continuer.

   
   

8. Sélectionnez les actions que vous souhaitez que Gmail effectue et appuyez sur Créer.

Comment gérer les règles dans Gmail

Une fois que vous avez créé des règles dans Gmail, vous pourriez avoir besoin de les mettre à jour ou de les supprimer à l'avenir. Voici comment :

1. Mettre à jour une règle existante: Pour apporter des modifications à une règle existante :

   
   

   • Retournez à l'onglet Filtres et adresses bloquées dans le menu des paramètres de Gmail.

     
     

   • Cliquez sur le lien modifier à côté de la règle que vous souhaitez mettre à jour.

     
     

   • Apportez les modifications nécessaires.

     
     

   • Cliquez sur Enregistrer.

     
     

2. Supprimer une règle: Pour supprimer une règle de votre compte Gmail :

   
   

   • Retournez à l'onglet Filtres et adresses bloquées dans le menu des paramètres de Gmail.

     
     

   • Trouvez la règle que vous souhaitez supprimer.

     
     

   • Cliquez sur le lien supprimer à côté de celle-ci.

     
     

   • Confirmez la suppression lorsqu'on vous le demande.

Conseils pour créer des règles Gmail efficaces

• Soyez spécifique : Lors de la création d'une règle, assurez-vous d'inclure autant de détails que possible, tels que des expéditeurs particuliers, des lignes d'objet ou des mots-clés. Cela aidera à garantir que les bons e-mails soient filtrés correctement.

• Testez vos règles : Avant de vous fier à une nouvelle règle, c'est toujours une bonne idée de la tester d'abord. Envoyez-vous des e-mails de test et vérifiez si la règle fonctionne comme prévu.

• Envisagez d'utiliser des déclarations "OU" ou "ET" : Vous pouvez utiliser ces opérateurs dans vos critères de filtre pour créer des règles plus complexes. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui étiquette tous les e-mails de votre patron OU ayant le mot "urgent" dans la ligne d'objet.

• Évitez de créer trop de règles : Bien qu'il soit tentant de créer une règle pour chaque scénario possible, avoir trop de règles peut compliquer la gestion de votre boîte de réception. Limitez-vous aux règles essentielles qui amélioreront significativement l'organisation de vos e-mails et votre productivité.

Conseils supplémentaires pour une gestion efficace des e-mails avec les règles Gmail

Exploiter la puissance des règles Gmail peut révolutionner la gestion de vos e-mails, vous faisant gagner du temps et augmentant votre productivité. Voici quelques-unes des règles et astuces les plus efficaces pour tirer le meilleur parti de votre expérience Gmail :

• Archivage automatique des newsletters : Créez une règle pour archiver automatiquement les newsletters et les e-mails promotionnels. Utilisez des critères de recherche tels que "sujet contient 'désabonnement'" ou "label:promotions" pour archiver les e-mails que vous ne devez pas voir dans votre boîte de réception principale mais que vous pourriez vouloir lire plus tard.

• Organisation des e-mails de projet : Appliquez des étiquettes spécifiques aux e-mails liés à différents projets. Par exemple, vous pouvez définir une règle pour étiqueter tous les e-mails d'un domaine spécifique ou ceux contenant certains mots-clés avec un nom de projet. Cela vous aide à trouver rapidement toutes les communications liées en un seul endroit.

• Transférer les e-mails importants : Configurez des règles pour transférer les e-mails cruciaux à un autre compte ou membre de l'équipe. Cela est particulièrement utile pour déléguer des tâches ou assurer que des copies de sauvegarde des communications essentielles soient reçues par plusieurs parties.

• Réponse automatique avec des répondeurs de vacances : Utilisez des règles pour configurer des réponses automatiques pour des contacts ou e-mails spécifiques lorsque vous êtes indisponible. Personnalisez le message pour informer l'expéditeur que vous lui répondrez bientôt tout en le tenant informé des urgences.

• Filtrer par mots-clés : Mettez en place des règles pour filtrer les e-mails contenant certains mots-clés. Par exemple, filtrez les e-mails avec "facture" ou "paiement" pour qu'ils aillent directement à votre étiquette liée aux finances. Cela garantit que les documents financiers importants soient rapidement catégorisés et facilement accessibles.

• Mettre en évidence les contacts VIP : Étoilez ou marquez automatiquement les e-mails des contacts VIP comme importants. Vous pouvez configurer des règles pour identifier les e-mails de votre patron, des clients clés ou des membres de la famille et les mettre en évidence afin qu'ils se démarquent dans votre boîte de réception.

• Combiner des règles pour plus d'efficacité : Combinez plusieurs règles pour une plus grande efficacité. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui étiquette, archive et transfère les e-mails d'un expéditeur particulier en une seule fois. Cela minimise les efforts manuels et assure une meilleure organisation.

• Utiliser des exclusions : Améliorez vos règles en configurant des exclusions. Par exemple, créez une règle pour archiver les e-mails promotionnels mais excluez ceux contenant des mots-clés spécifiques comme "offre importante" pour vous assurer de ne pas manquer des mises à jour critiques.

Conclusion

Les règles Gmail peuvent grandement améliorer la gestion de vos e-mails et votre productivité. En automatisant les tâches, en organisant les e-mails et en réduisant l'encombrement de votre boîte de réception, vous pouvez vous concentrer sur les communications essentielles et rester au top de vos e-mails. Avec les conseils et les étapes fournis dans ce guide, vous avez maintenant tous les outils pour créer des règles Gmail efficaces adaptées à vos besoins spécifiques.

Une fois que vous avez configuré vos règles Gmail, il vaut la peine de jeter un œil à votre signature Gmail. Gérer les signatures Gmail dans Google Workspace peut être fastidieux, particulièrement lorsque vous devez les garder cohérentes à travers toute une organisation.

C'est là qu'intervient Exclaimer. Exclaimer simplifie le processus, vous permettant de créer et de gérer facilement des signatures d'e-mails professionnelles pour tout le monde dans votre entreprise. Avec Exclaimer, vous pouvez garantir la cohérence de la marque, inclure des avertissements légaux et même promouvoir vos dernières campagnes sans les tracas des mises à jour manuelles.

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