Comment créer une liste de distribution Office 365

9 September 2024

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Pour tirer le meilleur parti d'Office 365 (Microsoft 365), il est vraiment important de créer une liste de distribution spécifique. Les listes de distribution vous permettent d'envoyer des emails à des groupes de contacts dans Outlook sans avoir à les envoyer individuellement. Cela est utile pour envoyer des emails à un groupe de personnes dans un département ou à un niveau organisationnel plus large.

Nous vous montrons comment créer et modifier une liste de distribution que Outlook (Office 365) prend en charge avec notre guide étape par étape.

Qu'est-ce qu'une liste de distribution Office 365 ?

Une liste de distribution dans Outlook (Office 365) est utilisée pour regrouper les destinataires d'email en un seul contact. Elle permet d'envoyer des emails de masse à plusieurs destinataires plutôt que d'avoir à envoyer le même message à différents contacts plusieurs fois.

Créer une liste de distribution dans Outlook 365 aide à gérer le temps, améliore la communication entre les membres de l'équipe et garantit que les bonnes personnes reçoivent les bons emails.

Lorsque vous créez une liste de distribution dans Outlook pour Office 365, vous pouvez faire les actions suivantes :

Permettre aux membres de s'ajouter ou de se retirer d'une liste

Marquer une liste comme "non répertoriée" pour qu'elle n'apparaisse pas lors d'une recherche

Contrôler qui peut envoyer à la liste de distribution (tous les employés peuvent envoyer à cette liste par défaut)

Configurer des règles de modération pour que les messages puissent être examinés avant d'être envoyés à tout le groupe

Assurer que tout le monde a la même signature email lors de la création d'un modèle dans Office 365

Comment créer une liste de distribution dans Outlook Office 365

Lancez le lanceur d'application Outlook et naviguez vers l'onglet à gauche de l'écran.
Cliquez sur l'icône Contacts. Cliquez sur Nouveau contact et sélectionnez Groupe. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira.
Vous devrez donner à votre groupe de contacts un nom facile à se rappeler et à rechercher.

Nous vous recommandons également de fournir une description pour votre liste de distribution Office 365. Cela permet aux gens de savoir quel est le but du groupe, par exemple, Tous les utilisateurs de [Entreprise], Marketing [Entreprise], etc.
Assurez-vous que la langue pour toutes les notifications est correcte. Par défaut, elle sera définie sur la langue de votre tenant Office 365.

Vous pouvez également décider si les membres de votre groupe recevront toutes les conversations du groupe dans leur boîte de réception. Décochez cette case si vous ne souhaitez pas que cela se produise.
Une fois terminé, cliquez sur Créer.
Vous devez maintenant ajouter des membres à votre liste de distribution dans Outlook Office 365. Dans la section Ajouter des membres, tapez les adresses email des personnes que vous souhaitez inclure.
Cliquez sur Ajouter une fois terminé.
Vous voudrez maintenant tester que tout fonctionne correctement. Créez un nouveau message email et commencez à taper le nom du groupe de distribution dans le champ À :

Vous avez maintenant créé votre première liste de distribution dans Outlook Office 365.

Cette liste est destinée à évoluer avec le temps, vous pourriez donc vouloir ajouter/supprimer des membres. Office/Outlook 365 vous permet de gérer vos listes de distribution de plusieurs manières différentes.

Il est important de noter que la personne qui a créé la liste de distribution en est le propriétaire.

Comment créer une liste de distribution Outlook 365 sur un Mac

Si vous utilisez Outlook pour Mac, suivez ces étapes pour créer votre propre liste de distribution :

Ouvrez l'application 'Outlook' et sélectionnez 'Personnes' en bas de l'écran.
Dans l'onglet 'Accueil', cliquez sur la flèche déroulante à côté de 'Nouveau groupe de contacts'.
Sélectionnez 'Nouveau groupe'.
Entrez un nom pour votre nouveau groupe dans le champ prévu.
Cliquez sur 'Ajouter un membre' et choisissez soit 'Depuis le carnet d'adresses' soit 'Depuis les contacts Outlook'.
Sélectionnez chaque contact qui doit être ajouté à ce groupe.
Cliquez sur 'Enregistrer et fermer'.

Tout utilisateur Office 365 peut créer un groupe à utiliser comme liste de distribution dans Outlook. Cependant, ils sont généralement créés par des administrateurs globaux dans Exchange Online.

Désormais, chaque fois que vous souhaitez envoyer un email à ce groupe spécifique de personnes - par exemple tous les membres de votre équipe de vente - il vous suffit de taper le nom de la liste de distribution respective dans la barre de destinataires.

Comment créer une liste de distribution Outlook 365 sur Windows

Si vous utilisez des systèmes Windows, voici votre guide étape par étape pour créer une liste de distribution :

Ouvrez Outlook et sélectionnez 'Personnes' en bas de votre écran.
Sous l'onglet 'Accueil', cliquez sur 'Nouveau groupe de contacts'.
Donnez un nom à votre nouveau groupe.
Cliquez sur 'Ajouter des membres' et sélectionnez parmi les options - soit depuis les Contacts Outlook ou le Carnet d'adresses.
Choisissez les destinataires prévus pour cette liste.
Cliquez sur 'OK', puis 'Enregistrer et fermer'.

Pendant que vous configurez ces listes, pensez à les réviser périodiquement. Au fur et à mesure que les équipes évoluent en taille et en composition, il est important que vos listes de distribution restent à jour.

Ajouter et modifier les membres d'une liste de distribution dans Outlook Office 365

Connectez-vous à Outlook (Office 365).
Cliquez sur Paramètres (l'icône de l'engrenage) en haut à droite.
Choisissez Voir tous les paramètres Outlook.
Sous les Paramètres généraux, choisissez Groupes de distribution.
Allez dans Groupes de distribution que je possède et cliquez sur l'icône d'édition (stylo).
Une nouvelle fenêtre s'ouvrira. Allez dans la section propriété et cliquez sur l'icône +.
Sélectionnez Mes contacts pour accéder à votre liste de contacts.
Utilisez l'icône + à côté pour sélectionner les membres à ajouter à votre liste de distribution dans Outlook 365. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un membre d'une liste de distribution Office 365

Sélectionnez Paramètres > Voir tous les paramètres Outlook > Général > Groupes de distribution.
Cliquez sur l'option Modifier.
Naviguez vers propriété. Dans la section Propriétaires: mettez en surbrillance le nom que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur l'icône – (moins) pour supprimer le propriétaire de votre liste de distribution.

Permettre aux membres du groupe de la liste de distribution de s'ajouter ou se supprimer eux-mêmes

En tant que propriétaire du groupe de distribution, vous avez les droits d'administration pour permettre aux membres individuels de décider s'ils veulent faire partie de votre groupe de distribution Outlook 365 ou non.

Sélectionnez Paramètres > Voir tous les paramètres Outlook > Général.
Allez dans Groupes de distribution.
Cliquez sur approbation de l'adhésion. Cela vous permettra de choisir si votre approbation est requise pour rejoindre ce groupe de distribution Office 365.
Choisissez l'une des trois options disponibles :
- Ouvert – Tout le monde peut rejoindre et quitter le groupe de distribution sans approbation de l'administrateur.
- Fermé – Un membre ne peut être ajouté que par un propriétaire de groupe. Les demandes d'adhésion sont automatiquement rejetées avec cette option.
- Approbation du propriétaire – Les propriétaires de groupe peuvent approuver ou rejeter toute demande de membre pour rejoindre le groupe de distribution.
Cliquez sur Enregistrer une fois que vous avez choisi votre option souhaitée.

Changer quelles adresses email peuvent envoyer des messages au groupe de distribution

Si vous souhaitez vous assurer que les emails envoyés à votre groupe de distribution Office 365 restent privés, cette option permet aux administrateurs de décider qui peut et ne peut pas envoyer aux membres du groupe.

Sélectionnez Paramètres > Options > Groupes.
Naviguez vers Groupes de distribution.
Cliquez sur l'icône du stylo sous Groupes de distribution que je possède.
Allez à l'option gestion de la distribution sur le côté gauche de la nouvelle fenêtre.
Le paramètre par défaut est que seuls les expéditeurs au sein de votre entreprise peuvent envoyer des emails à votre groupe de distribution.

Si vous souhaitez ajouter quelqu'un de l'extérieur de votre organisation, vous devrez demander à votre administrateur global de le faire.
Cliquez sur l'icône + pour accéder à vos contacts. Vous pouvez ensuite ajouter des utilisateurs et des groupes à votre liste.
Une fois que vous avez ajouté tout le monde, cliquez sur Enregistrer. Tous les emails envoyés par des personnes ne figurant pas sur cette liste de distribution seront automatiquement rejetés.

N'oubliez pas de réviser périodiquement vos listes de distribution.

Créer un MailTip pour votre liste de distribution Outlook

Les MailTips sont des messages qui apparaissent aux utilisateurs lorsqu'ils rédigent un e-mail.

Lorsqu'un nouvel e-mail est en cours de rédaction, Exchange analyse le contenu du message ainsi que les destinataires. Si un problème est détecté, l'utilisateur reçoit une notification MailTip avant que l'e-mail ne puisse être envoyé.

Sélectionnez Paramètres > Afficher tous les paramètres d'Outlook > Général > Groupes de distribution.
Cliquez sur l'icône Modifier sous Groupes de distribution que je possède.
Accédez à l'option MailTip.
Dans la zone de texte, créez le MailTip qui sera affiché lorsque des personnes enverront des e-mails à votre liste de distribution dans Outlook 365.
Lorsque vous êtes satisfait du contenu de votre MailTip, cliquez sur Enregistrer pour l'appliquer à votre groupe de distribution Outlook 365.

Masquer votre liste de distribution Outlook du carnet d'adresses partagé

Parfois, il n'est pas approprié que tout le monde voie qui fait partie d'une liste de distribution Outlook (Office 365).

C'est pourquoi vous pouvez empêcher l'affichage des membres du groupe de distribution dans la Liste d'adresses globale d'Outlook.

Sélectionnez Paramètres > Afficher tous les paramètres d'Outlook > Général > Groupes de distribution.
Accédez au(x) groupe(s) de distribution que vous possédez et cliquez sur l'icône Modifier.
Naviguez jusqu'à l'option général.
Cochez la case intitulée Masquer ce groupe du carnet d'adresses partagé. Puis, cliquez sur Enregistrer.

Créer un groupe de distribution Office 365 modéré

Si vous souhaitez filtrer les messages avant qu'ils ne soient envoyés à l'ensemble du groupe, vous pouvez définir des règles de modération.

Sélectionnez Paramètres > Afficher tous les paramètres d'Outlook > Général > Groupes de distribution.
Accédez à votre liste de distribution et sélectionnez Modifier.
Sélectionnez l'option approbation des messages.
Cochez la case intitulée Les messages envoyés à ce groupe doivent être approuvés par un modérateur.
Vous pouvez ensuite choisir les modérateurs de groupe pour votre liste. Cliquez sur l'icône + sous Modérateurs de groupe : et ajoutez les contacts appropriés.

Si un modérateur n'est pas sélectionné, le propriétaire du groupe de distribution sera celui qui examinera et approuvera les messages.
Vous pouvez également ajouter des expéditeurs qui ne nécessitent pas d'approbation de message par un modérateur. Cela se fait en choisissant l'icône + sous Expéditeurs qui ne nécessitent pas d'approbation de message.
Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.