James is an experienced product specialist with a strong background in the IT and SaaS industry. As Senior Product Marketing Manager at Exclaimer, he plays a key role in showcasing the value of centralized email signature solutions and transforming them into a powerful communication tool for organizations.
Neue Funktion: Accessibility Controls für barrierefreie E-Mail-Signaturen
Key takeaway
Accessibility Controls bringen semantische Struktur, Screenreader-Labels, Sprachauszeichnung und klickbare QR-Codes in den Signatur-Designer von Exclaimer.
Zusammen mit den bereits vorhandenen Alt-Text- und Brand-Funktionen erfüllt eine Vorlage alle 28 Erfolgskriterien der WCAG 2.1 Stufe AA, die für Inhalte von E-Mail-Signaturen gelten, und das ganz ohne HTML.
Legen Sie den Standard einmal in einer Vorlage fest, und jede versendete E-Mail-Signatur übernimmt ihn, in Microsoft 365 ebenso wie in Google Workspace.
Keine andere Lösung für E-Mail-Signaturverwaltung bietet das nativ. Wer WCAG-Konformität anderswo erreichen will, muss HTML von Hand schreiben oder die Lücke in Kauf nehmen.
Die meisten Programme für digitale Barrierefreiheit konzentrieren sich heute auf Websites und Apps. E-Mail-Signaturen geraten dabei oft aus dem Blick, obwohl sie einer Ihrer direktesten Kanäle zu externen Stakeholdern sind.
Für Organisationen des öffentlichen Sektors in den USA hat diese Lücke inzwischen ein Datum. Die ADA-Title-II-Regelung des US-Justizministeriums legt WCAG 2.1 Stufe AA als technischen Standard für digitale Inhalte von Bundesstaaten und Kommunen fest. Nach der im April 2026 gewährten einjährigen Fristverlängerung haben Stellen, die 50.000 Menschen oder mehr versorgen, bis zum 26. April 2027 Zeit, kleinere Stellen und Zweckverbände bis zum 26. April 2028. Für Empfänger von HHS-Fördermitteln gilt nach Section 504 der 11. Mai 2027.
In der EU gilt der European Accessibility Act seit Juni 2025 für neue Produkte und Dienstleistungen, in Deutschland umgesetzt durch das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG). Britische Einrichtungen des öffentlichen Sektors werden regelmäßig auf die Einhaltung von WCAG Stufe AA geprüft.
Diese Regeln gelten für digitale Inhalte. Und eine E-Mail-Signatur ist digitaler Inhalt, der Ihr Unternehmen tausendfach pro Tag verlässt. Die typischen Fehler sind bekannt: ein Logo ohne Alt-Text oder Kontaktdaten, die in einem Bild stecken und vom Screenreader komplett übersprungen werden.
Was sind Accessibility Controls?
Accessibility Controls sind eine Reihe von Funktionen im Signatur-Designer von Exclaimer, teils automatisch, teils von Ihnen konfiguriert, mit denen Sie Vorlagen erstellen, die die WCAG-Anforderungen erfüllen. Neu hinzugekommen sind:
Semantische Struktur: E-Mail-Signaturen werden als strukturierter, lesbarer Inhalt aufgebaut und ausgegeben, sodass ein Screenreader die Inhalte in der richtigen Reihenfolge wiedergibt.
Screenreader-Labels (ARIA): Versehen Sie interaktive Elemente wie Hyperlinks mit beschreibenden Labels, damit ein Screenreader „Demo mit unserem Team vereinbaren“ vorliest statt nur „Link“.
Sprachauszeichnung: Legen Sie die Sprache einer E-Mail-Signatur fest, damit Screenreader die richtige Aussprache verwenden. Das ist vor allem für Unternehmen relevant, die E-Mail-Signaturen in mehreren Sprachen versenden. Voraussetzung ist, dass der Screenreader des Empfängers die ausgezeichnete Sprache unterstützt und die automatische Sprachumschaltung aktiviert ist, was bei den meisten Readern voreingestellt ist.
Klickbare QR-Codes: QR-Codes in einer Signatur lassen sich klickbar machen. Das gibt Empfängern, die einen Code nicht scannen können oder wollen, einen funktionierenden Weg zum selben Ziel.
Diese Neuerungen bauen auf den Barrierefreiheits-Funktionen auf, die Exclaimer bereits bietet. Alt-Text wird zentral auf Vorlagenebene gesetzt, sodass ein Logo oder ein Porträtfoto korrekt an assistive Technologien weitergegeben wird. Brand Kits enthalten Ihre freigegebene Farbpalette und Ihre Schriften. Haben Sie einmal Farbkombinationen gewählt, die die WCAG-Vorgaben erfüllen, übernimmt jede E-Mail-Signatur sie automatisch. Text wird zudem als HTML statt als Bild ausgegeben und lässt sich dadurch skalieren und vorlesen.
Warum das wichtig ist
Von den 50 Erfolgskriterien der WCAG 2.1 auf den Stufen A und AA gelten 28 für Inhalte wie E-Mail-Signaturen. Exclaimer ist die erste Lösung für E-Mail-Signaturverwaltung mit nativen Funktionen, die alle 28 abdecken. So kann jede Person barrierefreie und konforme E-Mail-Signaturen erstellen, ohne HTML schreiben zu müssen.
Barrierefreiheit einzelnen Mitarbeitenden zu überlassen, erzeugt Risiko und erschwert die Durchsetzung. Es genügt ein eingefügtes Bild ohne Alt-Text oder eine Farbkombination, die am Kontrast scheitert. Und niemand merkt es, bis ein Empfänger die E-Mail nicht lesen kann. ADA Title III und der UK Equality Act bergen schon heute ein Compliance-Risiko, Fristverlängerung hin oder her.
Zentrale E-Mail-Signaturverwaltung macht aus Barrierefreiheit eine gesteuerte Vorgabe statt einer Aufgabe für jeden einzelnen Mitarbeitenden. Die IT legt den Standard einmal auf Vorlagenebene fest, und jede versendete E-Mail-Signatur übernimmt ihn. Damit bleibt für einzelne Nutzende nichts übrig, was schiefgehen könnte.
So legen Sie los
Accessibility Controls finden Sie direkt im Signatur-Designer von Exclaimer.
Erstellen Sie eine neue Vorlage oder öffnen Sie eine bestehende, versehen Sie interaktive Elemente mit Screenreader-Labels, zeichnen Sie die Sprache aus, wo es relevant ist, und verknüpfen Sie die Vorlage mit einem Brand Kit, dessen Farben und Schriften die WCAG-Anforderungen nachweislich erfüllen. Änderungen greifen, sobald Sie veröffentlichen, in Microsoft 365 ebenso wie in Google Workspace, ohne dass Sie die Signatur einzelner Nutzender anfassen müssen.
Sie nutzen Exclaimer noch nicht? Testen Sie Exclaimer kostenlos oder vereinbaren Sie eine Demo und sehen Sie, was nötig ist, um jede E-Mail-Signatur in Ihrem Unternehmen auf denselben Standard zu bringen.
Exclaimer stellt Ihrem Team die Werkzeuge bereit, um selbst einen konformen Zustand zu erreichen. Der Einsatz von Exclaimer macht ein Unternehmen nicht automatisch konform. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Für Fragen zu Ihren konkreten Compliance-Pflichten wenden Sie sich bitte an qualifizierten Rechtsbeistand.
