Das beste E-Mail-Format: Was Ihre E-Mail-Signatur über Ihr Unternehmen aussagt
5 May 2023
Haben Sie jemals eine E-Mail erhalten, die praktisch unleserlich war? Unmengen an Text, schlechte Schriftarten und einfach zu schwierig zu lesen? Nun, der Absender hat die Verwendung eines ordentlichen E-Mail-Formats nicht berücksichtigt.
Ein professionelles E-Mail-Format kann eine externe E-Mail entscheidend beeinflussen und die Wahrnehmung einer internen Nachricht verändern.
E-Mail ist ein leistungsstarkes Geschäftsinstrument, daher müssen Sie wissen, wie Sie die perfekte E-Mail verfassen. Lesen Sie weiter, um alles über die Formatierung von E-Mails zu erfahren, damit sie immer Ihren Zielen entsprechen.
Was ist ein E-Mail-Format?
Ein E-Mail-Format bezieht sich darauf, wie Ihre E-Mail gestaltet ist. Ein E-Mail-Format umfasst das Layout und die Struktur. Dazu gehören Elemente wie Bilder, Anhänge und die Schreibweise. Es gibt mehrere Formate, die Sie verwenden können, jedes mit unterschiedlichen Vorteilen und Nachteilen.
Zum Beispiel ist HTML perfekt geeignet, um ansprechende E-Mails mit Bildern, Videos und eingebetteten Links zu erstellen. Rich Text eignet sich gut für die Einbindung von Textformatierungen wie Unterstreichungen und Kursivschrift.
Ein großartiges E-Mail-Format umfasst auch eine professionelle E-Mail-Signatur mit genauen Kontaktdaten. Sobald Sie eine Beziehung zu der Person, mit der Sie Nachrichten austauschen, aufgebaut haben, hilft eine E-Mail-Signatur, Engagement zu fördern.
Wie man E-Mails formatiert
Jeder Online-Leitfaden kann Ihnen beibringen, wie man E-Mails formatiert. In den meisten Fällen gibt es jedoch mehr zu beachten, als es auf den ersten Blick scheint. Etwas so Einfaches wie die richtige Größe des E-Mail-Signaturbanners kann einen großen Unterschied für die Lesbarkeit ausmachen.
Die wichtigsten Punkte, die man beim Entscheiden über die beste Formatierung von E-Mails beachten sollte, sind:
Beginnen Sie mit einer angemessenen Begrüßung
Halten Sie die Absätze kurz und teilen Sie große Textblöcke auf
Verwenden Sie einen einheitlichen Tonfall.
Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem höflichen Abschluss
Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Signatur
Halten Sie den E-Mail-Text kurz und fokussiert
Es ist wichtig, den E-Mail-Text prägnant und fokussiert zu halten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht klar und leicht verständlich ist. Vermeiden Sie unnötige Informationen, die den Empfänger weniger dazu veranlassen, zu antworten.
Achten Sie auf die Art der E-Mail, die Sie schreiben. Wenn es sich um eine formelle E-Mail handelt, halten Sie den Ton professionell. Bei einer informellen E-Mail können Sie einen entspannten und gesprächigen Ton verwenden. Der Ton, den Sie verwenden, kann auch je nach Generation Ihres Empfängers variieren.
Eine formelle E-Mail zu schreiben, ist nicht immer notwendig
In einigen Fällen braucht eine E-Mail keinen formellen Ton. Nur weil du eine professionelle E-Mail verfasst, bedeutet das nicht, dass du keine Kontraktionen oder Abkürzungen verwenden kannst. Manchmal ist es wichtig, dass die E-Mail von einer echten Person für eine andere echte Person geschrieben wird.
Klartext vs. HTML-E-Mail-Format
HTML und reiner Text sind die häufigsten E-Mail-Formattypen. Reine Text-E-Mails sind einfach und unkompliziert. Sie enthalten normalerweise keine visuellen Elemente und werden häufig für die interne Kommunikation verwendet.
Vorteile von Klartextformat
Kompatibel mit allen Geräten
Lädt schnell
Nachteile des reinen Textformats
Farblos, stil- und bildlos mit wenig Formatierungskontrolle
Schwierig, die Leistung zu verfolgen
Das HTML-E-Mail-Format wird häufig für Marketing- und Werbezwecke verwendet. Es dient oft dazu, den ersten Kontakt mit Call-to-Action (CTAs) herzustellen, aber auch, um persönliche Beziehungen zwischen Geschäftspartnern aufzubauen.
Vorteile des HTML-Formats
HTML kann Links mit Tracking-Parametern enthalten
Viel visueller
HTML-Text-Nachteile
HTML kann sich in verschiedenen Browsern und E-Mail-Clients unterschiedlich verhalten
CSS-Code-Elemente können Viren verbergen
Schreiben Sie Ihre E-Mail mit einem Ziel
Beim Verwenden des richtigen E-Mail-Formats ist es wichtig, dass Sie mit Absicht schreiben. Auch wenn das offensichtlich klingt, möchten Sie, nachdem Sie den ersten Kontakt mit einem Empfänger hergestellt haben, ihn nicht überfordern.
Halten Sie Ihre Nachricht kurz und präzise und verwenden Sie einen freundlichen und geselligen Ton. Wenn Sie um eine Antwort bitten, seien Sie konkret, was benötigt wird, und gestalten Sie es einfach, darauf zu antworten. Ihre E-Mail-Signatur sollte auch relevante Kontaktdaten wie Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Unternehmensinformationen enthalten.
Warum eine E-Mail-Signatur so wichtig ist
Ein E-Mail-Format, das eine Signatur enthält, ist aus vielen Gründen wichtig. Es verleiht einer Nachricht eine persönliche Note und enthält berufliche Kontaktinformationen.
Das E-Mail-Signaturformat sollte professionell sein, um den Lesern zu versichern, dass Ihre E-Mail echt und von einer realen Person stammt. Eine E-Mail-Signatur gibt auch die Position des Absenders im Unternehmen an und fördert die Authentizität.
Sie können weitere Artikel im Exclaimer Blog lesen, die sich mit der Erstellung der perfekten E-Mail-Signatur zur Vertretung Ihres Unternehmens befassen. Und unsere E-Mail-Signatur-Management-Plattform ist ideal, um geschäftliche E-Mail-Signaturen einfach zu erstellen und zu verwalten, mit einem Drag-and-Drop-Editor, der Ihnen den Einstieg erleichtert.
Es ist wichtig, das richtige E-Mail-Format zu verwenden
Das richtige E-Mail-Format ist entscheidend, um die Kommunikation mit Kollegen aufrechtzuerhalten, und das Beherrschen der Struktur ist von großer Bedeutung. Unsere Richtlinien sollten Ihnen ein solides Verständnis dafür geben, wie Sie jede E-Mail angehen können.
Und mit Exclaimer können Sie sich jedes Mal mit einer professionellen E-Mail-Signatur abmelden. Probieren Sie Exclaimer kostenlos aus oder holen Sie sich noch heute eine Online-Demo.
