Wie man E-Mail-Signaturen für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter automatisiert und optimiert
10 September 2024
In einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt ist es schwierig, die besten Talente anzuziehen und zu gewinnen. Organisationen müssen auch das Beste aus ihren Neueinstellungen herausholen, ihnen helfen, neue Fähigkeiten zu entwickeln und sie langfristig zu binden.
Daher wird viel Wert auf den Einarbeitungsprozess von Mitarbeitern gelegt, einem entscheidenden Teil jeder HR- und Talentmanagement-Strategie. In diesem Beitrag werden wir die Rolle der IT bei der Einarbeitung von Mitarbeitern und wie E-Mail-Signatur-Software diesen Prozess unterstützen kann, untersuchen.
Warum die Einarbeitung neuer Mitarbeiter für die IT eine Herausforderung sein kann
Obwohl die Einarbeitungsprozesse für Mitarbeiter sehr wiederholbar und vorhersehbar sind, belasten sie die ohnehin schon überlasteten IT-Abteilungen erheblich.
Letztendlich muss der Einarbeitungsprozess für IT-Fachleute so automatisiert wie möglich sein, um diesen Druck zu mindern.
Die 80/20-Regel von IT-Betrieb vs. IT-Innovationen
Ein gutes Rahmenwerk für die Auswirkungen der Einarbeitung von Mitarbeitern auf IT-Abteilungen ist eine Variante des Pareto-Prinzips (oder der „80/20-Regel“). Die meisten IT-Abteilungen verbrauchen 75-80% ihrer Ressourcen für operative Aufgaben, um sicherzustellen, dass Benutzer unterstützt werden und IT-Systeme wie erwartet funktionieren. Dies lässt weniger als 20-25% übrig, um neue IT-Innovationen zu erschließen, die die Geschäftseffizienz steigern und manuelle Workflows automatisieren.
Warum E-Mail-Signaturen im Einarbeitungsprozess wichtig sind
Ein wesentlicher Teil des Einarbeitungsprozesses ist, wenn neuen Mitarbeitern eine Mitarbeiteridentität zugewiesen wird. Die IT-Abteilung spielt eine führende Rolle dabei, dies zu ermöglichen, indem sie ein neues E-Mail-Konto erstellt, das als ID für den Zugriff auf Anwendungen und Dienste sowie für die interne und externe Kommunikation mit Stakeholdern dient.
Einarbeitungs-E-Mail-Signaturen sind wichtig, weil sie diese Identität über die Domain und IP-Adresse der Person hinaus erweitern.
Auf grundlegender Ebene kommunizieren E-Mail-Signaturen genaue persönliche Informationen in Form von:
Vollständiger Name
Berufsbezeichnung und Team
Kontaktinformationen, z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Aber das sind die Grundlagen. E-Mail-Signaturen können weit über persönliche Informationen hinausgehen und Folgendes beinhalten:
Unternehmensbranding, Farben und Logos
Unternehmens-E-Mail-Haftungsausschluss
Marketing-Banner und Call-to-Action
Social-Media- und Feedback-Icons
Links zur Terminplanung
Die Zuweisung von E-Mail-Signaturen an jeden neuen Mitarbeiter ist ein wichtiger technischer Prozess, den die IT im Rahmen eines standardmäßigen Einarbeitungsprozesses durchführen muss.
Verwaltung von E-Mail-Signaturen für neue Mitarbeiter
Persönliche Informationen sind für jeden Mitarbeiter einzigartig und beeinflussen, wie diese Person wahrgenommen wird, wenn sie in einer E-Mail-Signatur eingebunden sind. Es ist wichtig, dies im Onboarding-Prozess richtig zu gestalten, aber ebenso wichtig ist es, Konsistenz in der Darstellung der Mitarbeiter per E-Mail sicherzustellen. Chaotische und inkonsistente E-Mail-Signaturen können das Bild einer Organisation negativ beeinflussen.
Das Fehlen bestimmter Elemente bedeutet verpasste Gelegenheiten, Informationen zu teilen, Zielgruppen zu engagieren, die Marke zu stärken und Marketingbotschaften zu fördern.
Hier sind sechs Punkte, die bei der Verwaltung von E-Mail-Signaturen für neue Mitarbeiter zu beachten sind:
1. Datengenauigkeit
E-Mail-Signaturen müssen genaue Informationen enthalten. Kontaktdaten sollten genau mit den Aufzeichnungen in HR-Systemen und Benutzerverzeichnissen wie Active Directory und Google Directory übereinstimmen.
2. Format und Design
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, E-Mail-Signaturen zu gestalten. Sie können ein einfaches Textvorlage verwenden oder ein fortgeschritteneres Design mit HTML-Bildern wählen. Vergessen Sie nicht, auch einen geeigneten rechtlichen Disclaimer einzufügen.
3. Verantwortung
E-Mail-Signaturen werden in der Regel vom IT-Team während des Onboardings verwaltet. Die Marketingabteilung sollte jedoch ebenfalls einbezogen werden, da E-Mail-Signaturen die Markenerfahrung verbessern und wichtige Marketingbotschaften enthalten können. Es ist wichtig, dies im Voraus zu planen, insbesondere wenn Aktualisierungen der E-Mail-Signaturen erforderlich sind.
4. Verschiedene Vorlagen
Die Verwendung einer Vorlage für alle Mitarbeiter schränkt die Optionen für E-Mail-Signaturen ein. Die Einführung verschiedener E-Mail-Signaturvorlagen im gesamten Unternehmen kann neue Möglichkeiten für verschiedene Abteilungen schaffen.
5. Benutzerbeteiligung
Es ist riskant, die Benutzer ihre eigenen E-Mail-Signaturen verwalten zu lassen, insbesondere für neue Mitarbeiter, die mit der Unternehmensmarke noch nicht vertraut sind. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die richtigen Kontaktdaten verwendet werden und bei Bedarf aktualisiert werden können.
Einige Unternehmen stellen den Mitarbeitern eine Signaturvorlage und Anweisungen zur Verfügung. Aber was, wenn sie vergessen, einen wichtigen rechtlichen Disclaimer einzufügen oder das Design vermasseln, sodass es inkonsistent und unprofessionell aussieht?
6. Zeit und Aufwand
Je tiefer man in die Verwaltung von E-Mail-Signaturen eintaucht, desto mehr belastet es die IT-Ressourcen. IT-Mitarbeiter müssen möglicherweise E-Mail-Signaturen manuell auf jedem Gerät eines Mitarbeiters einrichten. Sie könnten HTML-Code schreiben, um alle Signaturen gleichzeitig zu aktualisieren, aber die Verwaltung zahlreicher Änderungen ist eine Herausforderung.
Diese Punkte sind bei der Einrichtung von E-Mail-Signaturen für jeden Mitarbeiter wichtig, besonders jedoch für neue, die eingearbeitet werden. Dies liegt daran, dass das Onboarding innerhalb eines definierten Zeitraums erfolgen muss, was Druck auf die IT ausübt, die Arbeit schnell und genau zu erledigen.
Daher ist es sinnvoll, die Verwaltung von E-Mail-Signaturen zu einem leicht wiederholbaren Prozess zu machen, der als Teil des Onboardings neuer Mitarbeiter funktioniert.
Verwendung von E-Mail-Signatur-Software zur Automatisierung eines Teils des Onboarding-Prozesses
Die Verwaltung von E-Mail-Signaturen im Rahmen des Onboardings neuer Mitarbeiter kann frustrierend und zeitaufwendig sein. Wenn dies auf Dutzende oder Hunderte neuer Mitarbeiter pro Jahr ausgeweitet wird, ist es ein Rezept für Stress am IT-Arbeitsplatz, Ineffizienz und eine schlechte Ressourcennutzung.
Exclaimers E-Mail-Signaturverwaltungslösung vereinfacht das digitale Onboarding und macht es schneller und effizienter. So hilft es:
Automatisierte Bereitstellung: Starten Sie E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter mit zentraler Verwaltung. Keine manuellen Konfigurationen oder Programmierungen mehr.
Konsistentes Branding: Stellen Sie sicher, dass alle E-Mail-Signaturen den Branding-Richtlinien Ihres Unternehmens folgen, einschließlich Logos, Farben und Marketingbotschaften.
Genau Benutzerinformationen: E-Mail-Signaturdetails werden direkt aus HR-Systemen und Benutzerverzeichnissen abgerufen, um Genauigkeit zu gewährleisten.
Anpassbare Vorlagen: Wählen Sie aus einer Vielzahl von Vorlagen für verschiedene Abteilungen, um deren spezifischen Anforderungen gerecht zu werden.
Benutzerfreundliche Umsetzung: Mitarbeiter können E-Mail-Signaturvorlagen selbst leicht anwenden, was die Belastung der IT-Ressourcen reduziert.
Vereinfachter Prozess: Vereinfachen und wiederholen Sie den Prozess der E-Mail-Signaturverwaltung während jeder neuen Mitarbeiter-Onboarding-Phase mit Leichtigkeit.
Vereinfachtes Design: Ziehen und ablegen von Farben, Bildern und Datenelementen mit sofortiger Größenanpassung und Vorschau.
Konsistenz über Geräte hinweg: Stellen Sie sicher, dass alle Nachrichten, auch die von mobilen Geräten, einheitliche Signaturen haben.
Intelligente Gruppierung: Gruppieren Sie Mitarbeiter automatisch nach Abteilung und füllen Sie Kontaktdaten mit Ihrem Benutzerverzeichnis aus.
Das letzte Wort
IT ist immer beteiligt, wenn es um das Onboarding von Mitarbeitern geht. Dies liegt hauptsächlich daran, dass jeder neue Mitarbeiter ein neuer IT-Benutzer mit eigenen Software- und Hardwareanforderungen wird. Ein wichtiger Bestandteil dieses Prozesses ist die Zuweisung einer Unternehmens-E-Mail-Signatur.
Jedoch ist E-Mail-Signaturverwaltung normalerweise zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit der E-Mail-Signatursoftware von Exclaimer kann diese Aufgabe automatisiert und viel reibungsloser verwaltet werden. Dies reduziert die Belastung der IT-Teams und beschleunigt den sicheren Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter.
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