So erstellen Sie eine Office 365-Verteilerliste

9 September 2024

Inhalt des Artikels

Wenn es darum geht, das Beste aus Office 365 (Microsoft 365) herauszuholen, ist die Erstellung einer spezifischen Office 365-Verteilerliste wirklich wichtig. Verteilerlisten ermöglichen es Ihnen, E-Mails an Kontaktgruppen in Outlook zu senden, ohne sie einzeln versenden zu müssen. Dies ist hilfreich, um E-Mails an eine Gruppe von Personen in einer Abteilung oder auf einer größeren Organisationsebene zu senden.

Lassen Sie uns Ihnen mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen, wie Sie eine von Outlook (Office 365) unterstützte Verteilerliste erstellen und bearbeiten.

Was genau ist eine Office 365-Verteilerliste?

Eine Verteilerliste in Outlook (Office 365) wird verwendet, um E-Mail-Empfänger in einem einzigen Kontakt zu bündeln. Sie ermöglicht es Ihnen, Massensendungen an mehrere Empfänger zu senden, anstatt die gleiche Nachricht mehrfach an verschiedene Kontakte senden zu müssen.

Das Erstellen einer Verteilerliste in Outlook 365 hilft bei der Zeitverwaltung, verbessert die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und stellt sicher, dass die richtigen Personen die richtigen E-Mails erhalten.

Wenn Sie eine Verteilerliste in Outlook für Office 365 erstellen, können Sie Folgendes tun:

Mitgliedern erlauben, sich selbst zur Liste hinzuzufügen oder daraus zu entfernen

Eine Liste als „nicht gelistet“ kennzeichnen, damit sie bei der Suche nicht angezeigt wird

Steuern, wer an die Verteilerliste senden kann (standardmäßig können alle Mitarbeiter an diese Liste senden)

Moderationsregeln einrichten, damit Nachrichten vor dem Versand an die gesamte Gruppe überprüft werden können

Sicherstellen, dass alle dieselbe E-Mail-Signatur erhalten, wenn eine Vorlage in Office 365 erstellt wird

So erstellen Sie eine Verteilerliste in Outlook Office 365

Starten Sie den Outlook App Launcher und navigieren Sie zur Registerkarte auf der linken Seite des Bildschirms.
Klicken Sie auf das Personen-Symbol. Klicken Sie auf Neuer Kontakt und wählen Sie Gruppe. Ein neues Fenster öffnet sich.
Sie müssen Ihrer Kontaktgruppe einen Namen geben, der leicht zu merken und zu finden ist.

Es wird auch empfohlen, eine Beschreibung für Ihre Office 365-Verteilerliste bereitzustellen. Dies lässt die Leute wissen, was der Zweck der Gruppe ist, z.B. Alle [Unternehmen] Benutzer, [Unternehmen] Marketing, etc.
Stellen Sie sicher, dass die Sprache für alle Benachrichtigungen korrekt ist. Standardmäßig wird sie auf die Sprache eingestellt, die für Ihre Office 365-Tenancy festgelegt ist.

Sie können auch entscheiden, ob Mitglieder Ihrer Gruppe alle Gruppengespräche in ihrem Posteingang erhalten. Deaktivieren Sie dieses Kästchen, wenn Sie dies nicht wünschen.
Klicken Sie auf Erstellen, wenn Sie fertig sind.
Jetzt müssen Sie Mitglieder zu Ihrer Verteilerliste in Outlook Office 365 hinzufügen. Geben Sie im Abschnitt Mitglieder hinzufügen die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie einbeziehen möchten.
Klicken Sie auf Hinzufügen, wenn Sie fertig sind.
Jetzt möchten Sie testen, ob alles korrekt funktioniert. Erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachricht und beginnen Sie, den Namen der Verteilergruppe im An: Feld einzugeben.

Sie haben jetzt Ihre erste Verteilerliste in Outlook Office 365 erstellt.

Diese Liste wird sich im Laufe der Zeit ändern, daher möchten Sie möglicherweise Mitglieder hinzufügen/entfernen. Office/Outlook 365 ermöglicht es Ihnen, Ihre Verteilerlisten auf verschiedene Weise zu verwalten.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Person, die die Verteilerliste erstellt hat, deren Inhaber ist.

So erstellen Sie eine Outlook 365-Verteilerliste auf einem Mac

Wenn Sie Outlook für Mac verwenden, befolgen Sie diese Schritte, um Ihre eigene Verteilerliste zu erstellen:

Öffnen Sie die **'Outlook'-Anwendung und wählen Sie Personen am unteren Rand des Bildschirms.
Klicken Sie in der Start'-Registerkarte auf den Dropdown-Pfeil neben Neue Kontaktgruppe.
Wählen Sie Neue Gruppe.
Geben Sie einen Namen für Ihre neue Gruppe in das bereitgestellte Feld ein.
Klicken Sie auf Mitglied hinzufügen und wählen Sie entweder Aus Adressbuch oder Aus Outlook-Kontakten.
Wählen Sie jeden Kontakt aus, der dieser Gruppe hinzugefügt werden soll.
Klicken Sie auf Speichern & schließen.

Jeder Office 365-Benutzer kann eine Gruppe erstellen, die als Verteilerliste in Outlook verwendet wird. Sie werden jedoch typischerweise von globalen Administratoren in Exchange Online erstellt.

Nun, wann immer Sie eine E-Mail an diese spezielle Gruppe von Personen senden möchten - sagen wir, an alle Mitglieder Ihres Vertriebsteams - geben Sie einfach den Namen der jeweiligen Verteilerliste in die Empfängerleiste ein.

So erstellen Sie eine Outlook 365-Verteilerliste auf Windows

Wenn Sie Windows-basierte Systeme verwenden, finden Sie hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Verteilerliste:

Öffnen Sie Outlook und wählen Sie Personen unten auf Ihrem Bildschirm aus.
Klicken Sie unter dem Startseite-Tab auf Neue Kontaktgruppe.
Geben Sie Ihrer neuen Gruppe einen Namen.
Klicken Sie auf Mitglieder hinzufügen und wählen Sie aus den Optionen – entweder aus den Outlook-Kontakten oder dem Adressbuch.
Wählen Sie die gewünschten Empfänger für diese Liste aus.
Klicken Sie auf OK, dann auf Speichern & Schließen.

Während Sie diese Listen einrichten, denken Sie daran, sie regelmäßig zu überprüfen. Da sich Teams in Größe und Zusammensetzung entwickeln, ist es wichtig, dass Ihre Verteilerlisten auch aktualisiert bleiben.

Hinzufügen und Bearbeiten von Mitgliedern in Outlook Office 365-Verteilerlisten

Melden Sie sich bei Outlook (Office 365) an.
Klicken Sie auf Einstellungen (das Zahnrad-Symbol) oben rechts.
Wählen Sie Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
Wählen Sie unter Allgemeine Einstellungen die Verteilergruppen aus.
Gehen Sie zu Verteilergruppen, die ich besitze und klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Stift).
Ein neues Fenster öffnet sich. Gehen Sie zum Eigentums-Abschnitt und klicken Sie auf das + Symbol.
Wählen Sie Meine Kontakte, um auf Ihre Kontaktliste zuzugreifen.
Verwenden Sie das + Symbol neben den auszuwählenden Mitgliedern, um sie Ihrer Outlook 365-Verteilerliste hinzuzufügen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

Entfernen eines Mitglieds aus einer Office 365-Verteilerliste

Wählen Sie Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen > Allgemein > Verteilergruppen.
Klicken Sie auf die Bearbeiten-Option.
Navigieren Sie zu Eigentum. Im Abschnitt Eigentümer: markieren Sie den Namen, den Sie entfernen möchten.
Klicken Sie auf das – (Minus)-Symbol, um den Eigentümer aus Ihrer Verteilerliste zu entfernen.

Erlauben Sie Mitgliedern der Verteilerliste, sich selbst hinzuzufügen oder zu entfernen

Als Besitzer der Verteilergruppe haben Sie die Administratorrechte, um einzelnen Mitgliedern zu gestatten, ob sie Teil Ihrer Outlook 365-Verteilergruppe sein möchten oder nicht.

Wählen Sie Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen > Allgemein.
Gehen Sie zu Verteilergruppen.
Klicken Sie auf Mitgliedschaftsgenehmigung. Dies ermöglicht es Ihnen auszuwählen, ob Ihre Genehmigung erforderlich ist, um dieser Office 365-Verteilergruppe beizutreten.
Wählen Sie eine der drei verfügbaren Optionen aus:
- Offen – Jeder kann der Verteilergruppe ohne Administratorgenehmigung beitreten und sie verlassen.
- Geschlossen – Ein Mitglied kann nur von einem Gruppenbesitzer hinzugefügt werden. Anfragen zum Beitritt werden bei dieser Option automatisch abgelehnt.
- Eigentümergenehmigung – Gruppenbesitzer können Anfragen zur Mitgliedschaft in der Verteilergruppe genehmigen oder ablehnen.
Klicken Sie auf Speichern, sobald Sie Ihre gewünschte Option gewählt haben.

Ändern, welche E-Mail-Adressen die Verteilergruppe kontaktieren können

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass E-Mails, die an Ihre Office 365-Verteilergruppe gesendet werden, privat bleiben, können Administratoren entscheiden, wer Gruppenmitglieder kontaktieren darf.

Wählen Sie Einstellungen > Optionen > Gruppen.
Navigieren Sie zu Verteilergruppen.
Klicken Sie auf das Stiftsymbol unter Verteilergruppen, die ich besitze.
Gehen Sie zur Option Zustellungsverwaltung auf der linken Seite des neuen Fensters.
Die Standardeinstellung ist, dass nur Absender innerhalb Ihres Unternehmens E-Mails an Ihre Verteilergruppe senden können. Wenn Sie jemanden außerhalb Ihres Unternehmens hinzufügen möchten, müssen Sie Ihren globalen Administrator darum bitten.
Klicken Sie auf das + Symbol, um auf Ihre Kontakte zuzugreifen. Sie können dann Benutzer und Gruppen zu Ihrer Liste hinzufügen.
Sobald Sie alle hinzugefügt haben, klicken Sie auf Speichern. E-Mails von Personen, die nicht auf dieser Verteilerliste stehen, werden nun automatisch abgelehnt.

Denken Sie daran, Ihre Verteilerlisten regelmäßig zu überprüfen.

Erstellen Sie ein MailTip für Ihre Outlook-Verteilerliste

MailTips sind Nachrichten, die Benutzern angezeigt werden, wenn sie eine E-Mail verfassen.

Wenn eine neue E-Mail geschrieben wird, analysiert Exchange den Nachrichteninhalt sowie die Empfänger. Wenn ein Problem erkannt wird, erhält der Benutzer eine MailTip-Benachrichtigung, bevor die E-Mail gesendet werden kann.

Wählen Sie Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen > Allgemein > Verteilergruppen.
Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol unter Verteilergruppen, die ich besitze.
Navigieren Sie zur MailTip-Option.
Erstellen Sie im Textfeld das MailTip, das angezeigt werden soll, wenn Personen E-Mails an Ihre Verteilerliste in Outlook 365 senden.
Wenn Sie mit dem Inhalt Ihres MailTips zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern, um es auf Ihre Outlook 365-Verteilergruppe anzuwenden.

Verstecken Sie Ihre Outlook-Verteilerliste aus dem gemeinsamen Adressbuch

Manchmal ist es nicht angebracht, dass jeder sehen kann, wer Teil einer Outlook (Office 365)-Verteilerliste ist.

Deshalb können Sie verhindern, dass die Mitgliedschaft der Verteilergruppe im Outlook Globalen Adressbuch angezeigt wird.

Wählen Sie Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen > Allgemein > Verteilergruppen.
Gehen Sie zu den Verteilergruppen, die Sie besitzen, und klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol.
Navigieren Sie zur Allgemein-Option.
Aktivieren Sie das Kästchen mit der Bezeichnung Diese Gruppe im gemeinsamen Adressbuch verbergen. Klicken Sie dann auf Speichern.

Erstellen Sie eine moderierte Office 365-Verteilergruppe

Wenn Sie Nachrichten überprüfen möchten, bevor sie an die gesamte Gruppe gesendet werden, können Sie Moderationsregeln einrichten.

Wählen Sie Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen > Allgemein > Verteilergruppen.
Navigieren Sie zu Ihrer Verteilerliste und wählen Sie Bearbeiten.
Wählen Sie die Option Nachrichtengenehmigung.
Aktivieren Sie das Kästchen mit der Bezeichnung Nachrichten, die an diese Gruppe gesendet werden, müssen von einem Moderator genehmigt werden.
Sie können dann Gruppenmoderatoren für Ihre Liste auswählen. Klicken Sie auf das + Symbol unter Gruppenmoderatoren und fügen Sie die entsprechenden Kontakte hinzu.

Wird kein Moderator ausgewählt, wird der Eigentümer der Verteilergruppe die Nachrichten überprüfen und genehmigen.
Sie können auch Absender hinzufügen, die keine Nachrichtenprüfung durch einen Moderator benötigen. Dies erfolgt durch die Auswahl des + Symbols unter Absender, die keine Nachrichtengenehmigung benötigen.
Klicken Sie auf Speichern, wenn alles abgeschlossen ist.