So erstellen Sie einen E-Mail-Fußzeilen: Best Practices & Beispiele

Inhalte des Artikels

Der E-Mail-Fußzeilen ist ein wichtiger Bestandteil jeder professionellen E-Mail. Als das Letzte, was der Empfänger sieht, spielt er eine entscheidende Rolle dabei, Handlungen zu fördern und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Ein gut gestalteter E-Mail-Fußzeilen enthält nicht nur Ihre Kontaktdaten, sondern fügt auch eine persönliche Note hinzu und stärkt Ihre Markenidentität. Durch die Optimierung Ihres E-Mail-Fußzeilen mit relevanten Informationen verbessern Sie die Lesbarkeit und stellen sicher, dass Ihre Nachricht bei Ihrem Publikum ankommt. Denken Sie daran, dass ein starker E-Mail-Fußzeilen die Effektivität Ihrer Kommunikation steigern und Ihre Markenbemühungen unterstützen kann.

In diesem Leitfaden werden wir einige Best Practices für die Erstellung effektiver und wirkungsvoller E-Mail-Fußzeilen besprechen.

Was ist ein E-Mail-Fußzeilen?

Ein E-Mail-Fußzeilen , oft als E-Mail-Signatur oder E-Mail-Abschluss bezeichnet, ist ein entscheidendes Element, das am Ende Ihrer E-Mails erscheint. Dieser Abschnitt enthält typischerweise die Kontaktdaten des Absenders, einschließlich Namen, Berufsbezeichnung, Firmennamen, Telefonnummer und Website.

Viele Personen verbessern ihre E-Mail-Fußzeilen, indem sie zusätzliche Elemente wie Links zu sozialen Medien, Unternehmenslogos, Werbebanner und rechtliche Hinweise hinzufügen. Diese zusätzlichen Komponenten können dazu beitragen, die Empfänger zu engagieren und mehr Informationen bereitzustellen, wodurch E-Mail-Füße zu einem wichtigen Werkzeug für Branding und Kommunikation werden.

Die Anpassung Ihrer E-Mail-Signatur an den Zweck Ihrer E-Mail und Ihre persönlichen Vorlieben kann Ihr professionelles Image erheblich verbessern und das Engagement erhöhen.

Welche Vorteile bietet ein Unternehmens-E-Mail-Fußzeilen?

Ein gut gestalteter E-Mail-Fußzeilen kann viele Vorteile bieten, darunter:

1. Professionelles Image schaffen

Ein gut gestalteter E-Mail-Fußzeilen trägt zu Ihrer Professionalität und Glaubwürdigkeit als Absender bei. Er wirkt sich auch positiv auf Ihr Unternehmen oder Ihre Marke aus.

2. Ihre Marke stärken

Ihr E-Mail-Fußzeilen ist eine Erweiterung Ihrer Marke und kann dazu beitragen, das Markenbewusstsein und die Markenbekanntheit zu fördern. Durch die Verwendung konsistenter Branding-Elemente wie Logos, Farben und Schriftarten in Ihrem E-Mail-Fußzeilen stärken Sie Ihr Markenimage mit jeder gesendeten E-Mail.

3. Wichtige Informationen bereitstellen

Neben Ihren Kontaktdaten können Sie zusätzliche Informationen in Ihrem E-Mail-Fußzeilen einfügen, die für den Empfänger relevant sein könnten. Dazu könnten Links zu sozialen Medien oder zu einer aktuellen Marketingkampagne gehören.

4. Zeit sparen

Ein gut gestalteter E-Mail-Fußzeilen beseitigt die Notwendigkeit, Ihre Kontaktdaten jedes Mal manuell einzugeben, wenn Sie eine E-Mail senden. Dies spart Zeit und sorgt für Konsistenz in der gesamten Kommunikation.

5. Erhöhtes Engagement

Das Hinzufügen relevanter Links zu Ihren Profilen in sozialen Medien, Ihrer Website oder Ihrer Landing Page im E-Mail-Fußzeilen kann die Empfänger ermutigen, sich auf verschiedenen Plattformen mit Ihnen zu verbinden und sich weiter mit Ihrer Marke zu beschäftigen.

Die Hauptkomponenten eines geschäftlichen E-Mail-Fußzeilen

• Kontaktinformationen: Name, Berufsbezeichnung, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.

• Unternehmensinformationen: Firmenname, Logo und Geschäftsadresse.

• Bilder: Marketingbanner, Firmenlogo, Portraitfoto und Sozialen Icons.

• Rechtlicher Hinweis: Vertraulichkeitshinweise und Compliance-Erklärungen.

10 Beispiele für E-Mail-Fußzeilen zur Inspiration

Hier sind zehn Beispiele für die besten E-Mail-Fußzeilen, die jeweils einen einzigartigen Zweck erfüllen:

1. Die klassische E-Mail-Fußzeile

Diese E-Mail-Fußzeile hält es einfach, mit minimalem Design und enthält nur den Namen des Absenders, die Berufsbezeichnung und die Kontaktinformationen. Dies ist eine großartige Option für Personen, die ein professionelles Image wahren möchten, ohne zusätzliche Elemente hinzuzufügen.

2. Die Branding-E-Mail-Fußzeile

In diesem Beispiel hat der Absender sein Unternehmenslogo hinzugefügt und konsistente Branding-Elemente wie Farbe und Schriftart verwendet, um die Markenidentität zu stärken. Dies ist eine großartige Option für Unternehmen, die ihre Marke fördern und die Wiedererkennung erhöhen möchten.

3. Die werbliche E-Mail-Fußzeile

Diese E-Mail-Fußzeile enthält ein Marketingbanner, das eine aktuelle Kampagne oder Promotion bewirbt. Das fügt nicht nur visuelles Interesse hinzu, sondern bietet den Empfängern auch nützliche Informationen. Es ist eine effektive Möglichkeit, mit Ihrem Publikum zu interagieren und Konversionen zu steigern.

4. Die personalisierte E-Mail-Fußzeile

Diese E-Mail-Fußzeile zeigt ein Portraitfoto des Absenders zusammen mit seinen Kontaktinformationen. Ein persönlicher Touch kann helfen, eine Verbindung zum Empfänger aufzubauen und die E-Mail persönlicher wirken zu lassen.

5. Die E-Mail-Fußzeile mit rechtlichem Hinweis

In diesem Beispiel hat der Absender einen rechtlichen Hinweis am Ende seiner E-Mail-Fußzeile hinzugefügt, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten und vertrauliche Informationen zu schützen.

6. Die soziale E-Mail-Fußzeile

Dieses Beispiel enthält Links zu den sozialen Medien des Absenders, sodass die Empfänger einfach mit ihnen auf verschiedenen Plattformen in Kontakt treten können. Dies ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, Ihre Online-Präsenz zu erweitern und die Interaktion mit Ihrer Marke zu erhöhen.

7. Die E-Mail-Fußzeile für Kundenfeedback

Diese E-Mail-Fußzeile enthält einen Aufruf an die Empfänger, ihre Erfahrung mit dem Unternehmen zu bewerten. Indem sie einfachen Zugang zu einer One-Click-Umfrage bieten, kann das Unternehmen wertvolles Feedback sammeln und seinen Kundenservice verbessern.

8. Die grüne E-Mail-Fußzeile

Diese E-Mail-Fußzeile integriert die Umweltwerte des Unternehmens, indem sie ein grünes Farbschema verwendet und ihre Nachhaltigkeitsinitiativen enthält. Dies verstärkt nicht nur die Markenidentität, sondern zeigt auch ihr Engagement für Umweltschutz.

9. Die Rekrutierungs-E-Mail-Fußzeile

Dieser E-Mail-Fußzeilentext enthält ein Marketing-Banner mit neuen Stellenangeboten, das die Empfänger dazu einlädt, sich um Positionen zu bewerben und die Unternehmenskultur zu erkunden.

10. Die Feiertags-E-Mail-Fußzeile

Diese E-Mail-Fußzeile ist für die Feiertage gestaltet und enthält festliche Farben und einen Feiertagsgruß. Ein persönlicher Touch in Ihrer E-Mail-Fußzeile während besonderer Anlässe kann helfen, die Beziehungen zu Kunden oder Kollegen zu stärken.

Wie man eine E-Mail-Fußzeile für Ihr Unternehmen erstellt

1. Definieren Sie den Zweck

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um über den Zweck Ihrer E-Mail-Signatur nachzudenken und was Sie erreichen möchten. Soll sie einfach nur Kontaktdaten bereitstellen oder möchten Sie sie für Marketingzwecke nutzen? Wenn Sie Ihre Ziele kennen, können Sie die richtigen Elemente auswählen und ein Design erstellen, das mit Ihrem Publikum in Verbindung steht.

2. Entscheiden Sie, welche Kontaktdaten notwendig sind

Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihres Publikums und fügen Sie nur die wesentlichen Kontaktdaten in Ihre E-Mail-Signatur ein, um Unordnung zu vermeiden. Zum Beispiel, wenn Sie ein E-Commerce-Unternehmen sind, ist es relevanter, einen Link zu Ihrer Website anzugeben als eine physische Adresse.

3. Gestalten Sie Ihre Signaturvorlage

Wählen Sie ein Layout, das mit Ihrer Marke und dem Zweck der E-Mail übereinstimmt. Sie können sich für ein einfaches, textbasiertes Design entscheiden oder visuelle Elemente wie Bilder und Logos für eine auffälligere Signatur hinzufügen.

4. Wählen Sie Schriftarten und Farben

Wählen Sie Schriftarten und Farben, die mit Ihrer Marke übereinstimmen, um die Markenidentität zu stärken. Stellen Sie sicher, dass die Schrift lesbar und leicht zu lesen ist.

5. Fügen Sie Bilder oder Grafiken hinzu

Bilder wie Ihr Firmenlogo können Ihre E-Mail-Signatur visuell ansprechender machen. Achten Sie jedoch auf die Größe und Platzierung der Bilder, da diese die Ladezeiten und das Gesamtdesign beeinflussen können.

6. Fügen Sie Handlungsaufrufe hinzu

Überlegen Sie, einen Handlungsaufruf in Ihre E-Mail-Signatur aufzunehmen, um die Empfänger zu einer Handlung zu ermutigen. Dies könnte sein, Ihre Website zu besuchen, Ihnen in sozialen Medien zu folgen oder sich für Ihren Newsletter anzumelden.

7. Bleiben Sie konform

Wenn Ihr Unternehmen rechtliche Hinweise benötigt, fügen Sie diese in Ihre E-Mail-Signatur ein. Wenn Sie beispielsweise Marketing-E-Mails versenden, ist es notwendig, einen Abmeldelink für die DSVGO-Konformität hinzuzufügen.

8. Testen und finalisieren

Bevor Sie Ihre E-Mail-Signatur verwenden, testen Sie sie auf verschiedenen Geräten und E-Mail-Clients, um Kompatibilität und Designkonsistenz sicherzustellen. Sobald sie finalisiert ist, stellen Sie sicher, dass Sie sie regelmäßig mit Änderungen der Kontaktdaten oder Branding-Elemente aktualisieren.

9. Implementieren Sie sie in Ihrem E-Mail-Client

Sobald Sie Ihre E-Mail-Signatur finalisiert haben, implementieren Sie sie in Ihrem E-Mail-Client. Einige E-Mail-Clients ermöglichen es sogar, mehrere Signaturen zu speichern und sie für verschiedene Zwecke zu verwenden. Diese Funktion kann nützlich sein, wenn Sie E-Mails aus verschiedenen Gründen versenden.

Beste Praktiken für E-Mail-Signaturen

1. Gestalten Sie es visuell ansprechend

Integrieren Sie visuelle Elemente wie Icons oder Trennlinien, um den Text aufzubrechen und die Aufmerksamkeit auf wichtige Bereiche Ihrer E-Mail-Signatur zu lenken. Ein ausgewogenes Layout kann die Lesbarkeit und das Engagement verbessern.

2. Halten Sie es einfach

Vermeiden Sie Unordnung und begrenzen Sie die Anzahl der Elemente in Ihrer E-Mail-Signatur. Zu viele Informationen können überwältigend wirken und die Effektivität verringern.

3. Stellen Sie die Lesbarkeit sicher

Verwenden Sie eine Schriftart, die leicht zu lesen ist, auch auf kleineren Geräten. Halten Sie sich an grundlegende Schriftarten wie Arial, Helvetica oder Verdana, um die Kompatibilität über verschiedene E-Mail-Clients hinweg sicherzustellen.

4. Gestalten Sie es mobilfreundlich

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Signatur für mobile Geräte optimiert ist. Halten Sie das Design sauber und vermeiden Sie große Bilder, die die Ladezeiten beeinträchtigen könnten.

5. Personalisieren Sie, wenn möglich

Wenn Ihre E-Mail-Plattform es zulässt, ziehen Sie in Betracht, personalisierte Elemente wie den Namen des Empfängers oder maßgeschneiderte Nachrichten hinzuzufügen. Dies kann ein ansprechenderes Erlebnis schaffen und eine stärkere Verbindung fördern.

6. Berücksichtigen Sie rechtliche Anforderungen

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Signatur den gesetzlichen Vorschriften entspricht, wie z. B. das Hinzufügen eines E-Mail-Hinweises oder eines Links zur Datenschutzrichtlinie, um Transparenz und Vertrauen zu gewährleisten.

7. Halten Sie es kurz

Es ist wichtig, wertvolle Informationen einzuschließen, aber versuchen Sie, Ihre Signatur kurz und prägnant zu halten. Eine überladene Signatur kann die Hauptbotschaft Ihrer E-Mail beeinträchtigen, daher sollten Sie Klarheit und Kürze priorisieren.

Herausforderungen bei der zentralen Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Die Aufrechterhaltung einer kohärenten E-Mail-Signatur in den Kommunikationsmitteln eines Unternehmens ist entscheidend für die Marken-Konsistenz, kann jedoch eine Herausforderung darstellen. Ohne eine zentrale Lösung für E-Mail-Signaturen könnten Mitarbeiter ihre eigenen Signaturen erstellen, was zu einer Mischung von Designs, inkonsistenten Informationen und inkompatiblen Branding-Elementen führen kann. Diese mangelnde Einheitlichkeit kann die Markenidentität negativ beeinflussen.

Das Aktualisieren von E-Mail-Signaturen in einer großen Organisation kann ebenfalls ein logistisches Problem darstellen. Änderungen müssen klar kommuniziert und von mehreren Mitarbeitern durchgeführt werden, was oft dazu führt, dass veraltete oder falsche Informationen versendet werden. Um diesen Prozess zu optimieren und ein konsistentes Markenbild zu gewährleisten, müssen Sie ein zentrales Managementsystem für E-Mail-Signaturen implementieren.

Verwenden Sie Exclaimer, um die Kontrolle über die E-Mail-Footer Ihres Unternehmens zu übernehmen

Exclaimer vereinfacht das Management von E-Mail-Footern mit einer zentralen Plattform zum Erstellen, Aktualisieren und Durchsetzen von Designs in Ihrer gesamten Organisation. Durch die Nutzung von Exclaimer können Unternehmen sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter mit der neuesten Markenidentität übereinstimmt, wichtige rechtliche Hinweise integriert und ein konsistentes Erscheinungsbild präsentiert, das die professionelle Kommunikation stärkt. Diese Lösung spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern verbessert auch das Markenimage, was Exclaimer zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen macht, die eine kohärente und effektive Kommunikation anstreben.

Optimieren Sie noch heute Ihre E-Mail-Footer mit Exclaimer, um Ihre Markenbildung zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften in Ihrer Organisation zu gewährleisten. Beginnen Sie mit einer kostenlosen Testversion oder fordern Sie eine Online-Demonstration an, um die Einfachheit und Effizienz der Verwaltung Ihrer Unternehmens-E-Mail-Footer zu erleben.