Wie man die Postfachgröße in Office 365 erhöht: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden.

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Die effektive Verwaltung der Größe Ihres Office 365-Postfachs ist entscheidend, um reibungslose E-Mail-Operationen sicherzustellen und Unterbrechungen in der Kommunikation zu vermeiden.

Dieser Leitfaden führt Sie durch die Schritte zur Erhöhung der Größe Ihres Postfachs in Office 365 und bietet einige bewährte Methoden zur Aufrechterhaltung eines gesunden Postfachs.

Verstehen Sie das Office 365-Postfachspeicherlimit

Office 365-Postfächer haben voreingestellte Speicherlimits, die je nach Ihrem Abonnementplan variieren. Üblicherweise haben Standard-Office 365-Postfächer ein Limit von 50 GB für Business Basic und Standardpläne, während Premium- und Enterprise-Pläne 100 GB bieten.

Das Überschreiten Ihres Postfach-Quotas kann zu zurückgeworfenen E-Mails, verringerte Leistung und anderen Betriebsproblemen führen. Daher ist es wichtig, die Größe Ihres Postfachs proaktiv zu überwachen und zu verwalten.

Gängige Probleme mit der Office 365-Postfachspeicherung

Unternehmen erreichen oft schnell ihr Office 365 Postfachspeicherlimit aufgrund des hohen Volumens täglicher E-Mail-Austausche.

Zu den wichtigsten Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Office 365 Postfachspeicher gehören Kapazitätsbeschränkungen, Verwaltungshürden und Leistungsprobleme.

Hier sind die Hauptprobleme, mit denen Benutzer und Administratoren konfrontiert sind:

1. Postfachquotenlimits und -überschreitungen

Office 365-Pläne haben spezifische Speicherlimits für Postfächer. Benutzer stoßen oft auf Probleme, wenn sie diese Limits überschreiten. Wenn ein Postfach das Speicherlimit erreicht, werden Warnbenachrichtigungen gesendet, die jedoch manchmal übersehen werden, was zu blockiertem Senden/Empfangen von E-Mails führt.

Gemeinsame Postfächer und Archivpostfächer haben ebenfalls ihre eigenen Speicherlimits, und das Überschreiten dieser Limits kann zu Serviceunterbrechungen führen.

2. Aufbewahrungsrichtlinien und Speicherverwaltung

Falsch konfigurierte oder zu aggressive Aufbewahrungsrichtlinien können dazu führen, dass ältere E-Mails oder Elemente automatisch gelöscht werden, was zu Datenverlust führt. Archiv-Postfächer dienen dazu, ältere E-Mails zu speichern, aber einige Benutzer haben Probleme damit, dass das automatische Archivieren nicht korrekt funktioniert, was dazu führt, dass primäre Postfächer überfüllt werden.

Bestimmte Ordner wie "Gesendete Elemente" und "Gelöschte Elemente" können im Laufe der Zeit groß werden, wenn sie nicht ordnungsgemäß verwaltet werden, und nehmen erheblichen Speicherplatz ein.

3. Leistungsverschlechterung

Mit zunehmender Größe der Postfächer können Benutzer Verzögerungen oder eine schleppende Leistung beim Zugriff auf E-Mails erleben, insbesondere bei älteren E-Mails. Wenn Postfächer nahe an der Kapazitätsgrenze sind oder schlecht indiziert sind, kann die Suchleistung beeinträchtigt werden, was zu langsamen oder unvollständigen Suchergebnissen führt.

4. Synchronisierungsprobleme mit lokalem Speicher (OST-Dateien)

Outlook verwendet eine Offline-Speichertabelle (OST)-Datei, um Postfachdaten lokal zu zwischenspeichern. Wenn die Größe des Postfachs die praktische Kapazität der OST übersteigt, können Synchronisierungsprobleme auftreten, die die E-Mail-Zustellung und den Zugriff beeinträchtigen.

Große oder beschädigte OST-Dateien können zu Synchronisierungsproblemen führen, bei denen E-Mail-Elemente in Outlook nicht angezeigt werden, obwohl sie in der Webversion von Office 365 vorhanden sind.

5. Shared and delegate mailbox storage management 

Geteilte Postfächer haben oft mehrere Benutzer, was es schwierig macht, den Speicherplatz effizient zu verwalten. Wenn ein gemeinsames Postfach sein Limit überschreitet, kann dies verhindern, dass alle Benutzer E-Mails senden/empfangen.

Probleme können auftreten, wenn ein Benutzer mit Delegationszugriff mehrere Postfächer in seinem Outlook-Profil hinzufügt, was zu einer erhöhten OST-Dateigröße und Leistungsproblemen führt.

6. Einhaltung und rechtliche Aufbewahrungsspeicher

Briefkästen unter gerichtlicher Aufbewahrung oder eDiscovery können große Datenmengen ansammeln, da nichts gelöscht wird, und somit schnell Speicherplatz verbrauchen.

Wenn das In-Place-Archiv nicht ordnungsgemäß verwendet wird, kann dies dazu führen, dass der primäre Posteingang sich füllt und Quotaprobleme verursacht.

7. Auto-erweiternde Archive funktionieren nicht

Office 365 bietet automatisch erweiterbare Archive für Benutzer, die 100 GB überschreiten, aber manchmal tritt diese Funktion nicht wie erwartet auf, was zu Speicherproblemen führt.

8. Fehlkonfigurierte oder übersehene E-Mail-Flussregeln

Manchmal sind die Mailflussregeln falsch konfiguriert, was zu einer unerwarteten Ansammlung von E-Mails in bestimmten Postfächern führt und zu Speicherüberlastungen führt.

9. Endbenutzerfehler

Benutzer speichern oft große Dateien in ihrem Posteingang, anstatt OneDrive oder SharePoint zu nutzen, was zu unnötiger Postfachanschwellung führt.

Einige Benutzer vergessen ihren Ordner "Gelöschte Elemente" zu leeren, was weiterhin Postfachspeicherplatz verbraucht.

Methoden zur Erhöhung der Postfachgröße in Office 365

Es gibt mehrere Methoden, um die Größe Ihres Office 365-Postfachs zu verwalten und zu erhöhen. Hier sind einige effektive Strategien:

1. Archivierung von Postfachinhalten

Das Archivieren alter E-Mails ist eine großartige Möglichkeit, um Speicherplatz in Ihrem Postfach freizugeben. Hier sind die Schritte zur Aktivierung der Auto-Archivierung:

1. Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Datei > Optionen.

   
   

2. Wählen Sie Erweitert und klicken Sie auf AutoArchivierungseinstellungen.

   
   

3. Legen Sie fest, wie oft Sie AutoArchivierung durchführen möchten.

   
   

4. Wählen Sie die Elemente aus, die Sie archivieren möchten, und geben Sie ihr Alter an.

   
   

5. Wählen Sie den Speicherort aus, an dem Sie die archivierten Elemente speichern möchten.

   
   

6. Klicken Sie auf OK, um Ihre Einstellungen zu speichern.

   
   

Hier ist ein umfassender Leitfaden darüber, wie ältere E-Mails automatisch aus Exchange und Outlook entfernt werden können.

2. Anfrage zur Erhöhung des Postfachgrößenlimits

Administratoren können in bestimmten Szenarien eine Erhöhung des Office 365-Postfachgrößenlimits beantragen, beispielsweise für leitende Angestellte oder Viel-E-Mail-Nutzer.

Hier sind die Schritte zur Beantragung einer Größenänderung:

1. Melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center an.

   
   

2. Gehen Sie zu Admin Center > Exchange.

   
   

3. Wählen Sie den Benutzer aus, dessen Postfachgröße Sie erhöhen möchten.

   
   

4. Klicken Sie auf Mailbox-Funktionen.

   
   

5. Unter Postfachspeicher klicken Sie auf Aktivieren für die Archivoption.

   
   

6. Speichern Sie die Einstellungen, und die Postfachgröße wird automatisch erhöht.

   
   

3. Die Verwendung von freigegebenen Postfächern

Gemeinsame Postfächer sind eine effiziente Möglichkeit, die Funktionen Ihres Office 365-Postfachs ohne zusätzliche Lizenzierungskosten zu erweitern. Hier sind die Schritte zum Einrichten eines gemeinsamen Postfachs:

1. Melden Sie sich beim Microsoft 365 Admin Center an.

   
   

2. Navigieren Sie zu Gruppen > Freigegebene Postfächer.

   
   

3. Klicken Sie auf Postfach hinzufügen und geben Sie die erforderlichen Details ein.

   
   

4. Weisen Sie Mitglieder zu, die Zugriff auf dieses freigegebene Postfach haben werden.

   
   

5. Klicken Sie auf Speichern und konfigurieren Sie das Postfach nach Bedarf.

   
   

Beste Praktiken für die Verwaltung von E-Mail-Postfächern

Wie man so sagt, Vorbeugen ist besser als Heilen. Daher sollten Sie zur proaktiven Aufrechterhaltung einer gesunden Postfachgröße diese bewährten Verfahren in Betracht ziehen:

• Regelmäßige Überprüfung von gesendeten und gelöschten Elementen: Räumen Sie regelmäßig unnötige E-Mails auf.

• Verwenden von Ordnern und Labels: Organisieren Sie Ihre E-Mails in Ordnern, um das Management zu erleichtern.

• Optimierung von Anhängen: Verwenden Sie Cloud-Speicher für große Dateien anstelle von Anhängen an E-Mails.

• Einrichten von Regeln für automatische Sortierung und Löschung: Erstellen Sie Regeln, um E-Mails automatisch nach Ihren Vorlieben zu sortieren und zu löschen.

Beenden Sie Ihre Office 365 Postfachsorgen

Die Verwaltung der Größe Ihres Office 365-Postfachs ist entscheidend, um eine reibungslose E-Mail-Kommunikation innerhalb Ihrer Organisation sicherzustellen.

Durch Befolgen der oben beschriebenen Schritte können Sie Ihre Postfachgröße effektiv erhöhen und Ihren Betrieb reibungslos aufrechterhalten.