Le meilleur format d'e-mail : Ce que votre signature électronique dit de votre entreprise

Avez-vous déjà reçu un e-mail pratiquement illisible ? Des rames de texte, de mauvaises polices et généralement trop difficile à lire ? Eh bien, cet expéditeur n'a pas pris en compte l'utilisation d'un format d'e-mail approprié.

Un format d'e-mail professionnel peut faire ou défaire un e-mail externe et changer la façon dont un message interne est reçu.

L'email est un outil puissant pour les entreprises, il est donc important de savoir comment rédiger l'email parfait. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment formater vos emails afin qu'ils correspondent toujours à vos objectifs.

Quel est le format d'un email ?

Un format d'email fait référence à la manière dont votre email est conçu. Un format d'email est sa mise en page et sa structure. Cela inclut des éléments comme les images, les pièces jointes et la forme d'écriture. Il existe plusieurs formats que vous pouvez utiliser, chacun ayant ses avantages et ses inconvénients.

Par exemple, le HTML est parfait pour créer des emails attrayants avec des images, des vidéos et des liens intégrés. Le texte enrichi fonctionne bien pour incorporer des formats de texte comme les soulignements et les italique.

Un bon format d'e-mail comprend également une signature e-mail professionnelle avec des informations de contact précises. Une fois que vous avez établi une relation avec la personne à qui vous envoyez un message, une signature e-mail aide à renforcer l'engagement.

Comment formater des emails

N'importe quel guide en ligne peut vous apprendre comment formater des e-mails. Mais, dans la plupart des cas, il y a plus dans le formatage qu'il n'y paraît. Quelque chose d'aussi simple que la bonne taille de bannière de signature d'e-mail peut faire toute la différence en termes de lisibilité.

Les choses les plus importantes à retenir lors de la décision sur la meilleure façon de formater les e-mails sont :

• Commencer par une salutation appropriée

• Garder les paragraphes courts et aérer les blocs de texte

• Utiliser un ton cohérent tout au long

• Terminer votre e-mail par une formule de politesse

• Utiliser une signature d'e-mail professionnelle

Gardez le corps de l'e-mail concis et ciblé

Il est important de garder le corps de l'e-mail concis et ciblé. Assurez-vous que votre message est clair et facile à comprendre. Évitez les informations inutiles qui pourraient rendre le destinataire moins enclin à répondre.

Soyez attentif au type d'e-mail que vous écrivez. S'il s'agit d'un e-mail formel, gardez un ton professionnel. S'il s'agit d'un e-mail informel, vous pouvez adopter un ton plus détendu et conversationnel. Le ton que vous utilisez peut également varier en fonction de la génération de votre destinataire.

Écrire un e-mail formel n'est pas toujours nécessaire

Dans certains cas, un e-mail n'a pas besoin d'un ton formel. Ce n'est pas parce que vous rédigez un e-mail professionnel que vous ne pouvez pas utiliser de contractions ou des abréviations. Parfois, ce qui compte, c'est que l'e-mail soit rédigé par une vraie personne pour une autre vraie personne.

Texte brut vs format d'email HTML

HTML et texte brut sont les types de formats d'email les plus courants. Les emails en texte brut sont simples et directs. Ils ne contiennent généralement pas d'éléments visuels et sont souvent utilisés pour la communication interne.

Avantages du format texte brut

• Compatible avec tous les appareils

• Charge rapidement

Inconvénients du format texte brut

• Dépourvu de couleur, de style et d'imagerie avec peu de contrôle de mise en forme

• Difficile de suivre la performance

Le format d'e-mail HTML est généralement utilisé à des fins de marketing et de promotion. Il est souvent utilisé pour établir un premier contact avec des appels à l'action (CTA), mais aussi pour créer des relations personnelles entre les partenaires commerciaux.

Avantages du format HTML

• HTML peut inclure des liens avec des paramètres de suivi

• Beaucoup plus visuel

Inconvénients du texte HTML

• HTML peut se comporter différemment dans différents navigateurs et clients de messagerie.

• Les éléments de code CSS peuvent cacher des virus.

Rédigez votre email avec intention

En utilisant le bon format d'email, il est important que vous écriviez avec un but. Bien que cela semble évident, une fois que vous avez établi le premier contact avec un destinataire, vous ne voulez pas les submerger.

Gardez votre message concis et direct, en adoptant un ton amical et conversationnel. Lorsque vous demandez une réponse, soyez précis sur ce qui est nécessaire et facilitez la réponse. Votre signature d'e-mail doit également inclure des coordonnées pertinentes comme votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et les informations de votre entreprise.

Pourquoi une signature email est-elle si importante

Un format d'email incluant une signature est important pour de nombreuses raisons. Il apporte une touche personnelle à la fin d'un message et inclut des éléments professionnels avec des informations de contact essentielles.

Le format de signature d'email doit être professionnel pour rassurer les lecteurs que votre email est authentique et provient d'une personne réelle. Une signature d'email indique également la position de l'expéditeur au sein de l'entreprise, promouvant l'authenticité.

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Il est essentiel d'obtenir le bon format d'email

Le bon format d'email est essentiel pour maintenir une communication ouverte avec les collègues, et maîtriser la structure est vital. Nos directives devraient vous donner une bonne compréhension de la façon d'aborder chaque email.

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