Les avertissements de non-responsabilité par e-mail sont-ils toujours importants?

Un nombre croissant de lois sur les e-mails ont un impact important sur la manière dont les e-mails sont utilisés dans le monde des affaires. Du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l'UE 2016/679 au California Consumer Privacy Act (CCPA), les e-mails sont de plus en plus réglementés alors que le phishing, le spam et les cyber-attaques deviennent plus courants.

Que dire des avertissements par e-mail ?

Avec les nouvelles réglementations en vigueur et les évolutions des tendances en matière d'e-mails, les mentions légales dans les e-mails sont-elles toujours importantes?

Répondons à cette question par une autre question. Combien d'e-mails vos employés envoient-ils par an ? Il est fort probable que ce soit des milliers, voire plus. C'est beaucoup d'opportunités pour qu'un simple e-mail endommage la réputation de votre entreprise, que ce soit accidentellement ou malicieusement, par le biais de commentaires diffamatoires, de fuites de données confidentielles, de violations de droits d'auteur ou de transmission de contenu viral.

Même aujourd'hui, il est tout à fait logique pour les entreprises de toutes tailles d'utiliser des mentions légales dans les e-mails pour protéger leur réputation de marque et leur responsabilité d'entreprise.

Pourquoi les utilisons-nous en premier lieu?

They don't look great after all. Email disclaimers were originally created to cover confidentiality breaches, adhere to email regulations and protect companies from liability for negligent advice. 

Certains affirment que les avertissements par e-mail n'ont aucune autorité, cependant, le libellé est conçu pour vous protéger et prévenir toute action en justice contre vous. Un avertissement par e-mail, lorsqu'il est rédigé correctement, peut vous couvrir dans les domaines suivants:

• Violation du secret professionnel

• Responsabilité de l'employeur

• Responsabilité pour la transmission involontaire de virus informatiques

• Violation accidentelle de la confidentialité

• Entrer involontairement dans des contrats

• Déclaration négligente

• Exigences légales ou réglementaires régionales

Avis de non-responsabilité par e-mail en pratique

Dans des marchés avancés, comme l'Union européenne et l'Amérique du Nord, il existe des réglementations qui obligent les entreprises à ajouter des avertissements aux e-mails, une pratique qui n'est pas susceptible de changer de sitôt.

Lois de non-responsabilité par e-mail aux États-Unis

Prenons l'exemple des États-Unis. Il possède l'ensemble le plus complet de lois sur les mentions légales d'e-mails au monde. La loi sur la gestion de la sécurité de l'information fédérale (FISMA) stipule que, pour se conformer à la réglementation, une mention légale appropriée doit être incluse dans toutes les communications par e-mail. Cela se répercute ensuite dans différents secteurs où des exigences différentes s'appliquent.

Considerons la Loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA). Cette loi recommande vivement que les organisations de santé utilisent des avertissements par e-mail pour mettre en avant la confidentialité des patients dans toutes les communications.

Un avertissement ne rend pas une entreprise entièrement conforme à la loi HIPAA. Néanmoins, il garantit que les patients sachent ce qui suit:

• Le courriel qu'ils reçoivent n'est pas sécurisé à 100%.

• Le contenu placé dans le message est confidentiel.

• The message should be passed on to the relevant person if they're not the correct recipient 

Un exemple de clause de non-responsabilité des e-mails conformes à la HIPAA pourrait être :

Les informations contenues dans cette transmission peuvent contenir des informations privilégiées et confidentielles, y compris des informations sur les patients protégées par les lois fédérales et étatiques sur la confidentialité. Elles sont destinées uniquement à l'utilisation de la ou des personnes nommées ci-dessus. Si vous n'êtes pas le destinataire prévu, nous vous informons par la présente que toute révision, diffusion, distribution ou duplication de cette communication est strictement interdite. Si vous n'êtes pas le destinataire prévu, veuillez contacter l'expéditeur par courriel en réponse et détruire toutes les copies du message original.

Lois de non-responsabilité par courriel au Canada

D'autres pays, cependant, rendent les avertissements par e-mail obligatoires sur tous les messages. La Législation canadienne anti-pourriel (LCAP) exige que toutes les entreprises obtiennent un certain niveau de consentement avant d'envoyer des messages électroniques à tout destinataire. Cela signifie que toutes les signatures électroniques doivent contenir un texte juridique approprié avec des liens de désabonnement en place.

Cela donne essentiellement aux consommateurs un contrôle total sur leurs messages électroniques. Cette loi s'applique à tous les messages électroniques entrants et sortants, et enfreindre cette loi peut coûter à votre organisation jusqu'à 10 millions de dollars.

Protégez votre entreprise avec une clause de non-responsabilité par e-mail

Dans le cadre d'une signature e-mail professionnelle, il est toujours fortement recommandé d'utiliser une clause de non-responsabilité légale appropriée dans vos e-mails. Cela ne vaut tout simplement pas le risque de laisser votre entreprise sans protection.

Email disclaimers ne vous offriront jamais une protection à 100 % contre les actions en justice, mais il est logique d'inclure des avertissements pour offrir un niveau supplémentaire de protection.

N'oubliez pas que les lois évoluent, il est donc important de rester à jour. De plus, le texte inclus dans le disclaimer de votre email peut fonctionner pour une région mais pas pour une autre.

Quelle est la meilleure pratique pour les avertissements par e-mail?

Il y a quelques meilleures pratiques à garder à l'esprit lors de la création d'une clause de non-responsabilité par e-mail pour votre entreprise:

• Gardez-le concis: Les longs avertissements légaux dans les e-mails peuvent être rebutants. Visez la concision tout en abordant les points nécessaires.

• Rendre lisible: Utilisez un langage simple pour vous assurer que les destinataires comprennent la clause de non-responsabilité.

• Mettre à jour régulièrement: Examiner et mettre à jour l'avertissement périodiquement pour garantir sa pertinence et sa conformité aux nouvelles exigences légales.

• Visibilité: Placez la clause de non-responsabilité à la fin de l'e-mail, mais assurez-vous qu'elle reste visible et lisible.

• Consistance: Assurez-vous que vos mentions légales sont cohérentes dans toute votre organisation en utilisant un gestionnaire de signatures électroniques.

Utiliser Exclaimer pour imposer des avertissements de non-responsabilité par e-mail sur tous les messages

Utiliser la solution de gestion de signature électronique d'Exclaimer est un moyen intelligent de contrôler de manière centralisée tout le contenu de l'avertissement légal en un seul endroit. Avec Exclaimer, vous pouvez garantir que tous les e-mails d'entreprise des utilisateurs incluent toujours les mentions légales requises adaptées à leur région.

Alors, dites adieu au stress de vous demander si vos e-mails sont conformes et faites confiance à Exclaimer pour vous couvrir.

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