13 gratis voorbeelden & sjablonen voor e-maildisclaimers

Een e-maildisclaimer is een verklaring, mededeling of waarschuwing die wordt toegevoegd aan uitgaande e-mails om aansprakelijkheid te beperken. Het wordt apart geplaatst van het hoofdbericht en de zakelijke e-mailsignatuur.

De e-maildisclaimer die je gebruikt, hangt af van de juridische aspecten die jouw organisatie nodig heeft. Het toevoegen van een e-maildisclaimersjabloon, zowel voor externe als interne verzending, helpt om juridische risico's te minimaliseren. Daarnaast zijn er regelgevingen die wettelijk vereisen dat een e-maildisclaimer wordt toegevoegd.

Beschermt een e-maildisclaimer mijn organisatie tegen alle aansprakelijkheden?

Nee, het beschermt niet tegen alles, maar het kan helpen om aansprakelijkheid in bepaalde situaties te beperken. Het is belangrijk om een juridisch professional te raadplegen om ervoor te zorgen dat jouw disclaimer alle noodzakelijke aspecten voor jouw organisatie dekt.

7 belangrijke elementen om te overwegen voor je disclaimer

Het toevoegen van een e-maildisclaimer aan je uitgaande e-mails kan helpen om je organisatie te beschermen tegen mogelijke aansprakelijkheden en te voldoen aan relevante wetten en regelgeving. Hoewel er verschillende soorten disclaimers zijn die gebruikt kunnen worden, moeten ze allemaal bepaalde belangrijke elementen bevatten.

1. Vertrouwelijkheid: Een goede e-maildisclaimer moet vermelden dat het bericht alleen bedoeld is voor de ontvanger en niet met anderen mag worden gedeeld. Dit helpt bij het beschermen tegen vertrouwelijkheidsschendingen als privé-informatie wordt gelekt.

2. Aansprakelijkheid voor computervirussen: Om te voorkomen dat computervirussen via e-mail worden verspreid, zullen veel disclaimers de ontvangers adviseren om berichten of bijlagen te controleren op mogelijke virussen. Dit helpt de organisatie te beschermen tegen aansprakelijkheid voor schade veroorzaakt door een virus.

3. Onbedoelde contracten: Het per ongeluk aangaan van een juridisch contract via e-mail kan ernstige gevolgen hebben voor een organisatie. Daarom is het belangrijk om taal op te nemen in je disclaimer die stelt dat geen enkele medewerker bevoegd is om bindende overeenkomsten aan te gaan zonder schriftelijke bevestiging.

4. Nalatiheid: Een disclaimer moet ook beschermen tegen aansprakelijkheid voor nalatig advies dat door medewerkers via e-mail wordt gegeven, zoals valse of misleidende verklaringen.

5. Aansprakelijkheid van de werkgever: Het is belangrijk te vermelden dat de meningen van medewerkers in e-mails niet noodzakelijkerwijs die van de organisatie vertegenwoordigen en dat lasterlijke uitlatingen niet zijn toegestaan.

6. Regionale wettelijke of regelgevende vereisten: In sommige regio's kunnen er specifieke wetten of regelgevingen zijn die vereisen dat bedrijven bepaalde informatie opnemen in hun e-maildisclaimers. Het is belangrijk om hier onderzoek naar te doen en aan deze vereisten te voldoen om juridische problemen te voorkomen.

7. Milieuboodschappen: Het toevoegen van een korte milieuboodschap kan helpen om de toewijding van jouw organisatie aan milieubescherming en duurzaamheid te promoten.

Hoewel het belangrijk is om een e-maildisclaimer te hebben, is het ook noodzakelijk om deze regelmatig te bekijken en indien nodig bij te werken. Dit helpt ervoor te zorgen dat de disclaimer blijft voldoen aan wijzigingen in wetten of regelgeving en effectief bescherming biedt tegen mogelijke aansprakelijkheden.

Voorbeelden van e-mailsignatuurdisclaimers

De onderstaande voorbeelden van e-maildisclaimers geven je een idee van wat je moet opnemen bij het maken van een disclaimer voor jouw organisatie. Gebruik deze e-maildisclaimersjablonen binnen jouw organisatie om ervoor te zorgen dat je altijd conforme e-mailcommunicatie verstuurt.

Inbreuk op de vertrouwelijkheid

Wat een disclaimer per e-mail vaak goed maakt, is de formulering betreffende vertrouwelijkheid. Die verklaart dat het bericht alleen bedoeld is voor de beoogde ontvanger, dus dat deze met niemand anders mag worden gedeeld. Het voornaamste doel ervan is zich ermee in te dekken voor inbreuken op de vertrouwelijkheid als er privégegevens zouden uitlekken. Deze garandeert echter niet dat de e-mail niet wordt doorgestuurd naar andere mensen. 

Aansprakelijkheid voor de onopzettelijke overdracht van computervirussen

Deze voorbeelden van e-maildisclaimers verwittigen ontvangers dat ze de berichten en bijlagen moeten controleren op mogelijke virussen. Dit voorkomt de overdracht van een computervirus en beschermt het bedrijf tegen eventuele aansprakelijkheid voor gevolgschade.

Onbedoeld contracten aangaan

Deze voorbeelden van e-maildisclaimers beschermen een organisatie tegen werknemers die onbedoeld juridische contracten aangaan. Als een bepaalde werknemer via e-mail bijvoorbeeld een offerte aanvraagt, kan de ontvanger er mogelijk van uitgaan dat dit betekent dat ze een formele overeenkomst hebben afgesloten.

Nalatige onjuistheid

Dit voorbeeld van een disclaimer is bedoeld om je te beschermen tegen aansprakelijkheid voor nalatig advies namens een werknemer. Meestal gebeurt dit in de vorm van een onjuiste of misleidende verklaring.

Aansprakelijkheid van de werkgever

Deze e-maildisclaimer beschermt een bedrijf tegen vervolging als een werknemer iets beledigends of lasterlijks zegt. Deze stelt dat meningen van werknemers niet altijd die van de organisatie vertegenwoordigen.

Eisen uit regionale wet- of regelgeving

Veel geavanceerde markten, zoals Noord-Amerika en Europa, hebben verschillende voorschriften die bedrijven ertoe verplichten om disclaimers toe te voegen aan e-mails. Een Brits bedrijf in Engeland of Wales zou het onderstaande voorbeeld van een e-maildisclaimer gebruiken. 

Milieugerelateerde e-maildisclaimers

E-maildisclaimers gebruiken om een milieugerelateerde boodschap te promoten is een geweldige manier om ontvangers te laten weten dat jouw organisatie zich inzet voor de bescherming van milieu en duurzaamheid. Soms staat er een groen pictogrammetje bij.

Beste praktijken voor e-maildisclaimers

Het creëren van een effectieve e-maildisclaimer is essentieel voor wettelijke naleving en duidelijke communicatie. Volg deze beste praktijken:

1. Houd het beknopt: Zorg ervoor dat uw e-maildisclaimer duidelijk en bondig is. Gebruik eenvoudige taal zodat ontvangers het doel gemakkelijk begrijpen. Te lange disclaimers kunnen verwarrend zijn en de bedoelde boodschap niet overbrengen.

2. Voeg noodzakelijke informatie toe: Zorg ervoor dat uw disclaimer alle vereiste juridische en regelgevende informatie bevat die relevant is voor uw locatie of sector. Dit is cruciaal voor naleving.

3. Vermijd extreem taalgebruik: Vermijd agressieve taal in uw e-maildisclaimer. Dit kan een negatieve indruk wekken en bedrijfsrelaties schaden.

4. Wees niet te breed: Vermijd dat uw e-maildisclaimer te breed wordt, omdat dit agressief kan overkomen en relaties met klanten of partners kan schaden.

5. Minimaliseer onnodige nadruk: Vermijd overmatige nadruk zoals hoofdletters of vetgedrukte tekst. Dit kan uw organisatie intimiderend laten overkomen, wat een negatief effect kan hebben op uw merkimago.

6. Controleer en werk regelmatig bij: Controleer en werk uw e-maildisclaimer regelmatig bij om te blijven voldoen aan eventuele juridische wijzigingen of regelgevende updates.

   
   

Hoe e-maildisclaimersjablonen in uw bedrijf te beheren

Het beheren en afdwingen van e-maildisclaimers binnen een organisatie kan een uitdagende taak zijn. Hier zijn enkele tips om het proces soepeler te laten verlopen:

1. Maak een standaard sjabloon: Ontwikkel een e-maildisclaimersjabloon dat alle noodzakelijke informatie bevat en zorg ervoor dat dit door alle medewerkers in de organisatie wordt gebruikt. Dit helpt consistentie te behouden in communicatie vanuit verschillende afdelingen of individuen.

2. Train medewerkers: Leid medewerkers op over het belang van het gebruik van e-maildisclaimers en hoe ze deze correct in hun communicatie kunnen gebruiken. Dit kan helpen fouten te voorkomen, zoals het vergeten van de disclaimer of het gebruik van onjuiste taal.

3. Controleer en werk regelmatig bij: Het is cruciaal om uw e-maildisclaimer regelmatig te controleren en bij te werken om te voldoen aan eventuele juridische of regelgevende wijzigingen. Zorg ervoor dat u deze updates communiceert naar alle medewerkers en de nodige wijzigingen doorvoert in hun e-mailsignaturen.

4. Handhaaf naleving: Monitor de communicatie van medewerkers om ervoor te zorgen dat ze consequent de vereiste e-maildisclaimer gebruiken. Dit kan helpen potentiële juridische problemen te voorkomen en merkconsistentie te behouden.

5. Gebruik een oplossing voor e-mailsignatuurbeheer: Overweeg het gebruik van software voor e-mailsignaturen waarmee u gemakkelijk e-maildisclaimers kunt implementeren en bijwerken in alle e-mails van het bedrijf.

   
   

E-maildisclaimersjablonen beheren met Exclaimer

Met Exclaimer kunt u eenvoudig zorgen dat alle e-mails die door uw organisatie worden verzonden een conforme e-maildisclaimer bevatten. Of u nu wilt beschermen tegen aansprakelijkheid, milieubewustzijn wilt bevorderen of simpelweg wilt voldoen aan wettelijke voorschriften, met Exclaimer kunt u een e-maildisclaimer toevoegen aan uw uitgaande e-mails voor gemoedsrust en bescherming van zowel uw organisatie als de ontvangers.

Ontdek meer over Exclaimer en begin vandaag nog uw gratis proefperiode om uw e-mailbeveiliging en naleving te verbeteren.