E-Mail-Infrastruktur neu denken – bevor veraltete Systeme zum Risiko werden

E-Mails sind das Rückgrat vieler Geschäftsprozesse – und laufen oft auf veralteter Infrastruktur.

Mit dem Support-Ende für Exchange 2016 und Exchange 2019 entstehen zunehmende Risiken: Sicherheitslücken, Probleme bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben und Schwierigkeiten bei der Integration in moderne IT-Umgebungen.

Microsoft führt mit der Exchange Server Subscription Edition (SE) einen neuen Standard ein. Für IT-Verantwortliche bedeutet das: E-Mail-Infrastruktur muss wie jedes andere moderne System behandelt werden – weniger technische Altlasten, weniger manuelle Prozesse, mehr Kontrolle über Sicherheit, Signaturen und Verwaltung.

E-Mail bleibt geschäftskritisch. Sie sollte sicher, integriert und effizient sein.  

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Veraltete Systeme – das Risiko, das weiterläuft

Altsysteme arbeiten nicht isoliert. Sie sind mit Clients, Sicherheitslösungen, Archivierungssystemen und Routing-Richtlinien verknüpft. Ist der Kern veraltet, übertragen sich die Einschränkungen auf das gesamte System.

Während sich der Rest der IT-Infrastruktur weiterentwickelt, bleiben diese Systeme zurück.

Häufige Probleme sind:

• Verzögerte Patches und Sicherheitslücken: Ältere Plattformen erhalten oft keine zeitnahen Updates mehr. Dadurch entstehen bekannte Schwachstellen, die nur durch vollständige Versions-Upgrades behoben werden können. Auch Verschlüsselungsstandards, Authentifizierungsprotokolle und TLS-Unterstützung veralten schnell.

• Begrenzter Schutz vor Bedrohungen: Manuelle Regeln und zusätzliche Filter reichen nicht aus, um moderne Phishing-, Spoofing- oder Zero-Day-Angriffe abzuwehren. Ohne Anbindung an aktuelle Bedrohungsdaten hinkt die Erkennung hinterher.

• Compliance- und Prüfungsrisiken: Ohne ausreichende Kontrolle fehlen Disclaimer, Routing bleibt intransparent, und Aufbewahrungsfristen werden nicht eingehalten. Audits werden komplexer – Bußgelder wahrscheinlicher.

• Nicht integrierte Systeme: Viele ältere IT-Umgebungen bestehen aus Mailservern, SMTP-Relays, Signatur-Tools und Archivierungslösungen, die schlecht zusammenarbeiten – und sich nicht mit modernen Plattformen wie Microsoft 365 integrieren lassen. Jedes isolierte Tool schafft neue Fehlerquellen und erhöht den Aufwand für IT-Teams.

• Operative Ineffizienz: IT-Abteilungen führen manuelle Aufgaben mit Skripten durch, wenden unstrukturierte Regeln an oder beheben Fehler durch Versionskonflikte. Diese Tätigkeiten lassen sich schlecht skalieren und blockieren Ressourcen für wichtigere Projekte.

„Ist der Kern veraltet, übertragen sich die Einschränkungen auf das gesamte System. Ein einzelner Legacy-Dienst kann alles beeinträchtigen.“

Verborgene Risiken in der Legacy-Schicht

Auch wenn der zentrale Server aktuell gehalten wird, sieht es in den äußeren Schichten oft anders aus. Viele Systeme basieren noch auf Software, die vor zehn Jahren sinnvoll war – heute aber nicht mehr.

Diese Systeme bleiben im Einsatz, weil sie funktionieren. Gleichzeitig verlangsamen sie Abläufe, erschweren Fehlerbehebungen und schaffen versteckte Abhängigkeiten, die erst auffallen, wenn etwas ausfällt.

Typische Komponenten sind:

• Exchange Server 2016 oder 2019: Diese Versionen sind weiterhin in vielen Umgebungen im Einsatz, verlieren jedoch im Oktober 2025 den Support durch Microsoft. Damit entstehen Sicherheitslücken und Abhängigkeitsprobleme. Zudem verschieben viele Unternehmen kumulative Updates – ein Risiko, da bekannte Schwachstellen dadurch unadressiert bleiben.

• Veraltete Archivierungslösungen: Ältere Archivsysteme wurden für veraltete Compliance-Vorgaben entwickelt. Moderne Verschlüsselung, automatisierte Aufbewahrungsregeln oder die Indexierung neuer Dateiformate fehlen oft. Die Suchfunktion ist langsam, Exporte sind eingeschränkt. Das erschwert Audits und eDiscovery-Prozesse.

• Manuelles E-Mail-Signatur-Management: Signaturen, die über Skripte oder Gruppenrichtlinien verwaltet werden, erfordern viel Aufwand. Sie sind fehleranfällig, benötigen IT-Ressourcen bei jeder Änderung und unterstützen häufig keine mobilen Endgeräte. Eine zentrale Übersicht über verwendete Signaturen und deren Konformität fehlt.

• On-Premises-SMTP-Server: Viele Unternehmen nutzen dedizierte SMTP-Server für den Mail-Relay. Diese dienen meist älteren Anwendungen oder Prozessen, die noch nicht modernisiert wurden. Ohne regelmäßige Überwachung oder Updates bleiben sie leicht übersehbar – und angreifbar.

• Isolierte Antispam-Lösungen: Manche Teams setzen eigenständige Filterprodukte ein, die nur begrenzt in umfassendere E-Mail-Sicherheitslösungen integriert sind. Sie nutzen weder geteilte Signale noch aktuelle Bedrohungsdaten von Microsoft oder Google. Das schafft Lücken und macht sie anfällig für moderne Phishing-Angriffe und Zero-Day-Kampagnen.

„Fehler in der Legacy-E-Mail-Infrastruktur sind sichtbar. Sie stören den Betrieb und führen zu Fragen, auf die IT keine Antwort geben will.“

So sieht moderne E-Mail-Infrastruktur heute aus

Moderne E-Mail-Infrastrukturen reduzieren Risiken, vereinfachen Abläufe und unterstützen eine cloudbasierte Architektur. Sie ersetzen fragmentierte Systeme durch integrierte Dienste, die einfacher zu verwalten sind, sich flexibel anpassen lassen und den Anforderungen an Compliance entsprechen. IT-Abteilungen erhalten so mehr Kontrolle und Übersicht – und sind weniger auf nicht unterstützte oder individuelle Lösungen angewiesen.

Plattformen wie Exclaimer unterstützen IT-Teams bereits heute dabei, das E-Mail-Signatur-Management in diese moderne Umgebung zu integrieren:

• Microsoft 365 und Google Workspace: Diese Plattformen bieten native Cloud-Dienste mit integrierter Ausfallsicherheit und regelmäßigen Funktionsupdates. Sie verringern den Wartungsaufwand und erhöhen die Zuverlässigkeit. Funktionen für Identitätsmanagement, Geräteverwaltung und Bedrohungsschutz sind vollständig integriert.

• Zentrales E-Mail-Signatur-Management: Signaturen werden zentral für alle Nutzer und Geräte verwaltet. IT-Teams kontrollieren Formatierungen, Disclaimer und rechtliche Hinweise, während Marketing eigenständig Kampagnen-Updates und Markenanpassungen durchführen kann – ohne lokale Installationen oder manuelle Eingriffe.

• Integrierte Sicherheitsfunktionen: Funktionen wie Multi-Faktor-Authentifizierung, Phishing-Erkennung und Schutz vor Datenverlust sind direkt im System enthalten und werden kontinuierlich aktualisiert. Sie basieren auf Echtzeitdaten aus Millionen von Endpunkten – nicht auf statischen Regeln.

• KI-gestützte Bedrohungserkennung und -reaktion: Cloud-Plattformen nutzen maschinelles Lernen, um ungewöhnliches Verhalten zu erkennen, E-Mails intelligent zuzuweisen und potenzielle Bedrohungen zu isolieren, bevor sie sich ausbreiten. Das geht über einfache Filter oder IP-Blocklisten hinaus.

• Archivierung und Compliance inklusive: Moderne Systeme beinhalten durchsuchbare, unveränderbare Archive mit rollenbasiertem Zugriff, Audit-Logs und automatischen Aufbewahrungsrichtlinien. Rechtssichere Archivierung und eDiscovery sind ohne Drittanbieterlösungen möglich.

Jetzt handeln – oder später die Kosten tragen

Wenn E-Mail-Systeme veralten, wirkt sich das auf alle angeschlossenen Komponenten aus. Legacy-Infrastruktur erfüllt die heutigen Anforderungen an IT nicht mehr. Sicherheitsteams brauchen Systeme, die sich anpassen. Compliance-Teams brauchen konsistente Daten. Führungskräfte erwarten Lösungen, die auf allen Geräten und an jedem Standort zuverlässig funktionieren. Alte Systeme wurden dafür nicht entwickelt.

• Bedrohungen sind gezielter geworden: Moderne Angriffe nutzen gezielt Schwachstellen in alten Mailservern und manuellen Konfigurationen aus. Statische Filter und isolierte Tools reagieren zu langsam. Cyberkriminelle greifen bekannte Sicherheitslücken, schwache Authentifizierung und fehlende Transparenz in hybriden Umgebungen an.

• Compliance-Vorgaben werden strenger: Audits erfordern vollständige Nachvollziehbarkeit, verlässliche Protokolle und die konsequente Umsetzung von Richtlinien. Nicht unterstützte Systeme machen das schwierig. Aufbewahrungsregeln, Zugriffssteuerung und konsistente E-Mail-Signaturen sind entscheidend – und ohne zentrale Verwaltung schwer umzusetzen.

• Führungskräfte und Nutzer erwarten mehr: Fehlende Signaturen, blockierte mobile Zugriffe oder Probleme bei der Zustellung führen zu Frust. IT-Teams sollen stabile, präzise und benutzerfreundliche Systeme bereitstellen – ohne zusätzliche Support-Anfragen oder spätere Korrekturen.

„Wer wartet, hat weniger Optionen. Wer jetzt handelt, behält die Kontrolle.“

E-Mail-Infrastruktur repariert sich nicht von selbst

Viele Legacy-Tools bleiben im Einsatz, weil sie noch funktionieren. Gleichzeitig verlangsamen sie Abläufe, schaffen Risiken und binden Ressourcen, die IT anders einsetzen könnte.

In modernen Umgebungen fallen sie besonders auf. Sie verursachen Inkonsistenzen, erfordern manuelle Eingriffe – und geraten leicht in Vergessenheit, bis sie ausfallen.

Ein Audit Ihrer E-Mail-Umgebung ist ein sinnvoller erster Schritt: Prüfen Sie, was noch im Einsatz ist, wo der Support endet und was zunehmend schwerer zu warten ist. Dann entscheiden Sie, was ersetzt, migriert oder abgeschaltet werden sollte. 

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