Revolution bei der Verwaltung von E-Mail-Signaturen: Wechsel von On-Premise in die Cloud
10 September 2024
Inhalt des Artikels
01 - Einleitung
E-Mails sind nach wie vor das Rückgrat der Geschäftskommunikation. Jede verschickte E-Mail repräsentiert Ihr Unternehmen und transportiert dessen Image an die Empfänger. Ein zentrales, oft übersehenes Werkzeug ist dabei die E-Mail-Signatur.
In diesem Leitfaden erfahren Sie mehr darüber:
Die Grenzen von On-Premise Lösungen
Die Vorteile von Cloud-basierten Lösungen
Die Vorteile einer Migration von lokal gehosteter E-Mail-Signatursoftware zu einer Cloud-basierten Plattform
Warum das Cloud-basierte Management von E-Mail-Signaturen Ihnen einen strategischen Vorteil verschafft
Die Rolle von Signaturen in der Unternehmenskommunikation
Am Ende werden Sie verstehen, warum moderne Unternehmen auf Cloud-basierte Lösungen zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen umsteigen müssen.
02 - Der Stand der Cloud-Adoption
Die Cloud ist heute ein integraler Bestandteil der Unternehmensinfrastruktur. Erstaunliche 94 % der Unternehmen nutzen Cloud-Dienste, wobei ein durchschnittliches Unternehmen bis zu 1.295 verschiedene Cloud-Dienste in seine Prozesse integriert hat.
Besonders bemerkenswert ist der Wechsel vieler Microsoft-Kunden von ihren lokalen Exchange-Servern zu Microsoft 365. Die Nutzung von Microsoft 365 wird von 57 % im Jahr 2020 auf 84 % im Jahr 2023 steigen. (Statista)
Doch was treibt diesen Wechsel an? Die Antwort liegt in den Vorteilen, die Cloud Computing bietet. Unternehmen jeder Größe - von kleinen Unternehmen bis hin zu globalen Konzernen - erleben unmittelbar die positiven Auswirkungen des Umstiegs auf die Cloud.
Welche der folgenden IT-Ergebnisse sind für Ihre Organisation am wichtigsten, die Sie aufgrund der Migration in die Cloud erwarten oder erlebt haben?
Welche der folgenden sind die wichtigsten Geschäftsvorteile, die Ihre Organisation als Ergebnis der Migration in die Cloud erwartet/erlebt hat?
Forrester, ‘State Of Public Cloud Migration, 2022’
03 - Die anhaltende Dominanz der E-Mail und die Bedeutung von E-Mail-Signaturen
Obwohl es heute viele Kommunikationskanäle gibt, ist die E-Mail nach wie vor der wichtigste Kanal im Geschäftsleben.
Die Gründe liegen auf der Hand: E-Mails werden weltweit genutzt, ermöglichen eine nachvollziehbare und dauerhafte Kommunikation und sind nahezu kostenlos. Zudem gibt es keine Begrenzung der Zeichenanzahl, was eine ausführliche Kommunikation und den einfachen Austausch von Dateien ermöglicht - beides entscheidende Aspekte in der Geschäftskommunikation.
Es ist wichtig, dass Ihre E-Mail-Kommunikation ein professionelles und konsistentes Markenbild vermittelt. Jede von Ihrem Unternehmen verschickte E-Mail repräsentiert Ihre Marke, und dieser Eindruck sollte stets positiv sein.
Genau wie Ihr Logo, Ihre Website und Ihr Marketingmaterial sollte auch Ihre E-Mail-Signatur sorgfältig gestaltet sein. Eine professionelle E-Mail-Signatur fungiert als digitale Visitenkarte, die den Empfängern wichtige Kontaktinformationen liefert und gleichzeitig die Markenidentität Ihres Unternehmens stärkt.
Aus diesem Grund ist die Verwaltung von E-Mail-Signaturen ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Markenstrategie.
Eine ordnungsgemäße Verwaltung stellt sicher, dass:
Jede Signatur innerhalb des Unternehmens einheitlich ist.
Ein konsistenter und professioneller Auftritt in jeder E-Mail Ihre Glaubwürdigkeit stärkt und neue Marketingchancen eröffnet.
Rechtliche Hinweise in allen geschäftlichen E-Mails enthalten sind, um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
In diesem Leitfaden werden wir die Vorteile des Cloud-basierten E-Mail-Signaturmanagements im Detail untersuchen und aufzeigen, warum dies mehr als nur ein Trend ist, sondern ein strategischer Schritt für die Zukunft Ihres Unternehmens.
04 - E-Mail-Signaturverwaltung: Warum Sie nicht bei On-Premise-Lösungen bleiben sollten
On-Premise E-Mail-Signaturmanagement bezieht sich auf die Verwaltung von E-Mail-Signaturen mit Hilfe von Software, die auf den eigenen physischen Servern des Unternehmens installiert ist. Dieser Ansatz bringt jedoch Einschränkungen mit sich, die sich negativ auf die Effizienz und das Wachstum des Unternehmens auswirken können.
Einer der größten Nachteile von On-Premise-Lösungen ist der hohe Wartungsaufwand. Regelmäßige Software-Updates und die Überwachung des Systems erfordern Zeit und IT-Ressourcen, die besser für strategische Initiativen genutzt werden könnten. Zudem muss die IT die Updates manuell einspielen, was fehleranfällig und zeitaufwändig sein kann.
On-Premise-Systeme bieten auch nur eine begrenzte Flexibilität und Skalierbarkeit. Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie häufig in neue Hardware und Infrastruktur investieren, um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.
Mit der Weiterentwicklung der IT-Branche und der zunehmenden Verlagerung auf Cloud Computing nimmt auch die Unterstützung für On-Premise-Software ab. Zum Beispiel kündigte Microsoft im April 2023 das Ende des Supports für Microsoft Exchange 2013 an. Der Support für Exchange 2019 endet im Oktober 2025, wenn Microsoft keine Unterstützung mehr für On-Premises-Umgebungen bieten wird.
Die Zukunft liegt also eindeutig in der Cloud. Die fortschreitende technologische Entwicklung und die Anforderungen moderner Unternehmen machen lokale Lösungen zunehmend obsolet - auch bei der Verwaltung von E-Mail-Signaturen. Ein Wechsel in die Cloud ist daher nicht nur ein Upgrade, sondern eine notwendige Maßnahme, um Ihre Kommunikationsstrategie zukunftssicher zu machen.
05 - Die Vorteile cloudbasierter E-Mail-Signaturverwaltung
Cloud-basierte Lösungen zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen zentralisieren und automatisieren den Prozess der Signaturverwaltung in Ihrem Unternehmen. Dies bietet zahlreiche Vorteile und macht die Verwaltung einfacher und effizienter:
Zentrale Kontrolle und Flexibilität: Cloud-basierte Lösungen ermöglichen eine zentrale Verwaltung von jedem Ort aus. Das bedeutet, dass auch Nicht-IT-Mitarbeiter, wie z.B. das Marketing-Team, E-Mail-Signaturen verwalten können, ohne auf die IT-Infrastruktur zugreifen zu müssen.
Skalierbarkeit und Flexibilität. Egal, ob Sie neue Benutzer hinzufügen, sich umbenennen oder in neue Standorte expandieren, Ihre E-Mail-Signaturen passen sich schnell an diese Änderungen an.
Kostenersparnis: Da keine physische Infrastruktur erforderlich ist, entfällt die Anschaffung, Installation und Wartung von Hardware. Dies senkt die Kosten und erhöht die Sicherheit, da Cloud-Lösungen die neuesten Sicherheitsstandards wie ISO/IEC 27001 und SOC 2 erfüllen.
Exclaimer bietet eine herausragende Cloud-basierte Lösung zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, die benutzerfreundlich, sicher und zuverlässig ist. Mit Exclaimer können Sie Ihre E-Mail-Signaturverwaltung mühelos optimieren und sich auf das Wesentliche konzentrieren.
Vorteil: Mehr Zusammenarbeit und Anpassungsmöglichkeiten
Der Wechsel von On-Premises-Software zu einer cloudbasierten Lösung fördert die Zusammenarbeit und bietet flexible Anpassungsmöglichkeiten:
Teams können gleichzeitig auf eine zentrale Plattform zugreifen, um E-Mail-Signaturen zu entwerfen und zu bearbeiten.
Entwerfen und implementieren Sie Signaturen für verschiedene Benutzergruppen und Abteilungen, um die Kommunikation besser an Ihre Corporate-Branding-Strategie anzupassen.
Führen Sie A/B-Tests durch und verfolgen Sie die Leistung verschiedener Signaturdesigns, um herauszufinden, welches am besten ankommt.
Integrieren Sie andere Cloud-basierte Tools und Anwendungen, von CRMs bis hin zu Marketing-Automatisierungsplattformen.
Integrieren Sie andere Cloud-basierte Tools und Anwendungen, von CRMs bis hin zu Marketing-Automatisierungsplattformen.
Die Nutzung der Cloud bedeutet eine effizientere und vernetzte Arbeitsumgebung, die das E-Mail-Signaturmanagement von einer isolierten Aufgabe zu einem nahtlos integrierten Teil Ihrer umfassenderen Unternehmensstrategie macht.
Vorteil: Stärkung der Marke und Compliance
Digitale Eindrücke sind wichtig, daher ist es entscheidend, in der gesamten E-Mail-Kommunikation eine konsistente Markenidentität zu präsentieren. Cloud-basierte Lösungen zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen vereinfachen diesen Prozess und bieten mehr als lokale Software.
Nutzen Sie erweiterte Formatierungsoptionen und dynamische Felder, um die Rolle, den Standort und die Kontaktdaten des Absenders widerzuspiegeln und gleichzeitig die allgemeine Markenidentität zu wahren.
Fügen Sie Marketing-Elemente wie wechselnde Banner, sofortige Feedback-Umfragen und Social-Media-Feeds hinzu.
Erstellen Sie Signaturen, die spezifische Haftungsausschlüsse enthalten, wenn Sie an bestimmte Regionen senden, z. B. eine für E-Mails an Unternehmen in Deutschland und eine andere für Unternehmen in Großbritannien.
Vorteil: Erhöhte Sicherheit
Die Einführung einer Cloud-basierten E-Mail-Signaturmanagement-Plattform wie Exclaimer erhöht die Sicherheit Ihrer Organisation. Sie bietet robuste Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten, erweiterte Zugriffskontrollen und die Verpflichtung zur Einhaltung höchster Sicherheitsstandards.
Die fortschrittliche Verschlüsselung schützt Ihre Daten während der Übertragung und Speicherung und sorgt dafür, dass Ihre Informationen vertraulich bleiben und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Sichere Azure-Rechenzentren mit hochwertigen physischen und Cyber-Sicherheitsmaßnahmen bieten das höchste Sicherheitsniveau in der Cloud.
Intelligente Zugriffssteuerungen ermöglichen es Ihnen zu entscheiden, wer Signaturvorlagen ändern kann, und fügen zusätzliche Ebenen interner Sicherheit hinzu.
Umfangreiche Zertifizierungen und Akkreditierungen für wichtige Compliance-Standards belegen Exclaimers Engagement für Sicherheit. Dazu gehören SOC 2 Typ II, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27018, DSGVO und HIPAA.
Vorteil: Kosten- und Zeitersparnis
Erfahren Sie, wie die Migration zu einem Cloud-basierten E-Mail-Signaturmanagement Ihrem Unternehmen hilft, Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken.
Herkömmliche On-Premise-Software erfordert oft teure Server-Hardware und laufende Wartung, was wertvolle IT-Ressourcen und Budgets bindet. Bei Cloud-basierten Lösungen wird dies von externen Anbietern wie Microsoft übernommen. Dadurch kann sich Ihre IT-Abteilung auf andere strategische Aufgaben und Projekte konzentrieren.
Durch den Umzug in die Cloud entfallen viele manuelle Prozesse, die mit lokaler E-Mail-Signatursoftware verbunden sind, wie z. B. die Bereitstellung von Updates. Bei Cloud-basierten Lösungen werden Updates und neue Funktionen automatisch für alle Nutzer bereitgestellt.
Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Ihr Unternehmen seinen Namen oder die Anschrift ändert, neue Werbeaktionen durchführt oder gesetzliche Aktualisierungen einführt. So bleiben Sie in einem sich ständig verändernden Geschäftsumfeld dynamisch und reaktionsfähig und sparen gleichzeitig Zeit und Geld.
Die Einführung von Cloud-basierten Lösungen zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen bedeutet, dass Ihr Unternehmen auf ein Abonnement-Preismodell umsteigt. Diese flexible Struktur ermöglicht eine bessere Kostenkontrolle.
Sie können einen Plan wählen, der Ihren spezifischen Anforderungen entspricht, und ihn anpassen, wenn sich diese Anforderungen ändern. Dies ist besonders vorteilhaft für Organisationen, die sich im Wachstum befinden oder deren Anforderungen sich ändern.
06 - Cloud-basierte E-Mail-Signaturverwaltung: Ein No-Brainer
Der Einsatz von Cloud-Technologie bietet eine Vielzahl von Vorteilen, von Kosten- und Zeiteffizienz bis hin zu reduzierten IT-Kosten, verbesserter Markenkonsistenz und schnellerer Implementierung von Updates. Kurz gesagt, die Einführung von Cloud-Technologie verändert die Art und Weise, wie Unternehmen wachsen.
Der Umstieg auf die Cloud-basierte Lösung von Exclaimer ermöglicht es Ihrem Unternehmen, E-Mail-Signaturen in der heutigen schnelllebigen, digital getriebenen Geschäftswelt effektiver zu verwalten. Das spart wertvolle Ressourcen, sorgt für Markenkonsistenz und ermöglicht es Ihnen, auf sich ändernde Geschäftsanforderungen und gesetzliche Vorgaben zu reagieren.
Veränderung, so sagt man, ist die einzige Konstante. Die Migration in die Cloud ist eine Transformation, die sicherstellt, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, sich in der sich ständig verändernden digitalen Landschaft von heute zurechtzufinden. Dieses eBook legt die Grundlagen dafür dar, warum dieser Wandel nicht nur vorteilhaft, sondern unerlässlich ist.
Denken Sie daran, die Gegenwart und die Zukunft liegen in der Cloud. On-Premises-Lösungen gehören der Vergangenheit an. Nutzen Sie also den Übergang und lassen Sie Ihr Unternehmen von den Vorteilen profitieren. Nehmen Sie Kontakt mit Exclaimer auf und lassen Sie uns gemeinsam Ihre Reise in die Cloud beginnen.
