Beherrschen Sie die E-Mail-Weiterleitung in Office 365: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Inhalt des Artikels

Die E-Mail-Weiterleitung ist eine nützliche Funktion in Office 365, die es Ihnen ermöglicht, E-Mails automatisch von einem Konto an ein anderes weiterzuleiten. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn Sie mehrere E-Mail-Konten haben und diese in einem Posteingang zusammenführen möchten.

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die Schritte zur Einrichtung der E-Mail-Weiterleitung in Office 365. Wir behandeln sowohl die Webversion als auch die Desktop-Version von Outlook, sodass Sie unabhängig von der Plattform, die Sie verwenden, die E-Mail-Weiterleitung leicht einrichten können.

Verständnis der E-Mail-Weiterleitung in Office 365

Bevor wir in die Schritte zur Einrichtung der E-Mail-Weiterleitung in Office 365 eintauchen, lassen Sie uns zunächst verstehen, was es ist und wie es funktioniert.

Die E-Mail-Weiterleitung ist eine Funktion, die es Ihnen ermöglicht, eingehende E-Mails automatisch von einem Konto an ein anderes weiterzuleiten. Das bedeutet, dass alle an das ursprüngliche Konto gesendeten E-Mails weitergeleitet und an die angegebene Weiterleitungsadresse zugestellt werden.

In Office 365 können Sie E-Mails auf zwei Arten weiterleiten: "Weiterleitung" und "Umleitung". Der Unterschied ist einfach. Bei der "Weiterleitung" bleibt die E-Mail in Ihrem Posteingang, während eine Kopie woandershin gesendet wird. Bei der "Umleitung" wird die E-Mail aus Ihrem Posteingang entfernt und nur die Kopie wird gesendet.

Die Vorteile der E-Mail-Weiterleitung in Office 365

Die Einrichtung der E-Mail-Weiterleitung in Office 365 bietet viele Vorteile für sowohl Einzelpersonen als auch Unternehmen, darunter:

• Effiziente Kommunikation: Mit der E-Mail-Weiterleitung können Sie mehrere E-Mail-Adressen von einem einzigen Postfach aus leicht verwalten, was Zeit und Mühe beim Überprüfen jedes Kontos separat spart. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen mit mehreren Abteilungen oder Mitarbeitern, die auf ein gemeinsames Postfach zugreifen müssen.

• Flexibilität und Bequemlichkeit: Mit den Web- und Desktop-Versionen von Outlook in Office 365 haben Sie die Flexibilität, die E-Mail-Weiterleitung auf jedem Gerät einzurichten, was es bequem macht, Ihre E-Mails von überall zu verwalten.

• Anpassungsoptionen: Sie können E-Mails basierend auf bestimmten Kriterien wie Absender oder Betreffzeile weiterleiten, was es Ihnen ermöglicht, eingehende E-Mails effektiv zu priorisieren und zu organisieren.

• Speicherplatz sparen: Wenn Sie eine begrenzte Speicherkapazität für Ihr E-Mail-Konto haben, kann das Weiterleiten von E-Mails an ein anderes Konto Speicherplatz freigeben und potenzielle Speicherprobleme verhindern.

Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Einrichtung der E-Mail-Weiterleitung in Office 365

Jetzt, da Sie die Vorteile der E-Mail-Weiterleitung verstehen, lassen Sie uns in die praktischen Schritte zur Einrichtung in Office 365 einsteigen.

Wie man E-Mails in Outlook 365 weiterleitet

1. Melden Sie sich in Ihrem Office 365-Konto an, klicken Sie auf Outlook, und gehen Sie zum Einstellungen-Menü.

   
   

2. Wählen Sie E-Mail aus der Liste der Optionen.

   
   

3. Klicken Sie auf Weiterleitung unter dem Abschnitt Konten.

   
   

4. Aktivieren Sie im Tab Weiterleitung den Schalter Weiterleitung aktivieren.

   
   

5. Geben Sie die E-Mail-Adresse für die Weiterleitung in das vorgesehene Feld ein.

   
   

6. Wenn Sie eine Kopie der weitergeleiteten Nachrichten in Ihrem Office 365-Postfach behalten möchten, wählen Sie Eine Kopie der weitergeleiteten Nachrichten behalten.

   
   

7. Klicken Sie auf Speichern.

So leiten Sie Office 365-E-Mails an Outlook im Web weiter

Sie können auch das Weiterleiten von E-Mails von Ihrem Office 365-Konto zu Outlook im Web einrichten. Das funktioniert auch in Outlook.com. So geht's:

N.B. Dies funktioniert auch in Outlook.com und dem neuen Outlook für Windows.

So richten Sie das Weiterleiten im Microsoft 365 Admin Center ein

Wenn Sie ein Office 365-Administrator sind, können Sie auch das Weiterleiten von E-Mails für einen bestimmten Benutzer oder eine Gruppe im Microsoft 365 Admin Center einrichten:

1. Melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center an.

   
   

2. Klicken Sie auf Admin > Exchange, um das Exchange Admin Center zu öffnen.

   
   

3. Gehen Sie zu Benutzer > Aktive Benutzer.

   
   

4. Wählen Sie den Benutzer oder die Gruppe aus, für den/die Sie das Weiterleiten von E-Mails einrichten möchten.

   
   

5. Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail und wählen Sie E-Mail-Weiterleitung verwalten.

   
   

6. Wählen Sie auf der Seite für die E-Mail-Weiterleitung Alle an dieses Postfach gesendeten E-Mails weiterleiten und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die eingehende E-Mails weitergeleitet werden sollen.

   
   

7. Wählen Sie, ob eine Kopie der weitergeleiteten Nachrichten im Postfach bleiben soll oder nicht.

   
   

8. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Behebung von häufigen Problemen mit der E-Mail-Weiterleitung in Office 365

Auch bei einfachen Schritten können Benutzer auf Probleme stoßen. Hier sind einige Tipps zur Fehlerbehebung:

• E-Mail-Weiterleitung kann nicht aktiviert werden: Wenn der Umschalter für die E-Mail-Weiterleitung ausgegraut ist, könnte dies an Sicherheitsbeschränkungen liegen, die von Ihrer Organisation festgelegt wurden. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, um Unterstützung zu erhalten.

• Weiterleitung an externe Adressen nicht erlaubt: Einige Organisationen haben möglicherweise Richtlinien, die das Weiterleiten an externe E-Mail-Adressen einschränken. In diesem Fall müssen Sie mit Ihrer IT-Abteilung über Optionen sprechen.

• Weiterleitung von E-Mails eines bestimmten Absenders funktioniert nicht: Überprüfen Sie, ob die Adresse des Absenders in der Liste blockierter Absender in Ihren Office 365-Mailbox-Einstellungen hinzugefügt wurde.

• E-Mails werden nicht weitergeleitet: Überprüfen Sie, ob Sie die richtige Weiterleitungsadresse ohne Tippfehler eingegeben haben. Stellen Sie außerdem sicher, dass weitergeleitete E-Mails nicht im Spam- oder Junk-Ordner landen.

Beste Praktiken für das Weiterleiten von E-Mails in Office 365

Um das Beste aus dem E-Mail-Forwarding in Office 365 herauszuholen, sollten Sie die folgenden bewährten Praktiken beachten:

• Regelmäßig Weiterleitungsadressen überprüfen und aktualisieren: Überprüfen Sie regelmäßig die E-Mail-Adressen, die Sie für das Weiterleiten eingerichtet haben, und aktualisieren Sie sie bei Bedarf. So stellen Sie sicher, dass wichtige E-Mails nicht an eine inaktive oder falsche Adresse gesendet werden.

• Regelmäßig Weiterleitungseinstellungen überprüfen und aktualisieren: Da sich Ihre Kommunikationsbedürfnisse ändern können, sollten Sie Ihre Weiterleitungseinstellungen regelmäßig überprüfen und entsprechend anpassen.

• Filter und Regeln verwenden: Nutzen Sie die Filter- und Regel-Features von Office 365, um weitergeleitete E-Mails automatisch in verschiedenen Ordnern zu organisieren oder bestimmte Aktionen anzuwenden.

• Weiterleitung bei Bedarf deaktivieren: In manchen Fällen kann es notwendig sein, die E-Mail-Weiterleitung vorübergehend zu deaktivieren. Zum Beispiel, wenn Sie in den Urlaub fahren oder einen Job verlassen, um mögliche Sicherheitsprobleme zu vermeiden.

• Vorsicht bei sensiblen Informationen: Wenn Sie die Weiterleitung für arbeitsbezogene E-Mails einrichten, achten Sie auf vertrauliche oder sensible Informationen, die in diesen Nachrichten enthalten sein könnten. Stellen Sie sicher, dass der Zugriff auf Ihre weitergeleiteten E-Mails ordnungsgemäß gesichert und verwaltet wird.

• Vermeiden von Weiterleitungsschleifen: Eine Weiterleitungsschleife kann auftreten, wenn zwei Konten so eingerichtet sind, dass sie E-Mails aneinander weiterleiten, was zu einem endlosen Zyklus von weitergeleiteten Nachrichten führt. Um dies zu verhindern, stellen Sie sicher, dass die Weiterleitungsadresse nicht auch mit Weiterleitungsregeln eingerichtet ist.

Fazit

Das Einrichten des E-Mail-Forwardings in Office 365 ist eine effektive Möglichkeit, mehrere E-Mail-Konten effizient zu verwalten, wodurch die Kommunikation und Organisation für Einzelpersonen und Unternehmen verbessert wird. Indem Sie diese Tipps und bewährten Praktiken befolgen, können Sie das E-Mail-Forwarding in Office 365 optimieren, Ihre Kommunikation vereinfachen und eine bessere Kontrolle über Ihren E-Mail-Fluss behalten.

Entdecken Sie unsere anderen Leitfäden unten, um zu sehen, wie Sie Ihre Office 365-E-Mails optimal nutzen können, von der Einrichtung von Verwaltungsregeln bis hin zur Sicherstellung, dass alle E-Mail-Signaturen Ihres Unternehmens auf allen Geräten konsistent sind.