Moderniser le message : Repenser l'infrastructure des emails avant que les risques des systèmes obsolètes ne rattrapent

L'email est au cœur de tout. Il est central pour les opérations, mais souvent basé sur une infrastructure qui n'a pas suivi l'évolution.

Les systèmes anciens comme Exchange 2016 et Exchange 2019 approchent de la fin de leur support. Sans mises à jour ni assistance du fournisseur, ils introduisent des risques qui s'aggravent avec le temps. Ces risques peuvent inclure des failles de sécurité, des échecs de conformité ou des défis d'intégration dans l'ensemble de la pile technologique.

Alors que Microsoft passe à Exchange Server Subscription Edition (SE), les responsables informatiques sont incités à traiter l'infrastructure des emails comme tout autre système moderne. Cela signifie réduire la dette technique, éliminer les processus manuels et gérer chaque couche, de la sécurité aux signatures, avec contrôle et précision.

L'email joue un rôle fondamental dans le fonctionnement des entreprises. Il doit être sécurisé, connecté et opérationnellement efficace. 

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Les systèmes obsolètes représentent un risque que vous continuez de supporter

Les systèmes hérités ne fonctionnent pas seuls. Ils se connectent aux clients, aux outils de sécurité, aux plateformes d'archivage et aux politiques de routage. Lorsque le cœur est obsolète, le reste hérite des mêmes limitations.

Et à mesure que le reste de votre environnement évolue, ces systèmes continuent de prendre du retard.

Problèmes courants :

• Retard dans les correctifs et failles de sécurité : Les anciennes plateformes prennent souvent du retard sur les mises à jour critiques. Cela crée des vulnérabilités connues qui ne peuvent être corrigées qu'avec des mises à niveau complètes. Les standards de cryptage, les protocoles d'authentification et le support TLS deviennent également rapidement obsolètes.

• Protection contre les menaces limitée : Les règles manuelles et les filtres ajoutés ne sont pas conçus pour stopper les menaces modernes telles que le phishing, l'usurpation d'identité ou les attaques zero-day. Sans une intégration aux renseignements en temps réel sur les menaces, la détection reste en retard par rapport aux tactiques d'attaque.

• Risques de conformité et d'audit : Sans visibilité ni contrôle, les disclaimers d'email disparaissent, le routage devient opaque et la rétention échoue sous pression. Les audits deviennent plus complexes. Les amendes sont plus probables.

• Systèmes déconnectés : De nombreuses infrastructures anciennes sont un patchwork de serveurs de messagerie, de nœuds relais SMTP, d'outils de signature et de systèmes d'archivage qui ne s'intègrent pas bien entre eux ou avec des plateformes modernes comme Microsoft 365. Chaque outil déconnecté crée un point de défaillance et augmente la charge de support pour l'équipe informatique.

• Inefficacités opérationnelles : Les équipes informatiques passent du temps à effectuer des tâches manuelles avec des scripts, à appliquer des règles ad hoc ou à résoudre les pannes causées par des incompatibilités de version. Ces tâches se développent mal et détournent les ressources de projets à plus forte valeur ajoutée.

« Lorsque le cœur est obsolète, le reste de la pile hérite des mêmes limitations. Un service ancien affecte tout ce qu'il touche. »

Risques cachés dans la couche héritée

Même lorsque le serveur principal est à jour, les couches qui l'entourent racontent souvent une autre histoire. Beaucoup utilisent encore des logiciels qui étaient adaptés il y a dix ans mais ne le sont plus aujourd'hui.

Ces systèmes persistent parce qu'ils fonctionnent. Mais ils ralentissent les équipes, compliquent les corrections et introduisent des dépendances cachées qui passent inaperçues jusqu'à ce qu'un problème survienne.

Composants courants :

• Exchange Server 2016 ou 2019 : : Ces versions d'Exchange sont encore largement utilisées, mais elles perdront le support de Microsoft en octobre 2025. Cela créera des failles de sécurité et des problèmes de dépendance. De nombreux clients retardent également les mises à jour cumulatives, augmentant ainsi le risque que des vulnérabilités connues soient exploitées.

• Outils d’archivage hérités : Les anciens systèmes d'archivage ont été conçus pour des règles de conformité qui ont évolué. Ils manquent souvent de chiffrement moderne, d’automatisation des politiques de rétention ou de compatibilité avec les nouveaux formats de fichiers et types de données de communication. Les performances de recherche sont lentes et les exportations sont limitées en portée et en formatage, ce qui complique les audits et l'eDiscovery.

• Gestion manuelle des signatures email : Les signatures gérées via des scripts ou des politiques de groupe demandent beaucoup de travail. Elles se cassent facilement, nécessitent l’intervention de l’IT pour chaque modification et manquent souvent de support pour les appareils modernes et les clients mobiles. Il n’y a pas de visibilité centralisée sur les signatures en place ou leur conformité aux directives de marque et de réglementation.

• Serveurs SMTP sur site : De nombreuses organisations utilisent encore des serveurs SMTP dédiés pour le relais de courrier. Ils servent souvent des applications ou des flux de travail hérités non modernisés. Mais sans surveillance complète ni mise à jour, ils sont facilement négligés et exploitables.

• Outils antispam autonomes : Certaines équipes utilisent des produits de filtrage tiers avec une intégration limitée dans les systèmes de sécurité email plus larges. Ces outils n'exploitent pas les signaux partagés ou l'intelligence des menaces de Microsoft ou Google. Ils créent ainsi des angles morts et ne peuvent pas s’adapter aux campagnes de phishing avancées ou aux attaques zero-day.

« Les défaillances des emails hérités sont visibles. Elles provoquent des perturbations que les utilisateurs remarquent et soulèvent des questions auxquelles l’IT préfère ne pas répondre. »

Voici à quoi devrait ressembler une infrastructure email moderne

Une infrastructure email moderne est conçue pour réduire les risques, simplifier les opérations et supporter une architecture basée sur le cloud. Elle remplace les systèmes fragmentés par des services intégrés plus faciles à gérer, plus adaptables dans le temps et conformes aux exigences réglementaires. Cette approche donne à l’IT une visibilité et un contrôle complets tout en réduisant la dépendance aux solutions non supportées ou personnalisées.

Des plateformes comme Exclaimer aident déjà les équipes IT à moderniser la gestion des signatures email au sein de cette infrastructure :

• Microsoft 365 et Google Workspace : Ces plateformes offrent une livraison native via le cloud, une redondance intégrée et des mises à jour continues. Elles réduisent la charge de maintenance et améliorent la fiabilité. La gestion des identités, des appareils et la protection contre les menaces sont entièrement intégrées.

• Gestion centralisée des signatures email : Les signatures sont gérées de manière centralisée sur tous les utilisateurs et appareils. Les équipes IT contrôlent le formatage, les clauses de non-responsabilité et les mentions légales, tout en permettant aux équipes marketing de mettre à jour les campagnes et le branding sans nécessiter de mises à jour manuelles ou d’installations de logiciels sur les postes de travail.

• Outils de sécurité intégrés : Les fonctionnalités de sécurité comme l’authentification multifacteur, la détection de phishing et la prévention des pertes de données sont intégrées à la plateforme et mises à jour en continu. Elles utilisent des signaux en temps réel provenant de millions de points de terminaison, et non des règles statiques.

• IA pour le tri et la réponse aux menaces : Les plateformes cloud peuvent appliquer le machine learning pour détecter des comportements anormaux, router les emails intelligemment et isoler les menaces potentielles avant qu’elles ne se propagent. Cela ajoute une couche de protection supplémentaire aux filtres par mots-clés ou listes de blocage IP.

• Archivage et conformité intégrés : Les plateformes modernes incluent des archives immuables et consultables avec accès basé sur les rôles, des journaux d’audit et des politiques de rétention automatisées. Les blocages légaux et l'eDiscovery sont disponibles sans recourir à des systèmes tiers.

Infrastructure e-mail : Avant vs Maintenant

Pile d’e-mails classique

• Serveur Exchange 2016/2019 sur site
• Scripts manuels pour la gestion des signatures
• Outils antispam autonomes
• Serveurs de relais SMTP sur site
• Systèmes d’archivage hérités

Risques : Patches manquants, signatures incohérentes, absence de support.

Pile d’e-mails moderne

• Microsoft 365 ou Google Workspace
• Exclaimer pour une gestion centralisée des signatures e-mail
• Outils de sécurité et de conformité intégrés
• Relais et routage SMTP natifs dans le cloud
• Archivage intégré et eDiscovery

Avantages : Moins de risques, meilleure cohérence, entièrement pris en charge.

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Si votre système e-mail est obsolète, tout ce qui y est connecté commence à dysfonctionner. Les systèmes hérités ne répondent pas aux attentes actuelles envers l’IT. Les équipes de sécurité ont besoin d’outils adaptatifs. Les équipes de conformité demandent des données fiables. Les dirigeants souhaitent des systèmes fonctionnant sur tous les appareils et depuis n’importe quel endroit. L’infrastructure classique n’a pas été conçue pour tout cela.

• Les menaces sont plus sophistiquées : Les attaques ciblent désormais les failles fréquentes des serveurs de messagerie hérités et configurations manuelles. Les filtres statiques et outils déconnectés ne réagissent pas assez vite. Les acteurs malveillants exploitent les vulnérabilités non corrigées, l’authentification faible et les angles morts dans les environnements hybrides.

• Les exigences de conformité sont plus strictes : Les audits nécessitent une traçabilité complète, des enregistrements fiables et une application cohérente des politiques. Les systèmes non pris en charge rendent cela difficile. Les règles de rétention, les contrôles d’accès et la cohérence des signatures e-mail comptent. Et tout cela se détériore rapidement sans gestion centralisée.

• Les dirigeants et utilisateurs finaux s'attendent à mieux : Les signatures brisées, l’accès mobile bloqué ou les livraisons incohérentes créent des frictions visibles. On attend des équipes IT qu’elles fournissent des systèmes résilients, précis, et simples à utiliser—sans demandes de support supplémentaires ni corrections en aval.

« Attendre limite vos options. Agir maintenant vous donne le contrôle. »

L’infrastructure e-mail ne se répare pas d’elle-même

Les outils e-mails classiques restent souvent en place car ils fonctionnent encore. Mais ils ralentissent les équipes, augmentent les risques, et monopolisent un temps que l’IT pourrait consacrer ailleurs.

Dans des environnements par ailleurs modernes, ils se démarquent. Ils introduisent des incohérences, reposent sur des efforts manuels, et sont faciles à oublier… jusqu’à ce qu’ils tombent en panne.

Auditer votre pile e-mail est un premier pas pratique. Identifiez ce qui fonctionne encore, ce qui n’est plus pris en charge, et ce qui devient difficile à maintenir. Ensuite, décidez de ce que vous devez migrer, retirer ou remplacer. 

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