Hoe e-mailhandtekeningen voor nieuwe medewerkers te automatiseren en stroomlijnen
10 September 2024
Het aantrekken en werven van het beste talent is moeilijk in een competitieve arbeidsmarkt. Organisaties moeten ook het beste uit hun werknemers halen, hen helpen nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en hen op de lange termijn behouden.
Als gevolg hiervan ligt er nu veel nadruk op het inwerkproces van medewerkers, een cruciaal onderdeel van elke HR- en talentmanagementstrategie. In dit bericht verkennen we de rol van IT bij het inwerken van medewerkers en hoe e-mailhandtekeningsoftware dit proces kan ondersteunen.
Waarom het inwerken van nieuwe medewerkers een uitdaging kan zijn voor IT
Hoewel inwerkprocessen van medewerkers zeer herhaalbaar en voorspelbaar zijn, voegen ze een aanzienlijke werklast toe aan al overbelaste IT-afdelingen.
Uiteindelijk moeten IT-professionals ervoor zorgen dat het inwerken van medewerkers zo geautomatiseerd mogelijk is om deze druk te verlichten.
De 80/20-regel van IT-operaties versus IT-innovaties
Een goed kader voor de impact van het inwerken van medewerkers op IT-afdelingen is een variatie op het Pareto-principe (of '80/20-regel'). De meeste IT-afdelingen besteden 75-80% van hun middelen aan operationele taken die ervoor zorgen dat gebruikers worden ondersteund en IT-systemen functioneren zoals verwacht. Dit laat minder dan 20-25% over voor het ontsluiten van nieuwe IT-innovaties om bedrijfs efficiënties te verbeteren en handmatige workflows te automatiseren.
Waarom e-mailhandtekeningen belangrijk zijn voor het inwerkproces
Een belangrijk onderdeel van het inwerkproces van medewerkers is wanneer nieuwe starters een werknemersidentiteit krijgen. De IT-afdeling speelt een leidende rol bij het realiseren hiervan door een nieuw e-mailaccount aan te maken dat wordt gebruikt als hun ID voor toegang tot applicaties en diensten, en om zowel intern als extern te communiceren met belanghebbenden.
E-mailhandtekeningen bij het inwerken van medewerkers zijn belangrijk omdat ze deze identiteit uitbreiden voorbij het domein en IP-adres van het individu.
Op een basisniveau communiceren e-mailhandtekeningen nauwkeurige persoonlijke informatie in de vorm van:
Volledige naam
Functietitel en team
Contactinformatie, bijv. telefoonnummer, e-mailadres
Maar dit zijn de basisgegevens. E-mailhandtekeningen kunnen veel verder gaan dan persoonlijke informatie om de volgende elementen op te nemen:
Bedrijfsbranding, kleuren en logo's
Marketingbanners en calls-to-action
Sociale media en feedbackpictogrammen
Afsprakenschema links
Het toewijzen van e-mailhandtekeningen aan elke nieuwe starter is een belangrijk technisch proces dat IT moet uitvoeren als onderdeel van een standaard inwerkproces.
Beheer van e-mailhandtekeningen voor nieuwe medewerkers
Persoonlijke informatie is uniek voor elke medewerker en wanneer het op een e-mailhandtekening wordt gezet, vormt het hoe die persoon wordt waargenomen. Dit goed doen in het inwerkproces is belangrijk, maar ook om ervoor te zorgen dat er consistentie is in hoe medewerkers via e-mail verschijnen. Chaotische en inconsistente e-mailhandtekeningen kunnen de organisatie als zodanig weerspiegelen.
Het ontbreken van bepaalde elementen betekent gemiste kansen om informatie te delen, doelgroepen te betrekken, het merk te versterken en marketingboodschappen te promoten.
Hier zijn zes punten om te overwegen bij het beheren van e-mailhandtekeningen voor nieuwe medewerkers:
1. Gegevensnauwkeurigheid
E-mailhandtekeningen moeten nauwkeurige informatie bevatten. Contactgegevens moeten exact overeenkomen met de gegevens in HR-systemen en gebruikersdirectories zoals Active Directory en Google Directory.
2. Formaat en ontwerp
Er zijn verschillende manieren om e-mailhandtekeningen te ontwerpen. Je kunt kiezen voor een eenvoudige platte tekstsjabloon of voor een geavanceerder ontwerp met HTML-afbeeldingen. Vergeet niet om ook een geschikte juridische disclaimer op te nemen.
3. Eigenaarschap
E-mailhandtekeningen worden meestal beheerd door het IT-team tijdens het inwerkproces. Echter, de marketingafdeling moet ook betrokken zijn, aangezien e-mailhandtekeningen de merkervaring verbeteren en belangrijke marketingboodschappen kunnen bevatten. Het is essentieel om dit van tevoren te plannen, vooral als er updates nodig zijn voor e-mailhandtekeningen.
4. Verschillende sjablonen
Het gebruik van één sjabloon voor alle medewerkers beperkt de opties voor e-mailhandtekeningen. Het introduceren van verschillende e-mailhandtekeningensjablonen binnen de organisatie kan nieuwe mogelijkheden creëren voor verschillende afdelingen.
5. Betrokkenheid van gebruikers
Gebruikers hun eigen e-mailhandtekeningen laten beheren is riskant, vooral voor nieuwe medewerkers die niet bekend zijn met het merk van uw bedrijf. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de juiste contactgegevens worden gebruikt en indien nodig bijgewerkt kunnen worden.
Sommige bedrijven voorzien medewerkers van een handtekeningsjabloon en instructies. Maar wat als ze vergeten een cruciale juridische disclaimer op te nemen of het ontwerp verpesten, waardoor het er inconsistent en onprofessioneel uitziet?
6. Tijd en moeite
Hoe dieper je ingaat op het beheer van e-mailhandtekeningen, hoe meer het de IT-bronnen belast. IT-personeel moet misschien handmatig e-mailhandtekeningen instellen op elk apparaat van de medewerker. Ze zouden HTML-code kunnen schrijven om alle handtekeningen in één keer bij te werken, maar het beheren van talrijke wijzigingen is een uitdaging.
Deze punten zijn allemaal belangrijk bij het instellen van e-mailhandtekeningen voor elke medewerker, maar vooral voor nieuwe medewerkers die worden ingewerkt. Dit komt omdat het inwerken binnen een bepaalde periode moet plaatsvinden, waardoor druk ontstaat op de IT-afdeling om het werk snel en nauwkeurig af te ronden.
Daarom is het logisch om het beheer van e-mailhandtekeningen een eenvoudig herhaalbaar proces te maken dat deel uitmaakt van de onboarding van nieuwe medewerkers.
Het gebruik van e-mailhandtekeningsoftware om een deel van het onboardingproces te automatiseren
Het beheren van e-mailhandtekeningen als onderdeel van de onboarding van nieuwe medewerkers kan frustrerend en tijdrovend zijn. Schaal dit op tot tientallen of honderden nieuwe starters per jaar en het is een recept voor IT-werkstress, inefficiëntie en een slechte benutting van middelen.
Exclaimer's oplossing voor e-mailhandtekeningbeheer vereenvoudigt digitale onboarding, waardoor het sneller en efficiënter wordt. Hier is hoe het helpt:
Geautomatiseerde implementatie: Lanceer eenvoudig e-mailhandtekeningen naar alle medewerkers met gecentraliseerd beheer. Geen handmatige configuraties of codering meer.
Consistente branding: Zorg ervoor dat alle e-mailhandtekeningen voldoen aan de merkrichtlijnen van uw bedrijf, inclusief logo's, kleuren en marketingboodschappen.
Nauwkeurige gebruikersinformatie: Gegevens van e-mailhandtekeningen worden rechtstreeks uit HR-systemen en gebruikersmappen gehaald om nauwkeurigheid te garanderen.
Aanpasbare sjablonen: Kies uit een verscheidenheid aan sjablonen voor verschillende afdelingen om aan hun unieke behoeften te voldoen.
Gebruiksvriendelijke implementatie: Medewerkers kunnen zelf eenvoudig e-mailhandtekeningssjablonen toepassen, wat de belasting van IT-bronnen vermindert.
Gestroomlijnd proces: Vereenvoudig en herhaal het beheer van e-mailhandtekeningen tijdens elke onboardingperiode van nieuwe medewerkers.
Vereenvoudigd ontwerp: Sleep kleuren, afbeeldingen en data-elementen met directe resizing en preview.
Consistentie over apparaten: Zorg ervoor dat alle berichten, zelfs die van mobiele apparaten, uniforme handtekeningen hebben.
Slimme groepering: Groepeer automatisch medewerkers per afdeling en vul contactgegevens in met behulp van uw gebruikersdirectory.
Het laatste woord
IT is altijd betrokken bij het onboarden van medewerkers. Dit komt vooral doordat elke nieuwe medewerker een nieuwe IT-gebruiker wordt met hun eigen set van bijbehorende software- en hardwarevereisten. En een belangrijk onderdeel van dit proces is het toewijzen van een bedrijfs-e-mailhandtekening.
Echter, e-mailhandtekeningbeheer is zelfs in de beste tijden tijdrovend en vatbaar voor fouten. Met de e-mailhandtekeningsoftware van Exclaimer kan deze taak geautomatiseerd en op een veel soepelere manier beheerd worden. Dit vermindert de druk op IT-teams en versnelt het proces van veilig onboarden van nieuwe medewerkers.
Probeer gratis of online demo om vandaag nog volledige controle te krijgen over uw e-mailhandtekeningbeheer.
