Beheers e-maildoorsturen in Office 365: Een stapsgewijze handleiding

Inhoud van het artikel

E-maildoorsturen is een handige functie in Office 365 waarmee je automatisch e-mails van het ene account naar het andere kunt doorsturen. Dit kan vooral nuttig zijn als je meerdere e-mailaccounts hebt en deze wilt samenvoegen in één inbox.

In deze gids leiden we je door de stappen om e-maildoorsturen in Office 365 in te stellen. We behandelen zowel de webversie als de desktopversie van Outlook, zodat je ongeacht welk platform je gebruikt, eenvoudig e-maildoorsturen kunt instellen.

E-maildoorsturen in Office 365 begrijpen

Voordat we de stappen van het instellen van e-maildoorsturen in Office 365 behandelen, laten we eerst begrijpen wat het is en hoe het werkt.

E-maildoorsturen is een functie waarmee je inkomende e-mails automatisch van het ene account naar het andere kunt doorsturen. Dit betekent dat alle e-mails die naar het oorspronkelijke account worden verzonden, worden doorgestuurd en afgeleverd op het aangewezen doorstuuradres.

In Office 365 kun je e-mails op twee manieren doorsturen: "Doorsturen" en "Doorsturen zonder kopie". Het verschil is eenvoudig. Bij "Doorsturen" blijft de e-mail in je inbox terwijl er een kopie elders naartoe wordt gestuurd. Bij "Doorsturen zonder kopie" wordt de e-mail uit je inbox verwijderd en wordt alleen de kopie verzonden.

De voordelen van e-maildoorsturen in Office 365

Het instellen van e-maildoorsturen in Office 365 biedt veel voordelen voor zowel individuen als bedrijven, waaronder:

• Efficiënte communicatie: Met e-maildoorsturen kun je eenvoudig meerdere e-mailadressen beheren vanuit één mailbox, wat tijd en moeite bespaart bij het afzonderlijk controleren van elk account. Dit is vooral handig voor bedrijven met meerdere afdelingen of medewerkers die toegang moeten hebben tot een gedeelde inbox.

• Flexibiliteit en gemak: Met de web- en desktopversies van Outlook in Office 365 heb je de flexibiliteit om e-maildoorsturen op elk apparaat in te stellen, waardoor het gemakkelijk is om je e-mails overal te beheren.

• Aanpassingsmogelijkheden: Je kunt ervoor kiezen om e-mails op basis van specifieke criteria, zoals afzender of onderwerpregel, door te sturen, waardoor je binnenkomende e-mails effectief kunt prioriteren en organiseren.

• Bespaar opslagruimte: Als je een beperkte opslagcapaciteit voor je e-mailaccount hebt, kan het doorsturen van e-mails naar een ander account ruimte vrijmaken en mogelijke opslagproblemen voorkomen.

Stapsgewijze handleiding voor het instellen van e-maildoorsturen in Office 365

Nu je de voordelen van e-maildoorsturen begrijpt, laten we de praktische stappen behandelen om het in Office 365 in te stellen.

Hoe forward je e-mails in Outlook 365

1. Log in op je Office 365-account, klik op Outlook en ga naar het Instellingen menu.

   
   

2. Selecteer E-mail uit de lijst met opties.

   
   

3. Klik onder het gedeelte Accounts op Doorsturen.

   
   

4. Klik in het tabblad Doorsturen op de schakelknop Doorsturen inschakelen.

   
   

5. Voer het e-mailadres in voor doorsturen in het aangewezen veld.

   
   

6. Als je een kopie van doorgestuurde berichten in je Office 365-mailbox wilt bewaren, selecteer Behouden een kopie van doorgestuurde berichten.

   
   

7. Klik op Opslaan.

Hoe Office 365-e-mails doorsturen naar Outlook op het web

Je kunt ook e-maildoorsturen instellen van je Office 365-account naar Outlook op het web. Dit werkt ook in Outlook.com. Hier is hoe:

Hoe doorsturen in te stellen in het Microsoft 365-beheercentrum

Als je een Office 365-beheerder bent, heb je ook de mogelijkheid om e-maildoorsturen in te stellen voor een specifieke gebruiker of groep in het Microsoft 365-beheercentrum:

1. Log in op het Microsoft 365-beheercentrum.

   
   

2. Klik op Admin > Exchange om het Exchange-beheercentrum te openen.

   
   

3. Ga naar Gebruikers > Actieve gebruikers.

   
   

4. Selecteer de gebruiker of groep waarvoor je e-maildoorsturen wilt instellen.

   
   

5. Klik op het tabblad E-mail en selecteer E-maildoorsturen beheren.

   
   

6. Kies op de pagina voor e-maildoorsturen Alle e-mails die naar deze mailbox worden verzonden doorsturen en typ het e-mailadres in waar je binnenkomende e-mails naartoe wilt doorsturen.

   
   

7. Selecteer of je een kopie van doorgestuurde berichten in hun mailbox wilt bewaren of niet.

   
   

8. Klik op Wijzigingen opslaan.

Problemen oplossen met e-maildoorsturing in Office 365

Zelfs met eenvoudige stappen kunnen sommige gebruikers problemen ondervinden. Hier zijn enkele tips voor probleemoplossing:

• Niet in staat om e-maildoorsturing in te schakelen: Als de schakelaar voor e-maildoorsturing grijs is, kan dit komen door beveiligingsbeperkingen die door uw organisatie zijn ingesteld. Neem contact op met uw IT-afdeling voor hulp.

• Doorsturen naar externe adressen niet toegestaan: Sommige organisaties hebben mogelijk beleid dat doorsturen naar externe e-mailadressen beperkt. In dit geval moet u contact opnemen met uw IT-afdeling voor opties.

• Doorsturen van e-mails van een specifieke afzender werkt niet: Controleer of het adres van de afzender is toegevoegd aan een geblokkeerde lijst in uw Office 365-mailboxinstellingen.

• E-mails worden niet doorgestuurd: Controleer of u het juiste doorstuuradres zonder fouten heeft ingevoerd. Zorg er ook voor dat doorgestuurde e-mails niet in uw spam- of ongewenste map terechtkomen.

Beste praktijken voor e-maildoorsturing in Office 365

Om optimaal gebruik te maken van e-maildoorsturing in Office 365, zijn hier enkele beste praktijken om in gedachten te houden:

• Regelmatig doorstuuradressen controleren en bijwerken: Zorg ervoor dat u regelmatig de e-mailadressen controleert die u heeft ingesteld voor doorsturen en werk deze indien nodig bij. Dit zorgt ervoor dat belangrijke e-mails niet naar een inactief of verkeerd adres worden gestuurd.

• Regelmatig doorstuurinstellingen controleren en bijwerken: Aangezien uw e-mailcommunicatiebehoeften kunnen veranderen, moet u uw doorstuurinstellingen dienovereenkomstig controleren en bijwerken.

• Gebruik filters en regels: Maak gebruik van de filter- en regelkenmerken van Office 365 om doorgestuurde e-mails automatisch in verschillende mappen te ordenen of specifieke acties toe te passen.

• Schakel doorsturen uit indien nodig: In sommige gevallen kan het nodig zijn om e-maildoorsturing tijdelijk uit te schakelen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat u tijdens een vakantie of wanneer u een baan verlaat de doorsturing uitschakelt om mogelijke beveiligingsproblemen te voorkomen.

• Wees voorzichtig met gevoelige informatie: Als u doorsturen instelt voor werkgerelateerde e-mails, wees dan voorzichtig met vertrouwelijke of gevoelige informatie die in deze berichten kan staan. Zorg ervoor dat u toegang tot uw doorgestuurde e-mails goed beveiligt en beheert.

• Voorkom doorstuurloops: Een doorstuurloop kan optreden wanneer twee accounts zijn ingesteld om e-mails naar elkaar door te sturen, wat leidt tot een eindeloze cyclus van doorgestuurde berichten. Zorg ervoor dat het doorstuuradres niet ook is ingesteld met doorstuurregels om dit te voorkomen.

Conclusie

Het instellen van e-maildoorsturing in Office 365 is een effectieve manier om meerdere e-mailaccounts efficiënt te beheren, wat de communicatie en organisatie voor individuen en bedrijven verbetert. Door deze tips en beste praktijken te volgen, kunt u e-maildoorsturing in Office 365 optimaliseren, uw communicatie stroomlijnen en betere controle over uw e-mailverkeer behouden.

Ontdek hieronder onze andere gidsen om te zien hoe u optimaal gebruik kunt maken van uw Office 365-e-mails, van het instellen van beheerregels tot het zorgen voor consistente e-mailhandtekeningen van uw bedrijf op alle apparaten.