Hoe een e-mail sjabloon in Gmail te maken

Inhoud van het artikel

Ben je het zat om steeds dezelfde e-mail op te stellen? Wil je tijd en moeite besparen bij het verzenden van die repetitieve e-mails? Het creëren van een e-mailsjabloon in Gmail is de perfecte oplossing.

Met slechts een paar eenvoudige stappen kun je een gepersonaliseerd sjabloon ontwerpen dat je e-mailproces stroomlijnt voor al je toekomstige communicatie.

Ontdek hoe eenvoudig het is om Gmail-e-mailsjablonen te maken om je productiviteit te verhogen met deze gids.

Waarom Gmail-e-mailsjablonen gebruiken?

Gmail-e-mailsjablonen zijn een uitstekende tijdsbesparende tool voor zowel persoonlijke als professionele communicatie. Ze stellen je in staat om gestandaardiseerde e-mails te maken die snel kunnen worden aangepast en verzonden.

Hier zijn de belangrijkste voordelen van het gebruik van Gmail-sjablonen:

• Verbeterde efficiëntie: Met Gmail-sjablonen kun je de repetitieve taak van het meerdere keren schrijven van dezelfde e-mail elimineren. Deze functie is vooral voordelig voor bedrijven die vaak vergelijkbare berichten naar klanten of cliënten sturen.

• Consistente branding: Door sjablonen te gebruiken, zorg je ervoor dat je e-mails een uniforme lay-out, opmaak en toon behouden, wat helpt om een professionele uitstraling in alle communicatie te waarborgen.

• Eenvoudige aanpassing: Hoewel sjablonen een gestructureerd formaat bieden, stellen ze ook aanpassing mogelijk. Je kunt eenvoudig specifieke details toevoegen of de taal aanpassen aan de voorkeuren van elke ontvanger.

• Professionele uiterlijk: Door gebruik te maken van Gmail-sjablonen bespaar je tijd en moeite, terwijl je ervoor zorgt dat je e-mails er verzorgd en professioneel uitzien. Dit is cruciaal voor bedrijven die een positieve indruk op klanten en cliënten willen maken.

Hoe een e-mail sjabloon in Gmail te maken: een stapsgewijze gids

Het maken van e-mailsjablonen in Gmail kan je tijd besparen en je communicatie stroomlijnen. Volg deze eenvoudige gids om e-mailsjablonen effectief in te schakelen, te maken en te gebruiken.

Stap 1: Schakel sjablonen in Gmail-instellingen in

Om e-mailsjablonen te kunnen gebruiken, moet je deze functie eerst inschakelen in je Gmail-instellingen.

1. Open je Gmail-account en klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek.

   
   

2. Selecteer Alle instellingen bekijken in het dropdownmenu.

   
   

3. Ga naar het tabblad Geavanceerd.

   
   

4. Zoek de sectie Sjablonen en klik op Inschakelen.

   
   

5. Scroll naar beneden en klik op Wijzigingen opslaan om je instellingen toe te passen.

Stap 2: Maak je eerste Gmail-e-mailsjabloon

Nu je sjablonen hebt ingeschakeld, is het tijd om je eerste te maken.

1. Klik op Opstellen om een nieuw e-mailvenster te openen.

   
   

2. Schrijf je e-mailinhoud, inclusief eventuele aanduidingen voor personalisatie zoals [Naam] of [Datum].

   
   

3. Klik op de drie stippen in de rechterbenedenhoek van het opstelvenster.

   
   

4. Beweeg de muis over Sjablonen, selecteer Concept opslaan als sjabloon en kies Opslaan als nieuw sjabloon.

   
   

5. Geef je sjabloon een naam en klik op Opslaan.

Stap 3: Hoe je je Gmail-e-mailsjabloon te gebruiken

Het gebruiken van je e-mailsjabloon is snel en eenvoudig:

1. Klik op Opstellen om een nieuwe e-mail te starten.

   
   

2. Klik op de drie stippen in de rechterbenedenhoek.

   
   

3. Beweeg de muis over Sjablonen en selecteer het sjabloon dat je wilt gebruiken.

   
   

4. Pas eventuele aanduidingen aan indien nodig om de e-mail persoonlijker te maken.

   
   

5. Verstuur je e-mail.

Hoe Gmail-e-mailsjablonen te beheren en te bewerken

Je wilt je Gmail-e-mailsjablonen wellicht in de loop van de tijd aanpassen of verwijderen. Hier is hoe je ze kunt beheren en bewerken:

Hoe een bestaand Gmail-sjabloon te bewerken

1. Open Gmail en klik op Opstellen om een nieuwe e-mail te starten.

   
   

2. Voeg het sjabloon toe dat je wilt bewerken door het te selecteren uit je opgeslagen sjablonen.

   
   

3. Maak de nodige wijzigingen in de e-mailinhoud om je bericht aan te passen.

   
   

4. Sla het bijgewerkte sjabloon op door op Concept opslaan als sjabloon te klikken en kies de naam van het bestaande sjabloon om het te overschrijven.

Hoe een Gmail-sjabloon te verwijderen

1. Klik op Opstellen om een nieuw e-mailvenster te openen.

   
   

2. Klik op de drie stippen in de rechterbenedenhoek van het opstelvenster.

   
   

3. Beweeg met de muis over Sjablonen, klik vervolgens op Sjabloon verwijderen en selecteer het sjabloon dat je wilt verwijderen.

Voorbeelden van Gmail-e-mailsjablonen die je kunt gebruiken

• Zakelijke aanvragen: Als ondernemer ontvang je vaak talloze aanvragen van potentiële klanten en partners. Het gebruik van een goed doordacht e-mailsjabloon voor zakelijke aanvragen kan je tijd besparen en ervoor zorgen dat je antwoorden consistent en professioneel zijn.

• Vergaderherinneringen: Als je regelmatig vergaderingen of afspraken plant, is het essentieel om een speciaal e-mailsjabloon voor vergaderherinneringen te hebben. Dit zorgt ervoor dat alle belangrijke informatie is opgenomen en biedt je ontvangers duidelijke en consistente communicatie.

• Klantenservice-antwoorden: Voor bedrijven met klantenserviceteams zijn sjablonen onmisbaar voor het aanpakken van veelvoorkomende problemen en veelgestelde vragen. Deze aanpak helpt een consistente toon en opmaak in je klantenservice-e-mails te behouden, wat de klantervaring verbetert.

• Persoonlijke uitnodigingen: Maak een gebruiksvriendelijk e-mailsjabloon voor persoonlijke uitnodigingen, zoals verjaardagen en speciale evenementen. Dit houdt je genodigden niet alleen geïnformeerd, maar bespaart je ook tijd door de behoefte aan het schrijven van individuele e-mails voor elke gelegenheid te verminderen.

Tips en trucs voor het instellen van Gmail-sjablonen

1. Pas plaatsaanduidingen aan voor personalisatie

Verbeter je Gmail-sjablonen door aangepaste plaatsaanduidingen toe te voegen naast standaard zoals [Naam] en [Datum]. Dit voegt een persoonlijke toets toe en maakt je e-mails op maat voor de ontvanger.

2. Personaliseer je e-mails

Hoewel Gmail-sjablonen tijd besparen, is het belangrijk om e-mails waar nodig te personaliseren. Vermijd het verzenden van algemene berichten, omdat deze onpersoonlijk of onoprecht kunnen overkomen. Het aanpassen van je communicatie kan de betrokkenheid verbeteren.

3. Organiseer je sjablonen

Houd je Gmail-sjablonen georganiseerd om de efficiëntie te verhogen. Gebruik duidelijke, specifieke namen voor elk sjabloon die hun doel reflecteren, en overweeg om ze te categoriseren met labels of mappen voor gemakkelijke toegang.

4. Beheers Gmail-toetsenbord sneltoetsen

Versnel je workflow door gebruik te maken van de toetsenbord sneltoetsen van Gmail. Voor snelle toegang tot je e-mailsjablonen, druk op Ctrl + Shift + L op Windows of Cmd + Option + L op Mac. Dit kan je productiviteit aanzienlijk verhogen.

5. Werk je sjablonen regelmatig bij

Zorg ervoor dat je e-mailsjablonen relevant blijven door ze regelmatig bij te werken. Het maken van noodzakelijke aanpassingen houdt je communicatie effectief en afgestemd op actuele informatie of trends.

6. Automatiseer reacties met filters

Stroomlijn je e-mailbeheer door filters in Gmail in te stellen. Als bepaalde e-mails specifieke sjabloonantwoorden vereisen, kunnen filters automatisch het juiste sjabloon toepassen wanneer die e-mails binnenkomen, waardoor je tijd en moeite bespaart.

7. Voeg een handtekening toe aan je Gmail-sjablonen

Als je een handtekening in Gmail hebt ingesteld, verschijnt deze automatisch in je sjablonen. Voor verdere aanpassing kun je je handtekening toevoegen of bewerken door op de knop "Meer opties (drie stippen) te klikken en Bewerken als nieuw te selecteren.

Stroomlijn het beheer van Gmail-e-mailhandtekeningen met Exclaimer

Het creëren van professionele e-mailsjablonen in Gmail verbetert je e-mailcommunicatie. Een belangrijk element voor het behouden van een professioneel imago is ervoor te zorgen dat elke e-mail een consistente en visueel aantrekkelijke handtekening heeft. Dit kan echter een uitdaging zijn als je meerdere medewerkers hebt met verschillende handtekeningen of als er frequente updates nodig zijn.

De e-mailhandtekeningenbeheersoplossing van Exclaimer vereenvoudigt het proces. Met Exclaimer kun je moeiteloos gestandaardiseerde e-mailhandtekeningen voor je hele organisatie maken en beheren, waardoor je tijd bespaart en professionaliteit in al je communicatie waarborgt.

Ontdek vandaag nog hoe Exclaimer je Gmail-e-mailhandtekeningenbeheer kan optimaliseren en het imago van je merk kan versterken.

Vraag een volledig gratis proefversie aan of meld je aan voor een online demonstratie om Exclaimer in actie te zien.