Hoe maak je regels in Gmail: een uitgebreide gids

Het efficiënt beheren van je e-mailinbox is cruciaal voor productiviteit. Het maken van Gmail-regels kan een echte game-changer zijn voor e-mailorganisatie. Deze regels sorteren en organiseren automatisch inkomende e-mails in specifieke mappen, zodat je belangrijke berichten kunt bijhouden en inboxrommel kunt verminderen.

In deze uitgebreide gids laten we je zien hoe je regels in Gmail maakt. Leer hoe je e-mails van specifieke afzenders kunt categoriseren, belangrijke berichten automatisch kunt markeren en een georganiseerde inbox kunt onderhouden. Volg deze tips om je e-mailbeheer te verbeteren en je workflow te stroomlijnen.

Wat zijn Gmail-regels?

Gmail-regels, ook wel Gmail-filters genoemd, zijn krachtige hulpmiddelen voor het beheren van je inbox. Deze aanpasbare voorwaarden automatiseren acties op inkomende e-mails, waardoor het beheren van je inbox efficiënter wordt.

Met Gmail-filters kun je e-mails labelen, archiveren, doorsturen of verwijderen op basis van specifieke criteria. Zo kun je bijvoorbeeld een filter maken om alle e-mails van je baas te taggen als "Urgent" of automatisch berichten met bepaalde trefwoorden doorsturen naar een ander e-mailadres. Deze functie houdt je inbox georganiseerd en helpt je gemakkelijk toegang te krijgen tot belangrijke e-mails.

Waarom zou je Gmail-regels gebruiken?

Het gebruik van Gmail-regels heeft verschillende voordelen, waaronder:

• Tijdbesparing: Met regels hoef je niet langer handmatig repetitieve acties op je e-mails uit te voeren, wat je tijd en moeite bespaart.

• Verbeterde organisatie: Regels kunnen automatisch e-mails labelen, archiveren of verwijderen, waardoor het gemakkelijker is om je inbox te vinden en te beheren.

• Aanpassing: Je hebt volledige controle over de regels die je maakt, zodat je ze kunt aanpassen aan je specifieke e-mailbehoeften.

• Verbeterde productiviteit: Door taken te automatiseren, kunnen Gmail-regels je helpen je te concentreren op belangrijke e-mails en afleidingen te verminderen.

Welke soorten Gmail-regels zijn beschikbaar?

Gmail biedt verschillende regels om je te helpen je inbox effectief te beheren. Hier zijn enkele van de meest voorkomende soorten:

• Inbox overslaan: Je kunt regels gebruiken om automatisch de inbox over te slaan en bepaalde e-mails te archiveren. Dit is handig voor het beheren van geautomatiseerde meldingen of nieuwsbrieven die je niet in je hoofd-inbox nodig hebt.

• Verwijderen of markeren als spam: Regels kunnen worden ingesteld om ongewenste of spam-e-mails te verwijderen of als zodanig te markeren, zodat je je inbox schoon kunt houden.

• Een label toepassen: Zoals eerder vermeld, kunnen regels labels toepassen op inkomende e-mails op basis van specifieke criteria. Labels zijn een geweldige manier om je e-mails te organiseren en te categoriseren.

• Doorsturen: Als je bepaalde e-mails moet doorsturen naar een ander e-mailadres, kunnen regels dat automatisch voor je doen. Dit is handig bij het delegeren van taken of het op de hoogte houden van anderen.

• Markeren als gelezen of met ster: Regels kunnen ook e-mails markeren als gelezen of belangrijke e-mails met een ster markeren, zodat je geen cruciale berichten mist.

• Markeren als belangrijk of nooit als belangrijk markeren: Regels kunnen worden ingesteld om e-mails automatisch als belangrijk te markeren of nooit als zodanig te markeren, wat helpt bij het prioriteren van je inbox en het vermijden van afleidingen.

• Categoriseren als: Regels kunnen ook worden gebruikt om e-mails te categoriseren als "Promoties," "Forums" of "Sociaal" op basis van specifieke criteria, waardoor het gemakkelijker wordt om verschillende soorten e-mails te beheren en te filteren.

Hoe maak je regels in Gmail

Regels maken in Gmail is een eenvoudig proces dat slechts een paar minuten duurt. Volg deze stappen om te beginnen:

Regels maken in Gmail via het Gmail-instellingenmenu:

1. Open Gmail en klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek.

2. Selecteer Alle instellingen bekijken uit het dropdownmenu.

3. Ga naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen.

4. Klik op Nieuw filter maken.

5. Vul de criteria in voor je filter, zoals het e-mailadres van de afzender of specifieke trefwoorden.

6. Klik op Filter maken om de actie-opties te openen.

7. Kies de acties die je wilt dat Gmail uitvoert (bijv. label toepassen, markeren als gelezen).

8. Klik nogmaals op Filter maken om je regel op te slaan..

Regels maken in Gmail via de zoekbalk:

1. Open Gmail en klik op de zoekbalk bovenaan.

2. Klik op Zoekopties weergeven.

3. Typ je filtercriteria in:

   
   

   • Van: Vind e-mails van specifieke afzenders

   • Aan: Vind e-mails die naar specifieke ontvangers zijn verzonden

   • Onderwerp: Zoek naar e-mails met bepaalde woorden in de onderwerpregel

   • Bevat de woorden: Vind e-mails die specifieke woorden bevatten

   • Bevat niet: Vind e-mails die bepaalde woorden niet bevatten

   • Grootte: Zoek naar e-mails die groter of kleiner zijn dan een specifieke grootte

   • Datum binnen: Vind e-mails die binnen een bepaalde periode zijn verzonden

   • Zoeken in: Zoek naar e-mails in een specifieke map of gebied van je account

   • Heeft bijlage: Alleen e-mails met bijlagen opnemen

   • Chats niet opnemen: Sluit chatgesprekken uit van de zoekopdracht

     
     

4. Klik op Zoeken.

5. Klik op Filter maken onderaan de zoekbalk.

6. Kies de acties die je wilt dat Gmail uitvoert (bijv. label toepassen, markeren als gelezen).

7. Klik nogmaals op Filter maken om je regel op te slaan.

Regels maken in Gmail vanuit een bestaande e-mail:

1. Open de e-mail waarvoor je een regel wilt maken.

2. Klik op het Meer-pictogram (drie verticale stippen) in de rechterbovenhoek.

3. Selecteer Berichten zoals deze filteren uit het dropdownmenu.

4. Vul indien nodig aanvullende criteria in en klik op Filter maken.

5. Kies de acties die je wilt dat Gmail uitvoert (bijv. label toepassen, markeren als gelezen).

6. Klik nogmaals op Filter maken om je regel op te slaan.

Een regel maken in Gmail via de Gmail mobiele app:

1. Open de Gmail-app op je mobiele apparaat.

2. Tik op het menu-icoon (drie horizontale lijnen) in de linkerbovenhoek.

3. Scroll naar beneden en selecteer Instellingen.

4. Kies het e-mailaccount waarvoor je een regel wilt maken.

5. Tik op Filters en geblokkeerde adressen.

6. Tik op Nieuw filter maken.

7. Voer de criteria in voor je filter en tik op Doorgaan.

8. Selecteer de acties die je wilt dat Gmail uitvoert en tik op Maken.

   
   

Hoe beheer je regels in Gmail

Als je eenmaal regels hebt gemaakt in Gmail, moet je deze mogelijk in de toekomst bijwerken of verwijderen. Hier is hoe:

1. Een bestaande regel bijwerken: Om wijzigingen aan te brengen in een bestaande regel:

   
   

   • Ga terug naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen in je Gmail-instellingenmenu.

   • Klik op de link bewerken naast de regel die je wilt bijwerken.

   • Breng de nodige wijzigingen aan.

   • Klik op Opslaan..

2. Een regel verwijderen: Om een regel uit je Gmail-account te verwijderen:

   
   

   • Ga terug naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen in je Gmail-instellingenmenu.

   • Zoek de regel die je wilt verwijderen.

   • Klik op de link verwijderen ernaast.

   • Bevestig de verwijdering wanneer daarom wordt gevraagd.

Tips voor het maken van effectieve Gmail-regels

• Wees specifiek: Zorg ervoor dat je bij het maken van een regel zoveel mogelijk details opneemt, zoals specifieke afzenders, onderwerpsregels of trefwoorden. Dit helpt ervoor te zorgen dat de juiste e-mails correct worden gefilterd.

• Test je regels: Voordat je op een nieuwe regel vertrouwt, is het altijd een goed idee om deze eerst te testen. Stuur jezelf een paar test-e-mails en kijk of de regel werkt zoals bedoeld.

• Overweeg het gebruik van "OF" of "EN" statements: Je kunt deze operatoren gebruiken in je filtercriteria om meer complexe regels te maken. Bijvoorbeeld, je kunt een regel maken die alle e-mails van je baas OF met het woord "dringend" in de onderwerpsregel labelt.

• Vermijd te veel regels: Hoewel het verleidelijk kan zijn om een regel te maken voor elk mogelijk scenario, kan het hebben van te veel regels je inboxbeheer ingewikkelder maken. Beperk je tot alleen essentiële regels die je e-mailorganisatie en productiviteit aanzienlijk verbeteren.

Aanvullende tips voor effectief e-mailbeheer met Gmail-regels

Het benutten van de kracht van Gmail-regels kan je e-mailbeheer revolutioneren, tijd besparen en je productiviteit verhogen. Hier zijn enkele van de meest effectieve regels en tips om het meeste uit je Gmail-ervaring te halen:

• Automatisch archiveren van nieuwsbrieven: Maak een regel om nieuwsbrieven en promotionele e-mails automatisch te archiveren. Gebruik zoekcriteria zoals "onderwerp bevat 'uitschrijven'" of "label:promoties" om e-mails te archiveren die je niet in je hoofd-inbox hoeft te zien, maar later misschien wilt lezen.

• Project-e-mails organiseren: Pas specifieke labels toe op e-mails die betrekking hebben op verschillende projecten. Stel bijvoorbeeld een regel in om alle e-mails van een specifiek domein of die bepaalde trefwoorden bevatten te labelen met een projectnaam. Dit helpt je om snel alle gerelateerde communicatie op één plaats te vinden.

• Belangrijke e-mails doorsturen: Stel regels in om cruciale e-mails naar een ander account of teamlid door te sturen. Dit is vooral nuttig voor het delegeren van taken of ervoor zorgen dat back-upkopieën van essentiële communicatie door meerdere partijen worden ontvangen.

• Automatisch antwoorden met vakantieberichten: Gebruik regels om automatische antwoorden in te stellen voor specifieke contacten of e-mails wanneer je niet beschikbaar bent. Pas het bericht aan om de afzender te informeren dat je snel op hen terugkomt en hen op de hoogte te houden van eventuele urgenties.

• Filteren op trefwoorden: Implementeer regels om e-mails met bepaalde trefwoorden te filteren. Bijvoorbeeld, filter e-mails met "factuur" of "betaling" om direct naar je financieel gerelateerde label te gaan. Dit zorgt ervoor dat belangrijke financiële documenten prompt worden gecategoriseerd en gemakkelijk toegankelijk zijn.

• VIP-contacten markeren: Ster- of markeer e-mails van VIP-contacten automatisch als belangrijk. Je kunt regels instellen om e-mails van je baas, belangrijke klanten of familieleden te identificeren en te markeren zodat ze opvallen in je inbox.

• Regels combineren voor efficiëntie: Combineer meerdere regels voor grotere efficiëntie. Maak bijvoorbeeld een regel die e-mails van een bepaalde afzender labelt, archiveert en doorstuurt in één keer. Dit minimaliseert handmatige inspanning en zorgt voor betere organisatie.

• Uitsluitingen gebruiken: Versterk je regels door uitsluitingen in te stellen. Maak bijvoorbeeld een regel om promotionele e-mails te archiveren maar sluit e-mails uit die specifieke trefwoorden zoals "belangrijke aanbieding" bevatten om ervoor te zorgen dat je geen cruciale updates mist.

Conclusie

Gmail-regels kunnen je e-mailbeheer en productiviteit aanzienlijk verbeteren. Door taken te automatiseren, e-mails te organiseren en de rommel in je inbox te verminderen, kun je je concentreren op essentiële communicatie en bovenop je e-mailspel blijven. Met de tips en stappen in deze gids heb je nu alle tools om effectieve Gmail-regels te maken die zijn afgestemd op je specifieke behoeften.

Als je eenmaal je Gmail-regels hebt ingesteld, is het de moeite waard om naar je Gmail-handtekening te kijken. Het beheren van Gmail-handtekeningen in Google Workspace kan omslachtig zijn, vooral wanneer je ze consistent moet houden in een hele organisatie.

Hier komt Exclaimer om de hoek kijken. Exclaimer vereenvoudigt het proces, waardoor je gemakkelijk professionele e-mailhandtekeningen voor iedereen in je bedrijf kunt maken en beheren. Met Exclaimer kun je merkconsistentie waarborgen, disclaimers opnemen en zelfs je nieuwste campagnes promoten zonder het gedoe van handmatige updates.

Om meer te weten te komen over hoe Exclaimer je e-mailhandtekeningbeheer in Google Workspace kan stroomlijnen, bekijk onze interactieve producttour en zie Exclaimer in actie.