Elke afmelding laten tellen voor Make-A-Wish UK

Make-A-Wish Foundation is een liefdadigheidsinstelling opgericht in 1986 die de mogelijkheid biedt aan kinderen (tussen 3 en 17 jaar oud) met levensbeperkende of levensbedreigende aandoeningen om een speciale ervaring te kiezen en te plannen. Deze non-profitorganisatie is momenteel gevestigd in Reading, Engeland en heeft tot de zomer van 2021 meer dan 15.000 wensen vervuld. Make-A-Wish bestaat uit fulltime medewerkers en vrijwilligers.

Industrie-specifieke uitdagingen oplossen

Oli Wilson, Technologie Manager bij Make-A-Wish UK, had in een vorige functie samengewerkt met Exclaimer. Dus, toen het IT-team van de liefdadigheidsinstelling te maken kreeg met verschillende industrie-specifieke uitdagingen met betrekking tot hun bedrijfse-mailhandtekeningen, wist hij precies wie hij moest benaderen.

De eerste van deze uitdagingen was de naleving van de normen voor het weergeven van de meest recente accurate liefdadigheidsinformatie compleet met een uitgebreide juridische disclaimer.

Het was ook belangrijk dat elke e-mail die vanuit Make-A-Wish UK werd verzonden, de meest recente merkberichten bevatte en dat alle marketingcommunicaties consistent waren onder de afzenders. En dit was niet simpelweg een kwestie van het opnemen van merklogo's in handtekeningen zoals Oli uitlegde:

"Onze marketingcampagnes veranderen regelmatig en onze e-mailsjablonen voor handtekeningen zouden vaak updates bevatten die afweken van onze merkstandaard.

"Het was logisch om voor Exclaimer te kiezen als een methode om onze handtekeningen centraal te beheren, omdat we al deze uitdagingen in één keer konden oplossen."

Een andere unieke uitdaging waarmee Make-A-Wish UK werd geconfronteerd, was dat hun team bestond uit zowel fulltime als vrijwilligers. Het was van cruciaal belang dat er nooit belangrijke marketingberichten verloren gingen, maar dit gebeurde vaak wanneer vrijwilligers hun gepersonaliseerde e-mails gebruikten of eenvoudigweg geen toegang hadden tot het goedgekeurde e-mailsjabloon van de organisatie.

Het introduceren van Exclaimer stelde het IT-team van Make-A-Wish UK in staat om e-mailhandtekeningen centraal te beheren in de hele organisatie. Dit zorgde ervoor dat alle e-mailcommunicatie altijd een consistent handtekeningensjabloon zou bevatten, ongeacht wie de afzender en het apparaat is.

Marketing en IT werken samen

Een belangrijke overweging voor het IT-team van Make-A-Wish bij het kiezen van een oplossing voor e-mailhandtekeningen was dat deze intuïtief en toegankelijk moest zijn. Dit betekende dat het product eenvoudig genoeg moest zijn om te gebruiken, zodat het bijwerken van e-mailhandtekeningen door meer dan slechts één team kon worden gedaan.

Het doel was dan ook dat het marketingteam zich bezighield met merkinhoud en berichtupdates terwijl het IT-team de oplossing aan de serverszijde beheerde.

Oli vervolgde:

"Exclaimer is zo snel en gemakkelijk te gebruiken. Ons marketingteam kan inloggen, updates uitvoeren en deze onmiddellijk uitrollen voor alle interne en externe e-mailcommunicatie. Dit is essentieel in een branche als de onze waar het actief promoten van de juiste berichten zo veel betekent. Plus, vanuit mijn perspectief in het IT-team was de oplossing zo eenvoudig te configureren en is het moeiteloos te beheren."

"De voordelen van het gebruik van Exclaimer gaan echter veel verder dan alleen het gebruiksgemak. Omdat e-mailhandtekeningen in de hele organisatie centraal kunnen worden beheerd via een enkele oplossing en in enkele seconden kunnen worden bijgewerkt, kan het team van Make-A-Wish UK tijd besparen door elders te investeren."

"Ons marketing- en communicatieteam bespaart zoveel tijd door handtekeningen bij te werken zonder sjablonen naar onze gebruikers te hoeven sturen. Dit verbetert niet alleen natuurlijk de merkconsistentie en de nauwkeurigheid van de berichtgeving, maar geeft ook zowel het marketing- als het IT-team de ruimte om zich te richten op kernactiviteiten die essentieel zijn voor Make-A-Wish UK. Dit is vooral belangrijk omdat we zoveel vrijwilligers hebben die hun vrije tijd opofferen om ons te helpen."

Klanttevredenheid vanaf dag één

De relatie tussen Exclaimer en Make-A-Wish UK is vanaf het begin sterk geweest. Hoewel Oli al bekend was met de voordelen van het gebruik van de e-mailhandtekeningoplossingen, ging het Exclaimer-team verder door een onboarding-sessie te organiseren om het proces van het integreren van Exclaimer met de Office 365 (Microsoft 365) omgeving van Make-A-Wish UK door te nemen.

Oli concludeerde:

"De implementatie was eenvoudig. Ik sprong op een sessie met onze Exclaimer-accountmanager en een lid van hun technische team die me begeleidde bij het installatieproces. De sessie was ook snel geboekt en gehost, wat betekende dat we snel operationeel waren en meteen de voordelen van Exclaimer konden benutten."

"Het centraal beheren van e-mailhandtekeningen kan een nieuwigheid lijken totdat je het implementeert. Het wordt al snel een game-changer voor het beheren van merkconsistentie en externe berichtgeving, wat zo belangrijk is voor organisaties zoals Make-A-Wish UK. Een e-mailhandtekeningoplossing zou een sleutelinstrument moeten zijn voor naleving, marketing en communicatie binnen elk bedrijf."

"Exclaimer is en blijft gemakkelijk om mee te werken. Het ondersteunt het werk dat we doen als non-profitorganisatie zeer en ik zou ten zeerste aanbevelen om Exclaimer te gebruiken om uw e-mailhandtekeningen centraal te beheren."