E-mailhandtekeningen onder de loep

Ondanks alle nieuwe opties voor digitale communicatie, zoals messaging-apps, video chats, sms en meer, draait de zakenwereld nog steeds op e-mail. Het versturen van persoonlijke, nietgeautomatiseerde e-mails is een van de meest effectieve manieren om contact met klanten, partners en andere zakelijke contacten te houden. Uit onderzoek blijkt dat het rendement op investering (ROI) in e-mailmarketing wel 44 keer zo hoog als de investering kan zijn.

Maar wat betekent dit voor IT?

Ze maken zich niet druk om de consistentie van zakelijke e-mailhandtekeningen. In het rapport “2022 State of IT” van Spiceworks Ziff Davis zegt 72% van de IT-professionals dat de verschuiving naar op afstand werken IT-afdelingen extra werk heeft bezorgd en veel IT’ers moeten nu zowel werkers thuis als personeel op kantoor ondersteunen.

Buiten IT om zijn e-mailhandtekeningen echter een topprioriteit. Marketingteams willen e-mailhandtekeningen die het bedrijfsmerk ondersteunen en tevens als een messaging-kanaal kunnen worden gebruikt.

Juridische teams willen dat handtekeningen de juiste disclaimers bevatten; verkoopteams willen dat ze potentiële en bestaande klanten aanspreken via add-ons om feedback te geven en afspraken te boeken; en HR-teams willen handtekeningen die interne communicatie ondersteunen.

Al deze verzoeken moeten door IT-professionals worden ingewilligd. Want zij zijn de mensen met de technische kennis en toegang tot belangrijke computerinfrastructuur om e-mailhandtekeningen op juiste wijze in te zetten.

Deze whitepaper onderzoekt hoe Exclaimer de kracht van e-mailhandtekeningen kan ontketenen – zonder de werklast van drukke IT-teams verder te verhogen. Ook kijken we naar de uitdagingen die het beheer van e-mailhandtekeningen met zich meebrengt, en de waarde die Exclaimer drukke IT-professionals biedt.

Traditionele ITmethodes voor het bijwerken van e-mailhandtekeningen

Het instellen van professionele e-mailhandtekeningen binnen een organisatie kan het IT-team een heleboel tijd kosten.

Op een klein kantoor kunnen IT’ers van bureau naar bureau gaan en handmatig een handtekening in de e-mailclient van elke medewerker kopiëren.

Maar dat is bijzonder inefficiënt. IT-beheerders krijgen gemiddeld $40 per uur betaald.

Het bijwerken en testen van de handtekening van een gebruiker neemt een half uur in beslag, dus slechts één verandering in de handtekening van 100 medewerkers per kwartaal kan een organisatie $ 8.000 in verloren tijd kosten. Iedereen een sjabloon mailen is ook geen oplossing, omdat de medewerkers het ontwerp dan zelf moeten invoeren – zonder hun eigen wijzigingen aan te brengen. Medewerkers zijn misschien niet op kantoor, volgen de instructies niet of vergeten gewoon om de handtekening bij te werken.

Centraal beheerde e-mailhandtekeningen: De IT-aanpak

Tot voor kort waren er vanuit een IT-perspectief twee manieren om e-mailhandtekeningen centraal te beheren.

Aanpak 1

Aan de kant van de server transportregels toepassen om ervoor te zorgen dat handtekeningen worden toegevoegd nadat een mail is verzonden maar voordat die het bedrijfsnetwerk verlaat. De handtekening wordt in feite op het bericht ‘gestempeld’, zodat e-mails met een handtekening vanaf elk apparaat kunnen worden verzonden.

Aanpak 2

Scripts aan de clientzijde om een bepaalde handtekening toe te voegen aan de clientinstellingen van specifieke gebruikers. Gebruikers kunnen de handtekening in hun e-mailclient zien terwijl ze hun bericht typen.

Lees de rest van onze whitepaper door het formulier hiernaast in te vullen.