So verwalten Sie mit Exclaimer E-Mail-Signaturen nach einer Fusion
TL;DR
Eine Plattform – Führen Sie vor dem Go-live alle E-Mail-Signaturen auf einer Plattform zusammen. So erreicht eine einzige Änderung alle Nutzenden, und niemand muss seine Signatur selbst pflegen.
Daten synchronisieren – Übernehmen Sie Namen und Positionen aus dem Verzeichnis jedes Unternehmens und weisen Sie die E-Mail-Signaturen anschließend mit Signaturregeln zu.
Serverseitig bereitstellen – Stellen Sie serverseitig bereit, damit das festgelegte Branding und die rechtlichen Hinweise in E-Mails von jedem Gerät erscheinen.
Bloomerang hat früher bei jedem nötigen Update allen Mitarbeitenden eine neue Vorlage für die E-Mail-Signatur per E-Mail geschickt. Ein System, das die korrekte Anwendung sicherstellte, gab es nicht. Als Bloomerang das Unternehmen Qgiv übernahm, wurde das Problem dringlicher. Mit Exclaimer dauert ein Update, das früher Wochen in Anspruch nahm, heute 15 Minuten.
„Ein Kunde bemerkt ein altes Logo und fragt sich, ob der Übergang tatsächlich unter Kontrolle ist. Ein Interessent erhält zwei E-Mails desselben Unternehmens, die aussehen, als kämen sie von zwei verschiedenen Organisationen. Solche Zweifel lassen sich nur schwer messen und kaum wieder ausräumen.“
Quelle: Rebranding und M&A: Markenidentität durch den Wandel führen [ENG]
In acht Schritten bringen Sie die E-Mail-Signaturen zweier Unternehmen auf eine Plattform
Schritt 1: Übernommene E-Mail-Signaturen und Plattformen prüfen
Halten Sie fest, was jedes Unternehmen heute versendet, bevor Sie etwas aufbauen.
Vergleichen Sie die Signaturformate und rechtlichen Hinweise beider Unternehmen.
Klären Sie, welche Plattformen jedes Unternehmen nutzt: Microsoft 365, Google Workspace oder beide. Ein Unternehmen, das beide nutzt, benötigt für jede Plattform ein eigenes Exclaimer-Abonnement.
Prüfen Sie, ob Mitarbeitende ihre E-Mail-Signaturen selbst einfügen oder ob ein Tool das übernimmt.
Schritt 2: Vorlagen im Drag-and-drop-Editor erstellen
Erstellen Sie im Drag-and-drop-Editor von Exclaimer eine Vorlage pro Marke. HTML-Kenntnisse sind dafür nicht nötig.
Legen Sie Layout und Branding für jede Marke einmalig fest.
Fügen Sie Benutzerfelder wie Name und Position hinzu.
Ergänzen Sie die Haftungsausschlüsse, die jede Gesellschaft benötigt.
Legen Sie im User Details Editor fest, welche Angaben Mitarbeitende bearbeiten dürfen. Layout, Branding und Haftungsausschlüsse bleiben gesperrt.
Den Wortlaut der Haftungsausschlüsse formuliert Ihre Rechtsabteilung. Exclaimer wendet ihn regelbasiert an und bietet keine Rechtsberatung.
Schritt 3: Verzeichnisdaten jedes Unternehmens synchronisieren
Aktivieren Sie die Verzeichnis-Synchronisation (Directory Sync), damit Namen und Positionen automatisch aus dem Verzeichnis jedes Unternehmens übernommen werden. Microsoft-365-Organisationen synchronisieren Attribute aus Microsoft Entra ID, Google-Workspace-Organisationen Attribute aus dem Google Workspace Directory.
Die Verzeichnis-Synchronisation ist nur so genau wie das Verzeichnis selbst. Korrigieren Sie veraltete Positionen deshalb zuerst dort. Sobald das Verzeichnis stimmt, erscheint eine neue Position bei der nächsten Synchronisation in der E-Mail-Signatur.
Schritt 4: E-Mail-Signaturen mit Signaturregeln zuweisen
Mit Signaturregeln erhält jede Person die passende E-Mail-Signatur, basierend auf Verzeichnisangaben wie Position, Abteilung, Land oder Unternehmen.
Verwenden Sie unterschiedliche E-Mail-Signaturen für interne und externe E-Mails.
Verwenden Sie für Antworten und Weiterleitungen eine eigene E-Mail-Signatur.
Verwalten Sie mehrere Marken oder Domains in einer einzigen Konfiguration.
Aprio, ein Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen, das jedes Jahr Unternehmen übernimmt, setzt für übernommene Teams während der Integration Co-Branding-Signaturen ein, die das Branding beider Unternehmen zeigen. Laut der Kundengeschichte von Aprio dauert die Integrationsphase sechs bis zwölf Monate, und insgesamt werden 3.964 E-Mail-Signaturen zentral verwaltet.
Schritt 5: Serverseitig bereitstellen, damit E-Mail-Signaturen auf jedem Gerät greifen
Richten Sie die serverseitige Bereitstellung ein, dann fügt Exclaimer die E-Mail-Signatur beim Versand jeder E-Mail hinzu. Mitarbeitende erhalten so auf jedem Gerät dieselbe E-Mail-Signatur. Das funktioniert für Microsoft 365 ebenso wie für Google Workspace.
Schritt 6: Marketing und IT eigene Zugriffsrechte geben
Mit der rollenbasierten Zugriffssteuerung (RBAC), die jedem Team Berechtigungen entsprechend seiner Rolle zuweist, teilen Sie die Verantwortung zwischen den Teams auf.
Team | Empfohlene Zuständigkeit in Exclaimer |
Marketing oder Kommunikation | Vorlagendesign und Kampagnenbanner |
IT | Signaturregeln und Bereitstellung sowie die Festlegung, wer was bearbeiten darf |
Über die rollenbasierte Zugriffssteuerung lassen sich Bearbeitungsrechte für Inhalte auch an HR, die Rechtsabteilung oder Compliance delegieren, jeweils mit klar definierten Berechtigungen.
„Die Verantwortung ist wirklich funktionsübergreifend. Die Markenstrategie liegt beim Marketing, die rechtlichen Implikationen bei der Rechtsabteilung und der technische Rollout bei der IT. Der Fehler besteht darin anzunehmen, dass einer dieser Bereiche allein zuständig ist.“
Quelle: Rebranding und M&A: Markenidentität durch den Wandel führen [ENG]
Schritt 7: Vor dem Go-live mit einer Pilotgruppe testen
Lassen Sie eine Pilotgruppe Test-E-Mails versenden, in Outlook für Microsoft 365 und in Gmail für Google Workspace, und prüfen Sie, ob Benutzerdaten und Haftungsausschlüsse korrekt sind. Das Outlook-Add-in zeigt Nutzenden außerdem schon beim Verfassen die ihnen zugewiesene E-Mail-Signatur an.
Schritt 8: Zentral aktualisieren, während die Integration voranschreitet
Ändern Sie eine Vorlage einmal, und das Update erreicht alle Nutzenden dieser Vorlage. Bei einem schrittweisen Rollout planen Sie Änderungen im Voraus und passen die Signaturregeln an, sobald sich Teams und Strukturen ändern. Solange die Integration läuft, betreibt Exclaimer verschiedene Vorlagen und Signaturregeln parallel.
Kunden berichten: Stunden für einen globalen Rollout, Minuten für ein Update
Kersia International hat in wenigen Stunden einheitliche E-Mail-Signaturen für alle Gesellschaften und Länder bereitgestellt. Bei Denholm Good Logistics, im Januar 2024 durch eine Fusion entstanden, sank der Aufwand für die Signaturverwaltung nach eigenen Angaben von 45 bis 50 IT-Stunden pro Monat auf wenige Stunden. Wie lange es dauert, hängt davon ab, wie Vorlagen und Signaturregeln konfiguriert sind..
Kunde | Ausgangslage | Veröffentlichtes Ergebnis |
Bloomerang | Übernahme von Qgiv | Updates, die früher Wochen dauerten, sind laut Jessica Cronk Brandt, VP of Customer Marketing, heute in 15 Minuten erledigt. Die Kundengeschichte nennt eine um 98 % kürzere Aktualisierungszeit. |
Kersia International | 3.165 Mitarbeitende an über 30 Standorten | Einheitliche E-Mail-Signaturen in wenigen Stunden für alle Gesellschaften und Länder bereitgestellt |
| Denholm Good Logistics | Im Januar 2024 durch die Fusion von Denholm Global Logistics und Good Logistics entstanden | Signaturverwaltung von 45 bis 50 IT-Stunden pro Monat auf wenige Stunden reduziert; monatliche Einsparung von über 40 Stunden |
Typische Herausforderungen bei der Verwaltung von E-Mail-Signaturen während einer Fusion
Exclaimer verwaltet E-Mail-Signaturen für mehrere Marken über eine Plattform, selbst wenn jedes Unternehmen in einem eigenen Microsoft-365-Tenant arbeitet (einer separaten Organisation mit eigenen Nutzenden und Domains).
Meritus Gas Partners, ein durch Übernahmen gewachsener Distributor für Industriegase, verwaltet über 20 Microsoft-365-Tenants von einer Plattform aus, ohne sie zu einer einzigen Umgebung zusammenzuführen. Mit jeder Übernahme kam ein neuer Tenant hinzu, und die Synchronisation mit Microsoft Entra ID läuft bei Meritus zweimal täglich.
F.I.L.A. S.p.A., ein Hersteller, zu dessen Tochtermarken Dixon, Canson und Lyra gehören, verwaltet 1.400 Nutzende über eine Plattform. F.I.L.A. führt für jede Marke einen eigenen Vorlagenordner, sodass jede Tochtergesellschaft ihren eigenen Look behält. Rund 200 Nutzende aus neu übernommenen Unternehmen sind inzwischen auf der Plattform hinzugekommen.
Brand Kits, seit Januar 2026 verfügbar, bündeln freigegebene Logos, Schriftarten, Farben, Banner und Haftungsausschlüsse an einem Ort. Eine Änderung an einem Kit erreicht jede verknüpfte Vorlage. Jedes Kit steht für genau eine Marke, legen Sie deshalb für jede Marke ein eigenes Brand Kit an. Laut der Supportdokumentation von Exclaimer umfasst der Starter-Plan ein Brand Kit, der Standard-Plan bis zu drei und der Pro-Plan eine unbegrenzte Anzahl.
Wie Sie mehrere Marken dauerhaft steuern, zeigt der Leitfaden zum Branding für mehrere Marken. Gehört zur Integration ein vollständiges Rebranding, beschreibt der Leitfaden So bleiben E-Mail-Signaturen nach einem Rebranding konsistent die Schritte für diesen Teil.
Wenn Mitarbeitende sie selbst pflegen, driften E-Mail-Signaturen nach einer Fusion auf fünf Arten auseinander
E-Mail-Signaturen driften nach einer Fusion auseinander, weil nichts die Formate und rechtlichen Hinweise der beiden Unternehmen angleicht. Laut dem State of Business Email 2025 Report [ENG] von Exclaimer (Censuswide, 4. bis 16. April 2025) setzen 80 % von 4.009 IT-Fachkräften in Großbritannien, den USA, Deutschland und Australien bei der Aktualisierung von E-Mail-Signaturen noch auf manuelle Methoden.
Problem | So sieht es aus | So löst Exclaimer es |
Uneinheitliches Branding | Empfänger sehen je nach Absender unterschiedliche Firmennamen und Logos. | Vorlagen legen ein Design pro Marke fest, und Mitarbeitende können nur die Angaben bearbeiten, die die IT freigibt. |
Veraltete Unternehmensdaten | E-Mails enthalten veraltete Positionen oder Telefonnummern. | Die Verzeichnis-Synchronisation übernimmt Positionen und Telefonnummern aus Microsoft Entra ID oder dem Google Workspace Directory in jede E-Mail-Signatur. |
Uneinheitliche Haftungsausschlüsse | Der Wortlaut der Haftungsausschlüsse unterscheidet sich zwischen den Gesellschaften oder fehlt ganz. | Haftungsausschlüsse werden regelbasiert pro Nutzer, Region, Marke oder Zielgruppe angewendet. Mitarbeitende können sie weder bearbeiten noch entfernen. |
Getrennte Plattformen | Microsoft 365 und Google Workspace sind getrennte Umgebungen, daher konfiguriert die IT E-Mail-Signaturen in jeder Umgebung einzeln. | Exclaimer unterstützt beide, mit einem separaten Abonnement pro Plattform. |
Manuelle Updates | Mitarbeitende erhalten eine neue Vorlage per E-Mail, und das Update hängt davon ab, dass jede und jeder Einzelne sie anwendet. | Die serverseitige Bereitstellung fügt die E-Mail-Signatur beim Versand jeder E-Mail auf dem Server hinzu, ganz ohne Zutun der Nutzenden. |
Testen Sie Ihren Fusions-Rollout mit einer kostenlosen Exclaimer-Testversion
Die 14-tägige kostenlose Testversion von Exclaimer läuft in Ihrer eigenen Microsoft-365- oder Google-Workspace-Umgebung. Erstellen Sie eine Vorlage, verbinden Sie Ihr Verzeichnis und testen Sie mit einer Pilotgruppe, bevor Sie einen Go-live-Termin festlegen.
