Gestion de la signature électronique : Les coûts informatiques cachés liés à l'utilisation de méthodes manuelles

Le rapport 2024 de l'État de l'informatique d'Exclaimer a révélé que pour près des deux tiers des responsables informatiques, le support est l'activité qui occupe la majeure partie de leur temps. Un tiers supplémentaire se concentre sur la réduction du temps et des ressources consacrés aux tâches répétitives, telles que la mise à jour manuelle des signatures électroniques.

Cela laisse peu de temps aux équipes informatiques pour se concentrer sur les projets stratégiques et la croissance organisationnelle.

Pourtant, les signatures d'e-mail sont une priorité absolue en dehors de l'informatique. Voici quelques exemples de la manière dont les équipes non informatiques utilisent leurs signatures d'e-mail :

• Les équipes marketing veulent utiliser des signatures pour soutenir la marque de l'entreprise et les exploiter en tant que canal de communication personnalisé.

• Les équipes juridiques souhaitent que chaque message inclue les avertissements email corrects.

• Les équipes commerciales souhaitent utiliser les signatures d'email comme un outil d'engagement pour interagir avec les prospects et les clients via des ajouts tels que les enquêtes de satisfaction.

• Les équipes RH veulent que les signatures d'email professionnelles représentent avec précision les informations de contact des employés et les communications de support interne.

Toutes ces demandes de gestion de signature électronique incombent automatiquement aux professionnels de l'informatique. Cela est dû au fait qu'ils sont les seuls à posséder les connaissances techniques et l'accès à l'infrastructure informatique critique nécessaires pour gérer correctement les signatures électroniques.

Méthodes de gestion de la signature électronique

Les signatures électroniques soutiennent la marque, le marketing et les communications d'une entreprise à mesure qu'elles se développent. En plus des informations de contact, les signatures peuvent inclure des logos d'entreprise, des liens vers les réseaux sociaux et des bannières marketing.

Il existe de nombreuses façons pour une entreprise sans outil de gestion de signatures électroniques de mettre à jour leurs signatures électroniques. Examinons de plus près certaines de ces méthodes.

Mises à jour manuelles sur chaque ordinateur

Dans certaines organisations, le personnel informatique passe d'un bureau à l'autre, copiant et collant manuellement un modèle de signature dans la boîte de réception de chaque employé. Mais cette méthode est extrêmement inefficace. En moyenne, les administrateurs informatiques sont payés 45,84 $ de l'heure.

S'il faut une demi-heure pour mettre à jour et tester la signature d'un utilisateur, un seul changement tous les trimestres pour 100 employés coûterait à une organisation 9 168 $ par an.

Modèles de signature électronique pour les employés pour effectuer le changement

Certaines organisations préfèrent envoyer un modèle par e-mail, avec des instructions demandant aux employés de configurer leur propre signature. Le problème avec cette méthode est que les employés peuvent oublier de faire une mise à jour ou commettre des erreurs. Le résultat ? Des signatures d'e-mail avec une image de marque erronée ou obsolète, des messages pour des événements passés ou des promotions terminées.

Laisser la conception de la signature d'e-mail aux employés individuels conduit également à des mises en page incohérentes, des fautes d'orthographe, des liens brisés et des images non prises en charge dans les signatures d'e-mail de l'entreprise.

Et les signatures d'e-mail mal conçues non seulement ternissent l'image de votre marque, mais constituent également un risque potentiel pour la sécurité de vos employés et de vos clients.

Gestion centrale des signatures électroniques : L'approche IT

Traditionnellement, il existe deux façons de gérer de manière centralisée les signatures électroniques du point de vue de l'informatique. Un professionnel de l'informatique peut:

• Utilisez des scripts côté client pour ajouter une signature conçue aux paramètres client des utilisateurs assignés. Depuis leur client de messagerie électronique, les utilisateurs peuvent voir la signature pendant qu'ils rédigent un message électronique.

• Appliquez des règles de transport de messagerie côté serveur pour garantir que les signatures soient ajoutées après l'envoi d'un e-mail, mais avant qu'il quitte le réseau d'entreprise. La signature est "estampillée" sur le message, ajoutant des signatures aux e-mails envoyés depuis n'importe quel appareil.

Défis courants de la gestion des signatures électroniques en informatique

Bien qu'un professionnel de l'informatique puisse imposer une politique de signature à l'aide d'un script et d'un code HTML personnalisé, les défis suivants compliquent cette approche :

1. Limitations de conception HTML

Le marketing peut créer un superbe design de signature d'e-mail, mais cela ne signifie pas que cela peut être facilement reproduit en HTML. Il est chronophage de construire un modèle de signature d'e-mail en utilisant du code HTML, et il faudra souvent le tester en dehors des heures de travail habituelles.

La fonction de clause de non-responsabilité n'est pas conçue en tenant compte d'un HTML de haute qualité pour les organisations utilisant Microsoft Exchange ou Office 365 (Microsoft 365).

Pour les utilisateurs de Google Workspace, la console d'administration dispose de paramètres "Ajouter un pied de page" dans la section conformité de Gmail. Cependant, l'HTML n'est pas pris en charge. Le texte du pied de page est limité à 10 000 caractères et doit être lié à partir d'un serveur web.

2. Problèmes avec les scripts côté client

Les scripts côté client ne sont généralement pas pris en charge sur les appareils mobiles et les clients non standard. Cela signifie que la conformité de conception à 100% est impossible.

Cependant, l'utilisation de scripts côté client avec des règles de transport côté serveur n'est pas une méthode efficace pour gérer les signatures électroniques car les deux méthodes seront en concurrence l'une avec l'autre.

3. Les signatures s'affichent différemment sur différents appareils

Des règles doivent être créées pour garantir l'application correcte d'un modèle de signature, en fonction du type d'appareil. Les variations de conception doivent également être prises en compte. Par exemple, l'application de messagerie iOS envoie des e-mails au format texte brut, de sorte que ce qui est superbe sur un ordinateur de bureau pourrait disparaître complètement sur un iPhone ou un iPad.

4. Empilement de signatures

La fonctionnalité de signature électronique native dans Office 365 et G Suite consiste à ajouter des clauses de non-responsabilité aux e-mails. L'utilisation de règles de transport côté serveur signifie que les signatures seront toujours ajoutées en bas de chaque e-mail dans une conversation.

5. Coordonnées de contact incomplètes ou inexactes

Certaines informations de contact peuvent être manquantes lors de la création d'une signature e-mail avec des détails provenant de l'Annuaire actif ou de l'Annuaire Google. Certains employés peuvent avoir un numéro de portable tandis que d'autres n'en ont pas.

Par conséquent, les employés peuvent se retrouver avec des champs vides dans leur signature. Et comme les utilisateurs ont rarement les moyens d'entrer ou de modifier ces détails eux-mêmes, la tâche incombe au service informatique de rectifier les erreurs.

6. Les images apparaissent en tant que pièces jointes ou sont supprimées

Par défaut, de nombreux clients de messagerie bloquent automatiquement toute image hébergée de manière externe en tant que mesure de sécurité. Les destinataires doivent marquer les e-mails comme provenant d'un expéditeur sûr ou cliquer sur un bouton "Télécharger les images" avant de pouvoir voir des images telles que des icônes de médias sociaux et des logos.

7. Demandes constantes des équipes non informatiques pour des mises à jour de la signature électronique

Que ce soit le marketing, les ressources humaines, le juridique ou les ventes, de nombreuses équipes non-IT souhaitent apporter des mises à jour aux signatures électroniques pour répondre à leurs besoins. Par exemple, les services marketing pourraient vouloir utiliser des bannières promotionnelles pour mettre en avant des offres spéciales, la participation à des salons professionnels ou le lancement de nouveaux produits. Mais souvent, le contenu est limité dans le temps.

Ainsi, l'équipe IT reçoit une demande urgente d'ajout des bannières dès que possible, et une fois que la campagne marketing est terminée, les signatures électroniques doivent être mises à jour à nouveau.

Email signature software to the rescue 

Un logiciel de signature électronique professionnel facilite la tâche aux équipes informatiques :

• Assurer des modèles de signature électronique cohérents sur chaque appareil, avec des capacités de prévisualisation pour des tests et des diagnostics faciles

• Gérer les signatures électroniques depuis un navigateur web, même en travaillant à distance

• Éliminer le besoin de mises à jour manuelles de conception de signature électronique

• Donner aux professionnels du marketing les moyens et libérer des responsabilités quotidiennes

La magie d'une solution de signature électronique réside dans le contrôle centralisé, qui est robuste et simple. Chaque employé peut avoir une signature de marque ajoutée à ses e-mails à partir de n'importe quel appareil utilisé, de presque n'importe où. Cela garantit la cohérence de la marque et la conformité légale.

Les mises à jour de la signature électronique sont effectuées automatiquement via des modèles prédéfinis et pré-approuvés. Le personnel informatique peut définir les règles pour regrouper les employés en différents départements en quelques minutes seulement. Même les équipes non informatiques peuvent mettre en place divers modèles pour d'autres départements et cibler les signatures électroniques vers des destinataires spécifiques sans impliquer l'informatique.

Le logiciel de signature électronique peut:

• Extraire les informations des utilisateurs des répertoires d'utilisateurs

• Permettre aux utilisateurs d'entrer les détails corrects eux-mêmes

• Appliquer des signatures spécifiques aux réponses par e-mail ou aux messages transférés pour que le message corresponde à la nature de la conversation par e-mail

• Planifier les signatures, ce qui signifie que les modifications peuvent être appliquées en dehors des heures de travail principales et avec des tests avancés

Le meilleur logiciel de gestion de signature électronique fonctionne à la fois dans des environnements cloud et sur site. Ainsi, lorsque les organisations migrent vers le cloud, leurs signatures électroniques migrent également. Les équipes informatiques doivent prendre en compte des solutions de gestion de signature électronique faciles à déployer et leur intégration avec les systèmes existants. Une sécurité adéquate est également essentielle : les solutions tierces doivent prendre en charge un temps de disponibilité de 99,99 % et respecter les exigences en matière de confidentialité des données.

De plus, les solutions tierces signifient que les signatures électroniques peuvent s'intégrer pleinement aux campagnes publicitaires, les tâches de mise à jour relevant de la responsabilité de l'équipe marketing. Bien que l'informatique contrôle toujours les aspects du système d'information liés à la gestion des signatures électroniques, la délégation de la gestion des signatures revient à l'équipe marketing. Cela leur permet de créer des expériences personnalisées dans chaque e-mail envoyé, sans alourdir le service informatique avec chaque changement incrémentiel.

Les bannières promotionnelles peuvent inclure une offre spéciale pour les prospects, tandis qu'un bureau régional peut promouvoir un événement local. Le marketing peut également ajouter des boutons de feedback en un clic au design de la signature pour mesurer rapidement la satisfaction client ou mettre à jour les designs avec les horaires ou offres saisonnières. Les meilleurs outils de gestion de signature électronique incluent également des analyses pour suivre l'efficacité de la résolution des problèmes et le niveau d'engagement dans la signature.

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