Gestion des signatures email Exchange : se préparer pour SE et au-delà

La gestion des signatures email dans Exchange a toujours été manuelle. Les équipes IT ont dû utiliser des règles de transport, des scripts PowerShell et des politiques locales pour garantir la cohérence entre les clients de messagerie et les appareils. Ces méthodes ont été maintenues par nécessité, et non parce qu'elles sont évolutives.

Avec Exchange Server Subscription Edition (SE), Microsoft introduit des mises à jour continues, supprime le support des cohabitations héritées et durcit les licences pour les déploiements hybrides. Exchange 2016, Exchange 2019 et Outlook 2016 arriveront tous en fin de support en octobre 2025.

Pour les équipes qui gèrent encore les signatures email dans Exchange, cette transition augmentera la charge opérationnelle. Cet article discutera de l'impact que cela aura sur les environnements Exchange et de la manière dont une gestion centralisée des signatures email Exchange peut offrir une solution durable.

La gestion des signatures email dans Exchange a toujours demandé un travail manuel

Les premières versions dépendaient des scripts côté client

Dans Exchange 2000 et 2003, les signatures email étaient gérées via VBScript. Les mises à jour étaient effectuées manuellement au niveau de la machine. Le formatage variait selon les appareils et les données des utilisateurs n’étaient pas synchronisées automatiquement. De plus, aucune application de politique centralisée n’existait.

Les règles de transport ont introduit un contrôle centralisé avec des limitations

Exchange 2010 a ajouté des règles de transport côté serveur, permettant aux administrateurs d’ajouter des mentions légales au niveau du transport. Ces règles ont amélioré la couverture des politiques, mais manquaient de flexibilité. Les administrateurs ne pouvaient pas appliquer de designs basés sur les départements ou les unités commerciales, et les utilisateurs ne pouvaient pas visualiser la signature appliquée avant l'envoi.

Les principales limitations de la mise à jour manuelle des signatures email dans Exchange incluent :

• Pas d’aperçu de la signature dans Outlook ou OWA

• Rendu incohérent sur les clients mobiles

• Pas de ciblage granulaire par attribut utilisateur ou type de destinataire

• Pas de reporting intégré sur l’application des politiques

⚠️ Avertissement : Les règles de transport ont été conçues pour des mentions légales basiques, pas pour des signatures email complètes. Elles ne supportent pas les images, la personnalisation au niveau utilisateur ou l’aperçu côté client.

Pourquoi les organisations ont adopté des outils tiers

Avec ces limitations est apparu le besoin de logiciels capables d'automatiser la gestion des signatures d'email Exchange. À cette fin, Exclaimer a lancé la première solution de ce type en 2001. Elle offrait une gestion centralisée des modèles et une application des politiques sur divers appareils, plateformes et groupes d'utilisateurs, le tout sans dépendre des règles de transport Exchange ou de scripts.

Avec la généralisation des environnements Exchange hybrides et la diversité croissante des clients, les logiciels spécialement conçus pour les signatures d'email sont devenus la norme. De plus en plus de solutions ont vu le jour, gagnant encore plus en popularité avec le lancement de Microsoft 365 (Office 365).

⚠️ Avertissement : Le modèle de mise à jour cumulative d'Exchange SE peut remplacer ou casser les configurations de flux de messagerie existantes sans avertissement. Ces outils ne sont pas validés pour la compatibilité.

Les environnements Exchange hybrides augmentent les points de défaillance pour les signatures d'email

Les configurations Exchange hybrides nécessitent que l'équipe IT coordonne les politiques entre Exchange Online et les environnements sur site.

Cela implique souvent de dupliquer la logique entre :

• Exchange Admin Center (EAC) sur site

• Les politiques de flux de messagerie Microsoft 365

• Les configurations locales de signature pilotées par la stratégie de groupe

• Les scripts PowerShell gérant les cas d'exception

Ces systèmes fragmentés augmentent le risque de comportements incohérents.

Défis courants :

• Signatures côté serveur qui ne s'affichent pas dans la fenêtre de composition

• Règles de transport qui fonctionnent différemment selon les environnements

• Mentions légales d'email manquantes sur les messages internes ou les réponses

• Incohérences des attributs AD entre les environnements sur site et Azure AD

• Reprises manuelles après des modifications du schéma ou de la topologie Exchange

Avec Exchange SE supprimant la coexistence avec les versions antérieures et nécessitant une Software Assurance ou une licence Microsoft 365 pour les serveurs hybrides, ces configurations ne seront plus prises en charge. Cela s'applique également aux solutions de signatures d'email plus anciennes pour Exchange.

⚠️ Avertissement : Les incohérences des attributs AD entre les environnements sur site et Azure AD sont une cause fréquente de problèmes de logique de signature dans les environnements hybrides.

Les logiciels non pris en charge ne seront pas compatibles avec Exchange SE

De nombreuses organisations utilisent encore d'anciens produits comme Exclaimer Signature Manager Exchange Edition pour gérer les signatures d'e-mails.

Ces solutions étaient conçues pour des configurations Exchange sur site anciennes. Elles s'appuient sur des paramètres liés au pipeline de transport, à l'authentification ancienne et à des structures de répertoires fixes. 

Cependant, ces outils ne sont pas validés pour une utilisation avec Exchange SE. Ils ne recevront pas de mises à jour pour s'adapter aux changements de l'architecture ou du modèle de service de Microsoft.

Concernant Signature Manager Exchange Edition, cette solution a été abandonnée en septembre 2024. Il est également probable que d'autres produits destinés à Exchange sur site soient abandonnés, si ce n'est déjà fait. Cela signifie que vous ne recevrez plus de support technique ni de correctifs de bugs. 

Les limitations courantes incluent : 

• Pas de prise en charge du rythme de mises à jour Modern Lifecycle de Microsoft 

• Incompatibilité avec l'API administrateur basée sur REST d'Exchange SE 

• Pas d'intégration native avec Entra ID (Azure Active Directory) 

• Pas d'aperçu des signatures côté client dans Outlook 

• Pas de journalisation centralisée, de contrôles d'audit ou d'accès délégué 

Bien que ces produits puissent fonctionner sur d'anciennes versions d'Exchange, ils ne sont pas conçus pour prendre en charge le modèle de mises à jour cumulatives introduit dans SE. Les changements dans le comportement du flux de messages, les protocoles d'authentification ou la configuration du transport peuvent nécessiter une intervention manuelle pour rétablir l'application des règles.

Remplacer ces outils avant une migration d'infrastructure réduit les risques et élimine les dépendances aux systèmes anciens. Cela garantit également que les politiques de signature d'e-mail restent cohérentes et entièrement prises en charge sous Exchange SE. 

⚠️ Avertissement : Les outils anciens comme Signature Manager ne sont ni testés ni pris en charge avec Exchange SE. Les utiliser comporte un risque lors de la migration ou des mises à jour.

La modernisation de la gestion des signatures d'email réduit la surcharge de configuration et simplifie l'adoption d'Exchange SE 

La solution de gestion des signatures d'email d'Exclaimer pour Exchange est indépendante de la plateforme. Elle fonctionne sans être limitée par les versions d'Exchange Server, les règles de flux de messagerie ou l'application des politiques locales.

Les signatures sont appliquées côté serveur ou côté client, selon la configuration. Elle prend également en charge Microsoft 365, Exchange Server local et les environnements hybrides. 

La solution s’intègre avec Entra ID pour récupérer les attributs des utilisateurs en temps réel. Elle prend en charge une logique de signature qui s’applique de manière cohérente sur les clients Outlook, qu’ils soient sur desktop, web ou mobile, quel que soit le routage de la messagerie. 

Principales fonctionnalités associées aux résultats IT : 

• Gestion centralisée des politiques à travers Exchange local et Exchange Online. Cela réduit la duplication des règles et élimine la dépendance aux règles de transport. 

• Synchronisation du répertoire en temps réel, garantissant que les signatures reflètent les données utilisateur précises issues d’Entra ID. Plus besoin d’exportations manuelles ou de mappage de champs.

• Ciblage granulaire des modèles, permettant des variations spécifiques selon les unités commerciales, les régions ou les domaines sans modifier plusieurs politiques. 

• Délégation basée sur les rôles, donnant aux équipes non-IT un accès aux mises à jour de branding sans compromettre les contrôles administratifs. 

• Aperçu des signatures dans Outlook, permettant aux utilisateurs de voir la signature correcte avant l’envoi, réduisant ainsi les tickets de support liés aux problèmes de formatage. 

• Support pour la gestion des campagnes, permettant le déploiement de bannières ou de mentions légales temporaires sans modifier la configuration d’Exchange. 

Déployer Exclaimer avant le déploiement d’Exchange SE ou une migration vers Microsoft 365 dissocie la gestion des signatures d'email des projets d'infrastructure. Cela permet à l'IT de maintenir une sortie cohérente pendant les déplacements de boîtes mail, les changements de schéma et les transitions de clients. Et tout cela sans reconfigurer les politiques à chaque modification de l'environnement de messagerie. 

La gestion des signatures email ne devrait pas dépendre de la compatibilité des versions d’Exchange

Exchange SE modifie le modèle de support de Microsoft vers des mises à jour continues, des API modernes et une fenêtre de maintenance courte.

Les configurations manuelles, telles que les règles de transport, les scripts PowerShell ou les modèles Outlook appliqués par les politiques de groupe, deviendront de plus en plus complexes.

Exclaimer supprime cette dépendance aux versions. Il offre un point de contrôle unique pour Exchange Server, Exchange Online et les flux hybrides de messagerie.

Pour les équipes informatiques, cela signifie :

• Pas de reconfiguration après des mises à jour cumulatives

• Pas de revalidation des règles de transport après des changements de schéma ou de connecteurs

• Pas besoin de maintenir les paramètres au niveau des boîtes aux lettres ou les formats spécifiques à Outlook

• Moins d’efforts lors des migrations Exchange ou des transitions vers Microsoft 365

Mais surtout, cela garantit des signatures email uniformes sur tous les appareils, peu importe où se trouvent les boîtes aux lettres ou comment les messages sont acheminés. Cela permet aux équipes informatiques de se concentrer sur des projets d’infrastructure importants, plutôt que de reconstruire ce qui fonctionnait auparavant.

Découvrez comment Exclaimer simplifie la gestion des signatures email Exchange