Nouvelle fonctionnalité : une gestion simplifiée des mentions légales à grande échelle

Appliquer la bonne mention légale à chaque email est une responsabilité des équipes informatiques et de conformité, mais cela reste souvent un processus manuel. Les modèles sont éparpillés, les mises à jour sont incohérentes, et de petites erreurs peuvent entraîner des conséquences réglementaires.

Un rapport de Navex a révélé que 83 % des professionnels de la conformité considèrent qu’être en alignement avec les réglementations et politiques est essentiel dans la prise de décision. Pourtant, les mentions légales sont encore trop souvent négligées.

La nouvelle fonctionnalité de Disclaimers d’Exclaimer simplifie leur gestion et leur application au sein d’une organisation. Elle offre aux équipes un point unique pour contrôler, attribuer et mettre à jour les messages légaux sans dépendre de modifications manuelles ou de l’intervention des utilisateurs.

Pourquoi les mentions légales dans les emails sont importantes

Les mentions légales sont couramment utilisées pour assurer la conformité réglementaire. Elles communiquent des obligations légales, des avertissements sur la confidentialité ou l’identité commerciale dans les communications par email.

Aux États-Unis, les secteurs de la santé et des services financiers s’appuient sur ces mentions pour respecter des lois comme le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) et le Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA). Ces lois imposent des règles strictes sur la gestion des informations sensibles. De plus, 66 % des avocats aux États-Unis incluent des mentions de confidentialité dans leurs communications par email.

Dans l’UE et au Royaume-Uni, les emails commerciaux doivent inclure des informations sur l’entreprise, telles que le numéro d’enregistrement et l’adresse du siège. Ces exigences s’appliquent aux communications quotidiennes, et pas seulement aux avis légaux.

Lorsque ce processus est manuel, cela augmente le risque d’incohérence ou de non-conformité. La fonctionnalité Disclaimers d’Exclaimer applique automatiquement le bon message à chaque email.

Quelles sont les nouveautés de la fonctionnalité Disclaimers ?

Jusqu’à présent, vous pouviez ajouter une mention légale dans une signature email avec Exclaimer. La différence maintenant réside dans la gestion.

Auparavant, les mentions légales étaient ajoutées comme des éléments statiques dans chaque modèle de signature. Désormais, grâce à la fonctionnalité Disclaimers, vous pouvez les gérer toutes depuis un seul écran, les attribuer dynamiquement avec des règles et appliquer instantanément les modifications à l’ensemble de l’organisation. Plus besoin de dupliquer les modèles ou de les modifier un par un.

Cette mise à jour rend les mentions légales aussi flexibles et évolutives que le reste de votre stratégie de signature. Vous gagnez encore plus de temps, réduisez les erreurs et garantissez une conformité totale pour chaque utilisateur.

5 façons dont la fonctionnalité Disclaimers simplifie la conformité

1. Gérez les disclaimers en un seul endroit

Créez et mettez à jour tous les disclaimers utilisés par votre organisation depuis une interface unique. Les modifications sont appliquées instantanément dans toutes les signatures d’email, éliminant ainsi le besoin de maintenir des modèles distincts.

Vous pouvez regrouper les disclaimers selon leur usage, comme juridique, RH, usage interne, ou par région, en fonction de vos besoins.

2. Ciblez les messages avec précision

Définissez des règles basées sur des attributs tels que le département, la localisation, le domaine ou le groupe Active Directory. Cela permet d'afficher automatiquement le bon disclaimer à la bonne personne.

3. Intégrez les disclaimers dans la mise en page de vos signatures

Adaptez les polices, tailles et styles pour garantir une présentation légale alignée et lisible.

4. Automatisez les mises à jour et évitez les erreurs

Avec un contrôle centralisé, il n’est plus nécessaire de suivre les modifications à travers différents modèles ou de compter sur les utilisateurs pour les appliquer correctement. Les mises à jour sont effectuées une fois et appliquées partout.

Les équipes juridiques et de conformité définissent le message. L’IT gère sa diffusion.

5. Adaptez-vous aux exigences locales et spécifiques aux équipes

Que vous couvriez un seul bureau ou opériez à l’échelle mondiale, vous pouvez localiser les disclaimers pour répondre aux réglementations ou langues spécifiques directement dans la même configuration.

Cela réduit les duplications et vous aide à rester cohérent et conforme dans toute votre organisation.

Commencez à utiliser la fonctionnalité Disclaimers

La fonctionnalité Disclaimers est désormais disponible pour tous les clients Standard et Pro sur la plateforme Exclaimer.

Pour plus d’informations sur cette fonctionnalité, consultez notre article d’aide sur la fonctionnalité Disclaimers.

Si vous utilisez actuellement notre plan Starter ou l’ancien package Signature Management Cloud, parlez à notre équipe commerciale pour discuter de vos options de mise à niveau.

Vous n’utilisez pas encore Exclaimer ?

Si votre équipe gère encore manuellement les disclaimers d’emails, il est temps de les retirer de votre liste. Exclaimer vous offre un espace unique pour contrôler tous les disclaimers de votre organisation, sans dépendre des utilisateurs pour les appliquer correctement.

Démarrez votre essai gratuit et simplifiez la gestion des disclaimers. Configurez les règles une fois, appliquez-les partout et économisez des heures de travail manuel pour l’IT.