Ce que chaque administrateur IT doit savoir sur les outils de signature Office 365

Choisissez une solution qui se connecte à Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) via l'API Microsoft Graph. Cela permet une synchronisation en temps réel des données utilisateur telles que les intitulés de poste, les départements et les champs personnalisés sans s'appuyer sur des fichiers CSV ou une cartographie manuelle.

Les champs dynamiques doivent prendre en charge la logique de repli et la visibilité conditionnelle, comme :

• Afficher un numéro de mobile uniquement s'il existe
• Inclure automatiquement des mentions légales spécifiques à une région
• Supprimer les lignes vides pour garder des mises en page propres

La prise en charge des groupes dynamiques, des groupes de sécurité imbriqués et du filtrage des groupes permet de gérer facilement des environnements complexes.

Une plateforme sécurisée sépare la conception des signatures email de leur application. Le contrôle d'accès basé sur les rôles permet à l'équipe IT de verrouiller les champs légaux et techniques tout en déléguant les mises à jour à des équipes comme Marketing ou RH.

Par exemple :

• L'équipe IT contrôle les mentions légales et les paramètres de flux de courrier
• Le Marketing met à jour les bannières, textes et éléments visuels
• Les administrateurs régionaux localisent le contenu sans modifier les règles globales

Toutes les modifications doivent être suivies et enregistrées pour les audits de conformité.

Les images liées déclenchent souvent le blocage des images dans Outlook ou ne s'affichent pas derrière les pare-feu d'entreprise. Recherchez une prise en charge des images intégrées utilisant le formatage Base64, qui garantit :

• Les images s'affichent dès la première ouverture
• Aucune dépendance à un hébergement externe ou à l'accès réseau
• Moins de tickets de support pour des problèmes d'affichage de marque

La plateforme doit également compresser et optimiser l'encodage des images pour réduire la taille des messages et améliorer leur livraison.

Le glisser-déposer est utile, mais la vraie puissance réside dans ce qui se passe en arrière-plan. Un moteur de modèles robuste devrait inclure :

• Une logique conditionnelle pour masquer ou afficher des blocs
• Un changement de mise en page basé sur le rôle ou le niveau hiérarchique
• Une prise en charge des fallback HTML pour les mobiles et les formats avancés

Il devrait permettre l'édition complète en HTML et CSS, ainsi que l'importation de modèles conçus à l'externe.

Lorsque les signatures email sont appliquées après l'envoi, les utilisateurs ne peuvent souvent pas voir ce qui a été livré. Recherchez une plateforme qui écrit le message final signé dans les éléments envoyés.

Cela ajoute de la transparence et réduit la confusion en permettant aux utilisateurs de confirmer :

• Que la bonne signature a été utilisée
• Que les mises à jour de contenu ont été appliquées
• Que les éléments de campagnes se sont affichés correctement

Cette fonctionnalité dépend d'un traitement sécurisé des messages basé sur l'API et d'autorisations d'application Microsoft 365 fiables.

Exclaimer configure des connecteurs sécurisés dans votre environnement Microsoft 365 pour rediriger les e-mails via son service Azure après l'envoi et avant la livraison. Cela permet l'application de signatures côté serveur sans intervention des utilisateurs.

• L'e-mail quitte la boîte aux lettres de l'expéditeur
• Il est redirigé vers Exclaimer pour traitement
• Une signature est appliquée en utilisant des règles et des données utilisateur
• L'e-mail signé retourne à Microsoft 365 pour la livraison

Les données utilisateur se synchronisent directement depuis Azure Active Directory via l'API Microsoft Graph. Cela garantit que les champs dynamiques restent précis et reflètent les rôles, coordonnées et attributs actuels.

• Prend en charge les champs standard et personnalisés
• Permet une logique conditionnelle, comme des avertissements basés sur la localisation ou des bannières spécifiques à un département
• Se met à jour automatiquement selon un calendrier défini
• Permet aux administrateurs de contrôler quelles données sont récupérées et appliquées

Le module complémentaire Outlook d'Exclaimer permet aux utilisateurs de voir leur signature en direct tout en rédigeant des e-mails dans Outlook pour Windows, Mac et le web.

• Récupère les modèles directement depuis la plateforme Exclaimer
• Affiche un aperçu de la signature finale dans le corps du message
• Ne nécessite aucune configuration utilisateur ou logiciel local
• Déployé de manière centralisée depuis le Centre d'administration Microsoft 365 avec des mises à jour automatiques

Exclaimer est entièrement géré dans le cloud. Aucun besoin de stratégie de groupe, de scripts de connexion ou d'agents de bureau. Tout est contrôlé depuis un tableau de bord centralisé.

Les e-mails transitent par le service Azure d’Exclaimer en utilisant des connecteurs chiffrés TLS configurés dans Exchange Online. Ces derniers sont limités par IP et sécurisés grâce à une authentification basée sur des certificats, empêchant les accès non autorisés ou les interceptions de messages.

Exclaimer ne stocke ni n’archive jamais le contenu des e-mails. Les signatures d’e-mails sont appliquées en temps réel lorsque le message passe par la plateforme, puis renvoyées à Microsoft 365 pour la livraison. Cette approche sans état réduit la surface d'attaque, garantissant que le contenu sensible ne réside jamais sur des serveurs tiers.

Les administrateurs utilisent un accès basé sur les rôles pour définir les permissions pour l'informatique, le marketing et la conformité. Chaque modification apportée aux modèles ou aux paramètres est enregistrée avec l’attribution de l’utilisateur, offrant une visibilité complète pour les revues d’audit et de conformité.

Exclaimer est certifié selon des normes mondialement reconnues, notamment :

• ISO 27001 pour la gestion de la sécurité de l’information
• ISO 27018 pour la confidentialité des données cloud
• SOC 2 Type II pour la sécurité, la disponibilité et la confidentialité
• Certification Microsoft 365 pour l’intégration d’applications fiables

Pour répondre aux exigences de souveraineté des données, Exclaimer propose des options d’hébergement régional via Microsoft Azure au Royaume-Uni, dans l’UE, aux États-Unis, au Canada, au Moyen-Orient et en Australie. Cela permet de respecter les réglementations locales telles que le RGPD et le CCPA, tout en s’alignant sur les politiques internes de résidence des données.

Lorsque certaines boîtes mail restent sur site dans Exchange et que d'autres sont dans Exchange Online, Exclaimer applique les signatures via un traitement côté serveur. Les messages transitent par des connecteurs Exchange Online, garantissant que chaque email reçoit la bonne signature email gérée de manière centralisée.

Cela fonctionne sur tous les clients et appareils, sans nécessiter de configuration locale ou d'implication de l'utilisateur.

Exclaimer permet aux administrateurs de gérer plusieurs tenants depuis une seule interface ou séparément, en fonction de la structure organisationnelle. L'accès peut être délégué par tenant, région ou département, ce qui est particulièrement utile pour :

• Les fournisseurs de services gérés
• Les entreprises multinationales
• Les entreprises en cours de fusion ou d'acquisition

Il n'est pas nécessaire de dupliquer les modèles ou de maintenir des politiques distinctes. Exclaimer vous permet de gérer la marque, la conformité et les mises à jour de signatures email entre plusieurs tenants depuis une seule plateforme.

La synchronisation commence avec un consentement unique d’un administrateur global Microsoft 365. Exclaimer utilise des autorisations déléguées, suivant les normes OAuth 2.0 et n'appliquant que les permissions de lecture minimales nécessaires.

• Aucun identifiant n'est stocké
• Seul un accès en lecture autorisé à l'échelle du locataire est permis
• La synchronisation s'effectue automatiquement toutes les une à deux heures

Exclaimer récupère à la fois les champs standards et personnalisés de chaque profil utilisateur Azure AD, notamment :

• Nom affiché
• Poste et département
• Bureau et numéro de téléphone
• Manager et subordonnés directs
• Champs personnalisés comme l'unité commerciale ou la préférence linguistique

Les administrateurs sélectionnent les attributs à utiliser, contrôlant ainsi le contenu des signatures et l’exposition des données.

Les modèles utilisent des espaces réservés dynamiques qui se remplissent avec les valeurs en temps réel lors de la génération des signatures d’email. Si un champ est vide, des règles de secours préviennent tout problème de format :

• Laisser le champ vide
• Utiliser une valeur par défaut
• Cacher entièrement la ligne pour conserver une mise en page propre

Exclaimer prend en charge des règles avancées basées sur n’importe quel attribut synchronisé. Par exemple :

• Afficher des bannières de campagne uniquement pour l’équipe des ventes
• Appliquer des mentions légales spécifiques selon l’emplacement du bureau
• Utiliser des variantes linguistiques en fonction de la langue préférée de l’utilisateur

Les modèles peuvent être attribués à des groupes de sécurité ou de distribution Microsoft 365, permettant des politiques de signature ciblées à grande échelle.

Lorsque les rôles, départements ou coordonnées changent dans Azure AD, les signatures d’email se mettent automatiquement à jour. Ainsi, chaque email reste actuel, conforme et conforme à la marque sans aucun effort de l’équipe IT.

Exclaimer utilise les connecteurs natifs d'Exchange Online pour acheminer les emails sortants via son service. Ces derniers sont cryptés à l'aide de TLS 1.2 ou supérieur et authentifiés par IP et certificat.

• Aucun email entrant n'est routé via Exclaimer
• Les enregistrements MX restent inchangés
• Les emails sont traités en transit et renvoyés à Microsoft 365

La plateforme est hébergée sur Microsoft Azure, bénéficiant de la sécurité physique et réseau de Microsoft.

Exclaimer fonctionne en temps réel, appliquant les signatures au passage des emails. Les messages sont traités en mémoire et ne sont jamais stockés, enregistrés ou écrits sur disque.

• Le contenu des emails n'est pas conservé
• Élimine l'exposition des données au repos
• S'aligne sur les politiques de non-rétention

Exclaimer prend en charge l'hébergement régional via les centres de données Microsoft Azure situés dans l'UE, le Royaume-Uni, les États-Unis, le Canada et l'Australie. Cela aide les organisations à satisfaire les exigences de résidence et de gouvernance des données en contrôlant où les emails sont traités.

Visitez exclaimer.com pour commencer un essai gratuit de 14 jours. Aucune information de paiement n’est requise. Vous aurez un accès complet aux fonctionnalités d’administration, aux modèles et aux intégrations.

Si votre organisation compte plus de 100 utilisateurs, un Customer Success Manager dédié peut vous aider à configurer, à provisionner les utilisateurs et à déployer la solution.

L’assistant de configuration vous guide dans l’authentification sécurisée à l’aide des identifiants d’administrateur global Microsoft 365. Exclaimer se connecte à votre tenant via Microsoft Graph API et configure le flux de messagerie avec des autorisations minimales.

Cette étape inclut :

• Autorisation de l’accès Azure AD via OAuth 2.0 de Microsoft
• Création de connecteurs Exchange Online et de règles de transport
• Validation du routage des emails sans modifier les enregistrements MX

La configuration complète prend généralement moins de 30 minutes.

Exclaimer importe les attributs des utilisateurs tels que le poste, le département et les coordonnées depuis Azure Active Directory. Vous pouvez limiter cette synchronisation à des groupes ou unités organisationnelles spécifiques.

Les champs dynamiques et la logique peuvent être prévisualisés instantanément pour vérifier la précision de la mise en page.

Concevez des modèles de signatures d’e-mails personnalisées avec l’éditeur glisser-déposer d’Exclaimer ou importez des modèles HTML existants. Insérez des informations utilisateur, des mentions légales, des bannières promotionnelles ou appliquez des règles en fonction d’attributs tels que la région ou le département.

Les modèles peuvent être ciblés par unité commerciale, rôle ou localisation pour un contrôle total.

Sélectionnez comment les signatures d’e-mails sont appliquées :

• Côté serveur : Les messages sont routés via Exclaimer, et les signatures sont ajoutées automatiquement
• Côté client : Utilisez le complément Outlook pour afficher la signature lors de la rédaction
• Hybride : Combinez les deux méthodes pour une couverture et une visibilité complètes

Le déploiement côté client est effectué de manière centralisée via le Centre d’administration Microsoft 365.

Prévisualisez les signatures par utilisateur, simulez des politiques et vérifiez la configuration avant d’activer le flux de messagerie en direct. Une fois activée, les signatures s’appliquent automatiquement selon vos paramètres—aucune action nécessaire de la part des utilisateurs.