8 beste praktijken voor e-mailbeveiliging voor IT-teams

E-mail blijft het meest gebruikte communicatiekanaal in het bedrijfsleven en is ook een van de meest aangevallen. Van phishing en ransomware tot social engineering en merkimitarie: aanvallers vertrouwen op e-mail omdat het effectief is. In feite begint meer dan 90 procent van de succesvolle cyberaanvallen met e-mail.

In een recent webinar, gepresenteerd door Exclaimer's InfoSec Manager Alex Dennis en Senior Product Marketing Manager James Wayne, lag de focus op hoe IT-professionals e-mailbeveiliging kunnen versterken. Alles kwam aan bod, van technische protocollen en gebruikersopleidingen tot de vaak over het hoofd geziene kwetsbaarheden in iets eenvoudigs als een e-mailhandtekening.

Hier zijn 8 beste praktijken die je moet kennen, waarom ze belangrijk zijn en hoe je actie kunt ondernemen.

1. Beschouw e-mail als de zwakste schakel in de beveiligingsketen en handel ernaar

Ondanks investeringen in netwerkbeveiliging, firewalls en endpointbescherming kiezen aanvallers nog steeds voor e-mail. Het is goedkoop, schaalbaar en biedt mogelijkheden voor gepersonaliseerde social engineering. Het slagingspercentage is verontrustend hoog met ongeveer 3-5% wereldwijd.

Phishingaanvallen van tegenwoordig hebben zelden de slecht geschreven Engelse teksten of verdachte bijlagen die in het verleden werden gebruikt. Ze zijn ontworpen om eruit te zien als interne workflows – een factuur van de financiële afdeling, een wachtwoordreset van IT, een bericht van de CEO met een dringende vraag. Ze gebruiken vaak een nauwkeurige opmaak, vertrouwde branding en namen die jouw team kent en vertrouwt.

Deze aanvallen zijn “ontworpen om de oogtest te doorstaan,” vooral wanneer werknemers snel werken, afgeleid zijn of onderweg zijn. Aanvallers hoeven geen toegang te hebben tot jouw servers. Ze hebben alleen toegang nodig tot jouw mensen, en e-mail is de gemakkelijkste manier om hen te bereiken.

2. Bescherm e-mailhandtekeningen – ze zijn belangrijker dan je denkt

Bij e-mailbeveiliging denken teams vaak aan infrastructuur. Maar de inhoud en de visuele structuur van een e-mail, inclusief de handtekening, spelen ook een rol bij het opbouwen of breken van vertrouwen.

Een e-mailhandtekening lijkt misschien bijzaak. Maar wanneer deze inconsistent, niet beheerd of door gebruikers aanpasbaar is, biedt dit kansen voor cyberaanvallen.

Wanneer je de controle verliest over hoe jouw organisatie zich presenteert, open je de deur voor spoofing, merkmanipulatie en complianceproblemen.

Hier zijn enkele problemen die ontstaan door onbeheerde e-mailhandtekeningen:

• Gespoofte e-mails zijn eenvoudiger uit te voeren wanneer aanvallers jouw handtekeningopmaak kunnen nabootsen.

• Inconsistente branding tussen afdelingen maakt phishing moeilijker te detecteren binnen de organisatie.

• Handmatige aanpassingen door gebruikers vergroten de kans op fouten en verouderde informatie.

• Ontbrekende juridische disclaimers kunnen leiden tot schendingen van regelgeving in sectoren zoals de financiële wereld of gezondheidszorg.

• Verouderde sjablonen die nog in omloop zijn, kunnen jouw organisatie extern onjuist vertegenwoordigen.

Bijvoorbeeld, een phishingpoging met een gekopieerde handtekening van een echte medewerker kan onopgemerkt blijven als de legitieme handtekening van die medewerker elke keer iets anders is.

Deze inconsistentie maakt het moeilijker voor zowel ontvangers als jouw eigen teams om afwijkingen te detecteren, wat uiteindelijk jouw beveiligingshouding ondermijnt.

3. Gebruik handtekeningbeheer om compliance en merkbeheer te ondersteunen

Naast beveiliging zijn consistente e-mailhandtekeningen essentieel om juridische en merkredenen. Veel organisaties werken onder strikte regelgeving. Inconsistente disclaimers, ontbrekende verklaringen of verouderde informatie kunnen leiden tot boetes en juridische problemen.

Vanuit een merkoogpunt reflecteren slecht opgemaakte of niet-kloppende handtekeningen slecht op de professionaliteit en geloofwaardigheid van jouw organisatie. Klanten, partners en leveranciers trekken conclusies over jouw bedrijf op basis van elke communicatie.

Centraal beheer van e-mailhandtekeningen helpt je om controle te behouden, updates automatisch te distribueren en zowel beveiligings- als compliance-initiatieven te ondersteunen.

4. Train je medewerkers - menselijk gedrag blijft het grootste risico

Technologie kan veel bedreigingen detecteren. Maar het kan niet voorkomen dat iemand op een link klikt in een overtuigend ogende e-mail.

Hoe geavanceerd je tools ook zijn, je medewerkers blijven kwetsbaar voor misleiding, vooral wanneer bedreigingen zich voordoen als alledaagse communicatie. Dit omvat nepberichten van vertrouwde leveranciers, geïmiteerde collega’s of urgente verzoeken die de protocollen omzeilen.

Om menselijke fouten te verminderen, heb je doorlopende training en een cultuur van voorzichtigheid nodig. Dit omvat:

• Phishing-simulatiecampagnes om gebruikers te testen en het geleerde te versterken

• Gidsen of infographics over hoe legitieme e-mails eruit moeten zien

• Een cultuur van eerst verifiëren aanmoedigen, waarbij medewerkers vragen voordat ze reageren op ongebruikelijke verzoeken

• Echte voorbeelden van nagemaakte e-mails benadrukken, vooral die welke interne communicatie imiteren

Wanneer gebruikers weten hoe normaal eruitziet, inclusief het correcte e-mailhandtekeningformaat, taalgebruik en toon, zijn ze eerder geneigd om berichten in twijfel te trekken die hiervan afwijken.

5. Wees je ervan bewust dat bedreigers nu je domein targeten, niet alleen je apparaten

Cyberaanvallen richtten zich vroeger op het binnendringen van je infrastructuur. Tegenwoordig richten veel bedreigingen zich op het gebruiken van je organisatie als vermomming. Aanvallers imiteren je merk om klanten, partners en zelfs interne stakeholders te misleiden.

Dit soort imitaties, vaak aangeduid als business email compromise (BEC), kan bestaan uit:

• Het registreren van lookalike-domeinen, bijvoorbeeld het gebruik van "rn" in plaats van "m" om een echte naam na te bootsen

• Het spoofen van interne afzendernamen in berichten om medewerkers te misleiden geld over te maken of inloggegevens te delen

• Het gebruiken van gecompromitteerde leveranciersaccounts om je team aan te vallen in een supply chain-aanval

Het moment dat iemand buiten je bedrijf een nep-e-mail ontvangt die lijkt alsof deze van jou komt, wordt je reputatie aangetast. Dit betekent dat het niet langer voldoende is om alleen inkomende bedreigingen te filteren; je moet ook beschermen hoe je berichten extern worden ontvangen en waargenomen.

6. Gebruik SPF, DKIM en DMARC om je identiteit te beschermen

Deze drie e-mailauthenticatieprotocollen vormen de basis van e-mailvertrouwen. Zonder hen kunnen aanvallers je domein spoofen en je merk imiteren.

• SPF (Sender Policy Framework) definieert welke mailservers gemachtigd zijn om namens jou berichten te sturen.

• DKIM (DomainKeys Identified Mail) voegt een digitale handtekening toe aan je e-mailheader die valideert dat de inhoud niet is gewijzigd.

• DMARC (Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance) geeft ontvangende servers instructies over wat te doen als een e-mail SPF- of DKIM-controles niet doorstaat en stuurt rapporten terug naar je team.

Wanneer deze protocollen correct worden geïmplementeerd en gemonitord, verminderen ze aanzienlijk het risico van imitatie. Een gedeeltelijke implementatie of verkeerde configuratie kan echter leiden tot hiaten.

Een veelvoorkomend probleem is wanneer organisaties SPF en DKIM instellen, maar DMARC in de modus "none" laten staan. Dit betekent dat er geen actie wordt ondernomen op mislukte berichten.

DMARC moet worden doorgeschoven naar een "reject"-beleid zodra je inzicht hebt via rapportage. Dit biedt je actieve bescherming en inzicht in wie e-mails verstuurt met behulp van jouw domein.

7. Wees voorbereid op e-mailbedreigingen die afdelingen verschillend targeten

E-mailbedreigingen treffen niet elke afdeling op dezelfde manier. Juridische zaken, HR, Marketing en Compliance worden allemaal geconfronteerd met unieke risico's. Bijvoorbeeld:

• Juridische teams ontvangen phishing-e-mails die zich voordoen als contracten, dagvaardingen of regelgevende updates

• HR-teams worden getarget met schadelijke cv's of nep-onboardingsmateriaal

• Marketing loopt risico tijdens campagnes of productlanceringen door imitatiepogingen of linkinjecties

• Compliance-teams worden geconfronteerd met dringende verzoeken die ontworpen zijn om goedkeuringsprocessen te omzeilen

Deze aanvallen zijn geloofwaardig omdat ze vertrouwde routines weerspiegelen. De aanvallers weten wat elke afdeling verwacht te zien, en bootsen dit na.

Daarom moeten e-mailbeveiligingsbeleid meer omvatten dan algemene instructies. Het beleid moet beveiligingstrainingen en waarschuwingen bevatten die specifiek zijn afgestemd op de context van elk team. HR moet weten hoe nep-cv's eruitzien. Juridische zaken moeten herkennen wanneer een document verdacht is. Marketing moet een domein opmerken dat slechts één teken afwijkt.

Hoewel IT hierin een leidende rol speelt, versterkt het uitrusten van elke afdeling met relevante kennis de algehele beveiliging van de organisatie.

8. Bouw een proactief en flexibel e-mailbeveiligingsprogramma

E-mailbedreigingen blijven zich voortdurend ontwikkelen. Uw strategie zou dat ook moeten doen. Hier zijn enkele praktische manieren om voorop te blijven in deze risico's:

• Beoordeel beleid elk kwartaal om nieuwe bedreigingen, bedrijfsveranderingen en afstemming tussen IT, juridische zaken, HR en marketing aan te pakken.

• Implementeer e-mailsignatuurbeheer voor consistentie, branding en juridische naleving.

• Controleer e-mailsignaturen en domeinbeveiliging door domeinreputaties te beoordelen en SPF-, DKIM- en DMARC-configuraties te optimaliseren.

• Monitor DMARC-rapporten om misbruik of afwijkingen te identificeren.

• Voer phishing-simulaties en trainingen uit om nieuwe vormen van social engineering aan te pakken.

• Evalueer e-mailbeveiligingsstatistieken zoals bouncepercentages, resultaten van phishingtests en door gebruikers gerapporteerde incidenten om uw programma te verbeteren.

Hoe meer zichtbaarheid en verantwoordelijkheid u in uw beveiligingsprocessen opneemt, hoe sterker uw verdediging zal zijn.

Elke e-mail weerspiegelt uw organisatie

Of het nu gaat om een koude outreach, een intern verzoek of een antwoord aan een klant, elke e-mail die u verzendt, vertegenwoordigt uw bedrijf. Aanvallers weten dit. Daarom doen ze zoveel moeite om e-mail als een vertrouwd kanaal te misbruiken.

Het beschermen van uw e-mailomgeving moet meer omvatten dan het filteren van bedreigingen. U moet proactief beheren hoe uw organisatie zich in elke e-mail presenteert, van verzenderverificatie tot de e-mailsignatuur.

Bekijk het volledige webinar om te ontdekken hoe u uw e-mailbeveiligingsstrategie kunt versterken en weer controle kunt krijgen.